Buscar datos ocultos e información personal en los libros

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Si planea compartir una copia electrónica de un libro de Microsoft Office Excel, se recomienda revisarlo con el fin de buscar datos ocultos o información personal que se pueda almacenar en el propio libro o en sus propiedades de documento (metadatos). Puesto que esta información confidencial puede revelar detalles sobre la organización o sobre el propio libro que quizá no desee compartir públicamente, puede que prefiera quitarla antes de compartirlo con otras personas.

En este artículo, se explica cómo puede ayudarle la característica Inspector de documento de Microsoft Office Excel 2007 a buscar y quitar los datos ocultos y la información personal de los libros de Excel.

Nota: Puede quitar datos ocultos e información personal de los libros que se comparte con otros usuarios. Sin embargo, si el libro se ha guardado como un libro compartido (pestañaRevisar, comando Compartir libro ), no puede eliminar comentarios, anotaciones, propiedades del documento e información personal. Para quitar esta información de un libro compartido, primero copie y dejar de compartir el libro.

En este artículo

¿Qué tipos de datos ocultos e información personal se almacenan en libros?

¿Qué información puede el Inspector de documento buscar y quitar de los libros?

¿Cómo buscar y quitar datos ocultos e información personal en los libros

Tipos de datos ocultos e información personal almacenados en los libros

Se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e información personal en un libro de Excel. Puede que esta información no se vea inmediatamente al ver el libro en Office Excel 2007, pero es posible que otras personas la vean o recuperen.

La información oculta puede incluir los datos que Office Excel 2007 agrega a un libro para que pueda colaborar en él con otras personas. Además, puede incluir información que designe deliberadamente como oculta.

Los libros de Excel pueden contener los siguientes tipos de datos ocultos e información personal:

  • Comentarios y anotaciones manuscritas    Si colaboró con otras personas para crear el libro, puede que éste contenga elementos como comentarios o anotaciones manuscritas. Este tipo de información puede permitir que otros usuarios vean los nombres de las personas que trabajaron en el libro, los comentarios de los revisores y los cambios efectuados en el mismo.

  • Propiedades del documento e información personal    Propiedades del documento, también conocido como metadatos, incluyen detalles sobre el libro como el autor, el asunto y el título. Propiedades del documento también incluyen información que mantiene automáticamente los programas de Office, como el nombre de la persona que guardó por última vez un libro y la fecha de creación de un documento. Si usó características especiales, el documento también puede contener tipos adicionales de información de identificación personal (PII), como encabezados de correo electrónico, información de envío para revisión, listas de distribución, rutas de acceso de impresora e información de la ruta de acceso de archivo para publicar páginas Web.

  • Encabezados y pies de página    Los libros de Excel pueden contener información en los encabezados y pies de página.

  • Filas, columnas y hojas de cálculo ocultas    En un libro de Excel, se pueden ocultar filas, columnas y hojas de cálculo completas. Si distribuye una copia de un libro que contenga filas, columnas u hojas de cálculo ocultas, otras personas pueden hacer que se muestren y ver los datos que contienen.

  • Propiedades del servidor de documentos    Si el libro se guardó en una ubicación del servidor de administración de documentos, como un sitio del área de documentos o una biblioteca basada en Microsoft Windows SharePoint Services, puede que el libro contenga propiedades adicionales o información relacionada con esta ubicación del servidor.

  • Datos XML personalizados    Los libros pueden contener datos XML personalizados que no se ven en el propio documento. El Inspector de documento puede buscar y quitar estos datos XML.

  • Contenido invisible    Un libro puede contener objetos que no se ven porque se les ha aplicado el formato invisible.

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Tipo de información que puede buscar y quitar el Inspector de documento de los libros

En Office Excel 2007, el Inspector de documento muestra varios inspectores distintos que le permiten buscar y quitar datos ocultos e información personal específicos de los libros de Excel. Para obtener una lista de los distintos tipos de datos ocultos e información personal que puede buscar y quitar el Inspector de documento de los libros de Excel, consulte la tabla que aparece a continuación.

Nota: Si su organización personalizó el Inspector de documento mediante la agregación de módulos del Inspector de documento, quizá pueda buscar tipos adicionales de información en los libros.

Office Excel 2007

Nombre del inspector

Busca y quita

Comentarios y anotaciones

  • Comentarios

  • Anotaciones manuscritas

Propiedades del documento e información personal

  • Propiedades del documento, incluida la información de las fichas Resumen, Estadísticas y Personalizar del cuadro de diálogo Propiedades del documento

  • Encabezados de correo electrónico

  • Listas de distribución

  • Información de envío para revisión

  • Propiedades del servidor de documentos

  • Información de directiva de administración de documentos

  • Información de tipo de contenido

  • Nombre de usuario

  • Información de la ruta de acceso de la impresora

  • Comentarios del escenario

  • Ruta de acceso de los archivos para la publicación de páginas Web

  • Comentarios para nombres definidos y nombres de tablas

  • Conexiones a datos externos inactivas

Encabezados y pies de página

  • Información de los encabezados de las hojas de cálculo

  • Información de los pies de página de las hojas de cálculo

Filas y columnas ocultas

  • Filas ocultas

  • Columnas ocultas que contienen datos

    Notas: 

    • También se detectarán y se quitarán las columnas ocultas del libro que no contengan datos y estén ubicadas entre columnas.

    • Si las filas o las columnas ocultas del libro contienen datos, puede cambiar los resultados de los cálculos o fórmulas del libro si las quita. Si desconoce el contenido de las filas o las columnas ocultas, cierre el Inspector de documento, muestre las filas o columnas ocultas y, a continuación, revise el contenido.

    • Este inspector no detecta formas, gráficos, controles, objetos ni controles de Microsoft ActiveX, imágenes ni gráficos SmartArt que puedan estar ubicados en columnas ocultas.

Hojas de cálculo ocultas

  • Hojas de cálculo ocultas

    Nota: Si las hojas de cálculo ocultas del libro contienen datos, puede cambiar los resultados de los cálculos o fórmulas del libro si las quita. Si desconoce el contenido de las hojas de cálculo ocultas, cierre el Inspector de documento, muestre las hojas de cálculo ocultas y, a continuación, revise el contenido.

Datos XML personalizados

  • Datos XML personalizados que se podrían almacenar en un libro

Contenido invisible

  • Objetos que no se ven puesto que su formato no es visible

    Nota: Este Inspector no detecta los objetos que ocultan otros objetos.

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Buscar y quitar los datos ocultos y la información personal de los libros

Puede usar el Inspector de documento para buscar y quitar los datos ocultos y la información personal de los libros de Excel creados en Office Excel 2007 y en versiones anteriores. Se recomienda usar el Inspector de documento antes de compartir una copia electrónica del libro, como los datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico.

  1. Abra el libro en el que desee buscar datos ocultos o información personal.

  2. Haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office , haga clic en Guardar como y, a continuación, escriba un nombre en el cuadro nombre de archivo para guardar una copia del libro original.

    Importante: Se recomienda usar el Inspector de documento en una copia del libro original puesto que no siempre se pueden restaurar los datos que quita este inspector.

  3. En la copia del libro original, haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office , seleccione Preparar y, a continuación, haga clic en Inspeccionar documento.

  4. En el cuadro de diálogo Inspector de documento, active las casillas para elegir los tipos de contenido oculto que desee que se inspeccionen. Para obtener más información sobre Inspectores individuales, vea información que puede buscar y quitar de los libros el Inspector de documento?

  5. Haga clic en Inspeccionar.

  6. Revise los resultados de la inspección en el cuadro de diálogo Inspector de documento.

  7. Haga clic en la opción Quitar todo situada junto a los resultados de la inspección de los tipos de contenido oculto que desee quitar del documento.

    Importante: 

    • Si quita el contenido oculto del documento, quizá no pueda restaurarlo si hace clic en el comando Deshacer.

    • Si quita filas, columnas u hojas de cálculo ocultas que contengan datos, puede cambiar los resultados de los cálculos o fórmulas del libro. Si desconoce el contenido de las filas, columnas u hojas de cálculo ocultas, cierre el Inspector de documento, muestre las filas, columnas u hojas de cálculo ocultas y, a continuación, revise el contenido.

    • No se pueden usar los inspectores para comentarios y anotaciones, Propiedades del documento e información Personal y encabezados y pies de página en un libro que se ha guardado como un libro compartido (pestañaRevisar, comando de Libro compartido ). Esto es porque los libros compartidos utilizan información personal para habilitar diferentes personas colaborar en el mismo libro. Para quitar esta información de un libro compartido, puede copiar el libro y, a continuación, anular su uso compartido. Para dejar de compartir un libro, en la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro. En la pestaña Edición, desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios al mismo tiempo.

    • Si desea quitar datos ocultos e información personal de hojas de cálculo que guardó en el formato de hoja de cálculo de OpenDocument (.ods), debe ejecutar el Inspector de documento cada vez que guarde la hoja de cálculo en este formato.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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