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Ayudar a prevenir y corregir problemas con los archivos de base de datos mediante Compactar y reparar

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Los archivos de base de datos pueden crecer en tamaño rápidamente conforme se utilizan, lo que puede llegar a afectar al rendimiento. También pueden resultar dañados en algún momento. Puede utilizar el comando Compactar y reparar base de datos de Microsoft Office Access para prevenir o solucionar estos problemas.

En este artículo no se explica cómo realizar una copia de seguridad ni restaurar una base de datos. Encontrará vínculos a información adicional en la sección Vea también.

En este artículo

¿Por qué compactar y reparar una base de datos

Antes de empezar

Compactar y reparar una base de datos

Por qué es necesario compactar y reparar una base de datos

En esta introducción se explica cómo el comando Compactar y reparar puede ayudar a prevenir y solucionar los siguientes problemas que afectan algunas veces a las bases de datos: los archivos son cada vez más grandes y a veces resultan dañados.

Los archivos de base datos son cada vez más grandes

A medida que agrega y actualiza los datos, y cambia su diseño, aumenta el tamaño del archivo de base de datos. Este aumento se produce por la incorporación de nuevos datos, pero también por otros motivos:

  • Access crea objetos temporales ocultos para realizar diversas tareas. Algunas veces, esos objetos temporales permanecen en la base de datos cuando Access ya no los necesita.

  • Cuando elimina un objeto de base de datos, el espacio en disco que ocupaba el objeto no se recupera automáticamente: el archivo de base de datos sigue utilizando ese espacio en disco aunque se haya eliminado el objeto.

Cuando el archivo de base de datos se llena con los restos de los objetos temporales y eliminados, puede mermar su rendimiento. Puede que los objetos se abran más lentamente, que las consultas tarden más de lo normal en ejecutarse y que las operaciones habituales duren más tiempo.

Nota: Cuando se compacta una base de datos, los datos no se comprimen, sino que se reduce el tamaño del archivo de base de datos al eliminar el espacio no utilizado.

Los archivos de base de datos resultan dañados

En algunas circunstancias, puede que un archivo de base de datos resulte dañado. Si un archivo de base de datos se comparte a través de una red y varios usuarios trabajan directamente con el archivo al mismo tiempo, no es probable que ese archivo resulte dañado. Pero las posibilidades de que se dañe el archivo aumentan ligeramente si los usuarios modifican frecuentemente los datos en los campos Memo, y el riesgo cada vez es mayor. Puede mitigar ese riesgo con el comando Compactar y reparar.

Con frecuencia, estos tipos de daños se producen debido a problemas con un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y no implica un riesgo de pérdida de datos. Pero este tipo de daños sí que implica un riesgo de daños en el diseño de la base de datos, como código VBA perdido o formularios que no puedan usarse.

Es poco frecuente que se pierdan datos cuando el archivo de base de datos resulta dañado. Normalmente, esta pérdida se limita a la última acción realizada por un usuario, es decir, a un único cambio en los datos. Cuando un usuario empieza a cambiar datos y el cambio se interrumpe (debido, por ejemplo, a que se pierde el servicio de red), Access marca el archivo de base de datos como dañado. El archivo se puede reparar, pero es posible que falten algunos datos cuando finalice la reparación.

Sugerencia: Dividir una base de datos puede ayudar a impedir que se dañen los archivos de base de datos y a reducir la pérdida de datos al mantener los datos en un archivo independiente al que los usuarios no tienen acceso directamente.

Access pregunta si desea reparar un archivo de base de datos dañado

Al intentar abrir un archivo de base de datos que está dañado, se le preguntará si desea que Access repare automáticamente el archivo. Puede utilizar también manualmente el comando Compactar y reparar para reparar y abrir un archivo de base de datos dañado.

Si Access repara completamente un archivo dañado, muestra un mensaje en el que se indica que la reparación se ha realizado correctamente y que debe comprobar el contenido de la base de datos para asegurarse de que todo está correcto.

Si la reparación se realiza parcialmente, Access realiza un seguimiento de los objetos de base de datos que no se han podido reparar para que pueda determinar lo que necesita recuperar de una copia de seguridad.

Nota: Puede definir una opción de la base de datos que permite que la característica Compactar y reparar se ejecute automáticamente cada vez que se cierra una determinada base de datos. Si usted es el único usuario de una base de datos, debe definir esta opción. En las bases de datos multiusuario, puede no ser conveniente definir esta opción porque puede interrumpir momentáneamente la funcionalidad de la base de datos.

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Antes de empezar

Considere las siguientes acciones antes de compactar y reparar una base de datos:

  • Realice siempre una copia de seguridad    Durante el proceso de reparación, Access puede truncar algunos datos de tablas que están dañadas. A veces es posible recuperar estos datos de una copia de seguridad. Además de la estrategia habitual de copia de seguridad, debe hacer una copia de seguridad antes de usar el comando Compactar y reparar. Para ello, puede utilizar el comando Realizar copia de seguridad de la base de datos:

    • Haga clic en el Microsoft Office Imagen del botón de Office , seleccione Administrar, y a continuación, en Administrar esta base de datos, haga clic en Copia de seguridad de base de datos.

  • Automáticamente compactar y reparar    A menos que está compartiendo un archivo de base de datos con otros usuarios en una red, debe configurar automáticamente compactar y reparar la base de datos.

  • Registre la tabla de errores de recuperación del sistema    Cuando Access no es capaz de reparar todos los objetos de un archivo de base de datos dañado, los objetos que no se pueden recuperar se registran en una tabla denominada MSysCompactErrors. Si hay errores, Access abre la tabla MSysCompactErrors en la Vista de hoja de datos.

    Si dispone de una copia de seguridad de la base de datos realizada antes de que la base de datos resultara dañada, puede usar la tabla MSysCompactErrors para determinar los objetos que desea importar de la copia de seguridad a la base de datos reparada.

  • Obtener acceso exclusivo a la base de datos para usar el comando Compactar y reparar    si es la única persona que utiliza la base de datos, puede omitir el resto de esta sección e ir directamente a Compactar y reparar una base de datos.

    Una operación Compactar y reparar requiere acceso exclusivo al archivo de base de datos, porque la operación puede interrumpir el trabajo de los demás usuarios. Cuando vaya a ejecutar una operación Compactar y reparar debe notificárselo a los demás usuarios para que no utilicen la base de datos durante ese tiempo.

    Indique a los usuarios durante cuánto tiempo no deben usar la base de datos. Si ejecuta operaciones Compactar y reparar periódicamente, mantenga un registro de cuánto tarda la operación. Podrá realizar cálculos más precisos que orienten a los demás usuarios sobre cuánto tiempo deben evitar usar la base de datos.

  • Obtenga permisos suficientes para ejecutar una operación Compactar y reparar    Si utiliza un archivo de base de datos de una versión anterior y trabaja dentro de un grupo de trabajo, tal vez desee compactar y reparar la base de datos usted mismo. Si no tiene permisos suficientes y necesita compactar y reparar una base de datos, póngase en contacto con el administrador del grupo de trabajo para solicitar asistencia.

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Compactar y reparar una base de datos

Compactar y reparar una base de datos cuando se cierra automáticamente

Compactar y reparar una base de datos manualmente

Compactar y reparar automáticamente una base de datos al cerrarla

Puede seleccionar la opción de base de datos Compactar al cerrar si desea compactar y reparar automáticamente una base de datos cuando se cierre.

Nota: Esta opción sólo afecta a la base de datos que está actualmente abierta. Debe definir esta opción para cada base de datos que desee compactar y reparar automáticamente.

  1. Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Office y, después, haga clic en Opciones de Access.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Base de datos actual.

  3. En Opciones de aplicación, active la casilla de verificación Compactar al cerrar.

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Compactar y reparar manualmente una base de datos

Además o en lugar de usar la opción de base de datos Compactar al cerrar, puede ejecutar manualmente el comando Compactar y reparar. Puede ejecutar el comando cuando la base de datos esté abierta o para una base de datos cerrada. Puede crear también un acceso directo en el escritorio que ejecute el comando Compactar y reparar en un archivo de base de datos determinado.

Compactar y reparar una base de datos abierta

Nota: Si otros usuarios están utilizando actualmente el archivo de base de datos, no puede realizar una operación Compactar y reparar.

  • Haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office , elija Administrar y, a continuación, en Administrar esta base de datos, haga clic en Compactar y reparar base de datos.

Compactar y reparar una base de datos que no está abierta

Nota: Si otros usuarios están utilizando actualmente el archivo de base de datos, no puede realizar una operación Compactar y reparar. Mientras ejecuta la operación, ningún usuario puede utilizar el archivo de base de datos.

  1. Inicie Access, pero no abra una base de datos.

  2. Haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office , elija Administrar y, a continuación, en Administrar esta base de datos, haga clic en Compactar y reparar base de datos.

  3. En el cuadro de diálogo Base de datos de origen para compactar, desplácese a la base de datos que desea compactar y reparar y haga doble clic en ella.

Crear un acceso directo en el escritorio que compacte y repare una determinada base de datos

Puede crear un acceso directo en el escritorio para compactar y reparar una base de datos determinada.

Antes de empezar, compruebe la ubicación del archivo Msaccess.exe en su equipo. El archivo Msaccess.exe se encuentra normalmente en la siguiente carpeta:

C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office12

Si no encuentra el archivo Msaccess.exe en esa ubicación, búsquelo y tome nota de la ruta de acceso completa.

Crear el acceso directo en el escritorio    

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el escritorio, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Acceso directo en el menú contextual.

  2. En la primera página del Asistente para crear un acceso directo, en el cuadro Escriba la ubicación del elemento, escriba el símbolo de comillas dobles ("), especifique la ruta de acceso completa del archivo Msaccess.exe (incluido el nombre de archivo) y, después, escriba el símbolo de comillas. (También puede hacer clic en Examinar para buscar y seleccionar el archivo. En este caso, los símbolos de comillas se agregan automáticamente).

    Por ejemplo, escriba:"C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office12\msaccess.exe"

  3. Después de las comillas de cierre, escriba un espacio seguido de la ruta de acceso completa a la base de datos que quiera compactar y reparar. Si la ruta contiene espacios, escriba la ruta entre comillas. Escriba otro espacio y, después, escriba /compact.

    Por ejemplo, escriba: "C:\Mi carpeta\Mi base de datos.accdb" /compact

  4. Haga clic en Siguiente.

  5. En el cuadro Escriba un nombre para este acceso directo, escriba un nombre para identificar el acceso directo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

    El asistente creará el acceso directo y lo colocará en el escritorio.

  6. Siempre que desee compactar y reparar la base de datos, haga doble clic en el acceso directo.

    Sugerencia: Para agregar el acceso directo de escritorio al menú Inicio, haga clic con el botón secundario del mouse en el acceso directo y, a continuación, haga clic en Anclar al menú Inicio en el menú contextual.

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