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Bibliotecas de documentos de SharePoint II: Desprotección de archivos

Introducción

Icono de desprotección

¿Utiliza su organización un sitio de Windows SharePoint Services 3.0 o utiliza Microsoft Office SharePoint Server 2007? En ese caso, debe realizar este segundo curso sobre bibliotecas de documentos. Aprenderá a desproteger un archivo para que sólo usted pueda trabajar en él. Aprenderá también a proteger archivos y otros detalles que le resultarán útiles.

¿No tiene la versión de Office 2007? Puede descargar una versión gratuita de prueba de 60 días o comprarla ahora.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Descubra por qué querría proteger y desproteger un archivo.

  • Desproteja y proteja un archivo.

  • Descubra dónde se almacena un archivo cuando se desprotege.

Este curso incluye:

  • Una lección autoguiada.

  • Una pequeña prueba (sin puntuación) al final de cada lección.

  • Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso.

Deber ser capaz de agregar y modificar archivos en una biblioteca de SharePoint, o debe realizar el curso Bibliotecas de documentos de SharePoint I: Introducción al uso compartido de archivos.

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¿Utiliza su organización un sitio de Windows SharePoint Services 3.0 o utiliza Microsoft Office SharePoint Server 2007? En ese caso, debe realizar este segundo curso sobre bibliotecas de documentos. Aprenderá a desproteger un archivo para que sólo usted pueda trabajar en él. Aprenderá también a proteger archivos y otros detalles que le resultarán útiles.

Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de este curso o vea la tabla de contenido. A continuación, haga clic en Siguiente para empezar la primera lección.

Cómo desproteger y proteger archivos

Manos intentando alcanzar archivos de una biblioteca

La desprotección es importante cuando las bibliotecas presentan mucha actividad.

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Cuando usted y sus compañeros de trabajo se acostumbren a trabajar con una biblioteca de SharePoint, observará una actividad incesante. Todos abrirán y modificarán archivos en todo momento y, a consecuencia de ello, es posible que surja cierta confusión si algunas personas intentan modificar un archivo al mismo tiempo.

Como se explicó en el curso Bibliotecas de documentos de SharePoint I: Introducción al uso compartido de archivos, siempre tiene que hacer clic en el nombre de archivo y elegir Modificar. Pero en situaciones de mucha actividad como éstas, si necesita trabajar en un archivo durante más de 15 minutos, es recomendable que desproteja el archivo previamente. De esta forma, el archivo quedará reservado para su uso y los demás no podrán modificarlo mientras trabaja en él.

Hay otras ventajas, que se explican en este curso.

Haga clic en Siguiente para conocerlo todo sobre la desprotección.

El proceso completo

Archivo desprotegido para una persona, archivo en el que se está trabajando, archivo protegido

Cómo funciona la desprotección

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¿Cómo funciona la desprotección de un archivo para que éste se pueda utilizar en Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007? Aquí encontrará una explicación completa.

1. Desproteja el archivo. En ese momento, el archivo quedará reservado para que sólo usted pueda trabajar en él.

2. Modifique y guarde el archivo. El archivo se modifica haciendo clic en su nombre de archivo en la biblioteca. Una vez abierto, trabaje en él y guárdelo tantas veces como sea necesario. Sin embargo, cuando lo guarde, los demás aún no podrán ver sus cambios.

3. Proteja el archivo. Al proteger el archivo, los demás verán sus cambios y podrán modificarlo.

Cómo desproteger y proteger archivos

[Untitled] Mensaje en el que se le pide al usuario que proteja el archivo después de cerrarlo

Una animación sobre cómo desproteger un archivo.

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Para desproteger un archivo para poder usarlo en Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007, coloque el puntero sobre el nombre de archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Desproteger. A continuación, modifique el archivo haciendo clic en su nombre. Cuando cierre el archivo, se le pedirá que lo proteja.

Pero veamos todo esto en acción. Elena García necesita modificar este documento de estrategia de marketing de Contoso. Como otras personas podrían intentar modificar el documento al mismo tiempo, decide desprotegerlo antes de modificarlo. Haga clic en Reproducir para ver cómo se hace.

Dónde se encuentra el archivo

Puntero haciendo clic en el comando Proteger y luego en la casilla de verificación Usar mi carpeta local de borradores

La casilla de verificación Usar mi carpeta local de borradores determina dónde se encuentra el archivo.

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Tal vez se pregunte "¿Dónde se encuentra el archivo mientras está desprotegido?" Buena pregunta.

Si activa la casilla de verificación Usar mi carpeta local de borradores, mostrada en esta imagen, el archivo se almacenará en su equipo. En breve indicaremos la ubicación exacta.

Si no activa esta casilla de verificación, el archivo permanecerá en el servidormientras está desprotegido.

En cualquier caso, el archivo estará reservado para su uso y los demás nopodrán ver sus cambios hasta que lo proteja. Sin embargo, de las dos opciones, le recomendamos que active la casilla Usar mi carpeta local de borradores. ¿Por qué? Haga clic en Siguientepara descubrirlo.

Desprotección utilizando la carpeta SharePoint Drafts

Archivo desprotegido en una carpeta, archivo en el que se está trabajando, archivo protegido

Desprotección utilizando la carpeta SharePoint Drafts.

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Esto es lo que ocurre al activar la casilla de verificación Usar mi carpeta local de borradores:

1. Al desproteger el archivo, éste se almacenará en una carpeta de su equipo. Si utiliza Microsoft Windows XP, se desprotege en Mis documentos\My SharePoint Drafts. Y en Windows Vista, se desprotege en Documentos\SharePoint Drafts. Esto puede ser muy útil cuando utiliza un portátil. Puede trabajar con el archivo mientras está de viaje, aunque no tenga una conexión a la biblioteca a través de Internet.

2. Al modificar y guardar el archivo, los cambios se guardarán en la carpeta Borradores y no en la biblioteca. Además, observará que el archivo se guarda mucho más rápido, porque no lo guarda a través de una conexión a Internet.

3. Cuando proteja el archivo, los demás verán sus cambios, y el archivo estará disponible para que otras personas trabajen en él.

En resumen, le recomendamos que active la casilla Usar mi carpeta local de borradores, porque podrá viajar con el archivo y se guardará más rápidamente.

Para los usuarios de Windows Vista

Mensaje de error de Windows Vista en el que se indica que no es posible proteger archivos en la carpeta local de borradores

Los usuarios de Windows Vista recibirán probablemente un mensaje de error al activar la casilla de verificación Usar mi carpeta local de borradores.

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Una cosa que los usuarios de Windows Vista deben saber es que si intentan activar la casilla de verificación Usar mi carpeta local de borradores, podría aparecer este mensaje de error.

Puede hacer clic en Aceptar y desproteger el archivo. Pero no se desprotegerá en su carpeta SharePoint Drafts. Esto significa que no podrá disfrutar de la ventaja de editar el archivo sin conexión, sino que necesitará una conexión constante a la biblioteca a través de Internet para modificar el archivo.

Si confía en la biblioteca con la que trabaja (por ejemplo, si es una biblioteca de su empresa y confía en los archivos que están almacenados allí), puede agregar la dirección URL del sitio Web de SharePoint a su lista de sitios de confianza en Internet Explorer. De esta forma, desaparecerá este mensaje de error para el sitio. En la Tarjeta de referencia rápida disponible al final de este curso encontrará información al respecto.

Otra manera de proteger un archivo

Haciendo clic en el comando Proteger

Otra manera de proteger un archivo.

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Probablemente habrá observado que en la animación se le pide a Elena que proteja el archivo después de cerrarlo, lo cual resulta bastante cómodo. Sin embargo, si desprotege un archivo en su carpeta local de borradores, y no tiene una conexión a su biblioteca a través de Internet, no se le pedirá que proteja el archivo.

¿Qué hacer en esta situación? Fácil: protéjalo cuando se restablezca la conexión a su biblioteca a través de Internet, por ejemplo, cuando vuelva a la oficina. Y para ello utilizará su explorador Web. Coloque el puntero sobre el archivo en la biblioteca de documentos, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Proteger.

Nota    También podría abrir el archivo cuando esté de vuelta en la oficina y, a continuación, cerrarlo. En ese momento, se le pedirá que lo proteja.

Importante    No aparecerá ningún aviso automáticamente para recordarle que debe proteger el archivo, por lo que debe acordarse de hacerlo cuando vuelva a la oficina.

Qué ven las demás personas cuando un archivo está desprotegido

Cursor que señala al icono de desprotección, Información en pantalla que muestra que Elena García ha desprotegido el archivo

Un icono de desprotección aparece cuando alguien desprotege un archivo. Coloque el puntero sobre el icono para ver quién lo ha desprotegido.

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¿Qué ven las demás personas cuando un archivo está desprotegido? Ven el icono de desprotección del archivo: un cuadrado verde con una flecha blanca. En la imagen, puede ver que el archivo Estrategia de marketing de Contoso está desprotegido. Si coloca el mouse (ratón) sobre un icono de desprotección, puede ver para quién se ha desprotegido. En este caso, Elena García tiene el archivo desprotegido.

¿Qué ocurre si una persona intenta modificar este archivo de alguna manera? Recibirá el mensaje "Archivo en uso" en el que se explica que el archivo está bloqueado por Elena. Podrá abrirlo como de sólo lectura, pero verá la versión del archivo anterior a la versión en la que está trabajando Elena.

Si cambia de opinión

Haciendo clic en el comando Descartar desprotección

Cómo descartar un archivo que se ha desprotegido.

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Suponga que desprotege un archivo y trabaja en él durante un rato. A continuación, se da cuenta de que los cambios que ha hecho no son tan buenos como pensaba y le gustaría recuperar el archivo tal como estaba antes de protegerlo. Eso se puede hacer fácilmente sin tener que deshacer todos los cambios del documento.

¿Cómo? Descarte la desprotección. Sólo tiene que colocar el puntero sobre el archivo, hacer clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, hacer clic en Descartar desprotección. El archivo volverá al estado que tenía antes de desprotegerlo.

Algunas bibliotecas requieren desprotección

Puntero haciendo clic en un archivo, comando Desproteger y editar

Este cuadro de diálogo sufre un pequeño cambio si una biblioteca requiere desprotección.

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A veces, las personas a cargo de un sitio configuran una biblioteca para que siempre sea necesario desproteger los archivos. ¿Cómo sabe si esto es así? Al intentar modificar el archivo observará un pequeño cambio. Verá que la opción para modificar el archivo ha cambiado a Desproteger y editar.

Esta configuración es habitual en muchas organizaciones. De hecho, es posible que su empresa tenga bibliotecas configuradas de este modo, y haya estado desprotegiendo archivos sin darse cuenta.

Su versión es importante

Página principal del sitio de SharePoint

Un ejemplo típico de un sitio de Windows SharePoint Services 3.0 u Office SharePoint Server 2007.

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Recuerde que este curso trata sobre cómo funcionan las bibliotecas en Windows SharePoint Services 3.0 y Microsoft Office SharePoint Server 2007. Si desprotege un archivo utilizando una versión anterior, es posible que las cosas sucedan de otra forma.

¿Cómo sabe qué versión tiene? Es una pregunta habitual. Pregunte a la persona a cargo del sitio. Si usted es la persona encargada, pregunte a la persona que configuró el servidor. Probablemente trabaje en el departamento de IT.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

¿Cuál de las siguientes es una buena razón para desproteger un archivo?

Cuando necesita realizar un cambio rápido en un archivo que le va a llevar menos de cinco minutos.

No, no es correcto. Si está seguro de que sólo tardará unos minutos, no necesita desprotegerlo. Inténtelo de nuevo.

Cuando necesita realizar una corrección rápida en un archivo que sólo le va a llevar cinco segundos.

No, no es correcto. Si está seguro de que va a trabajar en un archivo sólo durante unos segundos, no necesita desprotegerlo. Inténtelo de nuevo.

Cuando desea asegurarse de que los demás pueden seguir modificando el documento mientras usted lo tiene abierto.

No, justo lo contrario. Inténtelo de nuevo.

Cuando necesita realizar un cambio en el archivo que le va a llevar más de 15 minutos.

Correcto. Ésta es la situación exacta en la que se debe utilizar la desprotección.

¿Cuál de las siguientes le parece una buena razón para desproteger un archivo?

Cuando debe asegurarse de que sólo usted puede realizar cambios en él hasta que lo proteja.

Correcto. La desprotección reserva el archivo para usted de forma que nadie más pueda cambiarlo mientras está trabajando en él.

Cuando deba asegurarse de que sólo su jefe puede realizar cambios en el archivo hasta que él o ella lo proteja.

No, la desprotección es algo que le atañe a usted y no a otras personas. Inténtelo de nuevo.

Cuando necesita examinar detenidamente el archivo sin necesidad de realizar ningún cambio.

Incorrecto. Siga intentándolo.

Cuando desea que varias personas puedan modificar simultáneamente el archivo justo en el mismo segundo.

Incorrecto. Desgraciadamente, no es posible que varias personas cambien un archivo exactamente al mismo tiempo. Inténtelo de nuevo.

Enrique tiene Windows XP y utiliza una biblioteca que tiene la dirección URL siguiente:

http://contoso/sales/pricesheets/

Cuando desprotege una hoja de cálculo, selecciona Usar mi carpeta local de borradores.

¿Dónde estará almacenado el archivo mientras se encuentra desprotegido?

http://contoso/sales/pricesheets/pricesheets.

Incorrecto. Aquí es donde se almacenaría si no hubiera activado la casilla de verificación Usar mi carpeta local de borradores. Inténtelo de nuevo.

http://contoso/spreadsheets/SharePoint%20Drafts.

Incorrecto. El archivo no se desprotege en el servidor; se desprotege en otra ubicación. Inténtelo de nuevo.

Mis documentos\SharePoint Drafts.

Correcto.

Documentos\SharePoint Drafts.

No, no es correcto, pero se aproxima. Aquí es donde se almacenaría el archivo si Enrique utilizara Windows Vista. Inténtelo de nuevo.

¿Cuál de las siguientes es una forma de proteger un archivo en Word 2007?

Cerrar el archivo.

Correcto. Consiste simplemente en cerrar el archivo. A continuación, se le pedirá que proteja el archivo. Eso si tiene una conexión a la biblioteca a través de Internet.

Hacer clic en Proteger en el menú Archivo.

No, no es correcto. Se protege de otra forma. Inténtelo de nuevo.

Hacer clic con el botón secundario del mouse en el archivo en SharePoint Drafts y, a continuación, hacer clic en Proteger cuando se le pida.

Incorrecto. Si hiciera doble clic en un archivo en la carpeta SharePoint Drafts, el archivo se abriría y podría trabajar en él, pero no se le pediría que lo protegiera al hacer clic con el botón secundario del mouse en él. Inténtelo de nuevo.

Hacer doble clic en el archivo en la carpeta SharePoint Drafts.

Incorrecto. Puede hacer doble clic en un archivo en SharePoint Drafts si lo desea. En ese caso, el archivo se abriría y podría trabajar en él, guardarlo, etc., pero no es ésa la forma de protegerlo. Inténtelo de nuevo.

Ha desprotegido un archivo en su portátil. Estuvo de viaje y después volvió al trabajo, donde se restableció su conexión a la biblioteca a través de Internet. ¿Cuál de las siguientes es una forma de proteger el archivo?

En el explorador Web, vaya a la biblioteca. Coloque el puntero sobre el nombre de archivo, haga clic en la flecha abajo y haga clic en Proteger en el menú.

Correcto. Ésta es la manera de proteger un archivo después de haber trabajado en él sin conexión.

En Word, vaya a la ficha Inicio. Coloque el puntero sobre el nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Proteger.

No, incorrecto. El comando Proteger no está disponible en la ficha Inicio. Inténtelo de nuevo.

En Windows, haga clic con el botón secundario del mouse en el archivo en SharePoint Drafts y, a continuación, haga clic en Proteger.

Incorrecto. El comando Proteger no está disponible allí. Inténtelo de nuevo.

En Windows, haga doble clic en el archivo en la carpeta SharePoint Drafts.

Incorrecto. El comando Proteger está disponible en alguna otra parte, pero no en SharePoint Drafts. Inténtelo de nuevo.

Utiliza Windows Vista y aparece un mensaje de error al desproteger un archivo. En el mensaje de error se explica que no puede utilizar su carpeta local de borradores. Para eliminar este mensaje de error, podría agregar el sitio a:

Su lista de favoritos terciarios.

Incorrecto. No existe tal cosa. Inténtelo de nuevo.

Su lista de sitios de confianza.

Sí, eso es. Para saber cómo hacerlo, consulte la Tarjeta de referencia rápida al final de este curso.

Sus favoritos o marcadores, dependiendo del explorador que utilice.

Incorrecto. Siempre es una buena idea agregar la biblioteca a los favoritos o marcadores del explorador Web, pero esto no le permitirá deshacerse de este mensaje de error. Inténtelo de nuevo.

Su carpeta SharePoint Drafts en Windows Vista.

Incorrecto. Éste no es un lugar para agregar un sitio. Éste es un lugar donde se almacenan los archivos. Inténtelo de nuevo.

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Vea también:

Cómo desproteger un archivo para usarlo en Microsoft® Office Word, Office Excel® u Office PowerPoint® 2007

  1. Vaya a la biblioteca escribiendo su dirección URL en el explorador Web.

  2. Coloque el puntero en el nombre del archivo para mostrar una flecha abajo.

  3. Haga clic en la flecha abajo y, en el menú que aparece, haga clic en Desproteger.

    Notas    

    • El icono del archivo cambiará al icono de desprotección, en el que aparece un cuadrado verde con una flecha blanca.

    • Si desea trabajar con el archivo sin conexión en su equipo, asegúrese de activar la casilla de verificación Usar mi carpeta local de borradores.

  4. A continuación, para modificar el archivo, haga clic en el nombre del archivo y luego en Aceptar.

Cómo proteger un archivo de Word, Excel o PowerPoint 2007

  1. Asegúrese de que tiene una conexión a la biblioteca a través de Internet.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Simplemente cierre el archivo cuando termine de trabajar en él. Se le pedirá que lo proteja.

    • Vaya a la biblioteca escribiendo su dirección URL en el explorador Web. Coloque el puntero sobre el nombre del archivo, haga clic en la flecha abajo y, después, haga clic en Desproteger.

Cómo descartar la desprotección

  1. Vaya a la biblioteca escribiendo su dirección URL en el explorador Web.

  2. Coloque el puntero en el nombre del archivo para mostrar una flecha abajo.

  3. Haga clic en la flecha abajo y, en el menú que aparece, haga clic en Descartar desprotección.

Cómo agregar su sitio Web de SharePoint a su lista de sitios de confianza

  1. Vaya a su sitio Web de SharePoint utilizando el explorador Web.

  2. Haga clic en la ficha Inicio en la esquina superior izquierda.

  3. En el explorador Web, haga clic en Herramientas y después en Opciones de Internet.

  4. Haga clic en la ficha Seguridad y luego en Sitios de confianza.

  5. Haga clic en Sitios.

  6. El sitio Web debe mostrarse en el campo Agregar este sitio a la zona. Si no es así, escriba la dirección de su página principal.

  7. Haga clic en Agregar.

  8. Si el sitio no es un sitio seguro (es decir, la dirección Web o dirección URL no empieza por HTTPS), desactive la casilla de verificación Requerir comprobación del servidor (https:) para todos los sitios de esta zona.

  9. Haga clic en Cerrar.



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