Ayudar a prevenir y corregir problemas con los archivos de base de datos mediante Compactar y reparar

Ayudar a prevenir y corregir problemas con los archivos de base de datos mediante Compactar y reparar

Los archivos de base de datos pueden aumentar de tamaño rápidamente al usarlos, lo que a veces afecta al rendimiento. Además, también es posible que en ocasiones se produzcan daños en estos archivos. Puede usar el comando Compactar y reparar base de datos en Microsoft Office Access para evitar o corregir estos problemas.

En este artículo no se explica cómo realizar una copia de seguridad o restaurar una base de datos. Para obtener más información, vea los vínculos de la sección Vea también.

Nota: Al compactar y reparar una base de datos web publicada, necesita sincronizar la base de datos cuando se complete la operación de compresión y reparación. Puede que compactar y reparar la base de datos no solucione todos los problemas que se produzcan con una base de datos web publicada.

En este artículo...

Motivos para compactar y reparar una base de datos

Antes de empezar

Compactar y reparar una base de datos

Motivos para compactar y reparar una base de datos

Este artículo contiene información general sobre cómo usar el comando Compactar y reparar base de datos puede contribuir a evitar y corregir los problemas siguientes que a veces afectan a una base de datos: archivos que aumentan de tamaño con el uso y archivos dañados.

Los archivos de base de datos aumentan de tamaño con el uso

A medida que agregue y actualice datos y cambie su diseño, aumentará el tamaño de un archivo de base de datos. Parte de este aumento procede de los nuevos datos, pero otra parte proviene de otros orígenes:

  • Access crea objetos temporales ocultos para completar diferentes tareas. A veces, estos objetos temporales permanecen en la base de datos cuando Access ya no los necesita.

  • Al eliminar un objeto de base de datos, el espacio en disco que ocupaba el objeto no se recupera automáticamente (el archivo de base de datos sigue usando ese espacio en disco, incluso después de eliminar el objeto).

A medida que el archivo de base de datos se rellena con los restos de objetos temporales y eliminados, su rendimiento se puede degradar. Es posible que los objetos se abran con mayor lentitud, que las consultas tarden más tiempo en ejecutarse de lo habitual y que, en general, las operaciones tarden más tiempo en completarse.

Nota: Al compactar no se comprimen los datos: se reduce el tamaño del archivo de base de datos al eliminar el espacio sin usar.

Los archivos de base de datos pueden dañarse

En circunstancias específicas, un archivo de base de datos se puede dañar. Si un archivo de base de datos se comparte por la red y varios usuarios trabajan directamente con el archivo al mismo tiempo, ese archivo tiene un pequeño riesgo de quedar dañado. El riesgo de daños es parcialmente mayor si los usuarios editan datos con frecuencia en campos de memorando y este riesgo aumenta con el paso del tiempo. Puede mitigar el riesgo si usa el comando Compactar y reparar base de datos.

Con frecuencia, estos tipos de daños se producen debido a problemas con un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y no implica un riesgo de pérdida de datos. Pero este tipo de daños sí que implica un riesgo de daños en el diseño de la base de datos, como código VBA perdido o formularios que no puedan usarse.

De forma muy ocasional, los daños en un archivo de base de datos provocan la pérdida de datos. Normalmente, esta pérdida está limitada a la última acción de un usuario (es decir, un único cambio los datos). Cuando un usuario inicia un cambio de datos y este se interrumpe (por ejemplo, debido a una pérdida del servicio de red), Access marca el archivo de base de datos como dañado. El archivo se puede reparar, pero es posible que falten datos cuando se complete la reparación.

Sugerencia: Dividir una base de datos puede ayudar a impedir que se dañen los archivos de base de datos y a reducir la pérdida de datos, ya que los datos se mantendrán en otro archivo al que los usuarios no tienen acceso directamente.

Access le pide que repare un archivo de base de datos dañado

Al intentar abrir un archivo de base de datos dañado, Access le pedirá permiso para reparar el archivo automáticamente. También puede usar de forma manual el comando Compactar y reparar base de datos para reparar y abrir un archivo de base de datos dañado.

Si Access repara por completo un archivo dañado, mostrará un mensaje indicando que la reparación se completó correctamente y que necesita comprobar el contenido de la base de datos para asegurarse de que todo esté correcto.

Si Access solo puede reparar el archivo parcialmente, realizará un seguimiento de los objetos de base de datos que no pudo reparar para que pueda determinar lo que necesita recuperar desde una copia de seguridad.

Nota: Puede establecer una opción de base de datos que hace que el comando Compactar y reparar base de datos se ejecute automáticamente cada vez que cierre una base de datos específica. Si es el único usuario de una base de datos, le recomendamos que establezca esta opción. En bases de datos de varios usuarios no le recomendamos que establezca esta opción, ya que puede interrumpir de forma temporal la disponibilidad de la base de datos.

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Antes de empezar

Realice estas acciones antes de iniciar una operación de compactar y reparar:

  • Siempre realice una copia de seguridad    Durante el proceso de reparación, Access puede truncar algunos datos de las tablas que están dañadas. A veces, estos datos se pueden recuperar de una copia de seguridad. Además de la estrategia de copias de seguridad habitual, también tiene que realizar una copia de seguridad antes de usar el comando Compactar y reparar base de datos. Puede realizar una copia de seguridad con el comando Realizar copia de seguridad de la base de datos:

    • En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar y publicar y, después, en Avanzadas, haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos.

  • Compactar y reparar automáticamente    Excepto si comparte un único archivo de base de datos con otros usuarios en una red, le recomendamos que establezca la base de datos para que se compacte y repare automáticamente.

  • Anote la tabla de errores de recuperación del sistema    Cuando Access no puede reparar todos los objetos de un archivo de base de datos dañado, los objetos que no se puedan recuperar quedarán registrados en una tabla llamada MSysCompactErrors. Si hay errores, Access abrirá la tabla MSysCompactErrors en Vista de hoja de datos.

    Si tiene una copia de seguridad de base de datos que realizó antes de que se dañara la base de datos, puede usar la tabla MSysCompactErrors para determinar los objetos que quiera importar de la copia de seguridad de la base de datos en la base de datos reparada.

  • Obtenga acceso exclusivo a la base de datos para usar el comando Compactar y reparar base de datos    Si es el único usuario de la base de datos, puede omitir el resto de esta sección e ir directamente a Compactar y reparar una base de datos.

    Para realizar una operación de compactar y reparar es necesario tener acceso exclusivo al archivo de base de datos, ya que la operación puede interrumpir el acceso de otros usuarios. Es necesario que avise a otros usuarios cuando tenga previsto ejecutar una operación de compactar y reparar para que no usen la base de datos durante ese tiempo.

    Indique a los usuarios durante cuánto tiempo no podrán usar la base de datos. Si ejecuta operaciones de compactar y reparar de forma periódica, realice un seguimiento de su duración. Después, podrá realizar estimaciones más precisas para indicar al resto de los usuarios durante cuánto tiempo no podrán usar la base de datos.

  • Obtenga permisos suficientes para ejecutar una operación de compactar y reparar    Si usa un archivo de base de datos de una versión anterior y pertenece a un grupo de trabajo, puede que quiera compactar y reparar la base de datos por su cuenta. Si no tiene permisos suficientes y necesita compactar y reparar una base de datos, póngase en contacto con el administrador del grupo de trabajo para obtener ayuda.

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Ayudar a prevenir y corregir problemas con los archivos de base de datos mediante Compactar y reparar

Compactar y reparar automáticamente una base de datos cuando se cierre

Compactar y reparar automáticamente una base de datos cuando se cierre

Puede seleccionar la opción de base de datos Compactar al cerrar si quiere compactar y reparar automáticamente una base de datos al cerrarla.

Nota: Configurar esta opción solo afecta a la base de datos que está abierta actualmente. Necesita establecer esta opción por separado en cada base de datos que quiera compactar y reparar automáticamente.

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Base de datos activa.

  3. En Opciones de la aplicación, active la casilla Compactar al cerrar.

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Compactar y reparar una base de datos de forma manual

Además de usar la opción de base de datos Compactar al cerrar (o en lugar de usar esta opción), también puede ejecutar de forma manual el comando Compactar y reparar base de datos. Puede ejecutar el comando cuando tenga abierta una base de datos y también puede ejecutarlo en una base de datos que no esté abierta. También puede crear un acceso directo en el escritorio que ejecute el comando Compactar y reparar base de datos en un archivo de base de datos específico.

Compactar y reparar una base de datos abierta

Nota: Si otros usuarios también usan actualmente el archivo de base de datos, no podrá ejecutar una operación de compactar y reparar.

  • En la pestaña Archivo, haga clic en Información y, después, seleccione Compactar y reparar base de datos.

Compactar y reparar una base de datos que no está abierta

Nota: Si otros usuarios están usando actualmente el archivo de base de datos, no podrá ejecutar una operación de compactar y reparar. Mientras ejecute la operación de compactar y reparar, nadie podrá usar el archivo de base de datos.

  1. Inicie Access, pero no abra una base de datos.

  2. Seleccione Información y, después, haga clic Compactar y reparar base de datos.

  3. En el cuadro de diálogo Base de datos de origen para compactar, busque y haga doble clic en la base de datos que quiera compactar y reparar.

Crear un acceso directo en el escritorio que compacte y repare una base de datos específica

Puede crear un acceso directo al escritorio y usarlo para compactar y reparar una base de datos específica.

Antes de empezar, compruebe la ubicación del archivo Msaccess.exe en el equipo. El archivo Msaccess.exe se suele encontrar en la carpeta siguiente:

C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office14

Si no encuentra el archivo Msaccess.exe en esa ubicación, búsquelo y anote la ruta de acceso completa.

Crear el acceso directo en el escritorio    

  1. Haga clic con el botón derecho en el escritorio, seleccione Nuevo y, después, haga clic en Acceso directo en el menú contextual.

  2. En la primera página del Asistente para crear un acceso directo, en el cuadro Escriba la ubicación del elemento, escriba el símbolo de comillas dobles ("), especifique la ruta de acceso completa del archivo Msaccess.exe (incluido el nombre de archivo) y, después, escriba el símbolo de comillas. (También puede hacer clic en Examinar para buscar y seleccionar el archivo. En este caso, los símbolos de comillas se agregan automáticamente).

    Por ejemplo, escriba: "C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office14\msaccess.exe"

  3. Después de las comillas de cierre, escriba un espacio seguido de la ruta de acceso completa a la base de datos que quiera compactar y reparar. Si la ruta contiene espacios, escriba la ruta entre comillas. Escriba otro espacio y, después, escriba /compact.

    Por ejemplo, escriba lo siguiente: "C:\Mi carpeta\Mi base de datos.accdb" /compact

  4. Haga clic en Siguiente.

  5. En el cuadro Escriba un nombre para este acceso directo, escriba un nombre para el acceso directo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

    El asistente creará el acceso directo y lo colocará en el escritorio.

  6. Para compactar y reparar la base de datos, haga doble clic en el acceso directo.

    Sugerencia: Para agregar el acceso directo en el escritorio al menú Inicio de Windows, haga clic con el botón derecho en el acceso directo y, después, haga clic en Anclar al menú Inicio en el menú contextual.

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