Buscar los registros con los valores superiores o inferiores en un grupo o campo

Elegir entre una consulta de valores superiores y un filtro

Para determinar si debe crear una consulta de valores superiores o aplicar un filtro, tenga en cuenta lo siguiente:

• Si desea devolver los registros que contienen los valores más altos o más bajos de un campo y no conoce los valores de campo exactos superiores o inferiores (o no son importantes), cree una consulta de valores superiores.

• Si desea devolver todos los registros en los que coincide el valor de un campo, o es menor o mayor que un valor en el que está interesado, aplique un filtro. Por ejemplo, para ver los productos con precios entre 50 $ y 100 $, aplique un filtro. En esta ilustración se muestra un filtro de ejemplo en la vista Diseño de la consulta y los resultados que este filtro puede producir:

  

  Para obtener más información sobre cómo crear y usar filtros, vea el artículo Aplicar un filtro para ver los registros seleccionados en una base de datos de Access.

Reglas para crear y usar consultas de valores superiores

Durante el proceso, recuerde que, independientemente del tipo de consulta (una consulta de selección o una consulta de totales), debe usar campos que contengan datos descriptivos, como nombres de empleados o productos, y un campo que contenga los valores superiores o inferiores que desee buscar, como un precio o un campo de fecha. Puede usar más de un campo de datos y, si usa una consulta de totales, los campos de datos suelen incluir información de categoría, como una ciudad o un campo de país o región. Solo puede omitir datos de categoría al crear una consulta de totales que se ejecute en todos los registros, como "mostrar el cinco por ciento superior de los pedidos más caros". Además, puede usar una consulta de selección o de totales para buscar los valores superiores e inferiores de un grupo de registros o registros comprendidos en categorías. Para obtener más información sobre cómo hacerlo, vea la sección Buscar los valores superiores o inferiores de los registros en categorías o grupos, más adelante en este artículo.

Crear una consulta de valores superiores básicos

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

2. Haga clic en la tabla que desea usar en la consulta, haga clic en Agregar para colocar la tabla en la cuadrícula de diseño y, a continuación, haga clic en Cerrar.
   
   o haga doble clic en la tabla.
   Si usa los datos de ejemplo, agregue la tabla Empleados a la consulta.

3. Agregue los campos que desee usar en la consulta a la cuadrícula de diseño. Puede hacer doble clic en cada campo o arrastrar y colocar cada campo en una celda en blanco de la fila Campo .
   Si usa la tabla de ejemplo, agregue los campos Nombre, Apellidos y Fecha de nacimiento.

4. En el campo que contiene los valores superiores o inferiores (el campo Fecha de nacimiento, si usa la tabla de ejemplo), haga clic en la fila Ordenar y seleccione Ascendente o Descendente.
   Si el campo de valores contiene números, como precios o cifras de ventas, el criterio de ordenación ascendente devuelve los valores más bajos y el criterio de ordenación descendente devuelve los valores más altos. Si el campo de valores contiene fechas, el criterio de ordenación descendente devuelve la fecha más reciente, mientras que Ascendente devuelve la primera fecha.
   

   Importante: Debe establecer la fila Ordenar en Ascendente o Descendente solo para los campos que contienen los valores superiores o inferiores. Si especifica un criterio de ordenación para un campo distinto del campo que contiene los valores superiores o inferiores (por ejemplo, NombreProducto en lugar de Precio), la consulta no devolverá los resultados que desee.

5. En la pestaña Diseño , en el grupo Configuración de consulta , haga clic en la flecha abajo situada junto a Retorno (la lista Valores superiores ) y escriba el número o porcentaje de registros que desea ver, o bien seleccione una opción de la lista.

6. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

7. Guarde la consulta y manténgalo abierto para usarlo en los pasos siguientes.

Puede ver que este tipo de consulta de valores principales puede responder preguntas básicas, como quién es la persona más antigua o más joven de la empresa. En los pasos siguientes se explica cómo usar expresiones y otros criterios para agregar potencia y flexibilidad a la consulta. Los criterios que se muestran en el paso siguiente devuelven los tres próximos cumpleaños de los empleados.

Agregar criterios a la consulta

1. Abra, en la vista Diseño, la consulta que creó en los pasos anteriores.

2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna situada a la derecha de la columna Fecha de nacimiento, copie y pegue o escriba la expresión Expr1: DatePart("m",[Birth Date]). La función ParcFecha extrae la parte del mes del valor en el campo Fecha de nacimiento.

3. A la derecha de la columna que contiene la expresión, copie y pegue o escriba la expresión Expr2: DatePart("d",[Birth Date]). En este caso, la función ParcFecha extrae la parte del día del valor en el campo Fecha de nacimiento.

4. Desactive las casillas de la fila Mostrar para cada expresión, haga clic en la celda Ordenar de cada expresión y seleccione Ascendente.

5. Opcionalmente, puede especificar un criterio para limitar el ámbito de la consulta. Al especificar criterios, la consulta ordena solo los registros que cumplen los criterios e identifica los valores de campo superior o inferior de la lista ordenada.
   Para continuar con los datos de ejemplo, en la fila Criterios del campo Fecha de nacimiento, escriba o copie y pegue esta expresión:

   Month([Birth Date]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Esta expresión hace lo siguiente: la parte Month([BirthDate]) > Month(Date()) comprueba la fecha de nacimiento de cada empleado para ver si pertenece a un mes futuro y, si es true, incluye esos registros en la consulta. La parte Month([BirthDate])= Month(Date()) And Day([BirthDate])>Day(Date()) de la expresión comprueba las fechas de nacimiento que ocurren en el mes actual para ver si la fecha de nacimiento coincide con la fecha actual o posterior. Si esa condición es verdadera, la función incluye esos registros en los resultados de la consulta. En resumen, esta expresión omite los registros en los que la fecha de nacimiento se encuentra entre el 1 de enero y la fecha en la que se ejecuta la consulta.

   Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

6. En la pestaña Diseño , en el grupo Configuración de consulta , haga clic en la flecha abajo situada junto a Retorno (la lista Valores superiores ) y escriba el número o porcentaje de registros que desea ver, o bien seleccione una opción de la lista.

7. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

Crear la consulta de totales

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

2. Seleccione las tablas con las que desea trabajar, haga clic en Agregar y, después, haga clic en Cerrar cuando haya terminado de agregar las tablas.
   
   O bien, haga doble clic en las tablas que quiera usar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Cada tabla aparece en la cuadrícula de diseño. Si usa las tablas de ejemplo enumeradas anteriormente, agregue las tablas Categorías y Productos.

3. Haga doble clic en los campos de tabla que quiera usar en la consulta.
   En este punto, asegúrese de agregar solo los campos de grupo y el campo de valor a la consulta. Si usa los datos de ejemplo enumerados en la tabla anterior, agregue el campo Nombre de categoría de la tabla Categorías y el campo Precio de la tabla Productos.

4. Opcionalmente, puede especificar un criterio para limitar el ámbito de la consulta.
   Solo se ordenarán los registros que cumplan los criterios y los valores de campo superior e inferior se identificarán dentro de esta lista ordenada. Por ejemplo, para excluir productos de la categoría Deportes, agregue esta expresión a la fila Criterios del campo Nombre de categoría: <>"Deportes".
   Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

5. Convertir la consulta en una consulta de totales.

   1. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.

      Aparece la fila Total en la cuadrícula de diseño.

6. Asegúrese de que la celda Total de cada campo de grupo se establece en Agrupar por y, a continuación, establezca la celda Total del campo de valor (el campo que contiene los valores superiores o inferiores) en Máx o Mín.
   Al seleccionar Máx devuelve el valor más alto de un campo numérico y el valor de fecha u hora más reciente en un campo de fecha y hora. Al seleccionar Mín devuelve el valor más pequeño de un campo numérico y el primer valor de fecha u hora en un campo de fecha y hora. Si usa los datos de ejemplo, establezca la celda Total del campo Nombre de categoría en Agrupar por y la celda Total del campo Precio en Máx o Mín.

7. En la pestaña Diseño , en el grupo Herramientas , asegúrese de que la lista Retorno está establecida en Todo y, a continuación, haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.
   

   Nota: Según la función que haya elegido en el paso 7, Access cambia el nombre del campo de valor de la consulta a MaxOfFieldName o MinOfFieldName. Si usa las tablas de ejemplo, Access cambia el nombre del campo MaxOfPrice o MinOfPrice.

8. Guarde la consulta y vaya a los pasos siguientes.

La consulta no devuelve nombres de productos ni otra información sobre los productos. Para ver esos datos adicionales, debe crear una segunda consulta que incorpore la consulta que acaba de crear. En los pasos siguientes se explica cómo crear esta segunda consulta.

Crear una segunda consulta para ver más datos

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

2. Haga clic en la pestaña Consultas y, a continuación, haga doble clic en la consulta de totales que creó en la sección anterior.

3. Haga clic en la pestaña Tablas y agregue las tablas que usó en la consulta de totales más las tablas que contienen los otros datos relacionados que desea ver.
   Si usa las tablas de ejemplo enumeradas anteriormente, agregue las tablas Categorías, Productos y Proveedores a la nueva consulta.

4. Combinar los campos de la consulta de totales con los campos correspondientes de las tablas principales. Para ello, arrastre cada campo de la consulta de totales a su campo correspondiente de la tabla.

   Si usa los datos de ejemplo, arrastre el campo Nombre de categoría de la consulta de totales al campo Nombre de categoría de la tabla Categorías. Después, arrastre el campo MaxOfPrice de la consulta de totales al campo Precio de la tabla Productos. Las combinaciones permiten a la nueva consulta de selección reunir los datos de la consulta de totales y los datos de las otras tablas.

5. En la ventana de la consulta de totales, haga doble clic en el asterisco para agregar toda la consulta a la cuadrícula de diseño y, a continuación, arrastre los campos adicionales de las otras tablas de la consulta.

   Si usa las tablas de ejemplo, haga doble clic en la consulta de totales que creó en la sección anterior y, a continuación, agregue los campos Nombre de producto y Proveedor de la tabla Productos y proveedores, respectivamente.

6. Opcionalmente, especifique un criterio de ordenación para una o varias de las columnas.
   Por ejemplo, para enumerar las categorías en orden alfabético, establezca la celda Ordenar de la columna Nombre de categoría en Ascendente.

7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

   Esto ejecuta la consulta y muestra los resultados en la vista Hoja de datos.

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Crear la consulta de creación de tabla

1. Con la consulta de valores principales abierta en la vista Diseño:

   En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Crear tabla.
   Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla .

2. En el cuadro Nombre de tabla , escriba un nombre para la tabla que almacenará los registros superiores e inferiores. Por ejemplo, escriba Registros superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en Aceptar.
   Cada vez que ejecuta la consulta, en lugar de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta crea una tabla y reemplaza el valor superior con los datos actuales.

3. Guarde y cierre la consulta.

Crear una consulta de datos anexados

1. Abra la consulta de valor inferior en la vista Diseño.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.

3. En el cuadro de diálogo Anexar , escriba el mismo nombre que escribió en el cuadro de diálogo Crear tabla .
   Por ejemplo, escriba Registros superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en Aceptar. Cada vez que ejecute la consulta, en lugar de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta anexa los registros a la tabla Registros superiores e inferiores.

4. Guarde y cierre la consulta.

Ejecutar las consultas

Ya está listo para ejecutar las dos consultas.

• En el panel de navegación, haga doble clic en la consulta de valor superior y haga clic en Sí en los mensajes.

• Haga doble clic en la consulta de valor inferior y haga clic en Sí en los mensajes.

• Abra la tabla de registros superior e inferior en la vista Hoja de datos.

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