Asignar y realizar un seguimiento de las tareas

Asignar y realizar un seguimiento de las tareas

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Además de crear sus propias tareas, puede crear tareas para asignar a otras personas.

Las tareas sirven para hacer un seguimiento de las actividades que tiene pendientes por hacer. También sirven para asignar tareas a otras personas.

  1. En la barra de navegación, haga clic en Tareas y, después, haga clic en Nueva tarea o abra una tarea existente.

    Método abreviado de teclado    Para crear una tarea, presione Ctrl+Mayús+K.

  2. Haga clic en Asignar tareas.

    Comando Asignar tarea en la cinta

  3. En el cuadro para, escriba un nombre o una dirección de correo electrónico.

  4. Escriba el asunto, la fecha de inicio y fecha de vencimiento.

    Propiedades de las fechas de inicio y de vencimiento de una tarea asignada

  5. Si desea que la tarea se repita, haga clic en Periodicidad, seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar.

  6. Haga clic en Enviar.

    Nota: Si asigna una tarea repetitiva, en la lista de tareas se conserva una copia de la tarea, pero no se actualiza. Si activa la casilla Enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completa, recibirá un informe de estado cada vez que se complete la tarea.

Al abrir una tarea asignada, puede Revisar el progreso de las tareas asignadas con el cuadro % completado que usted o el destinatario puede actualizar cuando envían un informe de estado de la tarea asignada.

Outlook puede realizar un seguimiento del progreso de una tarea asignada a una persona. Si desea a varias personas para trabajar en una tarea, es una buena idea para dividir la tarea en partes más pequeñas o asignar cada tarea individualmente. Por ejemplo, para realizar un seguimiento de un informe que se escriban tres redactores, cree tres tareas separadas denominadas escribir informe: Anne, escribir informe: Carlos, y escribir informe: Anay asigne cada tarea individual al redactor correspondiente.

Realizar un seguimiento de las tareas asignadas a otra persona

  1. En la barra de navegación, haga clic en Tareas.

  2. Haga clic en Ver > Cambiar vista > Asignada.

Comando de vista de tarea asignada en la cinta

Faltan las tareas asignadas

Si no ve las tareas que ha asignado, es posible que Outlook no esté configurado para conservar copias de las tareas asignadas.

  1. Haga clic en Archivo > Opciones > Tareas.

  2. En Opciones de Tareas, active la casilla Mantener mi lista de tareas actualizada con copias de las tareas que asigno a otras personas.

Casilla Mantener mi lista de tareas actualizada con copias de las tareas que asigno a otras personas

Cuando active esta opción no se hará un seguimiento de las tareas que ya ha asignado, pero sí de las que asigne a partir de la activación.

Después de crear una tarea y asignar a alguien, es posible que tenga algunas tareas de administración para realizar su mantenimiento hasta que se complete. Por ejemplo, puede que desee informes de estado y las actualizaciones del progreso de la tarea. Además, si la persona a quien asignar la tarea rechaza, que desee reasignar a otra persona.

Para asignar una tarea, crear la tarea y, a continuación, enviarlo como una solicitud de tarea a alguien. La persona que recibe la solicitud de tarea se convierte en el propietario temporal de la tarea. Esta persona puede rechazar la tarea, acepte la tarea o asignar la tarea a otra persona. Si se rechaza la tarea, se devuelve a usted.

Nota: Aunque se devuelve una tarea rechazada, la tarea todavía pertenece al destinatario hasta que reclamar la propiedad volviendo la tarea a su lista de tareas.

Asignar una tarea a alguien

  1. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para asignar una tarea nueva     En el menú archivo, apunte a nuevo y, a continuación, haga clic en Solicitud de tarea.

      Enviar una solicitud de tarea a alguien

    • Para asignar una tarea existente     En la lista de tareas, abra la tarea que desea asignar. En la pestaña tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Asignar tarea.

  2. En el cuadro para, escriba el nombre o la dirección de la persona a quien desea asignar la tarea.

    Para seleccionar el nombre de una lista, haga clic en el botón para.

  3. En el cuadro Asunto, escriba un nombre para la tarea.

    Nota: Para una tarea existente, el cuadro asunto ya está rellenado.

  4. Seleccione la fecha de vencimiento y las opciones de estado que desee.

  5. Active o desactive la casilla de verificación conservar una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas y la casilla de verificación Enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completada.

  6. Si desea que la tarea se repita, en la pestaña tarea, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  7. En el cuerpo de la tarea repetitiva, escriba la información que desea incluir en la tarea.

  8. Haga clic en Enviar Imagen del botón .

    Nota: Si se asigna una tarea repetitiva, una copia de la tarea permanecerá en la lista de tareas, pero no se actualizará. Si selecciona la casilla de verificación Enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completada, recibirá un informe de estado para cada aparición de la tarea completada.

  1. Abra la tarea que desea enviar.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Reenviar.

    Método abreviado de teclado para reenviar una tarea, presione CTRL+F.

  3. Escriba los nombres de los destinatarios o las direcciones de correo electrónico en los cuadros para y Cc.

  4. En el cuerpo de la tarea, escriba cualquier mensaje que desee incluir. Para enviar más de una tarea, arrastre las otras tareas de la lista de tareas al cuerpo de la tarea que desea reenviar.

  5. Haga clic en Enviar Imagen del botón .

  1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene la solicitud de tarea. Este mensaje normalmente está en la carpeta Elementos enviados.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en volver a la lista de tareas.

También puede reclamar la tarea desde el mensaje de tarea rechazada haciendo clic en volver a la lista de tareas.

Hay tres formas para realizar un seguimiento de las tareas que ha asignado a otras personas:

  • Conservar copias de las tareas que va a asignar automáticamente y recibir informes de estado automatizado   

    1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

    2. Haga clic en Opciones de la tarea.

    3. Active la casilla de verificación Guardar copias actualizadas de las tareas asignadas en mi lista de tareas.

    4. Active la casilla de verificación Enviar informes de estado cuando se hayan completado las tareas asignadas.

  • Ver tareas que ha asignado a otras personas   

    1. Haga clic en tareas.

    2. En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en asignaciones.

  • Ver la lista de personas que reciben copias actualizadas de una tarea asignada   

    1. Abra la tarea asignada para el que desea ver la lista.

    2. En la pestaña Detalles, ver los nombres en el cuadro de lista de actualización.

  1. Abra la tarea o solicitud de tarea.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Aceptar o Rechazar.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Haga clic en Editar la respuesta antes de enviarla, escriba el comentario en el mensaje y, a continuación, haga clic en Enviar.

    • Haga clic en enviar la respuesta ahora.

  1. Abra la tarea que desea enviar un informe de estado o un comentario.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Enviar informe de estado, responder o responder a todos.

  3. Escriba los nombres de los destinatarios o las direcciones de correo electrónico en los cuadros para y Cc.

    Si la tarea está asignada a usted, se agregan los nombres de las personas que se actualicen automáticamente.

  4. En el cuerpo del mensaje, escriba cualquier información que desee incluir en el informe de estado.

  5. Haga clic en Enviar Imagen del botón .

Después de crear una tarea y asignar a alguien, es posible que tenga algunas tareas de administración para realizar su mantenimiento hasta que se complete. Por ejemplo, puede que desee informes de estado y las actualizaciones del progreso de la tarea. Además, si la persona a quien asignar la tarea rechaza, que desee reasignar a otra persona.

Para asignar una tarea, crear la tarea y, a continuación, enviarlo como una solicitud de tarea a alguien. La persona que recibe la solicitud de tarea se convierte en el propietario temporal de la tarea. Esta persona puede rechazar la tarea, acepte la tarea o asignar la tarea a otra persona. Si se rechaza la tarea, se devuelve a usted.

Nota: Aunque se devuelve una tarea rechazada, la tarea todavía pertenece al destinatario hasta que reclamar la propiedad volviendo la tarea a su lista de tareas.

Asignar una tarea a alguien

  1. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para asignar una tarea nueva     En el menú archivo, apunte a nuevo y, a continuación, haga clic en Solicitud de tarea.

      Enviar una solicitud de tarea a alguien

    • Para asignar una tarea existente     En la lista de tareas, abra la tarea que desea asignar. En la pestaña tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Asignar tarea.

  2. En el cuadro para, escriba el nombre o la dirección de la persona a quien desea asignar la tarea.

    Para seleccionar el nombre de una lista, haga clic en el botón para.

  3. En el cuadro Asunto, escriba un nombre para la tarea.

    Nota: Para una tarea existente, el cuadro asunto ya está rellenado.

  4. Seleccione la fecha de vencimiento y las opciones de estado que desee.

  5. Active o desactive la casilla de verificación conservar una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas y la casilla de verificación Enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completada.

  6. Si desea que la tarea se repita, en la pestaña tarea, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  7. En el cuerpo de la tarea repetitiva, escriba la información que desea incluir en la tarea.

  8. Haga clic en Enviar Imagen del botón .

    Nota: Si se asigna una tarea repetitiva, una copia de la tarea permanecerá en la lista de tareas, pero no se actualizará. Si selecciona la casilla de verificación Enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completada, recibirá un informe de estado para cada aparición de la tarea completada.

  1. Abra la tarea que desea enviar.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Reenviar.

    Método abreviado de teclado para reenviar una tarea, presione CTRL+F.

  3. Escriba los nombres de los destinatarios o las direcciones de correo electrónico en los cuadros para y Cc.

  4. En el cuerpo de la tarea, escriba cualquier mensaje que desee incluir. Para enviar más de una tarea, arrastre las otras tareas de la lista de tareas al cuerpo de la tarea que desea reenviar.

  5. Haga clic en Enviar Imagen del botón .

  1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene la solicitud de tarea. Este mensaje normalmente está en la carpeta Elementos enviados.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en volver a la lista de tareas.

También puede reclamar la tarea desde el mensaje de tarea rechazada haciendo clic en volver a la lista de tareas.

Hay tres formas para realizar un seguimiento de las tareas que ha asignado a otras personas:

  • Conservar copias de las tareas que va a asignar automáticamente y recibir informes de estado automatizado   

    1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

    2. Haga clic en Opciones de la tarea.

    3. Active la casilla de verificación Guardar copias actualizadas de las tareas asignadas en mi lista de tareas.

    4. Active la casilla de verificación Enviar informes de estado cuando se hayan completado las tareas asignadas.

  • Ver tareas que ha asignado a otras personas   

    1. Haga clic en tareas.

    2. En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en asignaciones.

  • Ver la lista de personas que reciben copias actualizadas de una tarea asignada   

    1. Abra la tarea asignada para el que desea ver la lista.

    2. En la pestaña Detalles, ver los nombres en el cuadro de lista de actualización.

  1. Abra la tarea o solicitud de tarea.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Aceptar o Rechazar.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Haga clic en Editar la respuesta antes de enviarla, escriba el comentario en el mensaje y, a continuación, haga clic en Enviar.

    • Haga clic en enviar la respuesta ahora.

  1. Abra la tarea que desea enviar un informe de estado o un comentario.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Enviar informe de estado, responder o responder a todos.

  3. Escriba los nombres de los destinatarios o las direcciones de correo electrónico en los cuadros para y Cc.

    Si la tarea está asignada a usted, se agregan los nombres de las personas que se actualicen automáticamente.

  4. En el cuerpo del mensaje, escriba cualquier información que desee incluir en el informe de estado.

  5. Haga clic en Enviar Imagen del botón .

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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