El valor acumulado es una potente característica de seguimiento y presupuestación de Project. A pesar de la gran cantidad de acrónimos intimidantes que lo definen (como AC, CPTR, TPI, EV, y similares), no es especialmente complicado. El valor acumulado le ayuda a responder preguntas como: "Teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta ahora en este proyecto, ¿cuánto dinero se supone que tendríamos que haber gastado?" Lo que lleva a otras preguntas como"¿ Vamos a terminar a tiempo?"
Un ejemplo sencillo Supongamos que está trabajando en un proyecto de jardinería para 10 casas en una calle sin salida, y tiene previsto terminar todo el proyecto de las 10 casas en un plazo de 10 meses. Además, tiene que completar el jardín de una casa cada mes. Veamos algunos de los detalles de este proyecto.
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10.000 $ es el presupuesto total para las 10 casas.
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Hay presupuestados 1.000 $ para cada casa, lo que significa que planea gastar 1.000 $ al mes en todo el proyecto. Esto incluye el dinero gastado en plantas, herramientas y un jardinero.
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Pide su cuenta para un informe después de que hayan transcurrido 2 meses. El contable le dice que que se han gastado 1.500 $ en el proyecto hasta el momento. Piensa "Muy bien, estoy ahorrando dinero”.
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Después se da cuenta de su error. Tras un período de 2 meses, se debería haber realizado el 20 por ciento del proyecto, porque 2 meses suponen el 20 por ciento de los 10 meses que había planificado originalmente gastar en el proyecto. Sin embargo, solo se ha realizado realmente un jardín y medio, no 2.
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Por lo tanto, después de dos meses, debería haber gastado el 20 por ciento X 10.000 $ (o 2.000 $) en el proyecto para terminarlo a tiempo, y dos jardines deberían estar completos, no 1.500 $ para un jardín y medio. Ahora se da cuenta de que en realidad va retrasado . ¡Sí, sí! Es hora de hablar con el jardinero.
Este es el truco (y la parte genial) del valor acumulado. Enlaza el tiempo con el dinero porque multiplica la moneda por el tiempo programado (o el porcentaje completado, en la jerga de los directores de proyecto profesionales).
¿La lección? "El tiempo es dinero", como dice el refrán. Ahora, aún no puedes presumir de tu destreza con el valor acumulado. Debes leer en . . .
Más información sobre valor acumulado
Mostrar valor acumulado
Project muestra la información de valor acumulado de dos maneras: con vistas y con informes. Sin embargo, primero tiene que realizar algunas acciones para configurar el valor acumulado para informes.
Uso de informes
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Elija Informes de project > > más informes.
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Elija Costos y, después, Valor acumulado.
Uso de vistas
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Elija Ver > tabla y, después, Más tablas.
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En la lista, seleccione Valor acumulado, Indicadores de costo del valor acumulado o Indicadores de programación del valor acumulado.
Si no está seguro de qué tabla, seleccione Valor acumulado. -
Haga clic en Aplicar.
Interpretar valor acumulado
Hay tres valores clave en la raíz del análisis de valor acumulado y necesita bastante conocer al menos tres de estos valores para usar el valor acumulado.
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Valor planeado (PV) También se conoce con el acrónimo CPTP. |
Este es el costo (o línea de base) presupuestado de tareas estimado al inicio del plan de proyecto, basado en los costos de Recursos asignados a dichas tareas, más cualquier coste fijo asociado a las tareas, hasta la fecha de estado que elija. Por ejemplo, el presupuesto planificado total para una tarea de 4 días es de 100 $ y empieza un lunes. Si establece la fecha de estado al siguiente miércoles, verá que el PV es 75 $. Sin embargo, con este valor, no sabe qué éxito tiene el proyecto. |
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Costo real (AC) También se conoce como CRTR. |
Este es el coste real requerido para completar todas las tareas, o parte de ellas, hasta la fecha de estado. Por ejemplo, si la tarea de 4 días realmente incurre en un costo total de 35 $ cada uno de los 2 primeros días, el AC para este período es de 70 $ (pero el PV será todavía de 75 $). Sin embargo, con este valor, no sabe qué éxito tiene el proyecto. Por ejemplo, si planificó terminar más trabajo para los mismos 70 $, eso no suena bien. Tiene que saber (o adivinarlo) el valor acumulado para evaluar por completo la eficiencia del proyecto. |
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Valor acumulado (VA) También se conoce como CPTR |
Este es el valor del trabajo llevado a cabo por la fecha de estado, medida en la moneda. Por ejemplo, si después de haber completado 2 días el 60 % del trabajo de una tarea, es posible que haya gastado el 60 por ciento del presupuesto total de la tarea, o 60 $. Si resulta que gastó $80, entonces puede decir con seguridad que está por encima del presupuesto y atrasado en el tiempo. ¡Ay! |
Un tema importante que ejecuta estos términos de valor acumulado comunes es la fecha de estado. El análisis de valor acumulado supone que desea ver el progreso en el proyecto antes de punto específico a tiempo que elija.
Dado que una imagen vale más que mil palabras, miremos esto de manera gráfica. Este es un gráfico en el que se muestra una acumulación firme del costo a lo largo de la vigencia de un proyecto. La línea de puntos muestra unos gastos fijos durante la vigencia del proyecto.
Una vez que ha comenzado el trabajo en el proyecto, un gráfico de los valores clave del análisis de valor acumulado puede tener el siguiente aspecto.
La fecha del estado determina los valores que Project calcula. El costo real (AC) de este proyecto ha superado el costo presupuestado. El valor acumulado (VA) refleja el valor verdadero del trabajo realizado. En este caso, el valor del trabajo realizado es menor que el importe gastado para realizar dicho trabajo.
Algunos consejos sobre el uso del valor acumulado
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Haga esto |
Cómo |
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Tomar medidas pronto |
Cuanto antes en el ciclo de vida de un proyecto identifique dichas discrepancias entres los costos reales, los costos presupuestados y el valor acumulado, antes puede realizar pasos para poner remedio al problema. |
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Trabajar más |
Dicho y hecho. Cuanto más trabajo realice antes de la siguiente fecha de estado para determinar el valor acumulado, mejor. Puede que no ayude la simple contratación de más trabajadores, pero sí la contratación de trabajadores más baratos. O bien, puede que necesite, "andar de un lado a otro" para averiguar por qué los trabajadores no están siendo productivos. O quizá el problema se produce con los directores que están produciendo maquinaria que necesita más mantenimiento de lo esperado. Podría haber muchos motivos pero lo fundamental es que, usando un "enfoque numérico" con el valor acumulado ayudará a detectar tendencias negativas. |
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Trabajar de manera más inteligente |
No ande detrás de los problemas de productividad en las tareas que sean menos importantes que otras. Compruebe las tareas en la ruta de acceso crítica primero por el mayor impacto en los números de valor acumulado positivos. |
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Volver a ejecutar sus informes |
Un análisis de valor acumulado al final de un proyecto tiene realmente poco valor. Los orígenes de los problemas del proyecto se encuentran con probabilidad al principio y probablemente han tenido mucho impacto para corregir sin incurrir en grandes costos y frustraciones por parte de su equipo, director y otras partes interesadas. Habitúese a ejecutar informes de valor acumulado mensualmente, si los va a realizar. |
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No sufra al principio |
Si ve problemas muy pronto en el proyecto, podría deberse solo a costos de puesta en marcha, o a los costos de formación, la incorporación de todo el mundo, la colaboración temprana abundante pero necesaria con el equipo y otras tareas domésticas. No pase por alto estos primeros síntomas de problemas, si bien pueden ser más comprensibles en la primera etapa del proyecto que posteriormente. |
