Bibliotecas de documentos de SharePoint II: Organizar y configurar una biblioteca

Información general

Icono de carpeta Organice una biblioteca de documentos de SharePoint para carpetas y columnas. Es más, aprenda configurar un historial de versiones de SharePoint y a cómo conceder permisos a los usuarios para los sitios de SharePoint.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Cree carpetas para organizar archivos en una biblioteca de documentos de SharePoint.

  • Cree columnas para realizar un seguimiento, ordenar y filtrar con más facilidad los archivos en una biblioteca de documentos de SharePoint.

  • Configure un historial de versiones de SharePoint, consulte las versiones anteriores y restaure las versiones más antiguas.

  • Conceda permisos a usuarios que necesitan tener acceso a la biblioteca de SharePoint.

Este curso incluye:

  • Lección autoguiada.

  • Tarjeta de referencia rápida que se puede imprimir al finalizar el curso.

Ya sabe cómo ver, agregar, editar y eliminar archivos de una biblioteca. Para obtener un curso sobre los aspectos básicos, consulte Bibliotecas de documentos de SharePoint I: Introducción.

Versión sin conexión (36.9 MB)

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Introducción

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Cómo utilizar carpetas

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Cómo utilizar columnas

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Sugerencia: utilizar carpetas y columnas de forma conjunta

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Cómo utilizar un historial de versiones

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Cómo conceder permisos

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Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Vea también

Crear carpetas

De forma predeterminada, el comando Nueva carpeta aparece en las bibliotecas. El propietario de una biblioteca o un usuario con permisos de diseño para la biblioteca pueden determinar si el comando Nueva carpeta se muestra o no al modificar la configuración avanzada de la lista.

  1. Vaya al sitio que contiene la lista o biblioteca a la cual desea agregar la carpeta.

  2. Haga clic en el nombre de la biblioteca en Inicio rápido o haga clic en Acciones del sitio, en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, en la sección Bibliotecas adecuada, haga clic en el nombre de la biblioteca.

  3. En la cinta de opciones, en la sección Herramientas de bibliotecas, haga clic en la pestaña Documentos y, a continuación, en el grupo Nuevo, haga clic en Nueva carpeta.

  4. En el cuadro de diálogo Nueva carpeta, escriba un nombre de carpeta en el cuadro Nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Nota Para cambiar el nombre de la carpeta más adelante, seleccione el nombre de la carpeta y después en la cinta de opciones, en las sección Herramientas de bibliotecas, pestaña Documentos, grupo Administrar, haga clic en Editar propiedades y cambie el nombre de la carpeta en el cuadro Nombre.

Agregar columnas del sitio a la biblioteca

  1. Si la lista o biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido. Si el nombre de la lista o biblioteca no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca. El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, si la lista es un calendario, el nombre de la pestaña es Calendario.

  3. En el grupo Configuración, haga clic en Configuración de la lista o en Configuración de biblioteca.

    Configuración de la lista

  4. En la página Configuración de la lista o Configuración de biblioteca, en la sección Columnas, haga clic en Agregar desde columnas de sitio existentes.

  5. En la página Agregar columnas desde sitio, en la sección Seleccionar columnas, seleccione Columnas de sitio disponibles y, a continuación, haga clic en Agregar.

    Cuando seleccione una columna en Columnas de sitio disponibles, aparecerán el grupo en el que está la columna y una descripción si están disponibles.

    Agregar columna de sitio

  6. Para agregar la columna a la vista predeterminada, que los usuarios del sitio ven automáticamente al abrir una lista o biblioteca por primera vez, asegúrese de que la opción Agregar a la vista predeterminada está activada.

    Según el tipo de lista o biblioteca, puede haber más opciones de configuración en la sección Opciones. Seleccione las opciones adicionales que desee.

  7. Haga clic en Aceptar.

Configurar el historial de versiones

  1. Desplácese hasta la biblioteca en la que planea trabajar. Si el nombre de la biblioteca no aparece en el panel Inicio rápido, haga clic en Todo el contenido del sitio y, a continuación, seleccione el nombre de su biblioteca.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo Herramientas de bibliotecas, haga clic en la pestaña Biblioteca.

  3. Haga clic en Configuración de biblioteca Botón Configuración de biblioteca en la cinta de la biblioteca de SharePoint Foundation.

  4. En la página Configuración de biblioteca, en Configuración general, haga clic en Configuración de versiones. Se abrirá el cuadro de diálogo Configuración de versiones.

  5. En la sección Historial de versiones de documento, seleccione una de las opciones siguientes:

    • Crear versiones principales: si la selecciona, puede establecer un límite en el número de versiones principales.

    • Crear versiones principales y secundarias (borradores): si la selecciona, puede establecer un límite en el número de versiones principales y en el número de versiones de las cuales desea conservar borradores.

  6. Opcional: limite el número de versiones que desee conservar.

    • Si desea limitar el número de versiones que se conservan en la biblioteca, active la casilla de verificación Mantener el siguiente número de versiones principales. De lo contrario, no la active. En el cuadro que aparece justo debajo de la casilla de verificación, escriba el número de versiones que desee conservar.

    • Si desea limitar el número de borradores que desea conservar, active la casilla de verificación Mantener borradores para el siguiente número de versiones principales. Esta opción está disponible solo cuando está seleccionada la opción Crear versiones principales y secundarias (borradores). En el cuadro que aparece justo debajo de la casilla de verificación, escriba el número de versiones de las cuales desee conservar borradores.

  7. Opcional: determine a qué usuarios se les debe permitir ver elementos de borrador en la biblioteca de documentos. En la sección Seguridad de borrador de elemento, seleccione una de las siguientes opciones.

    • Cualquier usuario que pueda leer elementos. Selecciónela para permitirle el acceso a cualquier persona que tenga permisos de lectura en el sitio. Esta opción está disponible cuando Crear versiones principales y secundarias (borradores) está activada en la sección Historial de versiones de documento.

    • Sólo los usuarios que puedan editar elementos. Selecciónela para restringir la vista de borradores a aquellas personas que tengan permisos de edición. Esta opción está disponible cuando Crear versiones principales y secundarias (borradores) está activada en la sección Historial de versiones de documento.

    • Sólo los usuarios que puedan aprobar elementos (y el autor del elemento). Selecciónela para restringir la vista solo al autor original del elemento y a aquellos usuarios que tengan permisos para aprobar elementos en la biblioteca. Esta opción está disponible cuando la sección Aprobación del contenido está establecida en .

  8. Opcional: determine si desea requerir la desprotección en esta biblioteca. La opción predeterminada es que no se requiera. Si desea cambiar la opción predeterminada, seleccione en la sección Requerir desprotección.

  9. Para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la página Configuración de la biblioteca de documentos, haga clic en Aceptar.

Se aplica a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010



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