Aumentar la cuota de elementos recuperables para los buzones de correo en retención

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

La directiva de retención predeterminada (denominada directiva de MRM predeterminada) que se aplica automáticamente a los nuevos buzones de Exchange Online contiene una etiqueta de retención denominada Mover a archivo los elementos recuperables después de 14 días. Esta etiqueta de retención mueve elementos de la carpeta Elementos recuperables del buzón de correo principal del usuario a la carpeta Elementos recuperables del buzón de archivo del usuario una vez que el período de retención de 14 días expira. Para que esto ocurra, el buzón de archivo del usuario debe estar habilitado. Si el buzón de archivo no está habilitado, no se realiza ninguna acción. Esto significa que los elementos de la carpeta Elementos recuperables de un buzón en suspensión no se mueven al buzón de archivo una vez que ha expirado el período de retención de 14 días. Dado que no se elimina nada de un buzón en suspensión, es posible que se supere la cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables, en particular si el buzón de archivo del usuario no está habilitado.

Para reducir la posibilidad de sobrepasar este límite, la cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables aumenta automáticamente de 30 GB a 100 GB cuando un buzón se coloca una suspensión en Exchange Online. Si el buzón de archivo está habilitado, la cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables del buzón de archivo también se incrementa de 30 GB a 100 GB. Si la característica de archivado de expansión automática de Exchange Online está habilitada, la cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables del archivo del usuario será ilimitada.

En la tabla siguiente se resume la cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables.

Ubicación de la carpeta Elementos recuperables

Buzones que no están en suspensión

Buzones en suspensión

Buzón principal

30 GB

100 GB

Buzón de archivo*

Ilimitado

Ilimitado

Cuota de almacenamiento total de la carpeta Elementos recuperables

Ilimitado

Ilimitado

Nota: * La cuota de almacenamiento inicial para el buzón de archivo es de 100 GB para los usuarios con una licencia de Exchange Online (Plan 2). Sin embargo, cuando archivado expansión automática está activado, la cuota de almacenamiento de archivo del usuario y la carpeta elementos recuperables en el archivo es ilimitada. Para obtener más información acerca de la expansión automática archivado, vea información general sobre el archivado ilimitado en Office 365.

Cuando la cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables en el buzón principal de un buzón en suspensión está a punto de alcanzar su límite, puede hacer lo siguiente:

  • Habilitar el buzón de archivado y activar archivado de expansión automática   Puede habilitar una capacidad de almacenamiento ilimitada de la carpeta elementos recuperables simplemente habilitar el buzón del archivo y, a continuación, activar la característica de archivado expansión automática en Exchange Online. Resultado de 100 GB para la carpeta elementos recuperables en el buzón principal y una cantidad ilimitada de capacidad de almacenamiento de la carpeta elementos recuperables en el archivo del usuario. Vea Cómo: Habilitar buzones de archivo en el centro de cumplimiento y la seguridad de Office 365 y Habilitar el archivado ilimitado en Office 365.

    Notas: 

    • Después de habilitar el archivo para un buzón que esté a punto de superar la cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables, podría interesarle ejecutar el Asistente para carpeta administrada a fin de activar manualmente el Asistente para procesar el buzón, de modo que los elementos expirados se muevan a la carpeta Elementos recuperables del buzón de archivo. Vea el paso 4 para obtener instrucciones.

    • Tenga en cuenta que podrían moverse otros elementos del buzón del usuario al nuevo buzón de archivo. Considere la posibilidad de comunicarle al usuario que esto puede ocurrir después de habilitar el buzón de archivo.

  • Crear una directiva de retención personalizada para los buzones de correo en suspensión Además de habilitar el buzón de archivo y el archivado de expansión automática para los buzones en retención por juicio o conservación local, también podría interesarle crear una directiva de retención personalizada para los buzones en suspensión. Esto le permite aplicar una directiva de retención a los buzones en suspensión diferente de la directiva de MRM predeterminada que se aplica a los buzones que no están en suspensión. Además, le permite aplicar etiquetas de retención diseñadas específicamente para buzones en suspensión, lo que incluye la creación de una etiqueta de retención para la carpeta Elementos recuperables.

En el resto de este tema se describen procedimientos paso a paso para crear una directiva de retención personalizada para los buzones en suspensión.

Paso 1: Crear una etiqueta de retención personalizada para la carpeta Elementos recuperables

Paso 2: Crear una directiva de retención para buzones de correo en suspensión

Paso 3: Aplicar la nueva directiva de retención a buzones de correo en suspensión

Paso 4 (opcional): Ejecutar el Asistente para carpeta administrada para aplicar la nueva configuración de retención

Paso 1: Crear una etiqueta de retención personalizada para la carpeta Elementos recuperables

El primer paso es crear una etiqueta de retención personalizada (denominada una etiqueta de directiva de retención o encabezado) para la carpeta elementos recuperables. Como se explica anteriormente, este encabezado mueve elementos de la carpeta elementos recuperables en el buzón del usuario principal a la carpeta elementos recuperables en el buzón del usuario archivar. Debe usar PowerShell para crear un encabezado para la carpeta elementos recuperables. No puede usar el centro de administración de Exchange (EAC).

  1. Conexión a Exchange Online mediante PowerShell remoto

  2. Ejecute el comando siguiente para crear una RPT para la carpeta Elementos recuperables:

    New-RetentionPolicyTag -Name <Name of RPT> -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention <Number of days> -RetentionAction MoveToArchive

    Por ejemplo, el comando siguiente crea una RPT para la carpeta Elementos recuperables denominada "30 días en Elementos recuperables para buzones en suspensión", con un período de retención de 30 días. Esto significa que, una vez que un elemento haya estado en la carpeta Elementos recuperables durante 30 días, se moverá a la carpeta Elementos recuperables del buzón de archivo del usuario.

    New-RetentionPolicyTag -Name "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold" -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction MoveToArchive

    Sugerencia: Se recomienda que el período de retención (definido por el parámetro AgeLimitForRetention) para la RPT de Elementos recuperables sea el mismo que el período de retención de los elementos eliminados para los buzones a los que se aplicará la RPT. Esto permite que un usuario, durante todo el período de retención de elementos eliminados, pueda recuperar elementos eliminados antes de que se muevan al buzón de archivo. En el ejemplo anterior, el período de retención se estableció en 30 días basándose en la suposición de que el período de retención de elementos eliminados para los buzones también es de 30 días. Un buzón de Exchange Online está configurado de forma predeterminada para retener elementos eliminados durante 14 días, pero puede cambiar el valor de esta configuración a un máximo de 30 días. Para obtener más información, vea Cambiar el tiempo que se conservan los elementos eliminados permanentemente para un buzón de correo de Exchange Online.

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Paso 2: Crear una directiva de retención para buzones de correo en suspensión

El siguiente paso consiste en crear una directiva de retención y agregarle etiquetas de retención, incluida la RPT de Elementos recuperables que creó en el paso 1. Esta nueva directiva se aplicará a los buzones de correo en suspensión en el paso siguiente.

Antes de crear la directiva de retención, determine las etiquetas de retención adicionales que quiere agregar. Para obtener una lista de las etiquetas de retención que se agregan a la directiva de MRM predeterminada y para obtener información sobre cómo crear etiquetas de retención, vea lo siguiente:

Puede usar el CEF o Exchange Online PowerShell para crear una directiva de retención.

Uso de EAC para crear una directiva de retención

  1. En el EAC, vaya a Administración de cumplimiento > Directivas de retención y, luego, haga clic en Agregar Agregar icono .

  2. En la página Nueva directiva de retención, en Nombre, escriba un nombre que describa el propósito de la directiva, como MRM Policy for Mailboxes on Hold (Directiva de MRM para buzones de correo en suspensión).

  3. En Etiquetas de retención, haga clic en Agregar Agregar icono .

  4. En la lista de etiquetas de retención, seleccione la RPT de Elementos recuperables que ha creado en el paso 1 y, después, haga clic en Agregar.

    Seleccione la etiqueta de retención personalizada Elementos recuperables
  5. Seleccione las etiquetas de retención adicionales que quiera agregar a la directiva de retención. Por ejemplo, podría interesarle agregar las mismas etiquetas que se incluyen en la directiva de MRM predeterminada.

  6. Cuando termine de agregar reglas de retención, haga clic en Aceptar.

  7. Haga clic en Guardar para crear la directiva de retención.

    Observe que las etiquetas de retención vinculadas a la directiva de retención se muestran en el panel de detalles

    Las etiquetas de retención vinculadas a la directiva de retención se muestran en el panel de detalles

Usar Exchange Online PowerShell para crear una directiva de retención

Ejecute el comando siguiente para crear una directiva de retención para buzones en suspensión.

New-RetentionPolicy <Name of retention policy>  -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>

Por ejemplo, el comando siguiente crea la directiva de retención y las etiquetas de retención vinculadas que se muestran en la ilustración anterior.

New-RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"  -RetentionPolicyTagLinks "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold","1 Month Delete","1 Week Delete","1 Year Delete","5 Year Delete","6 Month Delete","Default 2 year move to archive","Junk Email","Never Delete","Personal 1 year move to archive","Personal 5 year move to archive"

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Paso 3: Aplicar la nueva directiva de retención a buzones de correo en suspensión

El último paso es aplicar la nueva directiva de retención que creó en el paso 2 a buzones en espera de su organización. Puede usar el CEF o Exchange Online PowerShell para aplicar la directiva de retención a un único buzón o a varios buzones.

Usar el EAC para aplicar la nueva directiva de retención

  1. Vaya a Destinatarios > Buzones de correo.

  2. En la vista de lista, seleccione el buzón de correo que desea aplicar la directiva de retención y, a continuación, haga clic en Editar Icono Editar .

  3. En la página Buzón de usuario, haga clic en Características de buzón de correo.

  4. En Directiva de retención, seleccione la directiva de retención que ha creado en el paso 2 y, después, haga clic en Guardar.

También puede usar el EAC para aplicar la directiva de retención a varios buzones.

  1. Vaya a Destinatarios > Buzones de correo.

  2. En la vista de lista, use las teclas Mayús o Ctrl para seleccionar varios buzones.

  3. En el panel de detalles, haga clic en Más opciones.

  4. En Directiva de retención, haga clic en Actualizar.

  5. En la página Directiva de retención de asignación masiva, seleccione la directiva de retención que ha creado en el paso 2 y, después, haga clic en Guardar.

Usar Exchange Online PowerShell para aplicar la nueva directiva de retención

Puede usar Exchange Online PowerShell para aplicar una nueva directiva de retención a un único buzón. Pero la potencia real de PowerShell es que puede usar para identificar rápidamente todos los buzones de su organización que están activadas litigios mantenga o suspensión en contexto y, a continuación, aplicarán la nueva directiva de retención a todos los buzones en suspensión en un único comando. Estos son algunos ejemplos de uso Exchange PowerShell para aplicar una directiva de retención a uno o más buzones. Todos los ejemplos de aplicarán la directiva de retención que se creó en el paso 2.

En este ejemplo se aplica la nueva directiva de retención al buzón de Pilar Pinilla.

Set-Mailbox "Pilar Pinilla" -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

En este ejemplo se aplica la nueva directiva de retención a todos los buzones de correo de la organización que se encuentran en retención por juicio.

$LitigationHolds = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.LitigationHoldEnabled -eq 'True'}
$LitigationHolds.DistinguishedName | Set-Mailbox -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

En este ejemplo se aplica la nueva directiva de retención a todos los buzones de correo de la organización que se encuentran en Conservación local.

$InPlaceHolds = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.InPlaceHolds -ne $null}
$InPlaceHolds.DistinguishedName | Set-Mailbox -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

Puede usar el cmdlet Get-Mailbox para comprobar que se ha aplicado la nueva directiva de retención.

A continuación presentamos algunos ejemplos para comprobar que los comandos de los ejemplos anteriores han aplicado la directiva de retención Directiva de MRM para buzones de correo en suspensión a los buzones que se encuentran en retención por juicio y en Conservación local.

Get-Mailbox "Pilar Pinilla" | Select RetentionPolicy
Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.LitigationHoldEnabled -eq 'True'} | FT DisplayName,RetentionPolicy -Auto
Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.InPlaceHolds -ne $null} | FT DisplayName,RetentionPolicy -Auto

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Paso 4 (opcional): Ejecutar el Asistente para carpeta administrada para aplicar la nueva configuración de retención

Después de aplicar la nueva directiva de retención a buzones en suspensión, el Asistente para carpeta administrada puede tardar hasta 7 días en Exchange Online en procesar estos buzones mediante la configuración de la nueva directiva de retención. En lugar de esperar a que se ejecute el Asistente para carpeta administrada, puede usar el cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para activar manualmente el asistente, de modo que procese los buzones a los que les ha aplicado la nueva directiva de retención.

Ejecute el comando siguiente para iniciar el Asistente para carpeta administrada en el buzón del Pilar Pinilla.

Start-ManagedFolderAssistant "Pilar Pinilla"

Ejecute los comandos siguientes para iniciar el Asistente para carpeta administrada en todos los buzones en suspensión.

$MailboxesOnHold = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {($_.InPlaceHolds -ne $null) -or ($_.LitigationHoldEnabled -eq "True")}
$MailboxesOnHold.DistinguishedName | Start-ManagedFolderAssistant

Más información

  • Después de habilitar el buzón de archivo de un usuario, considere la posibilidad de informar al usuario de que otros elementos del buzón (no solo los elementos de la carpeta Elementos recuperables) se podrían mover al buzón de archivo. Esto se debe a que la directiva de MRM predeterminada que está asignada a los buzones de Exchange Online contiene una etiqueta de retención (denominada Mover al archivo después de 2 años de forma predeterminada) que mueve elementos al buzón de archivo dos años después de la fecha en que el elemento se entregó al buzón o fue creado por el usuario. Para obtener más información, vea Directiva de retención predeterminada en Exchange Online

  • Después de habilitar el buzón de archivo de un usuario, también puede informar al usuario de que puede recuperar los elementos eliminados que se encuentran en la carpeta Elementos recuperables de su buzón de archivo. El usuario puede hacerlo en Outlook. Para ello, debe seleccionar la carpeta Elementos eliminados en el buzón de archivo y, después, hacer clic en Recuperar elementos eliminados del servidor en la pestaña Inicio. Para obtener más información sobre la recuperación de elementos eliminados, vea Recuperar elementos eliminados en Outlook para Windows.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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