Bibliotecas de documentos de SharePoint I: Introducción

Información general

Icono de biblioteca de documentos ¿Se pregunta cómo utilizar Word con SharePoint? ¿Excel con SharePoint? ¿Y PowerPoint y OneNote con SharePoint? Utilice una biblioteca de documentos de SharePoint. En este curso mostraremos la información básica.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Compruebe la gran utilidad que puede tener una biblioteca de documentos de SharePoint para usted y para su equipo.

  • Comparta documentos de Word, hojas de cálculo de Excel, presentaciones de PowerPoint y archivos de OneNote, agregándolos a una biblioteca de documentos de SharePoint.

  • Vea y edite archivos en SharePoint, en el explorador o en un programa de Office.

  • Identifique los motivos por los que las opciones Ver en el explorador y Editar en el explorador no están disponibles.

Este curso incluye:

  • Lección autoguiada.

  • Una pequeña prueba al final de la lección. La prueba no se puntuará.

  • Tarjeta de referencia rápida que se puede imprimir al finalizar el curso.

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¿Qué es una biblioteca de documentos?

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Aspectos básicos de las bibliotecas: Agregar, cambiar nombre y eliminar archivos

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Cómo ver archivos en una biblioteca

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Cómo ver editar en una biblioteca

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Sugerencias para trabajar con bibliotecas de documentos

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¿Por qué no se incluyen los comandos Ver en el explorador y Editar en el explorador?

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¿Por qué no puede editar un archivo en un programa?

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Ponga a prueba sus conocimientos

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

¿Qué es una biblioteca de documentos?

Un lugar para compartir archivos sólo consigo mismo.

No generalmente. Aunque es posible contar con un a biblioteca de documentos sólo para sí mismo, no suele ser el único que la utilizará. Inténtelo de nuevo.

Un lugar para compartir archivos con los demás.

Sí, es correcto. Una vez que los archivos se agregan al sitio, los usuarios pueden verlos y editarlo.

Un lugar para compartir documentos de Word en la Web.

Incorrecto. Las bibliotecas de documentos no se limitan únicamente a los documentos de Word. Inténtelo de nuevo.

Un lugar para compartir eventos y fechas de reunión con otros compañeros de su empresa.

No, lo sentimos. Probablemente un calendario es la mejor herramienta para eso. Inténtelo de nuevo.

¿Cómo agrega archivos desde su equipo a una biblioteca de documentos?

En la pestaña Documentos, haga clic en Nuevo.

Incorrecto. Así es como crearía un nuevo documento desde cero. Esto permitirá la adición de un archivo desde el equipo. Inténtelo de nuevo.

Arrastrar y colocar archivos en la pestaña Documentos.

Incorrecto. No es posible arrastrar archivos a la pestaña Documentos. Inténtelo de nuevo.

En la pestaña Documentos, haga clic en Cargar documento.

Correcto. Este es el modo de cargar un archivo del equipo a una biblioteca de documentos.

En la pestaña Biblioteca, haga clic en Cargar archivos.

Incorrecto. No existe ningún comando para cargar archivos en la pestaña Biblioteca. Inténtelo de nuevo.

La dirección URL de su biblioteca es la siguiente. ¿Qué parte de la misma necesita para poder guardarla utilizando Word, Excel o PowerPoint?

http://sharepoint/Team%20Files/Forms/AllItems.aspx

http://sharepoint/upload_files_here

No, no es correcto. Inténtelo de nuevo.

http://sharepoint/Team%20Files/

Sí, eso es. Elimine “Forms/AllItems.aspx” y funcionará.

http://sharepoint/Team%20Files/Forms/

No, no es totalmente correcto. Inténtelo de nuevo.

http://sharepoint/

No, el camino es demasiado corto. Inténtenlo de nuevo.

¿Cuándo es necesario ver un archivo en una biblioteca de documentos?

Cuando se deben realizar modificaciones rápidas y relativamente pequeñas en un documento.

Incorrecto. Los archivos no se ven cuando necesita modificar elementos. Inténtenlo de nuevo.

Cuando es necesario ser coautor de un archivo con alguien.

Incorrecto. La coautoría significa que usted y otra persona están editando un archivo al mismo tiempo. Vuelva a intentarlo.

Cuando necesita ver únicamente una parte del documento y no el documento completo.

No, no necesariamente. Cuando se ve un archivo, puede desplazarse por él y aplicar zoom al mismo para verlo por completo. Inténtelo de nuevo.

Cuando desea abrir algún componente, pero sin editarlo.

Sí, es correcto. Puede ser relativamente sencillo editar un archivo y hacer cambios por error. Por lo tanto, vea un archivo cuando no necesita cambiar nada. No lo edite.

Al trabajar con una biblioteca de documentos, ¿cómo se edita un documento en el programa Word?

Sitúese sobre el archivo, haga clic en el menú y, a continuación, seleccione Editar documento ahora.

No, lo sentimos; no es correcto. No se incluye ningún comando Editar documento ahora. Inténtenlo de nuevo.

Sitúese sobre el archivo, haga clic en el menú y, a continuación, haga clic en Editar propiedades.

Incorrecto. Sin embargo, si necesita cambiar el nombre del archivo, éste es el modo de hacerlo. Inténtelo de nuevo.

Sitúese sobre el archivo, haga clic en el menú y, a continuación, haga clic en Editar en Microsoft Word.

Correcto.

Sitúese sobre el archivo, haga clic en el menú y, a continuación, haga clic en Desproteger.

Incorrecto. Con la desprotección el archivo se conserva para usted, lo cual resulta útil si no desea que nadie más lo edite. Pero la desprotección no lo abre para su modificación. Tendrá que hacer algo más para editarlo. Inténtelo de nuevo.

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Vea también

Cómo cargar un archivo en una biblioteca

  1. Vaya a la biblioteca, escribiendo su dirección URL en el explorador web.

  2. En la parte superior de la página, haga clic en la pestaña Documentos.

  3. Haga clic en Cargar documento.

  4. Para cargar un solo archivo, haga clic en Examinar. Para cargar varios archivos, haga clic en Cargar varios archivos y, a continuación, en Buscar archivos en su lugar.

  5. Seleccione el archivo o archivos y, a continuación, haga clic en Abrir.

  6. Haga clic en Aceptar.

  7. Si es necesario, haga clic en Listo.

  8. Si no ve los archivos en la biblioteca, actualice el explorador, presionando F5.

Cómo realizar el almacenamiento en una biblioteca desde Word, Excel y PowerPoint 2010

  1. Haga clic en pestaña Archivo y después en Guardar como.

  2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba la dirección URL de su biblioteca y, a continuación, haga clic en Guardar.
    Nota Incluya únicamente la parte de la dirección URL hasta “Forms”.

    Correcto:
    http://contoso/sites/sales/Shared%20Documents/

    Incorrecto:
    http://contoso/sites/sales/Shared%20Documents/Forms/AllItems.aspx

  3. Una vez abierta la biblioteca, escriba el nombre del archivo y, a continuación, haga clic en el botón Guardar.

Cómo ver un archivo

  1. Vaya a la biblioteca, escribiendo su dirección URL en el explorador web.

  2. Coloque el cursor en el nombre del archivo y después haga clic en el menú.

  3. Haga clic en Ver en el explorador para revisar rápidamente el archivo.

  4. Si determinadas características o herramientas no se incluyen en el explorador, haga clic en Abrir en <nombre del programa> en el menú Archivo.

Cómo editar un archivo

  1. Vaya a la biblioteca, escribiendo su dirección URL en el explorador web.

  2. Coloque el cursor en el nombre del archivo y después haga clic en el menú.

  3. Haga clic en Editar en el explorador para realizar cambios rápidos. O bien, haga clic en Editar en <nombre del programa> para realizar cambios sustanciales en el programa.


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