Aumentar el rendimiento con umbrales de varianza en Office Project 2007

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Por Verónica fuentes

Comparación de las desviaciones de costo y la programación para establecer umbrales de proyecto es una excelente forma para realizar un seguimiento del rendimiento y obtener anticipadas advertencias sobre el atraso y saturación.     Pero, para poder ver si está delante del juego o detrás de la bola, debe configurar los umbrales de variación en la programación del proyecto y el presupuesto. Microsoft Office Project 2007 puede calcular el costo y programar varianzas por usted, pero los campos personalizados son lo que necesita para almacenar los umbrales y calcular las desviaciones en comparación con umbrales. En este artículo, aprenderá cómo configurar umbrales de programación y costos en Office Project 2007 y Microsoft Office Excel 2007 para comparar variaciones de los umbrales. También aprenderá resaltar el estado de varianza con indicadores visuales en Office Project 2007 y Office Excel 2007.

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Calcular varianzas en Office Project 2007

Comparar variaciones de umbrales

Facilitar datos de varianza interpretar en Office Project 2007

Evitar el atraso y saturación

Calcular varianzas en Office Project 2007

Puede calcular varianzas y rendimiento de project Office Project 2007, sin embargo, tiene una tarea fundamental para completar antes de poder realizar estos cálculos: guardar una línea base para el proyecto. Este detalle fundamental es el plan de que generación de programación, el costo y otras medidas de proyecto, para que las partes interesadas de acuerdo. Sin esto, Office Project 2007 no tiene los destinos que desea visitas, y, por tanto, no puede enviar una alerta si el proyecto está desactivado control.

Usar el análisis de valor acumulado para medir el rendimiento

Uno de los retos es que los campos de variación básicas dificultan identificar qué tareas se encuentran en seguimiento o problemas. Un porcentaje es más fácil que cantidades de dinero o variaciones de fecha, porque se ha revisado un funciona porcentaje independientemente el progreso de los proyectos o cuántas veces dicha línea base.

Pero, ¿qué proporción de rendimiento le ayuda a evaluar el rendimiento del proyecto? Como ya sabe, comparar valores reales con las estimaciones puede ser engañosas. Supongamos que su proyecto ha consumido la mitad de su duración estimada y el presupuesto. Si es bueno depende de la cantidad de trabajo del proyecto está completa. Análisis de valor acumulado (va) hace que el progreso de borrar comparando estimado y los valores reales para la cantidad de trabajo que ha terminado.

Antes de ver las proporciones va a realizar un seguimiento del rendimiento, es importante comprender las medidas subyacentes:

  • Costo presupuestado del trabajo programado (CPTP) es el costo de línea base a través de la fecha de estado para las tareas programadas en el plan del proyecto: cuánto planeado gastar en la fecha de estado, si no está completa. Por ejemplo, si el costo de las tareas para completar el 30 de septiembre de 2008 es 10.000 $, CPTP de esa fecha es 10.000 $.

  • Costo real del trabajo realizado representa (CRTR) los costos del trabajo realizados hasta la fecha de estado, independientemente de lo que se ha completado. ACWS 30 de septiembre de 2008, es lo que ha dedicado a partir de esa fecha.

  • Costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) es EV, debido a que mide el costo estimado para el trabajo completado o acumulado hasta la fecha de estado. Por ejemplo, si el costo presupuestado de las tareas completadas es $15.000, CPTR es $15.000, si finalizar esas tareas anticipado, límite o derecho en tiempo.

Usar razones de valor acumulado para comparar de umbrales

EV análisis usa varias razones para evaluar la programación y rendimiento de costo, incluyendo la variación de programación (VP), variación de costo (VC), índice de rendimiento de programación (IRP) y costos (IRC) del índice de rendimiento. Funcionalidad de cálculo de relación de Office Project 2007 y otras características nuevas son las mejores herramientas de comparación de umbrales:

  • EV variación de costo (campo de VC en Office Project 2007) muestra la diferencia entre los costos reales y estimados del trabajo que ha completado (CPTR menos CRTR). Si VC es negativo, el costo real es mayor que el costo presupuestado y la tarea está por encima del presupuesto.

  • Porcentaje de variación de costo (% VC) es la EV variación de costo como un porcentaje del costo estimado del trabajo completado: [(BCWP – ACWP) / CPTR] X 100. Por ejemplo, suponga que CPTR es 10.000 $ y CRTR se 12.000 $. VC es igual a 10.000 $, 12.000 $, o bien-2000$. El trabajo completado los costos 2000 $ más el presupuestado. Por lo tanto, es igual % VC (-2000 $ / 10.000 $) X 100 o -20%.

    % VC es ideal para comparar con el umbral de VC.

  • Variación de programación EV (el campo VP en Office Project 2007) muestra el CPTR menos el CPTP: la diferencia entre el costo estimado de trabajo completado y el trabajo planeado para completar hasta la fecha de estado. Si la VP es negativa, terminado menos trabajo del planeado y están detrás de la programación.

  • Porcentaje de variación de programación (% VP) es la variación de programación EV como un porcentaje del costo presupuestado del trabajo programado: [(BCWP – BCWS) / CPTP] X 100. % VP muestra la variación de programación como un porcentaje del trabajo programado. Por ejemplo, considere el mismo CPTR de 10.000 $ con de 9.000. VC es igual a 10.000 $: 9.000, o 1000 $. El coste de trabajo programado 1000 $ menor que el trabajo completado, lo que significa que completar más trabajo que ha planeado y adelantado. Igual de % VP (1000 $ / 10.000 $) X 100 o 10%.

    % VP es ideal para comparar con el umbral de VP.

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Comparar variaciones de umbrales

Luces de tráfico mantener las cosas sencillas: precaución verde significa que está de viaje, amarillo, y rojo significa detener. Umbrales de proyecto son luces de tráfico de proyecto. Al establecer umbrales para indicar si el proyecto se ejecuta sin problemas, alcance resaltes unos o título problemas, puede ver donde el proyecto significa y decidir qué acciones son necesarias.

Al determinar los valores de umbral, definir los puntos de corte que delinean luces verdes, amarillas o rojas para rendimiento del proyecto, basándose en las desviaciones de programación y costos.

Por ejemplo, un umbral de 5 por ciento por encima del presupuesto o detrás de la programación podría ser el rendimiento aceptable máximo. Indica un umbral de 10 por ciento es el momento de tomar medidas correctivas. Si es la relación entre 5 y 10 por ciento, debe mantenerse al tanto de las tareas para asegurarse de que no les cualquier peor.

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Facilitar datos de varianza interpretar en Office Project 2007

Si incluye columnas para % VC y % VP en una tabla de Office Project 2007, puede ver los números negativos mostrar tareas están detrás de la programación o por encima del presupuesto. Sin embargo, la solución ideal es determinar qué tareas de inspección y aquellos para actuar en respuesta.

Indicadores gráficos en Office Project 2007 destacar estas situaciones. Por ejemplo, si el % VC o % VP es menor de -10 porcentaje, el costo o programación ha sobrepasado el umbral y verá una luz roja.

Para mostrar señales de tráfico de rendimiento de costo en función de los umbrales predeterminados, siga estos pasos:

  1. Crear un campo personalizado que muestra los campos % VC como un indicador gráfico: en el menú Herramientas, seleccione Personalizar y, a continuación, seleccione campos.

  2. En el cuadro de diálogo Personalizar campos, en la lista desplegable tipo, seleccione número.

  3. Seleccione un campo numérico personalizado, como el número 1.

  4. Para asignar un nombre significativo de campo personalizado, haga clic en Cambiar nombre. En el cuadro de diálogo Cambiar nombre de campo, escriba un nombre, como costo Var %. Haga clic en Aceptar.

  5. Para establecer el campo personalizado igual a % VC, haga clic en fórmula. En el cuadro de diálogo fórmula para % Var de costo, haga clic en campo, seleccione costo y, a continuación, seleccione % VC. Haga clic en Aceptar.

  6. Valores para mostrar, haga clic en Indicadores gráficos.

  7. En el cuadro de diálogo Indicadores gráficos para costo Var %, defina la primera prueba para comprobar los valores de % VC que superan el umbral de:

    1. Haga clic en la primera fila de prueba para 'Costo Var %'; en la lista desplegable, seleccione es menor que.

    2. En la primera fila de valores, escriba -10 (no utilice un signo de porcentaje).

    3. Haga clic en la primera fila de la imagen; en la columna de la imagen de la lista desplegable, seleccione el círculo rojo, porque % VC-menos de 10 significa que la tarea es más del 10% por encima del presupuesto.

      Nota: Si usa los mismos umbrales de todas las tareas, puede definir la prueba con los números de umbral. Si desea variación entre tareas, asignar los valores de umbral a otros campos personalizados y, a continuación, en la columna valores, seleccione un umbral.

  8. En la segunda fila de prueba para 'Costo Var %', seleccione es mayor que. En la fila de valores correspondiente, escriba -5; y en la fila de la imagen, seleccione el círculo verde.

  9. En la tercera fila de prueba para 'Costo Var %', seleccione es mayor o igual a. En la fila de valores correspondiente, escriba -10; y en la fila de la imagen, seleccione el círculo amarillo. Haga clic en Aceptar.

Nota: Dado que Office Project 2007 procesa pruebas en orden, la tercera prueba detecta valores que sean mayores que -10 pero menor que -5.

Configuración de un indicador gráfico para comparar variaciones de umbrales
Figura 1: Configurar un indicador gráfico para comparar variaciones de umbrales

Nota: Mostrar señales de tráfico de rendimiento de la programación es similar, salvo que utiliza el campo % VP en lugar de % VC

Para mostrar los indicadores gráficos en una tabla en Office Project 2007:

  1. En el menú Ver, seleccione tabla: y, a continuación, seleccione Más tablas.

  2. En el cuadro de diálogo Más tablas, seleccione una tabla y haga clic en Aplicar.

  3. Haga clic en un encabezado de columna.

  4. En el menú contextual, seleccione Insertar columna.

  5. En el cuadro de diálogo Definición de columna de la lista desplegable Nombre del campo, seleccione un campo personalizado. Si se hace referencia en el ejemplo anterior, seleccione costo (número 1) Var % y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota: Puede crear una nueva tabla para mostrar las medidas de variación personalizada. Para ello, en el menú Ver, seleccione tabla: y, a continuación, Más tablas. En el cuadro de diálogo Más tablas , haga clic en nuevo. En el cuadro de diálogo Definición de tabla, especifique el nombre de tabla y los campos que desea incluir en la tabla.

La columna muestra el estado de las tareas con luces verdes, amarillas o rojas, tal como se muestra en la figura 2.

Evaluar el costo y el rendimiento con indicadores gráficos
Figura 2: Evaluar el costo y el rendimiento con indicadores gráficos

En la figura 2, puede ver la diferencia entre va y varianzas básicas. Por ejemplo, la VC de la tarea de diseño lote es un número positivo ($60,00), porque el coste real es mayor que el costo de línea base. Sin embargo, % VC es un valor negativo (– 6%). Ambos desviaciones indican que el coste es por encima del presupuesto.

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Evitar el atraso y saturación

Puede usar Office Project 2007 para calcular la programación y costos varianzas y evaluar el rendimiento del proyecto. Indicadores gráficos que sea más fácil ver qué tareas se encuentran en el control y aquellos que necesitan la atención.

Desgraciadamente, los participantes del proyecto y los miembros del equipo a menudo no comprenden las medidas que son de naturaleza segundo a los jefes de proyecto. Para obtener información sobre cómo transformar esta información la varianza en un formulario que pueden comprender otras audiencias, vea las sugerencias para la comunicación de proyectode artículo de Work Essentialsvarianzas de t.

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Acerca de la autora     Bonnie Biafore es un profesional de administración de proyecto certificación Instituto PMI, Project Management (PMP). Es consultor, instructor, orador y autor galardonado de varios libros sobre invertir, finanzas personales y administración de proyectos, incluidos en tiempo! En seguimiento! En destino! Administrar los proyectos correctamente con Project Microsoft® (Microsoft Press, 2006).

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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