Buscar personas y contactos

Buscar personas y contactos

Bien tenga unos pocos contactos, varios cientos o más que mil, hay ocasiones en que desea buscar un contacto en lugar de desplazarse por una larga lista de contactos. Hay varias formas de buscar personas y contactos en Outlook.

Hay varias maneras diferentes de buscar un contacto. Puede usar el cuadro Buscar contactos en la cinta de cualquier carpeta de Outlook, buscar al redactar un mensaje nuevo o una reunión, o buscar en el panel de Contactos de Outlook (anteriormente conocida como la Carpeta de contactos).

Buscar un contacto en el cuadro Buscar contactos de la cinta de opciones

Esta es la forma más rápida y sencilla de buscar un contacto. Coloque el cursor en el cuadro Buscar contactos y, después, empiece a escribir las primeras letras del nombre o la dirección de correo electrónico del usuario. Mientras escribe, Outlook refinará la búsqueda continuamente. Por ejemplo, si escribe la letra t, Outlook devolverá coincidencias como Tomás, Teresa, y Tamara. Si escribe ta, Outlook limitará esa lista a Tamara.

Buscar un contacto al redactar un mensaje nuevo

Al seleccionar los botones Para, Cc o CCO en un mensaje nuevo, Outlook mostrará la libreta de direcciones predeterminada. Si tiene una cuenta de Exchange u Office 365, es la lista Global de direcciones de su organización. Si usa una cuenta POP o IMAP, verá la carpeta Contactos.

Si tiene varias carpetas de contactos o libretas de direcciones, puede usar la lista desplegable en la libreta de direcciones para elegir entre ellas. Cuando lo haga, verá una lista alfabética de contactos, ordenados por nombre.

Para buscar, escriba parte del nombre del contacto en el cuadro de búsqueda y, después, seleccione Buscar. Puede seleccionar el botón de opción más columnas para buscar en otros campos, como departamento, teléfono y ubicación. Cuando Outlook devuelva una lista de contactos, haga doble clic en el contacto que quiera agregar al cuadro Para o seleccione el contacto y, después, haga clic en Para, Cc o CCO para agregar el contacto a los cuadros correspondientes.

Buscar un contacto en el panel Contactos

  1. Seleccione Contactos en la parte inferior de la pantalla.

    Hacer clic en Contactos

  2. Encima de la lista de contactos, coloque el cursor en el cuadro Buscar contactos.

    Haga clic en Buscar contactos en la pestaña Personas

    Nota: El cuadro Buscar contactos en la parte superior de la lista de contactos es diferente del cuadro Buscar contactos que se encuentra en la esquina superior derecha de la cinta de Outlook. El cuadro Buscar contactos de la cinta solo busca en los nombres y direcciones de correo electrónico. El cuadro Buscar contactos de la lista de contactos busca en números de teléfono, direcciones, nombres de compañías y mucho más.

    Comparación del cuadro Buscar personas y el cuadro Buscar contactos

  3. Escriba el nombre del contacto u otra información, como el nombre de empresa o número de teléfono, que desea buscar.

    Sugerencia: Puede buscar información completa o parcial. Si está buscando a alguien llamado Jaime Patiño, por ejemplo, puede escribir el nombre completo o "pat," que representa los tres primeros caracteres del apellido.

  4. Outlook muestra los resultados de la búsqueda en forma de tarjeta, que muestra la foto del contacto, dirección, empresa o dirección de correo electrónico y números de teléfono. Seleccione la persona que quiere de los resultados de búsqueda.

    Nota: Mientras escribe, Outlook restringe la búsqueda. Por ejemplo, si escribe la letra J, Outlook devolverá resultados que contengan Juan Jaime, Jorge, Julio y Julia. Si escribe Jul, Outlook devuelve resultados que incluyen Julio y Julia en cualquier campo, como el nombre de la empresa, dirección de correo electrónico y dirección física.

Refinar la búsqueda

¿Obtiene demasiados resultados cuando busca con información completa o parcial? Pruebe a refinar la búsqueda aún más. Cuando selecciona el cuadro Buscar contactos de la pestaña Contactos, aparece la pestaña Herramientas de búsqueda.

Sugerencia: También puede abrir la pestaña Herramientas de búsqueda presionando Ctrl+E.

Pestaña Herramientas de búsqueda

En ella existen muchas opciones disponibles, como los siguientes grupos de opciones de la pestaña Herramientas de búsqueda para ayudarle a refinar la búsqueda:

  • Ámbito    Cambie las carpetas en las que desea buscar.

  • Refinar    Buscar contactos que tienen números de teléfono u otros tipos específicos de información en su información de contacto.

  • Opciones    Use búsquedas anteriores o cambie las opciones de búsqueda avanzada.

En Contactos, siga uno de estos procedimientos:

  • En el cuadro Buscar contactos, escriba el nombre u otra información de contacto.

    Cuadro Búsqueda de contactos

  • Presione CTRL+E.

Puede buscar información completa o parcial. Por ejemplo, puede escribir una parte de un nombre de empresa o un número de teléfono.

  • En cualquiera de las vistas de tarjeta, como Tarjetas de presentación o Tarjetas de visita, haga clic en una letra del índice alfabético que aparece junto a las tarjetas.

  • En cualquier vista de tabla, como Lista telefónica o Por empresa, haga clic en un encabezado de columna para ordenar los contactos por los criterios que están asociados con la columna. Algunos ejemplos de encabezados de columna son Nombre completo, Puesto, Empresa y Categorías.

También puede buscar contactos en cualquier carpeta de Outlook. Siga estos pasos:

  • En la pestaña Inicio, vaya al grupo Buscar y en el cuadro Buscar un contacto, escriba el nombre del contacto.

    Puede escribir un nombre parcial, por ejemplo, Cecilia, el nombre o los apellidos, una dirección de correo electrónico, un nombre para mostrar o un nombre de empresa.

Refinar la búsqueda

Al hacer clic en el cuadro Buscar contactos, aparece la pestaña Herramientas de búsqueda. Los comandos de búsqueda le permiten refinarla para ayudarle a buscar un contacto.

Herramientas de búsqueda en la pestaña Buscar de la cinta de opciones

  • Ámbito    Cambie las carpetas de Outlook que se incluyen en la búsqueda.

  • Refinar    Busque elementos en función de la categorización, o solo las entradas con los números de teléfono, direcciones o campos de contacto que elija.

  • Opciones    Revise y reutilice búsquedas anteriores o cambie las opciones de búsqueda avanzada.

Busque en la Bandeja de entrada

También puede buscar contactos en cualquier carpeta de su buzón.

  • En la pestaña Inicio, vaya al grupo Buscar y en el cuadro Buscar un contacto, escriba el nombre de la persona que quiere buscar.

    Puede escribir un nombre parcial, el nombre, los apellidos, una dirección de correo electrónico, un nombre para mostrar o un nombre de compañía.

Buscar mediante el cuadro Buscar en las libretas de direcciones

Cuadro Buscar en libretas

  • En la barra de herramientasEstándar, en el cuadro Buscar libretas de direcciones, escriba el nombre del contacto que desea buscar. Los contactos de Outlook se buscan en primer lugar. Si no se encuentra ninguna coincidencia, se buscan todos las libretas de direcciones disponibles, incluyendo las que haya agregado.

    Sugerencia: También puede escribir un nombre parcial, por ejemplo, Cecilia, el nombre o los apellidos, un nombre para mostrar, un alias de correo electrónico o un nombre de empresa. Para abrir rápidamente un contacto que ha buscado previamente, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Buscar en las libretas de direcciones y después haga clic en el nombre que desee.

Enviar un mensaje una vez que haya encontrado el nombre o la dirección de correo electrónico

  1. En un mensaje nuevo, haga clic en los cuadros Para, CC o CCO en el encabezado del mensaje.

  2. En el cuadro Buscar, escriba el nombre.

  3. Haga doble clic en el nombre de la lista Nombre y después haga clic en Aceptar.

    ¿Por qué no puedo ver la lista de nombres (columna) en la libreta de direcciones?

    Es posible que haya usado la opción de búsqueda Más columnas la última vez que utilizó la libreta de direcciones. Haga clic en Solo nombres junto a Buscar para restaurar la vista de lista de nombres.

    Buscar columnas adicionales

Otras maneras de buscar

Cuando escribe un nombre en los cuadros Para, CC o CCO de un mensaje de correo electrónico, Outlook comprueba automáticamente si el nombre que escribió coincide con un nombre en la libreta de direcciones. Si hay una coincidencia, la dirección de correo electrónico y el nombre para mostrar se rellenarán, lo que le permite enviar el mensaje. Si no hay ninguna coincidencia, el cuadro de diálogo Comprobar nombres le solicitará más información. Si más de un nombre contiene las letras que ha escrito, puede seleccionar el nombre que desee de la lista. Si no se encuentra el nombre, es posible que deba buscar en otra libreta de direcciones o crear un nuevo contacto.

Si escribe una dirección de correo electrónico o un alias en los cuadros y esa persona o lista de distribución está en la libreta de direcciones, el nombre para mostrar se rellenará, reemplazando el texto que ha escrito.

  1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Libreta de direcciones Imagen del botón .

    Sugerencia: También puede abrir la libreta de direcciones desde el menú Herramientas y en un mensaje abierto. En el mensaje, en la pestaña Mensaje, vaya al grupo Nombres y haga clic en Libreta de direcciones.

  2. En la lista Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones en la que desea buscar nombres.

    Las libretas de direcciones en la lista Libretas de direcciones se crean a partir de carpetas en sus contactos, excepto en el caso de la Lista global de direcciones (LGD). De forma predeterminada, el contenido de la carpeta de contactos de Outlook principal compone la Libreta de direcciones de Outlook. También se mostrarán otras carpetas de contactos que cree, a menos que establezca una propiedad para impedir que se muestren. La LGD de Microsoft Exchange se crea y administra por el administrador de la organización.

    Lista Libretas de direcciones
    En la lista que aparece, Contactos contiene información de contacto de sus contactos principales de Outlook. Fuera de las oficinas y Personal son ejemplos de carpetas de contactos que se crean para almacenar grupos específicos de contactos de Outlook para facilitar la organización.

    En la lista que aparece, Contactos contiene información de contacto de sus contactos principales de Outlook. Fuera de las oficinas y Personal son ejemplos de carpetas de contactos que se crean para almacenar grupos específicos de contactos de Outlook para facilitar la organización.

  3. En el cuadro Búsqueda, escriba el nombre o parte de un nombre que esté buscando.

    Buscar nombres

    Para buscar un nombre con otra información, como el título o la ubicación, haga clic en Más columnas y escriba la información. Puede buscar más de un criterio en este cuadro. Después de cada criterio, escriba una coma. Se busca cada una de las columnas incluidas, también conocidas como campos para esta información.

    ¿Por qué no puedo ver la lista de nombres (columna) en la libreta de direcciones?

    Es posible que haya usado la opción de búsqueda Más columnas la última vez que utilizó la libreta de direcciones. Haga clic en Solo nombres junto a Buscar para restaurar la vista de lista de nombres.

    Buscar columnas adicionales

    Notas: 

    • Si no encuentra el nombre que desea en la libreta de direcciones que está consultando, busque en otra libreta de direcciones. La lista Libreta de direcciones puede contener varias libretas de direcciones, que contienen información diferente. Buscar elementos en todas las columnas

    • Si busca un LDAP Directorio de Internet para una dirección de correo electrónico, tiene la opción de buscar un nombre por el carácter con el que comienza o por los caracteres que contiene haciendo clic en Comienza con o Contiene.

    1. En el cuadro de diálogo Libreta de direcciones, haga clic en otra libreta de direcciones en la lista Libreta de direcciones.

    2. Para ver los contactos de su lista de contactos de Outlook, en la lista Libreta de direcciones, haga clic en el nombre de la carpeta de contactos que desee en Libreta de direcciones de Outlook.

      Un contacto debe tener una entrada en los campos Correo electrónico o Fax para aparecer en las carpetas Libreta de direcciones de Outlook o Contactos.

Enviar un mensaje una vez que haya encontrado el nombre o la dirección de correo electrónico

  1. En un mensaje nuevo, haga clic en Para, CC o CCO en el encabezado del mensaje.

  2. Busque el nombre o la dirección de correo electrónico mediante los pasos descritos en la sección anterior, Buscar nombres en la libreta de direcciones.

  3. Haga doble clic en el nombre o la dirección de correo electrónico en la lista de la libreta de direcciones y después haga clic en Aceptar.

    ¿Por qué no puedo ver la lista de nombres (columna) en la libreta de direcciones?

    Es posible que haya usado la opción de búsqueda Más columnas la última vez que utilizó la libreta de direcciones. Haga clic en Solo nombres junto a Buscar para restaurar la vista de lista de nombres.

    Buscar columnas adicionales

  1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Libreta de direcciones Imagen del botón

    Sugerencia: También puede abrir la libreta de direcciones desde el menú Herramientas y en un mensaje abierto. En el mensaje, en la pestaña Mensaje, vaya al grupo Nombres y haga clic en Libreta de direcciones.

  2. En la lista Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones en la que desea buscar nombres.

    Lista Libretas de direcciones

  3. Para el cuadro Buscar,haga clic en Más columnas.

  4. Escriba la información que está buscando, o parte de ella. Por ejemplo, escriba un número de teléfono, la ubicación o el título de la persona.

    Notas: 

    • Puede buscar más de un criterio en este cuadro. Después de cada criterio, escriba una coma. Se busca cada una de las columnas incluidas, también conocidas como campos para esta información.

    • Puede incluir el nombre de la persona o parte de el en el cuadro Buscar para refinar la búsqueda.

    • Si no encuentra a la persona que está buscando, es posible que deba buscar en otra libreta de direcciones. No todas las libretas de direcciones contienen los mismos campos.

La característica Búsqueda avanzada le permite usar varias palabras clave o criterios para buscar a alguien. Esto es similar a la búsqueda que se realiza usando la opción Más columnas en el cuadro Buscar, pero deberá escribir los criterios de búsqueda en campos separados, en lugar de en un solo cuadro separado por comas. Según la información de contacto que especificó para una persona, no siempre podrán aplicarse todos los campos a la búsqueda.

La Búsqueda avanzada le permite ver qué campos se están buscando por el criterio o palabras clave específicos.

  1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Libreta de direcciones Imagen del botón

    Sugerencia: También puede abrir la libreta de direcciones desde el menú Herramientas y en un mensaje abierto. En el mensaje, en la pestaña Mensaje, vaya al grupo Nombres y haga clic en Libreta de direcciones.

  2. En la lista Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones en la que desea buscar nombres.

    Elija una libreta de direcciones para buscar de la lista

  3. Haga clic en Búsqueda avanzada.

  4. En el cuadro Buscar, escriba la información en los campos adecuados.

    Escriba el criterio de búsqueda para buscar a alguien

    Cuanta más información incluya, más precisos serán los resultados de búsqueda.

    Nota: Si no encuentra a la persona que está buscando, es posible que deba buscar en otra libreta de direcciones. No todas las libretas de direcciones contienen la misma información.

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