Buscar registros con las fechas más recientes o más antiguas

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo se explica cómo usar una consulta de valores superiores para buscar las fechas más recientes o más antiguas de un conjunto de registros. Puede usar la información que devuelve este tipo de consulta para responder a una gran variedad de preguntas de la empresa, como cuando un cliente realizó el último pedido.

¿Qué desea hacer?

Entender cómo superior valor consultas trabajar con fechas

Encontrar la fecha más reciente o más antigua

Buscar las fechas más recientes o más antiguas de registros en categorías o grupos

Buscar más reciente y las fechas más próxima

Entender cómo superior valor consultas trabajar con fechas

Use una consulta de valores superiores cuando necesite buscar registros que contienen las fechas más recientes o más antiguas de una tabla o un grupo de registros. A continuación, puede usar los datos para responder a varios tipos de preguntas comerciales, como por ejemplo:

  • ¿Cuándo un empleado última realizar una venta? La respuesta puede ayudarle a identificar a un empleado productivo más o menos productivas.

  • ¿Cuándo un cliente última hacer un pedido? Si un cliente no ha realizado un pedido durante un período de tiempo determinado, desea mover al cliente a una lista inactiva.

  • ¿Quién tiene el siguiente cumpleaños o el cumpleaños de n siguientes?

Reglas para crear y usar las consultas de valores superiores

Crear una consulta de valores superiores creando primero una consulta de selección. Dependiendo de los resultados que desea, aplique un criterio de ordenación a la consulta o convertir la consulta en una consulta de totales. Si convierte la consulta, a continuación, usar una función de agregado, como Máx o Mín. para devolver el valor mayor o menor, o primera o última para devolver la fecha más antigua o más reciente. Usar consultas de totales y funciones de agregado únicamente cuando necesite buscar datos en un conjunto de grupos o categorías. Por ejemplo, supongamos que necesita buscar las cifras de ventas para una fecha determinada para cada ciudad en el que opera la empresa. De este caso, las ciudades se convierten en categorías (debe buscar los datos por ciudad), así que utilice una consulta de totales.

Durante el proceso, recuerde que, independientemente del tipo de consulta, las consultas deben usar campos que contienen datos descriptivos, como nombres de los clientes así como un campo que contiene los valores de fecha que desee buscar. Además, escriba la fecha de valores deben residen en un campo de los datos de fecha y hora. Las consultas de este artículo se describe un error si intenta ejecutar con respecto a los valores de fecha en un campo de texto. Además, si desea usar una consulta de totales, los campos de datos deben incluir información de categoría, como un campo ciudad o país o región.

Elegir entre una consulta de valores superiores y un filtro

Para determinar si debe crear una consulta de valores superiores o aplicar un filtro, elija uno de estos procedimientos:

  • Si desea devolver los registros con las fechas más recientes o más antiguas de un campo y no conoce los valores de fecha exacta o éstos no importan, cree una consulta de valores superiores.

  • Si desea devolver todos los registros que coincida con la fecha sea anterior o posterior a un determinado de fecha, usar un filtro. Por ejemplo, para ver las fechas de ventas entre abril y julio, aplique un filtro. Para obtener una descripción completa de filtros es más allá de este tema.

    Para obtener más información sobre la creación y el uso de ellos, vea el artículo filtrar: limitar el número de registros en una vista.

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Encontrar la fecha más reciente o más antigua

En esta sección se explica cómo crear una consulta de valores superiores que use un criterio de ordenación, además de una consulta que usa expresiones y otros criterios más avanzada. La primera sección muestra los pasos básicos para crear una consulta de valores superiores y, a continuación, en la segunda sección se explica cómo buscar los próximos cumpleaños de empleados mediante la adición de criterios. Los procedimientos usa en la siguiente tabla muestra los datos.

Apellido

Nombre

Dirección

Ciudad

País o región

Fecha de nacimiento

Fecha de contratación

Bernabé

Josh

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

EE. UU.

05 de febrero de 1968

10 de junio de 1994

Santos

David

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

EE. UU.

22 de mayo de 1957

22 de noviembre 1996

Ezequiel

Picó

C/ Córcega 452

I. de Margarita

EE. UU.

11 de noviembre de 1960

11 de marzo de 2000

Dosil

José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima

Reino Unido

22 de marzo de 1964

22 de junio de 1998

Precio

Julián

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

México

05 de junio de 1972

05 de enero de 2002

Portillo

Cristina

C/ Córcega 452-454

Seattle

EE. UU.

23 de junio de 1970

23 de abril de 1999

Puerto

Esteban

Cerrito 333

Buenos Aires

EE. UU.

14 de abril de 1964

14 de octubre de 2004

Barrera

María

E. Zolá 1715

Barinas

EE. UU.

29 de octubre de 1959

29 de marzo de 1997

Si lo desea, puede introducir estos datos de ejemplo en una nueva tabla manualmente, o puede copiar esta tabla de ejemplo en un programa de hoja de cálculo, como Microsoft Office Excel 2007 y, a continuación, usar Access para importar la hoja de cálculo resultante a una tabla.

Mostrarme cómo

Escribir los datos de ejemplo manualmente

  1. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

    Access agrega una nueva tabla en blanco a su base de datos.

    Nota: No es necesario seguir este paso si abre una base de datos en blanco, pero tendrá que seguirlo cada vez que necesite agregar una tabla a la base de datos.

  2. Haga doble clic en la primera celda de la fila de encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo.

    De manera predeterminada, Access indica los campos en blanco en la fila de encabezado con el texto Agregar nuevo campo, así:

    Un nuevo campo en una hoja de datos

  3. Use las teclas de dirección para desplazarse a la siguiente celda de encabezado en blanco y, a continuación, escriba el segundo nombre de campo (también puede presionar la tecla TAB o haga doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que escriba todos los nombres de campo.

  4. Escriba los datos en la tabla de ejemplo.

    Escribir los datos, Access deduce un tipo de datos para cada campo. Si está acostumbrado a trabajar con bases de datos relacionales, debe establecer un tipo de datos específico, como número, texto o fecha y hora, para cada uno de los campos de las tablas. Configuración de tipos de datos ayuda a garantizar la entrada de datos precisos y ayuda a evitar errores, como usar un número de teléfono en un cálculo. Para estas tablas de ejemplo, debe dejar que Access deducir el tipo de datos.

  5. Cuando termine de escribir los datos, haga clic en Guardar

    Método abreviado de teclado: presione CTRL+G.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

  6. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Use el nombre de cada tabla de ejemplo, ya que las consultas en las secciones de procedimientos usan esos nombres.

  7. Repita estos pasos hasta que cree todas las tablas de ejemplo que aparecen al principio de esta sección.

Copiar la tabla en el programa de hoja de cálculo

  1. Iniciar el programa de hoja de cálculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si usa Excel, se crea un nuevo libro en blanco de forma predeterminada.

  2. Copie la tabla de muestra proporcionada en la sección anterior y péguela en la primera hoja de cálculo, empezando por la primera celda.

  3. Haga clic en la ficha Hoja, haga clic en Cambiar nombre y asigne un nombre a la hoja de cálculo empleados.

  4. Guarde el archivo de hoja de cálculo en una ubicación apropiada y vaya a los siguientes pasos.

Importar la tabla a Access

  1. En una base de datos nueva o existente:

    En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.

    -o-

    Haga clic en Más y luego seleccione un programa de hoja de cálculo de la lista.

    Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de <nombre de programa>.

  2. Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos anteriores y luego haga clic en Aceptar.

    Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo.

  3. De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (empleados, si ha seguido los pasos de la sección anterior) y los datos de la hoja de cálculo aparece en la sección inferior de la pantalla. Haga clic en siguiente.

  4. Haga clic en la Primera fila contiene encabezados de columna y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. Si lo desea, use los cuadros de texto y listas de Opciones de campo para cambiar los nombres de campo y tipos de datos u omitir campos del proceso de importación. En caso contrario, haga clic en siguiente.

    Si usa la tabla de ejemplo anterior, no es necesario realizar cambios en este momento.

  6. Deje la opción Permitir a Access agregar la clave principal seleccionada y luego haga clic en Siguiente.

  7. De manera predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el nombre o escriba otro nombre y después haga clic en Finalizar.

Nota: Si no tiene un programa de hoja de cálculo, puede copiar los datos de ejemplo en un editor de texto, como el Bloc de notas. Para obtener más información sobre cómo importar datos de texto, vea el artículo importar o vincular a datos en un archivo de texto.

Crear una consulta de valores superiores

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  2. En el cuadro de diálogo, haga clic en la tabla que desea usar en la consulta, haga clic en Agregar para colocar la tabla en la sección superior del diseñador y, a continuación, haga clic en Cerrar.

    -o-

    Haga doble clic en la tabla y, a continuación, haga clic en Cerrar.

    Si usa los datos de ejemplo, agregue la tabla empleados a la consulta.

  3. Agregue los campos que desea usar en la consulta a la cuadrícula de diseño. Puede haga doble clic en cada campo, o arrastrar y colocar cada campo en una celda en blanco en la fila campo.

    Si usa la tabla de ejemplo, agregue los campos nombre, apellido y fecha de nacimiento.

  4. En el campo que contiene los valores superiores o inferiores (el campo Fecha de nacimiento, si usa la tabla de ejemplo), haga clic en la fila Ordenar y seleccione ascendente o descendente.

    Orden descendente devuelve la fecha más reciente y criterio de ordenación ascendente devuelve la fecha más próxima.

    Importante: Debe establecer un valor en la fila Ordenar únicamente para los campos que contienen las fechas. Si especifica un criterio de ordenación para otro campo, la consulta devuelve los resultados deseados.

  5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo junto a todo (la lista de Valores superiores ) y bien escriba el número de registros que desea ver o seleccione una opción de la lista.

  6. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

  7. Guarde la consulta y mantener abierta para usarla en los siguientes pasos.

Puede ver que este tipo de consulta de valores superiores puede responder a preguntas básicas, como quién es el más antiguo o persona más reciente de la empresa. Los siguientes pasos explican cómo usar expresiones y otros criterios para agregar potencia y flexibilidad a la consulta. Los criterios que se muestra en el siguiente paso devuelven los cumpleaños de tres empleados.

Agregar criterios a la consulta

Nota: El procedimiento siguiente asume que va a utilizar la consulta que se describe en la sección anterior.

  1. Cambiar la consulta que creó en los pasos anteriores a la vista Diseño.

  2. En la cuadrícula de diseño de consulta, en la columna a la derecha de la columna fecha de nacimiento, copie y pegue o escriba esta expresión: Expr1: ParcFecha ("m", [fecha de nacimiento]). A continuación, haga clic en Ejecutar.

    La función ParcFecha extrae la parte correspondiente al mes del campo Fecha de nacimiento.

  3. Cambiar a la vista Diseño.

  4. A la derecha de la primera expresión, pegue o escriba esta expresión: Expr2: ParcFecha ("d", [fecha de nacimiento]). A continuación, haga clic en Ejecutar.

    En este caso, la función ParcFecha extrae la parte de la fecha del campo Fecha de nacimiento.

  5. Cambiar a la vista Diseño.

  6. Desactive las casillas de verificación en la fila Mostrar para cada una de las dos expresiones que acaba de escribir, haga clic en la fila Ordenar para cada expresión y, a continuación, seleccione ascendente.

  7. Haga clic en Ejecutar.

  8. Si lo desea, puede especificar criterios para limitar el ámbito de la consulta. Al especificar criterios, la consulta ordena únicamente los registros que cumplen los criterios, e identifica los valores de campo superior o inferior de dentro de la lista ordenada.

    Para continuar con los datos de ejemplo, cambie a la vista Diseño. A continuación, en la fila criterios de la columna Fecha de nacimiento, escriba la siguiente expresión:

    Mes ([fecha de nacimiento]) > mes o mes ([fecha de nacimiento]) = mes y día ([fecha de nacimiento]) > día

    Esta expresión hace lo siguiente: la mes ([fecha de nacimiento]) > Month parte comprueba la fecha de nacimiento de cada empleado para ver si cae en un mes futuro y, si es true, incluye esos registros en la consulta. La mes ([fecha de nacimiento]) = mes y Day([Birth Date]) > día parte de la expresión comprueba las fechas de nacimiento que se producen en el mes actual para ver si el cumpleaños se celebre en o después del día actual. Si esta condición es verdadera, la función incluye esos registros en la consulta. En resumen: esta expresión omite los registros donde el cumpleaños cae entre enero 1 y la fecha en que se ejecuta la consulta.

    Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta.

  9. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo junto a todo (la lista de Valores superiores ) y bien escriba el número de registros que desea ver o seleccione una opción de la lista.

    Para ver los tres próximos cumpleaños, escriba 3.

  10. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

Si ve más registros de los especificados

Si los datos contienen varios registros que comparten un valor de fecha, la consulta de valores superiores puede devolver más datos de los que especifique. Por ejemplo, puede diseñar una consulta de valores superiores para recuperar tres registros de empleado, pero la consulta devuelve cuatro registros porque "Wilson" y "García" comparte fecha de nacimiento, tal como se muestra en la tabla siguiente.

Apellido

FechaNacimiento

Méndez

26/9/1968

Jackson

2/10/1970

Edwards

15/10/1965

Wilson

15/10/1969

Si ve menos registros de los especificados

Supongamos diseña una consulta para devolver los cinco registros superiores o inferiores de un campo, pero la consulta devuelve sólo tres registros. Como una regla, este tipo de problema se soluciona abriendo la consulta en la vista Diseño y comprobando la fila criterios de las columnas de la cuadrícula de diseño.

Para obtener más información sobre los criterios, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta.

Si ve registros duplicados

Si una consulta de valores superiores devuelve valores duplicados, las tablas subyacentes contienen registros duplicados o registros parecen ser duplicados porque la consulta no incluye los campos que pueden distinguir entre los registros. Por ejemplo, la siguiente tabla muestra los resultados de una consulta que devuelve los cinco pedidos más recientemente enviados, junto al nombre del vendedor encargado de la transacción.

FechaEnvío

Vendedor

12/11/2004

Freitag

12/11/2004

Díaz

10/12/2004

Delgado

10/12/2004

Delgado

10/12/2004

Freitag

El tercer y cuarto registro parece ser duplicados, pero es posible que el vendedor Delgado administra dos pedidos diferentes que se incluye en el mismo día.

Según sus necesidades, puede seguir uno de estos dos pasos para evitar que devuelve registros duplicados. Puede cambiar el diseño de la consulta para agregar campos que le ayudarán a distinguir los registros, como los campos IdPedido e IdCliente. O bien, si basta con ver sólo uno de los registros duplicados, puede mostrar únicamente los registros distintos estableciendo la propiedad Valores únicos de la consulta en . Para establecer esta propiedad, en la vista de diseño de consulta, haga clic en cualquier lugar en el área en blanco en la parte superior del Diseñador de consultas y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual. En la hoja de propiedades de la consulta, busque la propiedad Valores únicos y establecida en .

Para obtener más información sobre cómo tratar los registros duplicados, vea el artículo Buscar, ocultar o eliminar datos duplicados.

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Buscar las fechas más recientes o más antiguas de registros en categorías o grupos

Usar una consulta de totales para buscar las fechas más recientes o más próxima de registros que se dividen en grupos o categorías. Una consulta de totales es una consulta de selección que usa funciones de agregado como Min, Max, suma, primeroy último para calcular valores para un campo determinado.

Los pasos de esta sección se supone que tiene una empresa de administración de eventos: se encarga de ensayo, iluminación, servicios de comida y los otros aspectos de las funciones grandes. Además, los eventos que administre se dividen en varias categorías, como lanzamientos de productos, verbenas y conciertos. En esta sección se explica cómo responder a una pregunta común: ¿cuándo es el siguiente evento, por categoría? En otras palabras, cuando es el siguiente lanzamiento del producto, el siguiente conjunto y así sucesivamente.

Durante el proceso, recuerde los siguientes puntos: de forma predeterminada, el tipo de consulta de totales que cree aquí puede incluir únicamente el campo que contenga los datos de grupo o categoría y el campo que contiene las fechas. No puede incluir otros campos que describan los elementos de una categoría, como los nombres de cliente o proveedor. Sin embargo, puede crear una segunda consulta que combine la consulta de totales con los campos que contienen datos descriptivos. Más adelante en esta sección se explica cómo realizar dicha tarea.

Los pasos de esta sección supone el uso de las siguientes tres tablas:

La tabla de tipo de evento   

TypeID

Tipo de evento

1

Lanzamiento del producto

2

Función corporativa

3

Función privada

4

Captador de fondos

5

Feria comercial

6

Conferencia

7

Conjunto

8

Provocar

9

Feria

La tabla Compradores   

CustomerID

Compañía

Contacto

1

Gráfico de Contoso, Ltd.

Jonathan García

2

Tailspin Toys

Yolanda Adams

3

Fabrikam

Ana Saavedra

4

Wingtip Toys

Jesús Pérez

5

Respuestas. referencia de

Diego Arteaga

6

Adventure Works

Tomás Navarro

7

Instituto de diseño

Fabricio Noriega

8

Escuela de arte

María González

La tabla eventos   

IdEvento

Tipo de evento

Clientes

Fecha de evento

Precio

1

Lanzamiento del producto

Contoso, Ltd.

14/4/2003

10 000 $

2

Función corporativa

Tailspin Toys

21/4/2003

8.000 $

3

Feria comercial

Tailspin Toys

1/5/2003

25.000 $

4

Provocar

Graphic Design Institute

5/13/2003

$4.500

5

Feria comercial

Contoso, Ltd.

14/5/2003

55.000 $

6

Conjunto

Escuela de arte

23/5/2003

12.000 $

7

Lanzamiento del producto

Respuestas. referencia de

1/6/2003

15.000 $

8

Lanzamiento del producto

Wingtip Toys

18/6/2003

21 000 €

9

Captador de fondos

Adventure Works

22/6/2003

$1.300

10

Conferencia

Graphic Design Institute

25/6/2003

$2,450

11

Conferencia

Contoso, Ltd.

4/7/2003

$3,800

12

Feria

Graphic Design Institute

4/7/2003

$5.500

Nota: Los pasos de esta sección supone que los clientes y el tipo de evento tablas residen en el lado "uno" de relaciones uno a varios con la tabla eventos. En este caso, la tabla eventos comparte los campos Id. Los totales de las consultas que se describe en las siguientes secciones no funcionará sin esas relaciones.

¿Cómo puedo agregar estos datos a una base de datos?

Para agregar estas tablas de ejemplo a una base de datos, puede seguir los pasos de la sección anterior, Buscar registros con valores superiores o inferiores, pero con algunas excepciones:

  • Al copiar las tablas de tipos de eventos y clientes en Excel, copie las columnas Id. Access agregará valores de clave principal automáticamente al importar las hojas de cálculo; que le ahorra tiempo.

  • Después de importar las tablas, debe abrir la tabla eventos en la vista Diseño y convierta las columnas tipo de evento y cliente en campos de búsqueda. Por lo tanto, haga clic en la columna Tipo de datos de cada campo y, a continuación, haga clic en Asistente para búsquedas.

    Como parte de la creación de campos de búsqueda, Access reemplaza los valores de texto en las columnas tipo de evento y cliente con valores numéricos de las tablas de origen.

    Para obtener más información sobre cómo crear y usar campos de búsqueda, vea los artículos usar una lista que almacene varios valores y Guía de campos multivalor. Ambos artículos explica cómo crear un tipo de campo de búsqueda que permite seleccionar varios valores para un campo determinado y también se explica cómo crear listas de búsqueda.

Crear la consulta de totales

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  2. En el cuadro de diálogo, seleccione las tablas que desea trabajar con, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar cuando haya terminado de agregar las tablas.

    -o-

    Haga doble clic en las tablas que desee usar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Cada tabla aparece en la sección superior del Diseñador de consultas.

    Si usa las tablas de ejemplo enumeradas anteriormente, agregue las tablas de eventos y tipos de eventos.

  3. Haga doble clic en los campos de tabla que desea usar en la consulta. Asegúrese de que agrega los campos grupo o categoría y el campo de valor a la consulta en este momento.

    Si usa los datos de ejemplo que aparece en las tres anteriores tablas, agregue el campo tipo de evento de la tabla de tipo de evento o el campo Fecha de evento en la tabla eventos.

  4. Si lo desea, puede especificar un criterio que limite el ámbito de la consulta. Solo los registros que cumplen los criterios se ordenan y se identifican los valores de campo superior e inferior en esta lista ordenada.

    Por ejemplo, si desea devolver eventos en la categoría de función privado, escriba esta expresión en la fila criterios de la columna Tipo de evento: <> "acto privado".

    Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta.

  5. Convertir la consulta en una consulta de totales haciendo lo siguiente:

    En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.

    La fila totales aparece en la cuadrícula de diseño.

  6. Asegúrese de que la fila de totales de cada campo de grupo o categoría está establecida en Agrupar por y, a continuación, establezca la fila de totales del campo de valor (el campo con los valores superiores o inferiores) en Máx o Mín..

    Max devuelve el mayor valor de un campo numérico y el valor de fecha u hora más reciente en un campo de fecha y hora. Min devuelve el menor valor de un campo numérico y el valor de fecha u hora más antiguo de un campo de fecha y hora.

  7. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo junto a todo (la lista de Valores superiores ) y bien escriba el número de registros que desea ver o seleccione una opción de la lista.

    En este caso, seleccionar todo y, a continuación, haga clic en Ejecutar para mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

    Nota: Dependiendo de la función que seleccionó en el paso 6, Access cambia el nombre del campo de valor de la consulta a MáxDeFieldName o MínDeFieldName. Si usa las tablas de ejemplo, Access cambia el nombre del campo fecha de MaxOfEvent o MinOfEvent fecha.

  8. Guardar la consulta y vaya a los siguientes pasos.

Resultados de la consulta no mostrar nombres de producto o cualquier otra información acerca de los productos. Para ver datos adicionales, debe crear una segunda consulta que incluya la consulta que acaba de crear. Los siguientes pasos explican cómo hacerlo.

Crear una segunda consulta para agregar más datos

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la pestaña consultas y, a continuación, haga doble clic en la consulta de totales que creó en la sección anterior.

  3. Haga clic en la ficha tablas y agregue las tablas usadas en la consulta de totales, y también agregar las tablas que contengan otros datos relacionados. Si usa las tablas de tres de ejemplo anterior, agregue las tablas tipo de evento, evento y clientes a la nueva consulta.

  4. Unirse a los campos de la consulta de totales con sus correspondientes campos de las tablas principales. Para ello, arrastre cada campo de la consulta de totales para el campo correspondiente de la tabla.

    Si usa los datos de ejemplo de las tres tablas, arrastre la columna tipo de evento en la consulta de totales para el campo tipo de evento en la tabla de tipo de evento. A continuación, arrastre la columna MáxDeFecha en la consulta de totales para el campo Fecha de evento en la tabla eventos. Crear estas uniones, la nueva consulta de selección reunir los datos de la consulta de totales y los datos de las otras tablas.

  5. Agregue los campos descriptivos adicionales de las otras tablas en la consulta.

    Si usa los datos de ejemplo de las tres tablas, puede agregar los campos de empresa y de contacto de la tabla Customers.

  6. Opcionalmente, especifique un criterio de ordenación de una o varias de las columnas. Por ejemplo, para mostrar las categorías en orden alfabético, establezca la fila Ordenar de la columna Tipo de evento en ascendente.

  7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

Sugerencia    Si no desea que el encabezado de la columna precio aparezca como MáxDePrecio o MínDePrecio, abra la consulta en la vista Diseño y, en la columna precio de la cuadrícula, escriba precio: MáxDePrecio o precio: MínDePrecio. Precio aparecerá como el encabezado de la columna en la vista Hoja de datos.

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Buscar más reciente y las fechas más próxima

Las consultas que creó anteriormente en este artículo pueden devolver principio o valores de la parte inferior, pero no en ambos. Si desea ver ambos conjuntos de valores en una sola vista, deberá crear dos consultas: una que recupere los valores superiores y otra que recupera los valores de la parte inferior y, posteriormente, combinar y almacenar los resultados en una sola tabla.

El proceso de buscar los valores superiores e inferiores y presentación de los datos en una tabla sigue estos pasos generales:

  • Crear un valores superiores y una valores de la parte inferior de la consulta o, si necesita agrupar los datos, cree consultas de totales que usen las funciones Mín y Máx .

  • Convertir los valores superiores consulta (o consulta de totales Máx) en la creación de una consulta de tabla y a continuación, crear una nueva tabla.

  • Convertir la consulta de valores inferiores (o consulta de totales mín) en una consulta de datos anexados y anexe los registros a la tabla de valores superiores.

    En estas secciones se explica cómo hacerlo.

    Crear las consultas

    1. Cree las consultas de valores superiores e inferiores.

      Para los pasos necesarios para crear una consulta de valores superiores o inferiores, vea Buscar la fecha más reciente o más antigua, más adelante en este artículo. Si necesita agrupar los registros por categoría, vea Buscar las fechas más recientes o más antiguas de registros en categorías o grupos, más adelante en este artículo.

      Si usa las tablas de ejemplo de la última sección, use únicamente los datos de la tabla eventos. Use los campos de tipo de evento, cliente y fecha de evento de la tabla de eventos de ambas consultas.

    2. Guarde cada consulta con un nombre significativo, como valor superior y valor inferior y dejar abierta para usarla en los siguientes pasos.

Crear la consulta de tabla

  1. Con los valores superiores consulta abrir en la vista Diseño:

    En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Crear tabla.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla.

  2. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba un nombre para la tabla que va a almacenar los registros de la parte superior e inferior. Por ejemplo, escriba registros superiores e inferioresy, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Cada vez que ejecute la consulta, en lugar de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta crea una tabla y reemplaza el valor superior con los datos actuales.

  3. Guarde y cierre la consulta.

Crear una consulta de datos anexados

  1. Con la consulta de valores inferiores en la vista Diseño:

    En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.

  2. Aparece el cuadro de diálogo Anexar.

  3. Escriba el mismo nombre que escribió en el cuadro de diálogo Crear tabla.

    Por ejemplo, escriba registros superiores e inferioresy, a continuación, haga clic en Aceptar. Cada vez que ejecute la consulta, en lugar de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta anexa los registros a la tabla registros superiores e inferiores.

  4. Guarde y cierre la consulta.

Ejecutar las consultas

  • Ya está listo para ejecutar las dos consultas. En el panel de navegación, haga doble clic en la consulta de valores superiores y haga clic en cuando Access le pide que. A continuación, haga doble clic en la consulta de valores inferiores y haga clic en cuando Access se lo pida.

  • Abra la tabla registros superiores e inferiores en la vista Hoja de datos.

Importante: Si intenta ejecutar la creación de tablas o consultas de datos anexados y parece que no sucede nada, compruebe la barra de estado para el siguiente mensaje:

El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.

Si ve este mensaje, siga estos pasos:

  • Si no está visible, mostrar la barra de mensajes. Para ello, en la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.

  • En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

    Aparecerá el cuadro de diálogo de Opciones de seguridad de Microsoft Office.

  • Seleccione Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  • Ejecute la consulta otra vez.

Para obtener más información sobre el modo deshabilitado y la seguridad de Access, vea el artículo proteger una base de datos de Access 2007.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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