Buscar, ocultar o eliminar datos duplicados

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo se explica cómo buscar y ocultar o eliminar datos duplicados mediante Microsoft Office Access 2007. Una regla, debe eliminar los valores duplicados siempre que sea posible reducir los costos y aumentar la precisión de los datos. Office Access 2007 proporciona varias maneras de buscar y ocultar o eliminar los valores duplicados y, en este artículo se explica cómo usar los métodos más comunes.

¿Qué desea hacer?

Comprender los datos duplicados

Preparar algunos datos de ejemplo

Buscar y editar, ocultar o eliminar datos duplicados en una sola tabla

Buscar y editar, ocultar o eliminar datos duplicados en varias tablas

Comprender los datos duplicados

Uno de los motivos principales para usar una base de datos relacional es evitar los datos duplicados. Sin embargo, como la edad de bases de datos, a menudo adquieren valores duplicados, especialmente cuando varios usuarios escriben datos. Normalmente, eliminar datos duplicados ahorra dinero en almacenamiento y conserva los datos más precisos. A su vez, la precisión de las que puede ayudarle a tomar mejores decisiones empresariales. Por ejemplo, si escribe un pedido de venta más de una vez, puede que el cliente reciba mercancías que no necesite y la redundancia puede aumentan los costos de envío y de contabilidad.

¿Qué duplicación realmente significa

Antes de tomar medidas para identificar y eliminar registros duplicados, recuerde que debe confiar en sus conocimientos de los datos. A diferencia del proceso de diseño de una base de datos, no se puede seguir un conjunto de reglas o procedimientos para buscar y eliminar registros duplicados con precisión específicos. Recuerde un hecho durante el proceso: las consultas de base de datos pueden devolver lo que parecen registros duplicados, pero en realidad, los resultados son datos válidos. La duplicación aparente suele suceder cuando no incluye los campos de la consulta que identifiquen cada registro. Para obtener más información sobre cómo incluir los campos necesarios en una consulta y evitar los falsos duplicados, vea la sección cuándo los registros no son duplicados, más adelante en este artículo.

Además, debe recordar que no se puede eliminar todos los datos duplicados, porque algunas duplicación es necesario para la base de datos funcione correctamente. Dicho de otro modo, las bases de datos pueden contener redundancias necesarias e innecesarias y desea eliminar solo la redundantes innecesarios.

Es necesarios redundantes generalmente se dividen en dos categorías. El primer tipo de redundancia permite la base de datos de función. Por ejemplo, se duplican los datos en un campo de clave principal cuando se necesita establecer uno a varios o una relación varios a varios entre tablas.

El segundo tipo de redundancia necesaria surge cuando se usa la base de datos. Por ejemplo, puede escribir el nombre de una ciudad, un proveedor o un nombre comunes, como John Smith, muchas veces. Cuando esto ocurre, no está en peligro de duplicación porque otros campos de la base de datos (como valores de clave principal, direcciones y códigos postales) contendrán suficiente información única para mantener los registros se consideren como duplicados de datos.

Redundantes innecesarios pueden producirse de varias maneras:

  • Dos o más registros pueden contener campos duplicados.    Podrían ser conveniente dos registros duplicados, aunque no todos los campos de los registros contengan valores coincidentes. Por ejemplo, en esta ilustración, verá dos registros para Antonio Moreno Taquería.

    Registros duplicados para un cliente en la tabla Compradores

    Aunque cada registro tiene un identificador de cliente único (el valor de la columna situada más a la izquierda), los valores en los campos nombre, dirección y ciudad coinciden. En estos casos, incluso una coincidencia parcial puede ser una buena razón para usar la información de su empresa y revise los registros para ver si son duplicados.

  • Dos o más tablas pueden contener datos similares.    Por ejemplo, es posible que una tabla denominada compradores y otra tabla denominada clientes tengan registros para los mismos clientes.

    Tablas Clientes y Compradores con datos superpuestos

    Aunque las tablas pueden tener estructuras diferentes, ambas tablas contienen el mismo tipo de información: los datos del cliente, por lo que debe considerar combinar los valores únicos de la (sin duplicados) en una sola tabla y eliminar la otra tabla.

  • Dos o más bases de datos pueden contener datos similares.    Si encuentra que dos o más bases de datos contienen datos similares o heredar una base de datos que se superpone con la base de datos actual, debe comparar los datos y la estructura de las bases de datos y realice los pasos necesarios para consolidar ellos.

    La comparación manual de bases de datos, incluso las de tamaño reducido, no es tarea fácil. Si necesita ayuda con una comparación, hay varios proveedores que venden herramientas para comparar el contenido y la estructura de las bases de datos de Access.

Nota: Si los pasos para eliminar datos duplicados de las tablas y sigue viendo datos duplicados en un formulario o informe, puede ser debido a un diseño incorrecto de un formulario o informe. Asegúrese de que las tablas y consultas subyacentes están correctamente Unidas y que las secciones del formulario o informe no incluyen más de un control enlazado al mismo origen de control.

Para obtener más información acerca del diseño de informe, vea el artículo modificar, editar o cambiar un informe.

Entender cuando los registros no son duplicados

En algunos casos, como cuando se observan en los datos devueltos por una consulta, es posible que vea lo que parecen ser registros duplicados, aunque parecen que las tablas subyacentes contengan sólo registros únicos. Cuando la vista no incluye campos que identifica un registro, pueden surgir problemas. Por ejemplo, en esta ilustración muestra los datos devueltos por una consulta.

Una vista que no incluye un campo que identifique los registros de manera única

En esta vista, varios registros parecen ser duplicados. Si agrega uno o varios campos adicionales a la consulta, como los nombres de los clientes o los campos de clave principales de cada pedido (Id. de pedido), verá que cada registro es realmente único, por ejemplo:

Ahora, la vista incluye el campo Id. de pedido para eliminar los registros duplicados

Como una regla cuando se crea una consulta, debe incluir el campo o campos que identifique de forma exclusiva cada registro. Normalmente, un campo de clave principal tiene esa función, pero puede usar combinaciones de otros campos en su lugar. Por ejemplo, tiene varias instancias de un nombre de contacto y muchas instancias de un nombre de ciudad, pero si incluye un número de teléfono y una dirección, la combinación de esos datos debe que cada registro único.

Factores que deben contemplarse al tratar con duplicación

¿Cómo tratar los registros duplicados depende de varios factores:

  • La naturaleza y alcance de la duplicación    ¿Ve datos duplicados en una sola tabla o se ven dos tablas similares (en la misma base de datos o en dos bases de datos) con datos superpuestos? ¿O bien, verá los registros duplicados en una vista basada en dos o más tablas relacionadas?

  • Necesidades específicas    ¿Qué desea hacer con los datos duplicados? ¿Desea eliminar los registros de la base de datos o sólo ocultarlos de la vista? O bien, ¿desea contar, promedio o sumar los valores de los registros duplicados? ¿Importa cuál de los registros duplicados se eliminan o se ocultan? Si es así, ¿desea revisar y eliminar los registros o eliminar los registros basándose en una condición manualmente? ¿Desea también actualizar o consolidar uno o más registros antes de empezar a eliminar registros?

Las respuestas a estas preguntas (o los tipos de preguntas), además de información de los datos, debe habilitar para crear un plan para trabajar con datos redundantes.

Preparativos generales para quitar duplicados

Si opta por eliminar los registros duplicados, debe tratar las relaciones de tabla existente. Normalmente, la mayoría de las bases de datos usan relaciones uno a varios. Por ejemplo, es posible que tenga un pequeño número de clientes, pero cada cliente realiza numerosos pedidos. Como resultado, la tabla de datos del cliente se encuentra en el lado "uno" de la relación y, a continuación, los datos del pedido que se encuentra en el lado "varios" de la relación.

Recuerde esta regla cuando proceda: si los datos que desea eliminar residen en el lado "varios" de una relación, puede eliminar los datos sin tener que realizar pasos adicionales. Sin embargo, si los datos residen en el lado "uno", debe establecer una propiedad en la relación o Access evitará la eliminación.

Para obtener más información acerca de cómo eliminar datos del lado "uno", vea el artículo usar una consulta de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos.

Antes de empezar a eliminar datos redundantes, considere la posibilidad de una o varias de las siguientes maneras para preparar la base de datos:

  • Asegúrese de que la base de datos no es de solo lectura.

  • Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para modificar o eliminar registros en la base de datos.

  • Pida a todos los demás usuarios de la base de datos que cierren los objetos que desea trabajar con. Esto ayuda a evitar violaciones de bloqueo.

    Sugerencia: Si un gran número de usuarios que se conecta a la base de datos, debe cerrar la base de datos y vuelva a abrirlo en modo exclusivo. Para ello, haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office en Access y, a continuación, haga clic en Abrir. Busque y seleccione la base de datos, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

    Abrir un archivo en modo exclusivo

  • Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar registros. Las eliminaciones no se pueden invertir ni deshacer. La única manera de recuperar los registros eliminados es restaurarlos a partir de una copia de seguridad. Puede que una eliminación conlleve también la eliminación de registros de tablas relacionadas, por lo que se recomienda crear una copia de seguridad de toda la base de datos antes de proceder a ello.

    Hacer una copia de seguridad de una base de datos

    1. Haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en la flecha situada junto a Administrar y, a continuación, haga clic en Copia de seguridad de la base de datos.

      Aparece el cuadro de diálogo Guardar como y Access anexa la fecha actual al nombre del archivo. Por ejemplo, si tiene una base de datos denominada activos, Access crea el siguiente tipo de nombre de archivo: Assets_2006-10-29.

    2. Acepte el nombre predeterminado y la ubicación, o seleccione otro nombre o ubicación y, a continuación, haga clic en Guardar.

      Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original.

      Para volver a una copia de seguridad, cierre y cambie el nombre original para que la copia de seguridad puede utilizar el nombre de la versión original. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y ábrala en Access.

Principio de página

Preparar algunos datos de ejemplo

Las secciones de procedimientos de este artículo proporcionan tablas de datos de ejemplo. En los pasos cómo usar las tablas de ejemplo para ayudarle a comprender cómo funcionan las consultas. Si lo prefiere, puede escribir o importar las tablas de ejemplo en una base de datos nueva o existente.

Access proporciona varias maneras de agregar estas tablas de ejemplo a una base de datos. Puede introducir los datos manualmente, puede copiar cada tabla en un programa de hoja de cálculo (como Office Excel 2007 ) y, a continuación, importar las hojas de cálculo en Access, o puede pegar los datos en un editor de texto, como el Bloc de notas y, a continuación, importar los datos de los archivos de texto resultantes.

En esta sección se explica cómo introducir datos manualmente en una hoja de datos en blanco y también cómo copiar las tablas de ejemplo en Excel y, a continuación, importar dichas tablas en Access 2007. Para obtener más información sobre la creación y la importación de datos de texto, vea el artículo importar o vincular a datos en un archivo de texto.

Los pasos de este artículo utilizan las tablas siguientes:

La tabla Compradores:

Nombre de la compañía

Nombre del contacto

Dirección

Ciudad

Código postal

Teléfono

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

12345

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

David Santos

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456

(104) 555-2123

Coho Winery

Ezequiel Picó

C/ Córcega 452

I. de Margarita

34567

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima

NS1 EW2

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Julián Precio

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789

(7) 555-2126

Coho Winery

Cristina Portillo

C/ Córcega 452-454

Seattle

34567

(206) 555-2125

Humongous Insurance

Esteban Puerto

Cerrito 333

Buenos Aires

01234

(916) 555-2128

Trey Research

María Barrera

E. Zolá 1715

Barinas

43210

(503) 555-2129

Fourth Coffee

Ana Trujillo

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789

(7) 555-2233

La tabla Empleados:

Apellido

Nombre

Dirección

Ciudad

Fecha de nacimiento

Fecha de contratación

Bernabé

Josh

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

05 de febrero de 1968

10 de junio de 1994

Santos

David

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

22 de mayo de 1957

22 de noviembre 1996

Picó

Ezequiel

C/ Córcega 452

I. de Margarita

11 de noviembre de 1960

11 de marzo de 2000

Dosil

José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima

22 de marzo de 1964

22 de junio de 1998

Precio

Julián

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

05 de junio de 1972

05 de enero de 2002

Portillo

Cristina

C/ Córcega 452-454

Seattle

23 de junio de 1970

23 de abril de 1999

Puerto

Esteban

Cerrito 333

Buenos Aires

14 de abril de 1964

14 de octubre de 2004

Barrera

María

E. Zolá 1715

Barinas

29 de octubre de 1959

29 de marzo de 1997

Dosil

José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima

22 de marzo de 1964

20 de junio de 1998

La tabla Cuantía adeudada:

Nombre de la compañía

Nombre del contacto

Dirección

Ciudad

Código postal

Teléfono

Importe pendiente de pago

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

12345

(505) 555-2122

$556,78

Blue Yonder Airlines

David Santos

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456

(104) 555-2123

$1.893,24

Coho Winery

Ezequiel Picó

C/ Córcega 452

I. de Margarita

34567

(206) 555-2124

$321,79

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima

NS1 EW2

(171) 555-2125

£457,68

Fourth Coffee

Julián Precio

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789

(7) 555-2126

$98,75

Coho Winery

Cristina Portillo

C/ Córcega 452-454

Seattle

34567

(206) 555-2125

$321,79

Humongous Insurance

Esteban Puerto

Cerrito 333

Buenos Aires

01234

(916) 555-2128

$297,45

Trey Research

María Barrera

E. Zolá 1715

Barinas

43210

(503) 555-2129

$509,09

Fourth Coffee

Ana Trujillo

2222 Av. de la Constitución

Ciudad de México

56789

(7) 555-2233

$98,75

La tabla Clientes:

Nombre

Dirección

Ciudad

Teléfono

Fax

Baldwin Museum of Science

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

(505) 555-2122

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

(104) 555-2123

(104) 555-2123

Coho Winery

C/ Córcega 452

I. de Margarita

(206) 555-2124

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

Av. Benavides 4858

Lima

(171) 555-2125

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

(7) 555-2126

(7) 555-2126

Consolidated Messenger

C/ Córcega 452-454

Seattle

(206) 555-2125

(206) 555-2129

Graphic Design Institute

Cerrito 333

Buenos Aires

(916) 555-2128

(916) 555-2128

Litware, Inc.

Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #8-35

Barinas

(503) 555-2129

(503) 555-2110

Tailspin Toys

Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #9-37

Barinas

(503) 555-2233

(503) 555-2239

Escribir los datos de ejemplo manualmente

  1. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

    Access agrega una nueva tabla en blanco a su base de datos.

    Nota: No es necesario seguir este paso si abre una base de datos en blanco, pero tendrá que seguirlo cada vez que necesite agregar una tabla a la base de datos.

  2. Haga doble clic en la primera celda de la fila de encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo.

    De manera predeterminada, Access indica los campos en blanco en la fila de encabezado con el texto Agregar nuevo campo, así:

    Un nuevo campo en una hoja de datos

  3. Use las teclas de dirección para desplazarse a la siguiente celda de encabezado en blanco y, a continuación, escriba el segundo nombre de campo (también puede presionar la tecla TAB o haga doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que escriba todos los nombres de campo.

  4. Escriba los datos en la tabla de ejemplo.

    Escribir los datos, Access deduce un tipo de datos para cada campo. Si está acostumbrado a trabajar con bases de datos relacionales, debe establecer un tipo de datos específico, como número, texto o fecha y hora, para cada uno de los campos de las tablas. Establecer datos tipos ayudan a garantizar la entrada de datos precisos y también ayuda a evita errores, como usar un número de teléfono en un cálculo. Para estas tablas de ejemplo, debe dejar que Access deducir el tipo de datos.

  5. Cuando termine de escribir los datos, haga clic en Guardar.

    Método abreviado de teclado: presione CTRL+G.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

  6. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Use el nombre de cada tabla de ejemplo, ya que las consultas en las secciones de procedimientos usan esos nombres.

Crear las hojas de cálculo de ejemplo

  1. Iniciar el programa de hoja de cálculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si usa Excel, se crea un nuevo libro en blanco de forma predeterminada.

  2. Copie la primera tabla de ejemplo de la sección anterior y péguela en la primera hoja de cálculo, empezando por la primera celda.

  3. Con la técnica proporcionada por el programa de hoja de cálculo, asigne la hoja de cálculo el mismo nombre que la tabla de ejemplo. Por ejemplo, si la tabla de ejemplo se denomina categorías, asigne a la hoja de cálculo el mismo nombre.

  4. Repita los pasos 2 y 3, copie cada tabla de ejemplo en una hoja de cálculo en blanco y cambie el nombre de la hoja de cálculo.

    Nota: Es posible que tenga que agregar hojas de cálculo al archivo de hoja de cálculo. Para obtener información sobre cómo realizar esta tarea, vea la ayuda de su programa de hoja de cálculo.

  5. Guarde el libro en una ubicación adecuada en su equipo o red y, después, vaya al siguiente conjunto de pasos.

Crear tablas de base de datos a partir de las hojas de cálculo

  1. En una base de datos nueva o existente:

    En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.

    Imagen de la cinta de Access

    -o-

    Haga clic en Más y luego seleccione un programa de hoja de cálculo de la lista.

    Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de <nombre de programa>.

  2. Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos anteriores y luego haga clic en Aceptar.

    Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo.

  3. De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (clientes, si ha seguido los pasos de la sección anterior) y los datos de la hoja de cálculo aparece en la sección inferior de la página del asistente. Haga clic en siguiente.

  4. En la página siguiente del asistente, haga clic en La primera fila contiene encabezados de columna y después haga clic en Siguiente.

  5. Opcionalmente, en la siguiente página, use los cuadros de texto y listas de Opciones de campo para cambiar los nombres de campo y tipos de datos o para omitir campos de la operación de importación. En caso contrario, haga clic en siguiente.

  6. Deje seleccionada la opción Permitir a Access agregar la clave principal y, a continuación, haga clic en siguiente.

  7. De manera predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el nombre o escriba otro nombre y después haga clic en Finalizar.

  8. Repita los pasos 1 a 7 hasta que se crea una tabla de cada hoja de cálculo en el libro de Excel.

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Buscar y editar, ocultar o eliminar datos duplicados en una sola tabla

En las siguientes secciones se explica las formas más comunes de buscar y editar, ocultar o eliminar valores duplicados en una sola tabla.

Buscar registros cuando algunos campos coinciden parcial o totalmente

Mostrar registros únicos ocultando los duplicados

Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados

Usar funciones de agregado (cuenta, suma, promedio) en registros duplicados

Usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados

Impedir que los usuarios introduzcan valores duplicados

Buscar registros cuando algunos campos coinciden parcial o totalmente

El proceso de buscar registros que contienen valores coincidentes completas o parciales sigue estos pasos generales:

  • Cree una consulta con el Asistente para consultas de buscar duplicados. De forma predeterminada, la consulta devuelve los registros coincidentes únicamente si los valores de cada campo coinciden en todos los caracteres. Si necesita encontrar coincidencias parciales, puede usar una expresión en la consulta o modificar el código SQL (Lenguaje de consulta estructurado).

  • Si quiere, modifique los valores de campo o elimine los registros cuando vea los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos.

  • Si lo desea, modifique el código de lenguaje de consulta estructurado (SQL) en la consulta para buscar valores que coincidan parcialmente. Si no modifica el código SQL, la consulta devuelve únicamente los registros donde los valores de los campos especificados coinciden carácter por carácter.

En esta sección se explica cómo crear una consulta de duplicados y cómo modificar la consulta para buscar coincidencias parciales. Los procedimientos usa la tabla compradores en la tabla siguiente. Para usar la tabla en una base de datos, vea la sección Preparar datos de ejemplo, más adelante en este documento. Puede adaptar los pasos para ajustar los datos.

Nombre de la compañía

Nombre del contacto

Dirección

Ciudad

Código postal

Teléfono

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

12345

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

David Santos

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456

(104) 555-2123

Coho Winery

Ezequiel Picó

C/ Córcega 452

I. de Margarita

34567

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima

NS1 EW2

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Julián Precio

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789

(7) 555-2126

Coho Winery

Cristina Portillo

C/ Córcega 452-454

Seattle

34567

(206) 555-2125

Humongous Insurance

Esteban Puerto

Cerrito 333

Buenos Aires

01234

(916) 555-2128

Trey Research

María Barrera

E. Zolá 1715

Barinas

43210

(503) 555-2129

Fourth Coffee

Ana Trujillo

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789

(7) 555-2233

Crear la consulta de duplicados

  1. En la ficha crear, en el grupo otros, haga clic en Asistente para consultas.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de buscar duplicados y, después, en Aceptar.

    Si aparece un mensaje de alerta que indica que la característica no está instalada, haga clic en para instalar al asistente.

  3. En la lista de tablas, seleccione la tabla que contenga los datos duplicados y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. En la lista de campos disponibles, seleccione únicamente el campo o campos que contienen información duplicada. Si usa la tabla Compradores, agregue sólo los campos nombre de compañía, dirección y ciudad, porque éstos son los únicos campos que contengan valores coincidentes de carácter de carácter. Haga clic en siguiente.

    Nota: Si los campos que agregue en este paso no contienen a caracteres para coincidencias, la consulta no puede devolver los resultados.

  5. En la siguiente lista de campos disponibles, seleccione el campo o los campos que contengan los datos que desee examinar o actualizar o los que contengan datos que sirvan para diferenciar los registros duplicados de los no duplicados. Si usa la tabla Compradores, agregue los campos NombreContacto y Teléfono, porque los datos en ellos ayudan a buscar los valores duplicados y, posiblemente, a conocer el motivo por el que se especificaron tales valores. Haga clic en Siguiente.

  6. Acepte el nombre sugerido (Buscar duplicados de compradores) o especifique un nombre y, a continuación, haga clic en Finalizar para ejecutar la consulta. Si usó la tabla Compradores, verá este resultado:

Nombre de la compañía

Dirección

Ciudad

Nombre del contacto

Teléfono

Fourth Coffee

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

Julián Precio

(7) 555-2126

Fourth Coffee

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

Ana Trujillo

(7) 555-2233

  1. Al crear la tabla Compradores, puede que haya visto más de dos registros duplicados (la tabla contiene cuatro). Los otros duplicados no se ven porque los valores en el campo Dirección no coinciden en todos los caracteres. Puede modificar la consulta para que devuelva valores que coincidan parcialmente. En los siguientes pasos se explica cómo hacerlo. 

Personalizar la consulta para buscar a coincidencias parciales

  1. Cambie la consulta a la vista SQL. Para ello:

    • Haga clic con el botón secundario en la pestaña de documentos de la consulta y, después, haga clic en Vista SQL.

    • En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta y, después, haga clic en Vista SQL.

  2. Modifique el código SQL para buscar y comparar valores parciales.

    Si usó la tabla Compradores en los pasos anteriores, verá la siguiente instrucción SQL:

    Seleccionar A clientes. [Nombre de compañía], clientes. [Dirección], clientes. [Ciudad], clientes. [Nombre del contacto], compradores. [Teléfono]
    De clientes
    donde (((compradores. [ Nombre de compañía]) en (Seleccionar [nombre de compañía] FROM [clientes] As Tmp GROUP BY [nombre de compañía], [dirección], [Ciudad] teniendo Count(*) > 1 And [dirección] = [clientes]. [ Dirección] y [Ciudad] = [clientes]. [City])))
    Orden de los clientes. [ Nombre de compañía], clientes. [Dirección], clientes. [City];

    En este caso, la cláusula WHERE usa una segunda instrucción SELECT para comparar cada registro con todos los registros de la tabla para identificar conjuntos de duplicados.

    Supongamos que necesita modificar el campo de dirección para devolver a coincidencias parciales. En la tabla siguiente muestra cómo modificar la instrucción de modo que deben coincidir con solo los siete primeros caracteres del campo. Las modificaciones aparecen en negrita:

Instrucción SQL

Descripción

Seleccionar A clientes. [Nombre de compañía], clientes. [Dirección], clientes. [Ciudad], clientes. [Nombre del contacto], compradores. [Teléfono]

Sin cambios. Desea ver los mismos campos, incluido todo el campo de dirección para cada conjunto de registros duplicados.

DE clientes

Sin cambios.

DONDE (((Customers.Company Name) en (Seleccionar [nombre de compañía] FROM [clientes] As Tmp GROUP BY [nombre de compañía],izquierda ([dirección], 7) , [Ciudad] HAVING

Reemplace el campo ([dirección]) con una llamada de función que se ejecuta en el campo dirección (Left([Address],7)) para determinar la duplicación. Esto comprueba los siete primeros caracteres en el campo dirección en lugar del valor de todo el campo. Para hacer coincidir menos caracteres, especifique un número más pequeño. Para que coincida más caracteres, escriba un número mayor.

Count(*) > 1 y izquierda ([dirección],7) =izquierda ([clientes]. [ Dirección], 7) And [Ciudad] = [clientes]. [City])))

Para comparar los siete primeros caracteres en el campo dirección de un registro con los de otro registro, reemplace [dirección] con la llamada a la función Left([Address],7) y [clientes]. [ Dirección] con la hacia la izquierda ([clientes]. [ Dirección], 7) llamada a función.

ORDER BY compradores.nombre, compañía, compradores.ciudad;

Sin cambios.

  1. Cuando termine de modificar la instrucción, haga clic en Ejecutar Imagen de botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

    Ahora, la consulta devuelve los cuatro registros duplicados, porque ahora coincide con solo los primeros 7 caracteres (empezando desde la izquierda) en el campo dirección:

Nombre de la compañía

Dirección

Ciudad

Nombre del contacto

Teléfono

Coho Winery

C/ Córcega 452

I. de Margarita

Ezequiel Picó

(206) 555-2124

Coho Winery

C/ Córcega 452-454

Seattle

Cristina Portillo

(206) 555-2125

Fourth Coffee

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

Julián Precio

(7) 555-2126

Fourth Coffee

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

Ana Trujillo

(7) 555-2233

Editar manualmente los registros

  1. En la vista Hoja de datos, abra la consulta que creó en los conjuntos de pasos anteriores.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para editar el valor de un campo, seleccione el campo y escriba un nuevo valor.

    • Para eliminar un registro completo (una fila), haga clic en el selector de filas (el cuadro vacío situado junto a la fila) y presione SUPRIMIR.

      Nota: Si encuentra una gran cantidad de registros duplicados (más de lo eliminar manualmente), puede eliminar esos registros creando y ejecutando una consulta de eliminación. Para los pasos básicos para crear y ejecutar una consulta de eliminación, vea la sección usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados, más adelante en este tema.

      Para obtener información detallada sobre cómo usar las consultas de eliminación, incluida información sobre cómo planear una eliminación y cómo cambiar las relaciones de tablas y eliminar datos relacionados, vea el artículo usar una consulta de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos.

Principio de sección

Mostrar registros únicos ocultando los duplicados

Más tablas de base de datos tienen un campo que identifica inequívocamente cada registro, normalmente un campo de clave principal. Al diseñar una consulta y oculta u omite esos tipos de campos, es posible que vea lo que parecen ser registros duplicados porque coinciden con los valores de todos los campos devueltos.

Por ejemplo, esta ilustración se muestra el resultado de una consulta en los dos pedidos (en el cuadro rojo) parece ser duplicados.

Una consulta basada en la tabla Compradores, donde dos registros tienen valores coincidentes en todos los campos

Sin embargo, si la consulta incluye un campo de clave principal, por ejemplo, un identificador de pedido, o algún otro campo que identifica inequívocamente cada registro, como una fecha de envío, verá que los registros no son duplicados. En esta sección se explica cómo ocultar los registros duplicados donde los valores de todos los campos devuelven por la coincidencia de consulta. Por ejemplo, puede ocultar uno de los registros de Antonio Moreno Taquería, pero no puede ocultar los registros de duplicados vea esta porque los campos dirección contienen valores distintos.

Recuerde esta regla cuando proceda: dos o más registros se consideran duplicados únicamente cuando todos los campos en los resultados de la consulta contienen los mismos valores. Si difieren de los valores de incluso un solo campo, cada registro es único y no se puede ocultar esos registros mediante las técnicas que se muestra aquí. Si desea ocultar ese tipo de registros duplicados, puede hacerlo mediante una consulta de totales con una función de agregado, como primer, MIN, MAXy así sucesivamente. Para obtener información sobre cómo hacerlo, vea la sección, Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados, más adelante en este artículo.

Access proporciona dos formas de mostrar sólo valores únicos en un conjunto de resultados de la consulta:

  • Si ocultó el campo de clave principal (o algún otro campo que hace que un registro único), muestre esa columna.

  • Crear una consulta de selección y, a continuación, establezca la propiedad Valores únicos de la consulta en . Cuando la consulta detecte valores duplicados, solo uno de esos duplicados (el primer uno que encuentre) muestra y oculta el resto.

En esta sección se explica cómo usar ambas técnicas.

Mostrar campos ocultos

  1. Con la consulta abrir en la vista Hoja de datos, haga clic en cualquier lugar en la fila de encabezado (la fila que contiene los encabezados de columna) y haga clic en Mostrar columnas.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, active la casilla de verificación junto a cada uno de los campos que desea agregar a la hoja de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Establezca la propiedad valores únicos

Nota: Después de establecer la propiedad Valores únicos de una consulta en , no puede editar los valores de campo ni eliminar datos cuando la consulta está en la vista Hoja de datos. Para editar o eliminar datos, abra la tabla subyacente en vista Hoja de datos.

  1. En la ficha crear, en el grupo otros, haga clic en Asistente para consultas.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Si aparece un mensaje de alerta que indica que la característica no está instalada, haga clic en para instalar al asistente.

  3. En la lista de tablas, seleccione la tabla que contiene los registros duplicados y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. En la lista de campos disponibles, seleccione únicamente el campo o campos que contienen la información duplicada y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. Haga clic en siguiente nuevamente sin seleccionar los campos adicionales. Agregar todos los campos puede hacer que Access trate algunos registros duplicados como registros únicos.

  6. Acepte el nombre sugerido para la consulta, o escriba un nombre de su elección, haga clic en modificar el diseño de la consulta y, a continuación, haga clic en Finalizar para abrir la consulta en la vista Diseño.

  7. Haga clic en el área en blanco en la parte superior del Diseñador de consultas y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  8. En la hoja de propiedades, busque la propiedad Valores únicos y cambie a .

    Mostrar la hoja de propiedades de la consulta

  9. Haga clic en Ejecutar Imagen de botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos. Si los datos contienen registros duplicados, sólo aparecerá uno de esos registros.

Principio de sección

Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados

Cuando haya registros duplicados, es recomendable ver únicamente los valores distintos: un registro de cada conjunto de duplicados. Para consultar un registro duplicado específico, use un tipo de consulta denominado consulta de totales. Al agregar campos a una consulta de totales, la consulta trata cada campo como un grupo y puede ejecutar un tipo de función denominado función de agregado de los datos de un grupo. A su vez, estas funciones pueden devolver un registro de un conjunto de valores duplicados.

Puede usar una consulta de totales y una función de agregado con esos datos de varias formas:

  • Use la función primero para mostrar únicamente el registro que se introdujo primero.

  • Use la función dest de Lapara mostrar únicamente el registro que se introdujo en último lugar.

  • Use la función Máx o Mín. para mostrar solo el registro con el valor mayor o menor de un campo específico. Por ejemplo, puede mostrar el registro con la fecha más reciente mediante la función Max , o mostrar el registro con la fecha más próxima mediante la función Min .

    Nota: No puede editar los datos que devuelve este tipo de consulta. Para editar o eliminar datos, abra la tabla subyacente en vista Hoja de datos.

En esta sección se explica cómo consultar registros original, más reciente y más antiguo. Los pasos usa la tabla empleados.

Apellido

Nombre

Dirección

Ciudad

Fecha de nacimiento

Fecha de contratación

Bernabé

Josh

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

05 de febrero de 1968

10 de junio de 1994

Santos

David

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

22 de mayo de 1957

22 de noviembre 1996

Picó

Ezequiel

C/ Córcega 452

I. de Margarita

11 de noviembre de 1960

11 de marzo de 2000

Dosil

José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima

22 de marzo de 1964

22 de junio de 1998

Precio

Julián

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

05 de junio de 1972

05 de enero de 2002

Portillo

Cristina

C/ Córcega 452-454

Seattle

23 de junio de 1970

23 de abril de 1999

Puerto

Esteban

Cerrito 333

Buenos Aires

14 de abril de 1964

14 de octubre de 2004

Barrera

María

E. Zolá 1715

Barinas

29 de octubre de 1959

29 de marzo de 1997

Dosil

José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima

22 de marzo de 1964

20 de junio de 1998

Si desea usar la tabla en una base de datos, consulte los pasos de Preparar datos de ejemplo, más adelante en este artículo.

Usar una consulta de totales

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que contiene los datos duplicados y, a continuación, haga clic en Cerrar.

    La tabla aparece en la sección superior del Diseñador de consultas.

  3. Agregue únicamente el campo o campos que contengan los datos duplicados. Puede haga doble clic en un campo o arrastre desde la ventana de la tabla a la fila campo en la cuadrícula de diseño.

    Si usa la tabla de empleados de ejemplo, agregue los campos Apellidos, nombre y fecha de nacimiento, porque esos campos determinan la duplicación.

  4. Agregue el campo que especifica los criterios de selección.

    En la tabla de empleados de ejemplo, agregue el campo Fecha de contratación porque ese campo contiene dos valores diferentes para el empleado.

    Nota: No agregue más campos a la cuadrícula. Una consulta de totales debe incluir únicamente el campo o campos que contienen datos duplicados y otro campo que contiene los datos para su uso en la prueba.

  5. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en totales Imagen del botón . La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en las columnas que contienen el campo de tabla.

  6. Deje la fila Total de todos los campos establecidos en Agrupar por y, a continuación, haga clic en Ejecutar Imagen de botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos. Si utiliza los datos de la tabla anterior, la consulta devuelve dos veces "José Philippe Dosil" porque sus registros duplicados tienen diferentes fechas de contratación.

  7. Cambiar a la vista Diseño y especifique una condición para seleccionar un registro entre los duplicados. Para usar los datos de ejemplo, cambie el valor de la columna fecha de contratación en la fila Total de la siguiente manera:

    • Para ver el registro original, cambie el valor en primer lugar.

    • Para ver el registro incluido más recientemente, cambie el valor a último.

    • Para seleccionar un registro basándose en el valor de un campo específico, debe usar la función Máx o Mín. . En este ejemplo, que desea ver el registro con la fecha de contratación más antigua. Para ello, cambie el valor a Min.

  8. Haga clic en Ejecutar Imagen de botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

Si la consulta genera los resultados deseados, puede cambiarlo a una consulta de eliminación y ejecutarla para eliminar los registros duplicados rápida y fácilmente. Para obtener información acerca de cómo ejecutar una consulta de eliminación, vea la sección usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados, más adelante en este artículo.

Principio de sección

Usar funciones de agregado (cuenta, suma, promedio) en registros duplicados

Además de devolver un registro específico de un grupo de duplicados, también puede usar funciones de agregado para contar el número de registros duplicados o resumir los datos de un conjunto de duplicados. Normalmente, estas funciones se ejecutan antes de seguir los pasos para consolidar o eliminar los datos duplicados.

Realizar esas tareas mediante la creación de una consulta de totales que usa las funciones de agregado, como cuenta, sumay promedio, para resumir los datos duplicados en una tabla.

Nota: No puede editar los valores de campo o eliminar registros cuando se ve una consulta de totales en la vista Hoja de datos. Para editar o eliminar datos, abra la tabla subyacente en vista Hoja de datos.

Los pasos descritos en esta sección usa la tabla Cuantía adeudada.

Nombre de la compañía

Nombre del contacto

Dirección

Ciudad

Código postal

Teléfono

Importe pendiente de pago

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

12345

(505) 555-2122

$556,78

Blue Yonder Airlines

David Santos

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456

(104) 555-2123

$1.893,24

Coho Winery

Ezequiel Picó

C/ Córcega 452

I. de Margarita

34567

(206) 555-2124

$321,79

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima

NS1 EW2

(171) 555-2125

£457,68

Fourth Coffee

Julián Precio

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789

(7) 555-2126

$98,75

Coho Winery

Cristina Portillo

C/ Córcega 452-454

Seattle

34567

(206) 555-2125

$321,79

Humongous Insurance

Esteban Puerto

Cerrito 333

Buenos Aires

01234

(916) 555-2128

$297,45

Trey Research

María Barrera

E. Zolá 1715

Barinas

43210

(503) 555-2129

$509,09

Fourth Coffee

Ana Trujillo

2222 Av. de la Constitución

Ciudad de México

56789

(7) 555-2233

$98,75

Si desea usar la tabla en una base de datos, consulte los pasos de Preparar datos de ejemplo, más adelante en este artículo.

Crear una consulta de totales

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que desea utilizar en la consulta, o haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. Si está utilizando los datos de ejemplo, agregue la tabla Cuantía adeudada a la consulta.

  3. Agregue los campos que contienen datos duplicados.

    Si usa la tabla Cuantía adeudada, agregue los campos nombre de compañía y Ciudad porque esos campos determinan la duplicación.

  4. Agregue el campo que proporciona los criterios de selección. Si usa la tabla Cuantía adeudada, agregue el campo Importe pendiente de pago.

  5. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en totales Imagen del botón la fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la fila de cada campo.

  6. Siga uno de estos procedimientos, dependiendo de los requisitos:

    • Para contar un número de registros, seleccione el campo que contiene los valores que desea contar y, a continuación, cambie el valor en el campo en la fila Total a contar. Si está utilizando los datos de ejemplo, establezca el valor en el campo Importe pendiente de pago a contar.

    • Para calcular un total, establezca el valor en el campo que se suman.

      Nota: Una consulta de totales puede mostrar únicamente información de resumen. No puede mostrar los valores individuales.

  7. Haga clic en Ejecutar Imagen de botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

Principio de sección

Usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados

Después de confirmar que una tabla contiene registros duplicados, puede eliminar los datos no deseados creando y ejecutando una consulta de eliminación. El proceso de crear y ejecutar una consulta de eliminación normalmente sigue estos pasos generales:

  • Planear la eliminación. Como parte de este proceso, determine si los datos que desea eliminar está relacionado con los datos de otra tabla. Si es así, debe determinar si los datos residen en el lado "uno" de una relación uno a varios o en el lado "varios" de la relación. Si los datos residen en el lado "uno", debe habilitar una propiedad en la relación para poder eliminar datos. Si los datos residen en el lado "varios", puede crear y ejecutar la consulta sin tener que realizar una acción adicional. Puede usar la herramienta relaciones para examinar las relaciones en una base de datos. Para iniciar la herramienta relaciones, en la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en relaciones.

    Para obtener más información sobre cómo planear y ejecutar las consultas de eliminación, vea el artículo usar una consulta de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos.

  • Crear una consulta como una consulta de selección o valores únicos y agregar o cambiar los criterios hasta que la consulta devuelva solamente los datos que desea eliminar.

  • Convertir esa consulta en una consulta de eliminación y, a continuación, ejecute la consulta de eliminación para eliminar los datos no deseados.

Importante: No se puede deshacer los resultados de una consulta de eliminación. Para ello, debe hacer la base de datos antes de ejecutar una consulta de eliminación. Para obtener información acerca de la copia de seguridad de la base de datos, vea la sección de copia de una base de datos, más adelante en este artículo.

Los siguientes pasos explican cómo crear una consulta de selección, convertirla en una consulta de eliminación y ejecutarla para eliminar registros.

Crear una consulta de selección

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

    Se abre el diseñador de consultas y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  2. Seleccione la tabla del lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

    La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de consulta. La ventana enumera todos los campos de la tabla. Esta ilustración muestra una tabla típica en el Diseñador de consultas.

    Una tabla en el diseñador de consultas

  3. Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño.

    Agregar todos los campos de tabla, permite la consulta de eliminación eliminar registros completos (filas) de la tabla.

  4. Opcionalmente, agregue una columna que le permite especificar criterios.

    Por ejemplo, suponga que un cliente cierra su negocio y necesita eliminar todos los pedidos pendientes de ese cliente. Para buscar únicamente esos registros, agregue los campos de identificador de cliente y la fecha de pedido a la cuadrícula de diseño.

  5. Si ha seguido el paso anterior, especifique los criterios en la fila criterios de la cuadrícula de diseño.

    Debe usar criterios para devolver solo los registros que desea eliminar. En caso contrario, la consulta de eliminación quita todos los registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior, escriba el número de identificación del cliente que está fuera de la empresa y la fecha en la que ya no es válidos pedidos de ese cliente.

    Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea el artículo usar una consulta de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos.

  6. Si ha seguido el paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de criterio.

  7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Compruebe que la consulta devuelve los registros que desea eliminar.

  8. Mantener abierta la consulta y, a continuación, vaya a los siguientes pasos.

Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y ejecutar la consulta para eliminar datos

  1. Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.

  2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

    Access cambie la consulta de selección a una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar.

    Asegúrese de que muestra en la fila Eliminar en la columna * (todos los campos). La palabra donde debe aparecer en todas las columnas de criterios.

  3. Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar Imagen de botón para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos.

    Access le pedirá que confirme la eliminación.

    Haga clic en para eliminar los datos.

Ocultar el mensaje de confirmación

Haga lo siguiente si no quiere ver un mensaje de confirmación cada vez que ejecute una consulta de eliminación u otra consulta de acción.

  • Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de Access.

    Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Access.

  • Haga clic en Avanzadas y a continuación, en la sección Edición, bajo Confirmar, desactive la casilla de verificación consultas de acción.

  • Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Access.

Principio de sección

Impedir que los usuarios introduzcan valores duplicados

Para impedir que los usuarios escriban datos duplicados aplicando varias reglas:

  • Configurar un campo que contenga solo valores únicos.    Para implementar esta regla, siga uno de estos procedimientos:

    • Designe el campo como clave principal. Puede hacer esto solo si la tabla aún no tiene una clave principal. Para establecer el campo como clave principal, abra la tabla en la vista Diseño, haga clic en el nombre del campo y, a continuación, haga clic en Clave principal Imagen del botón . Un campo de clave principal acepta sólo valores únicos y avisará a los usuarios si se especifica un valor duplicado.

    • Si la tabla ya tiene una clave principal, establezca la propiedad indizado del campo en Sí (sin duplicados) en la vista Diseño de tabla. Esta propiedad impide que el campo acepte el mismo valor para más de un registro. Recuerde que en algunos casos, como los campos que contienen información de nombre y ciudad, debe Aceptar duplicados.

  • Especificar que una combinación de valores de dos o más campos debe ser única para cada registro.    Por ejemplo, suponga que tiene una tabla de datos de contacto. Puede designar una combinación de campos, como nombre de contacto, dirección y ciudad, como la clave principal de la tabla.

    Este enfoque funciona porque es muy probable que dos contactos con el mismo nombre también compartan la misma dirección y ciudad.

    Para crear una clave principal multicampo, siga estos pasos:

    1. Abra la tabla en la vista Diseño.

    2. Haga clic en el selector de fila situado a la izquierda del primer campo para seleccionar toda la fila.

    3. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en el selector de fila de los demás campos que desee incluir en la clave principal.

    4. Haga clic en y, a continuación, haga clic en Clave principal Imagen del botón en el menú contextual.

      Este paso establece la propiedad indizado de cada campo de la clave principal en Sí (con duplicados) para que, por ejemplo, puede especificar el mismo nombre, dirección o ciudad en varios registros, pero no puede especificar una combinación idéntica de nombre, dirección y ciudad en más de un registro. Por ejemplo, puede tener dos contactos denominados Jean Philippe Bagel que viven en 2345 calle, pero que no viven en Londres.

Principio de sección

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Buscar y editar, ocultar o eliminar datos duplicados en varias tablas

La información en las siguientes secciones se explica algunas de las formas en que puede buscar y editar, ocultar o eliminar registros duplicados que existen en varias tablas. Normalmente, los datos de dos o más tablas se superponen cuando intenta integrar una base de datos con el otro.

Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrar adyacentes

Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrar un solo registro

Mostrar solo los registros duplicados detectados en ambas tablas

Ver sólo los registros de una tabla que no tiene un registro coincidente en otra tabla

Eliminar registros duplicados de una tabla y combinar los registros restantes en otra tabla

Ver sólo los registros diferentes al ver datos de tablas relacionadas

Ver un registro específico o resumir datos duplicados en tablas relacionadas

Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrar adyacentes

A menudo, podría haber dos tablas que contienen datos duplicados o superpuestos en la misma base de datos. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla de clientes y la tabla clientes:

La tabla de clientes   

Nombre

Dirección

Ciudad

Teléfono

Fax

Baldwin Museum of Science

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

(505) 555-2122

(505) 555-3123

Blue Yonder Airlines

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

(104) 555-2123

(104) 555-2124

Coho Winery

C/ Córcega 452

I. de Margarita

(206) 555-2124

(206) 555-2125

Contoso Pharmaceuticals

Av. Benavides 4858

Lima

(171) 555-2125

(171) 555-2126

Fourth Coffee

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

(7) 555-2126

(7) 555-2127

Consolidated Messenger

C/ Córcega 452-454

Seattle

(206) 555-2125

(206) 555-2129

Graphic Design Institute

Cerrito 333

Buenos Aires

(916) 555-2128

(916) 555-2128

Litware, Inc.

Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #8-35

Barinas

(503) 555-2129

(503) 555-2110

Tailspin Toys

Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #9-37

Barinas

(503) 555-2233

(503) 555-2239

La tabla Compradores   

Nombre de la compañía

Nombre del contacto

Dirección

Ciudad

Código postal

Teléfono

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

12345

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

David Santos

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456

(104) 555-2123

Coho Winery

Ezequiel Picó

C/ Córcega 452

I. de Margarita

34567

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima

NS1 EW2

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Julián Precio

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789

(7) 555-2126

Adventure Works

Cristina Portillo

3122 87th manera S.W.

Seattle

34567

(206) 555-2125

Humongous Insurance

Esteban Puerto

Cerrito 333

Buenos Aires

01234

(916) 555-2128

Trey Research

María Barrera

E. Zolá 1715

Barinas

43210

(503) 555-2129

Fabrikam, Inc.

Antonio Moreno

Araquil 9

Seattle

56789

(206) 555-2233

Tenga en cuenta que en este caso, las tablas individuales no contienen valores duplicados, pero los campos en ambas tablas contienen datos superpuestos, como los datos en el campo nombre de la tabla de clientes y los datos en el campo nombre de la compañía en la tabla Customers.

Siempre no puede integrar los datos de cada tabla combinando las dos tablas. Para algunos clientes, la tabla clientes podría tener la información más reciente, pero la tabla Compradores podría tener los datos más recientes para otros usuarios. Normalmente, la mejor forma de actuar es revisar el contenido de ambas tablas y, a continuación, decida qué conservar y qué elementos desea eliminar.

Para unir los registros de ambas tablas, cree una consulta de unión. La consulta colocará los registros duplicados juntos de modo que sea más fácil revisarlos.

Nota: No puede editar o eliminar los datos devueltos por una consulta de unión. Para editar o eliminar datos, abra las tablas subyacentes en la vista Hoja de datos.

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

    Access crea una nueva consulta. Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  2. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla sin haber agregado tablas ni consultas a la cuadrícula de diseño.

  3. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de documentos de la consulta y, después, haga clic en Vista SQL.

  4. Si usa las tablas anteriores como ejemplo, pegue la siguiente instrucción SQL en la ventana. Si utiliza sus propios datos, utilice la siguiente instrucción como guía. Usar SELECT, UNION ALL SELECT y ORDER BY cláusulas tal como se muestra, pero sustituir los nombres de tabla y campo de sus propios datos.

    SELECT [nombre de compañía], [dirección], [Ciudad], [teléfono], FROM [clientes]
    UNION ALL SELECT [nombre], [dirección], [Ciudad], [teléfono], FROM [clientes]
    ORDER BY [nombre de compañía];

    La primera instrucción SELECT recupera los registros de la tabla Compradores y la segunda instrucción SELECT recupera los registros de la tabla clientes. La cláusula UNION ALL reúne todos los registros de ambas tablas. La instrucción ORDER BY ordena los registros para que los registros duplicados estén colocados juntos para revisar fácil.

    Nota: Cada instrucción SELECT debe devolver el mismo número de campos y, en el mismo orden. Los campos correspondientes deben tener tipos de datos compatibles, pero con una excepción: puede usar un campo numérico y un campo de texto como campos correspondientes. Además, recuerde que los nombres de campo pueden ser diferentes.

  5. Haga clic en Ejecutar Imagen de botón para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos.

    Si usa los registros en las tablas anteriores, se mostrarán 18 registros: 9 registros de la tabla clientes y 9 registros de la tabla clientes.

    Guarde la consulta y, a continuación, cierre la vista. Esta consulta que usa en la siguiente sección.

Principio de sección

Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrar un solo registro

A veces, necesitará ver sólo los registros distintos de dos tablas similares. Si existe un registro en ambas tablas, puede incluir el registro de la primera tabla y omitir el registro correspondiente en la segunda tabla.

Access trata los registros de diferentes tablas como duplicados únicamente si coinciden con los valores de todos los campos seleccionados. Por ejemplo, si se incluyen el nombre de la compañía, ciudad, dirección, teléfono y Fax de campos de la consulta, los valores de todos los campos de cinco deben coincidir antes de que Access trata el registro como un duplicado.

En esta sección se explica cómo modificar la consulta de la sección anterior para mostrar todos los registros de la tabla Compradores y sólo los registros únicos de la tabla clientes.

Nota: No puede editar los datos devueltos por una consulta de unión. Para editar o eliminar datos, abra las tablas subyacentes en la vista Hoja de datos.

Modificar la consulta

  1. Abra la consulta que creó en la sección anterior.

  2. En la pestaña de documento de la consulta, haga clic en Vista SQL para ver la instrucción SQL.

  3. Eliminar [teléfono] y [Tel.] campos a partir de las instrucciones SELECT.

  4. Eliminar la palabra todo lo que sigue a la palabra UNION. Hace que la consulta omite los registros duplicados de la tabla clientes. La instrucción SQL tendrá un aspecto similar al siguiente.

    SELECT [nombre de compañía], [dirección], [Ciudad], [clientes]
    UNION SELECT [nombre], [ dirección], [Ciudad], FROM [clientes]
    ORDER BY [nombre de compañía];

  5. Haga clic en Ejecutar Imagen de botón para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos.

    Si usa los datos de ejemplo de la sección anterior, la consulta devuelve 14 registros en lugar de 18.

Principio de sección

Mostrar solo los registros duplicados detectados en ambas tablas

Use una combinación interna cuando necesite consultar sólo los valores coincidentes de dos tablas. Si es nuevo en Access, una combinación interna es una operación que vincula las filas de dos o más tablas únicamente si los valores de los campos combinados coinciden.

Crear una combinación interna mediante la creación de una consulta de selección que incluya ambas tablas y, a continuación, crear una relación entre los campos que contienen los valores duplicados. De forma predeterminada, Access crea una combinación interna cuando se crea la relación.

Nota: No podrá modificar los campos o filas devueltos por una consulta de selección que tenga una combinación interna. Si desea modificar los datos, abra las tablas subyacentes y cambiar los valores de cada tabla.

Crear una consulta que tenga una combinación interna

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla clientes y la tabla clientes y, a continuación, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

  3. Identificar los campos que contienen valores coincidentes en los registros duplicados. Si usa las tablas de ejemplo, el campo nombre de la compañía en la tabla Compradores corresponde del campo nombre de la tabla clientes.

  4. Arrastre el campo nombre de la compañía de la primera tabla al campo nombre de la segunda tabla. Access conecta los campos con una línea.

    Una línea entre las tablas Compradores y Clientes que indica que las dos tablas están relacionadas, basándose en los nombres de cliente

    De forma predeterminada, la consulta crea una combinación interna entre las dos tablas. Una combinación interna selecciona únicamente los registros donde el campo nombre de compañía coincida con el campo nombre.

  5. Haga doble clic en el campo Nombre de compañía para agregarlo a la cuadrícula de diseño de consulta. Este campo le ayudará a identificar los registros en la vista Hoja de datos.

  6. Haga doble clic en los demás campos que desee de las tablas compradores y clientes para agregarlos a la cuadrícula de diseño de consulta. En este caso, agregue el campo teléfono de la tabla de clientes y el campo de teléfono de la tabla clientes.

  7. Haga clic en Ejecutar Imagen de botón para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos. La consulta devuelve cinco registros, uno para cada cliente con un registro en ambas tablas.

Nombre de la compañía

Teléfono (compradores)

Teléfono (clientes)

Baldwin Museum of Science

(505) 555-2122

(505) 555-3123

Blue Yonder Airlines

(104) 555-2123

(104) 555-2124

Coho Winery

(206) 555-2124

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

(171) 555-2125

(171) 555-2125

Fourth Coffee

(7) 555-2126

(7) 555-2126

Principio de sección

Ver sólo los registros de una tabla que no tiene un registro coincidente en otra tabla

Continuar con el escenario donde las tablas compradores y clientes tienen datos duplicados, ahora verá lo que debe hacer para ver los registros en la tabla compradores que no tiene un registro duplicado en la tabla clientes. Esto puede ayudarle a tomar decisiones para determinados clientes, basándose en el contenido de la tabla Compradores sola, antes de tomar medidas para consolidar las dos tablas.

Puede ver solo los registros en la tabla compradores que no tengan una coincidencia en la tabla clientes mediante la creación de una consulta de buscar no coincidentes. Usando los datos de ejemplo, este tipo de consulta que recupera todos los registros de la tabla compradores que no tengan una coincidencia en la tabla clientes.

Nota: Puede editar los valores de campo o eliminar registros cuando se ve esta consulta en la vista Hoja de datos.

Crear una consulta de buscar no coincidentes

  1. En la ficha crear, en el grupo otros, haga clic en Asistente para consultas.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de buscar no coincidentes y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Haga clic en la tabla Compradores, que contiene los registros que le interesan. Haga clic en siguiente.

  4. Haga clic en la tabla clientes: esta es la tabla que desea comparar la tabla Compradores contra. Haga clic en siguiente.

  5. Haga clic en el campo nombre de la compañía en la tabla Compradores, haga clic en el campo nombre de la tabla clientes y, a continuación, haga clic en el botón <> =. Esto combinará las tablas, basadas en los nombres de cliente. Haga clic en siguiente.

  6. Seleccione los campos que desea que aparezca en la vista. En este caso, agregue los campos nombre de la compañía, dirección, ciudad y teléfono. Haga clic en siguiente.

  7. Escriba un nombre para la consulta y haga clic en Finalizar para ver los registros en la vista Hoja de datos. Si usa las tablas de ejemplo, la consulta devuelve los cuatro registros: en este caso, los registros de la tabla compradores que no tengan una superposición de registro en la tabla clientes.

Nombre de la compañía

Dirección

Ciudad

Teléfono

Adventure Works

3122 87th manera S.W.

Seattle

(206) 555-2125

Humongous Insurance

Cerrito 333

Buenos Aires

(916) 555-2128

Trey Research

E. Zolá 1715

Barinas

(503) 555-2129

Fabrikam, Inc.

Araquil 9

Seattle

(206) 555-2233

Principio de sección

Eliminar registros duplicados de una tabla y combinar los registros restantes en otra tabla

Después de revisar los datos duplicados en tablas similares, puede eliminar los registros duplicados y combinar los datos restantes en una sola tabla. El proceso sigue estos pasos generales:

  • Opcionalmente, en la tabla que desee eliminar, actualice los datos que desea combinar. Explica cómo actualizar datos está fuera del ámbito de este tema.

    Para obtener información sobre cómo actualizar datos, vea el artículo actualizar los datos de una base de datos.

  • De manera opcional, revise las relaciones que existan entre la tabla que desee eliminar y otras tablas en la base de datos. Si existe una relación, normalmente se elimina la relación y, a continuación, establezca una nueva relación con la otra tabla (la tabla que contiene los datos combinados). Sin embargo, debe asegurarse de que los valores de clave principales en la nueva tabla coinciden con los valores de clave principales en las otras tablas.

  • Crear una consulta de eliminación que utiliza la propiedad Valores únicos para buscar y eliminar los registros coincidentes. Como parte de esto, debe asegurarse de que no se interrumpan las relaciones entre las tablas en la base de datos. Por ejemplo, suponga que desea mover los registros únicos de la tabla clientes a la tabla Compradores y, a continuación, elimine la tabla clientes. Si la tabla clientes se relaciona con otras tablas de la base de datos, debe tomar medidas para asegurarse de que la tabla Compradores asume esas relaciones. Una explicación completa de relaciones está fuera del ámbito de este tema.

    Para obtener más información, vea el artículo crear, modificar o eliminar una relación.

  • Crear una consulta de datos anexados para agregar los registros restantes de la tabla que desea eliminar a la tabla que desea conservar. Como parte de ese esfuerzo, debe agregar el campo de clave principal y los valores de los datos anexados a la tabla que desea conservar.

  • Eliminar la tabla no deseada.

En esta sección se explica cómo crear y usar una consulta de eliminación y consultas de datos anexados y cómo eliminar una tabla. Los pasos utilizan las tablas compradores y clientes.

La tabla Compradores   

Nombre de la compañía

Nombre del contacto

Dirección

Ciudad

Código postal

Teléfono

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

12345

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

David Santos

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456

(104) 555-2123

Coho Winery

Ezequiel Picó

C/ Córcega 452

I. de Margarita

34567

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima

NS1 EW2

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Julián Precio

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789

(7) 555-2126

Adventure Works

Cristina Portillo

3122 87th manera S.W.

Seattle

34567

(206) 555-2125

Humongous Insurance

Esteban Puerto

Cerrito 333

Buenos Aires

01234

(916) 555-2128

Trey Research

María Barrera

E. Zolá 1715

Barinas

43210

(503) 555-2129

Fabrikam, Inc.

Antonio Moreno

Araquil 9

Seattle

56789

(206) 555-2233

La tabla de clientes   

Nombre

Dirección

Ciudad

Teléfono

Fax

Baldwin Museum of Science

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

(505) 555-2122

(505) 555-3123

Blue Yonder Airlines

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

(104) 555-2123

(104) 555-2124

Coho Winery

C/ Córcega 452

I. de Margarita

(206) 555-2124

(206) 555-2125

Contoso Pharmaceuticals

Av. Benavides 4858

Lima

(171) 555-2125

(171) 555-2126

Fourth Coffee

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

(7) 555-2126

(7) 555-2127

Consolidated Messenger

C/ Córcega 452-454

Seattle

(206) 555-0170

(206) 555-0171

Graphic Design Institute

Cerrito 333

Buenos Aires

(916) 555-2128

(916) 555-2128

Litware, Inc.

Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #8-35

Barinas

(503) 555-0192

(503) 555-0193

Tailspin Toys

Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #9-37

Barinas

(503) 555-2233

(503) 555-2239

Si desea usar estas tablas en una base de datos, vea Preparar datos de ejemplo, más adelante en este artículo. Para este ejercicio, se supone que la tabla Compradores contiene la información más reciente, por lo tanto, en el que desea eliminar los registros coincidentes de la tabla clientes y, a continuación, combinar los registros restantes de la tabla clientes en la tabla Customers.

Eliminar datos no deseados

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla clientes y la tabla clientes y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo.

  3. Combine las dos tablas arrastrando el campo nombredelaempresa en la tabla compradores del campo nombre de la tabla clientes.

  4. Haga clic en el área vacía de la parte superior de la ventana y, a continuación, haga clic en Propiedades. Establezca el valor de la propiedad Registros únicos en .

    Combinar dos tablas y establecer la propiedad Registros únicos de la consulta en , evita el mensaje no pudo eliminar de las tablas especificadas que aparece al ejecutar la consulta.

  5. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

  6. Arrastre el asterisco (*) de la tabla clientes a la fila campo de la primera columna en la cuadrícula de diseño de consulta.

    El asterisco (*) en Lista de campos representa todos los campos de la tabla

    Clientes aparece en la fila de tabla y de aparece en la fila Eliminar. Esto significa que la consulta eliminará filas de la tabla clientes.

  7. Debe especificar los registros que la consulta va a eliminar. Si usa las tablas de ejemplo, puede hacerlo mediante la eliminación de registros donde los valores de los campos nombre, dirección y ciudad de la tabla clientes coincidan con los campos correspondientes en la tabla Customers.

    Arrastre el campo nombre de la tabla clientes a la primera celda en blanco en la fila campo en la cuadrícula de diseño de consulta. Haga lo mismo para los campos dirección y ciudad de la tabla clientes.

  8. Si usa las tablas de ejemplo, en la fila criterios, para el campo nombre, escriba [clientes]. [ Nombredelaempresa]. En la fila criterios, para el campo dirección, escriba [clientes]. [ Dirección]. En la fila criterios, para el campo Ciudad, escriba [clientes]. [ Ciudad]. La cuadrícula de diseño de consulta debe tener un aspecto similar a este:

    Los campos y criterios que determinan los registros duplicados

    Cuando se ejecuta la consulta, eliminará todos los registros que cumplen los criterios de la consulta, aquellos que tienen valores coincidentes en los tres campos de cada tabla.

  9. Haga clic en vista Imagen del botón para obtener una vista previa de los registros que se eliminarán cuando ejecute la consulta. Verá los cinco registros duplicados de la tabla clientes.

  10. Haga clic en Ejecutar Imagen de botón para ejecutar la consulta. Cuando se le pida que confirme la eliminación, haga clic en .

  11. Vaya a los pasos siguientes para crear una consulta de datos anexados.

Anexar los datos restantes

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla de origen, haga doble clic en la tabla que contiene los registros que desea anexar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Si usa los datos de ejemplo, haga doble clic en la tabla clientes.

  3. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.

  4. En el cuadro de diálogo Anexar, en la lista Nombre de tabla, seleccione la tabla de destino (la tabla a la que desea anexar los datos). Si usa las tablas de ejemplo, seleccione la tabla Compradores y, a continuación, haga clic en Cerrar.

  5. Mueva los campos que desea anexar desde la tabla de origen a la fila campo de la cuadrícula de diseño.

    Importante: Mueva sólo los campos que tienen un campo correspondiente en la tabla de destino.

    Si usa los datos de ejemplo, mueva los campos nombre, dirección y teléfono.

  6. Haga clic en la fila Anexar a de cada campo y seleccione el nombre del campo correspondiente en la tabla de destino. Si usa los datos de ejemplo, seleccione el nombre del cliente, dirección y teléfono, campos, respectivamente.

  7. Puesto que desea agregar todos los registros en la tabla clientes a la tabla Compradores, no es necesario especificar los criterios. Haga clic en vista Imagen del botón para obtener una vista previa de los registros que se agregará a la tabla compradores cuando se ejecuta la consulta.

  8. Guarde y cierre la vista.

  9. Busque la consulta de datos anexados y haga doble clic en él. Haga clic en para confirmar la operación anexar.

    No quiero ver mensajes de confirmación cada vez que ejecute esta consulta

    • Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de Access.

    • En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Edición.

    • En la sección Edición General, bajo Confirmar, desactive la casilla de verificación consultas de acción.

Eliminar la tabla

  1. Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para eliminar tablas de la base de datos, que la base de datos no es de solo lectura y que otro usuario no tiene Abrir tabla.

  2. En el panel de navegación, haga clic en la tabla que desea eliminar.

  3. Presione SUPR y, a continuación, haga clic en para confirmar que desea eliminar la tabla.

    Nota: Eliminar tablas de base de datos puede dividir parte o toda la funcionalidad de una base de datos. Por este motivo, debe planear una eliminación para asegurarse de que la base de datos se mantiene funcional y debe siempre una copia de la base de datos antes de eliminar datos u otros componentes.

    Para obtener más información acerca de cómo eliminar los datos, vea el artículo eliminar uno o varios registros de una base de datos.

Principio de sección

Ver sólo los registros diferentes al ver datos de tablas relacionadas

Una consulta que combine datos de dos tablas relacionadas muestre registros donde todos los campos parecen coincidir con. Sin embargo, si revisa las tablas, es posible que las tablas no contienen realmente los registros duplicados. Ese problema surge cuando la consulta no incluye determinados campos, como una clave principal, que identifiquen cada registro. En estos casos, no desea eliminar los registros, pero puede tomar medidas para ocultar lo que parecen ser duplicados.

Por ejemplo, suponga que utiliza una consulta para recopilar datos de pedidos de clientes de dos tablas y asegurarse de que su personal rellena pedidos a tiempo. Los clientes pueden realizar un pedido de varios productos para cada producto se convierte en un registro independiente (una fila) en las tablas subyacentes. Dado que el orden se coloca en un solo día y, a continuación, se incluyen en un solo día, los registros en un orden determinado puede contener un gran número de fechas duplicadas, como para:

Campos con valores únicos que se han quitado de la consulta

Ya sabe que pedidos llegan un día determinado y enviar los pedidos en un momento determinado, necesita ver sólo un registro (una fila) por pedido. Para mostrar los registros únicos de las tablas que contienen los datos del pedido, puede establecer la propiedad Registros únicos de la consulta en . Cuando la propiedad está establecida en , la consulta busca en todas las filas de las tablas y, en caso de detectar filas coincidentes (y no sólo campos), excluye todas menos una de las filas duplicadas del conjunto de resultados.

Establezca la propiedad registros únicos en Sí

  1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades.

  2. En la hoja de propiedades, establezca la propiedad Registros únicos en y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.

    Mostrar la hoja de propiedades de la consulta

Durante el proceso, recuerde que, cuando la propiedad Registros únicos está establecida en , la consulta compara filas enteras y las filas de todas las tablas implicadas deben coincidir antes de que la consulta excluya datos. Además, puede usar la configuración de propiedad Registros únicos sólo cuando una consulta incluye dos o más tablas.

Cuando se pasa a la vista Hoja de datos, verá un único registro por pedido.

Un registro por pedido de la tabla Pedidos

Recuerde también que, cuando se establece la propiedad Registros únicos en y ejecutar la consulta, es posible que se sigue vea lo que parecen ser registros duplicados. Para continuar con el ejemplo anterior, pueden resultar registros con coincidentes pedido y de envío de fechas, así:


En la vista se siguen viendo registros duplicados

Esto ocurre cuando se reciben dos pedidos diferentes en el mismo día y, a continuación, se enviarlos en el mismo día. Establecer la propiedad Registros únicos en se ocultan esos registros de los resultados de la consulta porque los registros no son en realidad duplicados en las tablas subyacentes.

Si desea ver sólo una instancia de esos registros (es decir, un registro de pedido por día), debe establecer la propiedad de valores de único de la consulta en . Cuando la propiedad Valores únicos está establecida en , la consulta no examina las tablas subyacentes duplicados. En su lugar, se busca en los valores de los campos que incluyen, y si todos los campos coinciden en dos registros, la consulta oculta un registro desde la vista.

Establecer la propiedad Valores únicos de la misma manera que establecer la propiedad Registros únicos : mostrar la hoja de propiedades de la consulta y cambie el valor en . En la hoja de propiedades, el cuadro de propiedad Valores únicos se encuentra encima del cuadro de propiedad Registros únicos.

La propiedad Valores únicos está establecida en Sí

Para continuar con el ejemplo anterior, ahora verá solo las fechas en el que uno o más pedidos se han recibido o enviado. No verá un registro por pedido.


Fechas de recepción y de envío de los pedidos

Nota: Dado que establecer la propiedad Registros únicos en afecta a las filas en las tablas que proporcionan datos a la consulta y establecer la propiedad Valores únicos en afecta únicamente a los campos de la consulta, no puede usar ambas propiedades juntas. Si se establece una en , Access establece automáticamente la otra propiedad en No. Sin embargo, ambos pueden establecer en No para devolver todos los registros.

La tabla siguiente proporciona un resumen para ayudarle a elegir la configuración de las propiedades de Valores únicos y Registros únicos en una consulta.

Si la consulta se basa en...

Y desea ver...

Establecer...

Resultado...

Dos o más tablas, pero todos los campos de consulta proceden de una sola tabla

Registros diferentes de la tabla (todos los campos de la tabla deben coincidir en dos registros para calificar como duplicados)

Registros únicos en . (Access establece automáticamente el valor de Valores únicos en No ).

Si la tabla contiene registros duplicados, la consulta pasa por alto los duplicados. Sin embargo, los resultados de la consulta aún pueden mostrar los registros que coincidan con todos los campos, si la consulta no incluye un campo que identifique los registros.

Una o más tablas

Registros distintos en la vista de hoja de datos consulta (todos los campos en la vista Hoja de datos deben coincidir en dos registros para calificar como duplicados)

Valores únicos en . (Access establece automáticamente el valor de Registros únicos en No ).

Excluye los registros duplicados (donde coinciden todos los campos) en la vista Hoja de datos. Sin embargo, recuerde que no es posible que vea todos los registros diferentes de la tabla subyacente.

Una o más tablas

Todos los registros

Valores únicos en No y registros únicos en No.

Ver todos los registros únicos y duplicados de ambas tablas.

Principio de sección

Ver un registro específico o resumir datos duplicados en tablas relacionadas

Cuando ve datos duplicados en tablas relacionadas, desea ver un registro específico del conjunto de duplicados, o desea resumir los datos duplicados mediante cuenta, sumao una de las funciones de agregado.

Como se describe en la sección anterior, es posible que no realmente tenga datos duplicados en las tablas, pero al ver datos de dos tablas que tienen una relación de uno a varios, como los pedidos y las tablas de detalles de pedido, puede buscar varios registros que coincidan con varios campos. Por ejemplo, un empleado que haya recibido varios pedidos del mismo cliente o que ve el mismo producto como parte de pedidos diferentes en el mismo día y así sucesivamente. Si está interesado en los datos de búsqueda para responder a las consultas como las siguientes, debe resumir datos en lugar de eliminar datos duplicados.

  • Buscar la cantidad total de cada producto vendido por cada empleado.

  • Contar el número total de pedidos que cada empleado controlado de cada cliente.

  • Busque el mayor orden del día de cada empleado.

Para resumir datos, utilice una consulta de totales similar a las que se describen en la sección Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados, más adelante en este artículo. Esa sección explica cómo usar una consulta de totales con una sola tabla. Para crear una consulta de totales que contiene varias tablas, haga lo siguiente:

  • No olvide agregar la segunda tabla cuando agregue la primera tabla en el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  • Cuando agregue los campos que determinen la duplicación, arrastre los campos que desee de ambas tablas y, para todos los campos, establezca el valor en la fila Total de la columna para Agrupar por.

  • El campo que identifica el registro que desea ver o que tiene los valores que desea resumir puede proceder de ambas tablas.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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