Buscar registros con las fechas más o menos recientes

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En este artículo se explica cómo usar las consultas de valores superiores y las consultas de totales para buscar las fechas más recientes o más antiguas en un conjunto de registros. Esto puede ayudarle a responder a una variedad de preguntas empresariales, como, por ejemplo, cuando un cliente realizó por última vez un pedido, o los cinco trimestres son los mejores para las ventas, por ciudad.

En este artículo

Información general

Preparar los datos de ejemplo que se deben seguir junto con los ejemplos

Buscar la fecha más reciente o la menos reciente

Buscar las fechas más o menos recientes de los grupos de registros

Información general

Puede clasificar los datos y revisar los elementos con la clasificación más alta mediante una consulta de valores superiores. Una consulta de valores superiores es una consulta de selección que devuelve un número especificado o porcentaje de valores de la parte superior de los resultados, por ejemplo, las cinco páginas más populares de un sitio Web. Puedes usar una consulta de valores superiores en cualquier tipo de valores: no tienen que ser números.

Si desea agrupar o resumir los datos antes de clasificarlos, no es necesario usar una consulta de valores superiores. Por ejemplo, supongamos que necesita buscar los números de ventas de una fecha concreta para cada ciudad en la que opera su empresa. En ese caso, las ciudades se convierten en categorías (necesita encontrar los datos por ciudad), por lo que usa una consulta de totales.

Al usar una consulta de valores superiores para buscar registros que contengan las fechas más recientes o más antiguas en una tabla o grupo de registros, puede responder a varias preguntas empresariales, como las siguientes:

  • ¿Quién ha realizado más ventas últimamente?

  • ¿Cuándo un cliente realizó la última vez un pedido?

  • ¿Cuándo son los próximos tres cumpleaños del equipo?

Para crear una consulta de valores superiores, empiece por crear una consulta de selección. A continuación, ordene los datos según su pregunta, ya sea que esté buscando la parte superior o la inferior. Si necesita agrupar o resumir los datos, convierta la consulta de selección en una consulta de totales. A continuación, puede usar una función de agregado, como Max o min para devolver el valor más alto o el más bajo, o primero o último para devolver la fecha más temprana o más reciente.

En este artículo se supone que los valores de fecha que usa tienen el tipo de datos de fecha y hora. Si los valores de fecha están en un campo de texto,.

Considere la posibilidad de usar un filtro en lugar de una consulta de valores superiores

Por lo general, un filtro es mejor si tiene una fecha específica en mente. Para determinar si debe crear una consulta de valores superiores o aplicar un filtro, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Si desea devolver todos los registros en los que la fecha coincida, sea anterior o posterior a una fecha específica, use un filtro. Por ejemplo, para ver las fechas de las ventas entre abril y julio, aplique un filtro.

  • Si desea devolver una cantidad específica de registros que tengan las fechas más recientes o más recientes en un campo y no conoce los valores de fecha exactos o no importa, cree una consulta de valores superiores. Por ejemplo, para ver los cinco mejores trimestres de ventas, use una consulta de valores superiores.

Para obtener más información sobre cómo crear y usar filtros, vea el artículo aplicar un filtro para ver los registros seleccionados en una base de datos de Access.

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Preparar los datos de ejemplo que se deben seguir junto con los ejemplos

Los pasos de este artículo usan los datos de las siguientes tablas de ejemplo.

La tabla empleados   

Apellidos

Primero Nombre

Dirección

Ciudad

CountryOrR egion

Birth Fecha

Contratar Fecha

Bernabé

Josh

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

Venezuela

5 de febrero de 1968

10 de junio de 1994

Santos

David

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

Venezuela

22 de mayo de 1957

22 de noviembre de 1996

Parra

Picó

3122 452-454. S.W.

I. de Margarita

Venezuela

11 de noviembre de 1960

11 de marzo de 2000

Dosil

Jean Andrés

Av. Benavides 4858

Lima

Reino Unido

22 de marzo de 1964

22 de junio de 1998

Precio

Juliano

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

México

5 de junio de 1972

05-ENE-2002

Portillo

Cristina

3122 452-454 St.

Seattle

Venezuela

23 de enero de 1970

23 de abril de 1999

Riley

Minimiza

Cerrito 333

Buenos Aires

Venezuela

14 de abril de 1964

14 de octubre de 2004

Barrera

María

2 nariz Pkwy

Portland

Venezuela

29 de octubre de 1959

29 de marzo de 1997

La tabla EventType    

TypeID

Evento Escriba

1

Lanzamiento del producto

2

Función Corporate

3

Función privado

4

Recaudación de fondos

5

Feria comercial

6

Notas

7

Combinación

8

Provocar

9

Feria de calle

La tabla Compradores    

Id. de cliente

Compañía

Contacto

1

Contoso, Ltd. Gráfico

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Yolanda Adams

3

Prepara

Carol Philips

4

Wingtip Toys

Lucio Iallo

5

A. Referencia

Mandaica Samant

6

Adventure Works

Brian Burke

7

Instituto de diseño

Jaka Stele

8

Escuela de una pequeña imagen

Milena Duomanova

La tabla eventos    

EventID

Evento Escriba

Clientes

Evento Fecha

Precio

1

Lanzamiento del producto

Contoso, Ltd.

4/14/2011

10.000 $

2

Función Corporate

Tailspin Toys

4/21/2011

8.000 $

3

Feria comercial

Tailspin Toys

1/5/2011

$25.000

4

Provocar

Graphic Design Institute

5/13/2011

$4.500

5

Feria comercial

Contoso, Ltd.

5/14/2011

$55.000

6

Combinación

Escuela de una pequeña imagen

5/23/2011

12.000 $

7

Lanzamiento del producto

A. Referencia

6/1/2011

15.000 $

8

Lanzamiento del producto

Wingtip Toys

6/18/2011

21.000 $

9

Recaudación de fondos

Adventure Works

6/22/2011

$1.300

10

Notas

Graphic Design Institute

6/25/2011

$2.450

11

Notas

Contoso, Ltd.

04/07/2011

$3.800

2007

Feria de calle

Graphic Design Institute

04/07/2011

5.500 €

Nota: En los pasos de esta sección se supone que las tablas clientes y tipo de evento residen en el lado "uno" de las relaciones uno a varios con la tabla eventos. En este caso, la tabla Events comparte los campos CustomerID y TypeID. Las consultas de totales descritas en las siguientes secciones no funcionarán sin esas relaciones.

Pegar los datos de ejemplo en hojas de cálculo de Excel

  1. Inicie Excel. Se abrirá un libro vacío.

  2. Presione Mayús + F11 para insertar una hoja de cálculo (necesitará cuatro).

  3. Copie los datos de cada tabla de ejemplo en una hoja de cálculo vacía. Incluya los encabezados de columna (la primera fila).

Crear tablas de base de datos a partir de las hojas de cálculo

  1. Seleccione los datos de la primera hoja de cálculo, incluidos los encabezados de columna.

  2. Haga clic con el botón secundario en el panel de navegación y luego haga clic en pegar.

  3. Haga clic en para confirmar que la primera fila contiene encabezados de columna.

  4. Repita los pasos 1-3 para cada una de las hojas de cálculo restantes.

Buscar la fecha más reciente o la menos reciente

En los pasos de esta sección se usan los datos de ejemplo para ilustrar el proceso de creación de una consulta de valores superiores.

Crear una consulta de valores superiores básica

  1. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla .

  2. Haga doble clic en la tabla empleados y, a continuación, haga clic en cerrar.

    Si usa los datos de ejemplo, agregue la tabla empleados a la consulta.

  3. Agregue los campos que quiera usar en la consulta a la cuadrícula de diseño. Puede hacer doble clic en cada campo o arrastrar y colocar cada campo en una celda en blanco de la fila campo .

    Si usa la tabla de ejemplo, agregue los campos nombre, apellidos y fecha de nacimiento.

  4. En el campo que contiene los valores superiores o inferiores (el campo fecha de nacimiento, si usa la tabla de ejemplo), haga clic en la fila ordenar y seleccione ascendente o descendente.

    El criterio de ordenación descendente devuelve la fecha más reciente, y el criterio de ordenación ascendente devuelve la fecha más antigua.

    Importante: Debe establecer un valor en la fila ordenar solo para los campos que contienen las fechas. Si especifica un criterio de ordenación para otro campo, la consulta no devuelve los resultados que desee.

  5. En la pestaña diseño , en el grupo herramientas , haga clic en la flecha abajo situada junto a todo (la lista valores superiores ) y escriba el número de registros que desea ver, o bien seleccione una opción de la lista.

  6. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de información.

  7. Guarde la consulta como NextBirthDays.

Puede ver que este tipo de consulta de valores superiores puede responder a las preguntas básicas, por ejemplo, quién es la persona más antigua o más joven de la empresa. En los pasos siguientes se explica cómo usar expresiones y otros criterios para agregar potencia y flexibilidad a la consulta. Los criterios que se muestran en el siguiente paso devuelven los siguientes tres cumpleaños de empleado.

Agregar criterios a la consulta

En estos pasos se usa la consulta creada en el procedimiento anterior. Puede seguirlo junto con una consulta de valores superiores diferente, siempre que contenga datos de fecha y hora reales, no valores de texto.

Sugerencia:  Si desea comprender mejor cómo funciona esta consulta, cambie entre la vista Diseño y la vista Hoja de información en cada paso. Si desea ver el código de consulta real, cambie a la vista SQL. Para cambiar entre las vistas, haga clic con el botón secundario en la pestaña de la parte superior de la consulta y, a continuación, haga clic en la vista que desee.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta NextBirthDays y luego haga clic en vista Diseño.

  2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna situada a la derecha de FechaNacimiento,
    escriba lo siguiente:MonthBorn: ParcFecha ("m", [FechaNacimiento]).
    Esta expresión extrae el mes de BirthDate mediante la función ParcFecha .

  3. En la siguiente columna de la cuadrícula de diseño de la consulta, escriba
    lo siguiente:DayOfMonthBorn: ParcFecha ("d", [FechaNacimiento])
    esta expresión extrae el día del mes de la fecha de nacimiento usando la función ParcFecha .

  4. DesActive las casillas de verificación de la fila Mostrar para cada una de las dos expresiones que acaba de escribir.

  5. Haga clic en la fila ordenar de cada expresión y, a continuación, seleccione ascendente.

  6. En la fila criterios de la columna fecha de nacimiento , escriba la siguiente expresión
    :mes ([fecha de nacimiento]) > mes (fecha ()) o mes ([fecha de nacimiento]) = mes (fecha ()) y día ([fecha de nacimiento]) >Day (fecha ())
    expresión hace lo siguiente:

    • Mes ( [fecha de nacimiento]) _GT_ month (Date ()) especifica que la fecha de nacimiento de cada empleado cae en un mes futuro.

    • El mes ([fecha de nacimiento]) = mes (fecha ()) y día ([fecha de nacimiento]) >Day (fecha ()) especifica que si la fecha de nacimiento se produce en el mes actual, el cumpleaños cae en el día actual o después.

      En Resumen, esta expresión excluye todos los registros en los que el cumpleaños se produce entre el 1 de enero y la fecha actual.

      Sugerencia:  Para obtener más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta.

  7. En la pestaña diseño , en el grupo configuración de consultas , escriba 3 en el cuadro devolución .

  8. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar Imagen del botón .

Nota:  En su propia consulta con sus propios datos, es posible que a veces vea más registros de los que ha especificado. Si los datos contienen varios registros que comparten un valor que está entre los valores superiores, la consulta devolverá todos los registros, incluso si significa que devuelven más registros de lo que se desea.

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Buscar las fechas más o menos recientes de los grupos de registros

Las consultas de totales se usan para buscar las fechas más tempranas o más recientes para los registros que se dividen en grupos, como los eventos agrupados por ciudad. Una consulta de totales es una consulta de selección que usa funciones de agregado (como Group by, Min, Max, Count, Firsty Last) para calcular valores para cada campo de salida.

Incluya el campo que desee usar para las categorías, con el que agrupar, y el campo con valores que desea resumir. Si incluye otros campos de salida (por ejemplo, los nombres de los clientes cuando está agrupando por tipo de evento), la consulta también usará esos campos para crear grupos, lo que cambiará los resultados para que no respondan a la pregunta original. Para etiquetar las filas con otros campos, cree una consulta adicional que use la consulta de totales como origen y agregue los campos adicionales a la consulta.

Sugerencia:  Crear consultas en los pasos es una estrategia muy eficaz para responder a preguntas más avanzadas. Si tiene problemas para conseguir que una consulta complicada funcione, piense si podría dividirla en una serie de consultas más sencillas.

Crear una consulta de totales

Este procedimiento usa la tabla de ejemplo eventos y la tabla de ejemplo EventType para responder a esta pregunta:

¿Cuándo fue el evento más reciente de cada tipo de evento, excepto conciertos?

  1. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , haga doble clic en las tablas eventos y EventType.
    Cada tabla aparece en la sección superior del diseñador de consultas.

  3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  4. Haga doble clic en el campo EventType de la tabla EventType y el campo EventDate de la tabla eventos para agregar los campos a la cuadrícula de diseño de la consulta.

  5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila criterios del campo EventType , escriba <>Concert.

    Sugerencia:  Para obtener más ejemplos de expresiones de criterios, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta.

  6. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.

  7. En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la fila total del campo EventDate y, después, haga clic en máx.

  8. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ver y, después, en Vista SQL.

  9. En la ventana SQL, al final de la cláusula SELECT, justo después de la palabra clave AS, reemplace MaxOfEventDate por MostRecent.

  10. Guarde la consulta como MostRecentEventByType.

Crear una segunda consulta para agregar más datos

Este procedimiento usa la consulta MostRecentEventByType del procedimiento anterior para responder a esta pregunta:

¿Quién fue el cliente en el evento más reciente de cada tipo de evento?

  1. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , en la pestaña consultas , haga doble clic en la consulta MostRecentEventByType.

  3. En la pestaña tablas del cuadro de diálogo, haga doble clic en la tabla eventos y en la tabla clientes.

  4. En el diseñador de consultas, haga doble clic en los siguientes campos:

    1. En la tabla eventos, haga doble clic en EventType.

    2. En la consulta MostRecentEventByType, haga doble clic en MostRecent.

    3. En la tabla clientes, haga doble clic en Company.

  5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila ordenar de la columna EventType , seleccione ascendente.

  6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

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