Bibliotecas de documentos de SharePoint IV: Sugerencias y trucos

Introducción

Documento que gira en un dedo

¿Utiliza su organización un sitio de Windows SharePoint Services 3.0 o utiliza Microsoft Office SharePoint Server 2007? ¿Utiliza bibliotecas de documentos para compartir archivos? Si es así, en este curso, el cuarto de una serie sobre bibliotecas de documentos de SharePoint, encontrará sugerencias útiles para trabajar en el explorador y en sus programas de Office 2007.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Descubrir algunas sugerencias sobre el explorador Web, por ejemplo, cómo registrarse para recibir alertas de correo electrónico o cómo mover, cambiar de nombre y eliminar archivos.

  • Descubrir algunas sugerencias sobre Microsoft Office Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007, por ejemplo, cómo modificar un archivo sin iniciar el explorador Web.

Este curso incluye:

  • Dos lecciones autoguiadas.

  • Una pequeña prueba (sin puntuación) al final de cada lección.

  • Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso.

Antes de realizar este curso, debe ser capaz de:

  • Agregar y modificar archivos de una biblioteca de SharePoint.

  • Proteger los archivos de una biblioteca de SharePoint.

O bien realice los cursos Bibliotecas de documentos I y Bibliotecas de documentos II.

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¿Utiliza su organización un sitio de Windows SharePoint Services 3.0 o utiliza Microsoft Office SharePoint Server 2007? ¿Utiliza bibliotecas de documentos para compartir archivos? Si es así, en este curso, el cuarto de una serie sobre bibliotecas de documentos de SharePoint, encontrará sugerencias útiles para trabajar en el explorador y en sus programas de Office 2007.

Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de este curso o vea la tabla de contenido. A continuación, haga clic en Siguiente para empezar la primera lección.

Sugerencias para trabajar en el explorador Web

[Untitled] Palabras clave escritas en el cuadro de búsqueda

Una animación que muestra cómo buscar archivos en una biblioteca.

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Empecemos con una sugerencia sobre cómo encontrar archivos más fácilmente. Suponga que está trabajando con esta biblioteca. Necesita un determinado archivo y sabe que el archivo contiene el nombre de Shu Ito. Pero no puede recordar qué archivo es.

Lleva demasiado tiempo abrir cada archivo uno por uno. Una manera mejor de buscar el archivo es utilizar el cuadro Buscar.

Haga clic en Reproducir para ver una animación que muestra cómo buscar archivos en una biblioteca. Nota: es posible que en algunas organizaciones esta característica esté deshabilitada.

Recibir alertas de correo electrónico sobre los cambios

[Untitled] Menú con el comando Enviarme alertas seleccionado

Una animación que muestra cómo registrarse para recibir alertas de correo electrónico.

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Si desea saber cuándo alguien modifica un archivo que le interesa, regístrese para recibir alertas. Cuando alguien cambie ese archivo, la biblioteca le enviará un mensaje de correo electrónico para notificarle el cambio. Haga clic en Reproducir para ver una animación sobre cómo configurar una alerta de correo electrónico para un archivo.

Enviar un vínculo a un archivo de biblioteca de documentos

[Untitled] Menú con el submenú Enviar a y el comando Enviar un vínculo por correo electrónico seleccionado

Una animación sobre cómo enviar un vínculo a un archivo de biblioteca.

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Necesita informar rápidamente a una persona de que ha agregado una nueva presentación de PowerPoint a la biblioteca de su equipo. Desea enviarle un mensaje de correo electrónico con un vínculo a la presentación. ¿Cómo se hace? Coloque el puntero sobre el archivo, haga clic en Enviar a y, a continuación, haga clic en Enviar un vínculo por correo electrónico. Haga clic en Reproducir para ver una animación de este proceso.

Cambiar el nombre de los archivos de la biblioteca de documentos

[Untitled] Menú con Editar propiedades seleccionado

Una animación sobre cómo cambiar el nombre de un archivo.

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Adentrémonos ahora en cuestiones prácticas y veamos cómo se cambia el nombre de un archivo. Suele hacer esta operación en Windows, ¿verdad? Bien, pues es probable que también tenga que hacerla en una biblioteca de documentos. Para ello, coloque el puntero sobre el archivo y haga clic en Editar propiedades. A continuación, cambie el nombre del archivo según precise. Haga clic en Reproducir para ver una animación de este proceso.

Crear una carpeta en una biblioteca de documentos

[Untitled] Menú Nuevo con una carpeta seleccionada

Una animación sobre cómo crear una carpeta en una biblioteca.

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Otra cuestión práctica que tendrá que saber es cómo crear carpetas. No hay duda de que necesitará hacerlo si desea que su biblioteca esté más organizada. Para crear una nueva carpeta, se utiliza el botón Nuevo. En esta animación, crearemos una carpeta para todas las presentaciones de esta biblioteca. Haga clic en Reproducir para ver este proceso en acción. ¿Le interesa saber cómo mover archivos a la nueva carpeta? En la página siguiente se lo explicamos.

Usar el Explorador de Windows para ver los archivos

[Untitled] Archivo moviéndose a una carpeta en la ventana Documentos compartidos

Una animación sobre cómo utilizar el Explorador de Windows para mover un archivo a una carpeta de una biblioteca.

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Trabajar con archivos en un explorador Web puede ser bastante tedioso. Cuando realice un gran número de tareas de administración de archivos, como crear carpetas, cambiar el nombre de los archivos, etc., es posible que eche de menos el Explorador de Windows. Lo mismo ocurre cuando se trabaja con una biblioteca en un explorador Web. Haga clic en Abrir en Windows Explorer en el menú Acciones. A continuación, verá los archivos y carpetas como suele verlos en su equipo. Aquí también es donde se mueven los archivos a otras carpetas, en caso de que lo necesite. Haga clic en Reproducir para ver cómo se hace.

Eliminar archivos y recuperarlos

[Untitled] Menú con la opción Eliminar seleccionada

Una animación sobre cómo eliminar un archivo y recuperarlo si es necesario.

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Hemos explicado cómo crear carpetas, cambiar el nombre de los archivos y mover archivos. Pero ¿cómo se elimina un archivo? Coloque el puntero sobre el archivo y, a continuación, haga clic en Eliminar en el menú que se abre. El archivo se colocará en la Papelera de reciclaje. Normalmente, los archivos almacenados en la Papelera de reciclaje durante más de 30 días se eliminan automáticamente. Pero su administrador puede cambiar esta configuración. Haga clic en Reproducir para ver una animación sobre cómo eliminar un archivo y utilizar la Papelera de reciclaje.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

¿Cómo se cambia el nombre de un archivo que está almacenado en una biblioteca?

Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Guardar como y guarde el archivo con un nombre diferente.

Incorrecto. Si hiciera esto, no cambiaría el nombre del archivo, sino que lo guardaría como un archivo distinto. Y no hay ninguna razón para realizar todo este proceso cuando lo único que se quiere cambiar es el nombre. Inténtelo de nuevo.

Coloque el puntero sobre el nombre del archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, después, haga clic en Editar propiedades.

Correcto. Ésta es la manera de cambiar el nombre de un archivo en una biblioteca de SharePoint.

Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Servidor.

No, no es correcto. El submenú Servidor es fantástico, pero no tiene un comando para cambiar el nombre. Inténtelo de nuevo.

Coloque el puntero sobre el nombre del archivo en la biblioteca, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.

Se podría pensar que ésta es la forma de cambiar el nombre de un archivo, pero no es el caso. Inténtelo de nuevo.

¿Cómo se elimina un archivo que está almacenado en una biblioteca?

Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y luego en Eliminar.

No, no es correcto. No hay ningún comando Eliminar aquí. Inténtelo de nuevo.

Coloque el puntero sobre el nombre del archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, después, haga clic en Enviar a la Papelera de reciclaje.

Se aproxima, pero no es exactamente eso. Hay una Papelera de reciclaje, pero ésas no son las opciones que tiene que seleccionar.

Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Servidor y, a continuación, haga clic en Enviar a la Papelera de reciclaje.

Incorrecto. No puede eliminar un archivo mediante el submenú Servidor. Inténtelo de nuevo.

Coloque el puntero sobre el nombre del archivo en la biblioteca, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Sí, es correcto. El archivo se elimina en el explorador Web y no dentro del programa utilizado para modificarlo.

La única manera de mover un archivo de una carpeta a otra es utilizar el Explorador de Windows.

Verdadero. Ésta es la única manera de hacerlo.

Sí, esta afirmación es correcta. Para utilizar el Explorador de Windows, vaya a su biblioteca. En el menú Acciones, haga clic en Abrir en Windows Explorer.

Falso. También puede colocar el puntero sobre el archivo, hacer clic en la flecha abajo, hacer clic en Enviar a y, a continuación, hacer clic en Otra ubicación.

Incorrecto, aunque esta última respuesta es un poco maliciosa. Es verdad que puede utilizar el comando Enviar a para enviar una copia del archivo (repetimos: una copia del archivo), pero no es la forma de mover el archivo de un lugar a otro.

Si elimina un archivo por error, ¿qué tiene que hacer para recuperarlo?

En la parte inferior izquierda de la página, haga clic en el vínculo de la Papelera de reciclaje.

Sí, correcto. Muchas personas piensan que una vez eliminado un archivo, desparece para siempre. Pero no olvide que ahí está la Papelera de reciclaje, por si la necesita.

En la parte inferior derecha de la página, haga clic en el vínculo de la Papelera de reciclaje.

No, no es correcto. Ahí no está la Papelera de reciclaje. Inténtelo de nuevo.

En la parte inferior izquierda de la página, haga clic en el vínculo de Elementos eliminados.

Incorrecto. Este vínculo tiene otro nombre. Vuelva a intentarlo.

En la parte inferior derecha de la página, haga clic en el vínculo de Elementos eliminados.

Incorrecto. Este vínculo tiene otro nombre. Vuelva a intentarlo.

Sugerencias para trabajar en Word, Excel y PowerPoint 2007

[Untitled] Dirección URL escrita en el cuadro de diálogo Abrir

Una animación sobre cómo abrir un archivo de biblioteca desde Word, Excel y PowerPoint 2007.

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Ahora le mostraremos cómo modificar un archivo sin tener que abrir el explorador Web. Puede utilizar el comando Abrir al igual que para los documentos de su equipo. En lugar de desplazarse a una carpeta de su equipo, puede escribir la dirección URL de la biblioteca. Haga clic en Reproducir para ver una animación sobre cómo abrir un archivo de biblioteca desde PowerPoint.

Nota    Si no sabe la dirección URL de la biblioteca, pida a la persona a cargo del sitio que se la proporcione.

Descubra los comandos de biblioteca de documentos de su programa

Menú del botón de Microsoft Office, submenú Servidor, comando Desproteger y comando Ver historial de versiones

En el menú del botón de Microsoft Office, haga clic en el submenú Servidor para ver los comandos de biblioteca.

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Si tiene un archivo de biblioteca de documentos abierto como de sólo lectura y necesita desprotegerlo o protegerlo, puede hacerlo sin utilizar el explorador Web. Simplemente haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Servidor y verá los comandos que aquí se muestran.

Nota    El submenú Servidor sólo aparece cuando tiene un archivo abierto que está en una biblioteca, pero no si el archivo se encuentra en su equipo local.

Sepa siempre dónde se encuentra un archivo

[Untitled] El cuadro Ubicación del documento aparece después de personalizar las opciones de Excel

Una animación sobre cómo agregar Ubicación del documento a la parte superior de la ventana del programa de Word, Excel y PowerPoint 2007.

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Eche una mirada a esta hoja de cálculo. ¿Puede saber en qué biblioteca se encuentra? No, no puede. ¿Sería útil saberlo? Lo sería, sobre todo si trabaja con más de una biblioteca.

Para averiguar la ubicación de un documento, puede agregar el comando Ubicación del documento a Word, Excel y PowerPoint 2007. Esta operación se realiza mediante la ventana Opciones de cada programa. Cuando termine, la ubicación del documento siempre aparecerá en la parte superior. Haga clic en Reproducir para ver una animación de cómo se hace.

Enviar un archivo por correo electrónico a una biblioteca

Archivo adjunto a un mensaje de correo electrónico, mensaje que se va a enviar y archivo agregado a la biblioteca

Algunas bibliotecas pueden aceptar mensajes de correo electrónico entrantes.

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Aquí encontrará otra gran sugerencia, aunque ésta no se limita a Word, Excel y PowerPoint 2007. Ésta es una sugerencia que puede utilizar con cualquier programa de correo electrónico. Sin embargo, sólo funciona si la persona a cargo de su sitio ha configurado la biblioteca para que acepte mensajes de correo electrónico entrantes.

Así es cómo funciona. Adjunta un documento a un mensaje de correo electrónico y envía el mensaje a una biblioteca de documentos. Los datos adjuntos se agregarán automáticamente a la biblioteca, como se muestra aquí. Para averiguar si su biblioteca acepta mensajes de correo electrónico entrantes, pregunte a la persona a cargo del sitio. Si los acepta, consiga la dirección de correo electrónico de la biblioteca, y eso es todo.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

¿Cómo se abre un archivo de biblioteca mediante Word, Excel o PowerPoint 2007?

Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Servidor y, a continuación, haga clic en Abrir.

No, no es correcto. El comando Servidor está ahí, eso está claro. Pero no puede hacer clic en Abrir en ese comando. Inténtelo de nuevo.

Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y luego en Servidor. Haga clic en Mis sitios de red a la izquierda y, a continuación, haga doble clic en la biblioteca en la parte derecha.

Incorrecto. Aunque Mis Sitios de red es una opción muy útil, no se llega a ella de esta forma. Inténtelo de nuevo.

Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Abrir, escriba la dirección URL de la biblioteca y, a continuación, haga doble clic en el archivo que desee.

Correcto. Y tenga en cuenta que Mis Sitios de red está disponible a la izquierda cuando realiza esta operación. Haga clic en esta opción y verá sitios de red recientes, incluidas sus bibliotecas de SharePoint.

Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Abrir, escriba la dirección URL del sitio y, a continuación, haga doble clic en el archivo que desee.

Incorrecto. Necesita avanzar un poco más o cambiar ligeramente la dirección URL. Inténtelo de nuevo.

¿Cómo se desprotege un archivo desde Word, Excel o PowerPoint 2007?

Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Abrir, escriba la dirección URL de la biblioteca y, a continuación, haga clic con el botón secundario del mouse en el archivo y elija Desproteger.

Incorrecto. Ésta es una buena manera de abrir un archivo para modificarlo. Pero no puede protegerlo de esta forma. Inténtelo de nuevo.

Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Servidor, escriba la dirección URL de la biblioteca y, a continuación, haga clic con el botón secundario del mouse en el archivo y elija Desproteger.

No, no es correcto. No puede escribir una dirección URL después de hacer clic en el submenú Servidor. Tampoco puede hacer clic con el botón secundario del mouse en un archivo y elegir Desproteger. Inténtelo de nuevo.

Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Servidor y, a continuación, haga clic en Desproteger.

Correcto. Ahí es donde puede tener acceso al comando Desproteger desde Word, Excel o PowerPoint 2007.

Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Servidor y, a continuación, haga clic en Administración de documentos.

Incorrecto. Puede tener acceso al panel de tareas Administración de documentos de esta manera, pero ese panel no contiene una opción para desproteger el archivo. Sin embargo, tiene otros elementos que son útiles para trabajar con bibliotecas de documentos. Inténtelo de nuevo.

Para ver la ubicación de un archivo de SharePoint, haga clic en el menú Archivo y, a continuación, haga clic en Propiedades. No es fácil de recordar, pero es la única forma.

Verdadero.

Incorrecto. Puede agregar el comando Ubicación del documento a la parte superior de Word, Excel o PowerPoint 2007. Vea la animación al principio de este curso o la Tarjeta de referencia rápida al final.

Falso.

Correcto. Puede agregar el comando Ubicación del documento a la parte superior de Word, Excel o PowerPoint 2007. Vea la animación al principio de este curso o la Tarjeta de referencia rápida al final.

Puede adjuntar un archivo a un mensaje de correo electrónico y ese archivo se agregará automáticamente a la biblioteca, independientemente de cómo se haya configurado la biblioteca.

Verdadero.

Incorrecto. Esta afirmación no es verdadera. La persona a cargo del servidor del sitio debe configurar la biblioteca para que acepte mensajes de correo electrónico entrantes.

Falso.

Sí, esta afirmación es falsa. Hay un procedimiento de configuración especial que el administrador del servidor debe realizar para que una biblioteca reciba datos adjuntos de correo electrónico.

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Vea también:

Abrir un archivo de una biblioteca en Microsoft® Office Word, Excel® o PowerPoint® 2007

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba la dirección URL de su biblioteca.

    Nota    Asegúrese de escribir únicamente la parte de la dirección URL necesaria (todo lo que aparece delante de Forms/AllItems.aspx).

  3. Haga doble clic en el archivo que desea abrir.

Desproteger un archivo de una biblioteca utilizando Word, Excel o PowerPoint 2007

  1. Abra primero el archivo. Haga clic en su nombre en la biblioteca y, a continuación, haga clic en Sólo lectura.

  2. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Servidor y, a continuación, haga clic en Desproteger.

Agregar el comando Ubicación del documento a la parte superior de Word, Excel o PowerPoint 2007

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Nombre del programa y, a continuación, haga clic en Personalizar.

  2. En la lista Comandos disponibles en, seleccione Todos los comandos.

  3. Haga clic en Ubicación del documento y luego en Agregar.

Registrarse para recibir alertas de correo electrónico sobre un documento

  1. Vaya a la página que contiene la lista o biblioteca con el elemento de lista o archivo para el que desea agregar una alerta.

  2. Coloque el puntero sobre el archivo, haga clic en la flecha abajo y, a continuación, haga clic en Enviarme alertas.

  3. En la sección Enviar alertas a, confirme que la dirección de correo electrónico de destino es correcta.

  4. En la sección Enviar alertas sobre estos cambios, especifique si desea recibir una notificación cuando el elemento o el archivo cambie o se elimine, o haga clic en Todos los cambios para recibir una notificación cuando se produzca cualquier tipo de cambio.

  5. En la sección Cuándo enviar alertas, haga clic en una opción que indique la frecuencia con la que desea recibir notificaciones de los cambios.

  6. Haga clic en Aceptar.

Enviar a una persona un vínculo a un archivo de biblioteca

  1. Coloque el puntero sobre el nombre del archivo, haga clic en la flecha abajo y, después, haga clic en Enviar a.

  2. Haga clic en Enviar un vínculo por correo electrónico.

    Se iniciará su programa de correo electrónico y aparecerá un mensaje con el vínculo al archivo.

Cambiar el nombre de un archivo

  1. Coloque el puntero sobre el nombre del archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, después, haga clic en Editar propiedades.

  2. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el archivo.

  3. Haga clic en Aceptar.

Crear una carpeta en una biblioteca

  1. Vaya a la biblioteca utilizando el explorador Web.

  2. En el menú Nuevo, haga clic en Nueva carpeta.

    Nota     La persona que creó la biblioteca puede haber especificado que no se creen carpetas en la biblioteca. Si es así, el comando Nueva carpeta no estará disponible.

  3. Escriba un nombre para la carpeta y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Utilizar el Explorador de Windows para mover los archivos y otras operaciones

  1. En el menú Acciones, haga clic en Abrir en Windows Explorer.

  2. Aquí puede mover archivos de una carpeta a otra. También puede copiar, pegar, cambiar de nombre y arrastrar y colocar archivos utilizando esta ventana.

    Nota    Es posible que tenga que actualizar la biblioteca para ver los archivos que se han movido o cuyo nombre se ha cambiado recientemente.

Cómo eliminar un archivo

  1. Coloque el puntero sobre el nombre del archivo, haga clic en la flecha abajo y, después, haga clic en Eliminar.

  2. Haga clic en Aceptar.

Recuperar un archivo eliminado de la Papelera de reciclaje

  1. En la esquina inferior izquierda de la página, haga clic en Papelera de reciclaje.

  2. Seleccione el archivo o archivos que desea restaurar.

  3. A continuación, haga clic en Restaurar selección en la parte superior de la lista de archivos.

    Nota    Es posible que tenga que actualizar la biblioteca para ver el archivo que acaba de restaurar.

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