Usar fórmulas y funciones

Nombrar celdas y rangos

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En Excel, puede asignar nombres a celdas y rangos de celdas, y usar esos nombres en fórmulas. Esta es una característica útil que hace que las fórmulas sean más sencillas de comprender y mantener.

Asignar un nombre a una celda o un rango de celdas
  1. Seleccione una celda o un rango de celdas.

  2. En el cuadro Nombre, escriba un nombre.
    Cuadro de nombre
    Puede hacer clic en la flecha desplegable para ver la lista de nombres de rango existentes (si los hay).
    Los nombres:

    • No pueden empezar con un número.

    • No pueden contener espacios.

    • Pueden contener letras mayúsculas y minúsculas.

    • Pueden contener caracteres de subrayado.

Pulsar F3 para usar el nombre
  1. Seleccione una celda.

  2. Pulse la tecla de función F3.

  3. En el cuadro Pegar nombre, seleccione el nombre y, después, seleccione Aceptar.

Usar nombres en fórmulas
  1. Seleccione una celda y escriba una fórmula.

  2. Coloque el cursor donde quiera usar el nombre en esa fórmula.

  3. Escriba la primera letra del nombre y seleccione el nombre de la lista que se muestre.

  4. Pulse Entrar.

Eliminar un nombre
  1. Seleccione Fórmulas > Administrador de nombres.

  2. O pulse Ctrl + F3.

    Nota:  Con el Administrador de nombres puede Crear, Editar o Eliminar nombres.

  3. Seleccione el nombre y, después, seleccione Eliminar.

    Nota: Si elimina un nombre que se usa en las fórmulas de la hoja de cálculo, se generarán errores en la hoja de cálculo.

  4. Seleccione Cerrar.

Ver y pegar todos los nombres en el libro
  1. Seleccione una celda vacía.

  2. Seleccione Fórmulas > Utilizar en la fórmula.
    Nombres definidos

  3. Seleccione Pegar nombres en la lista desplegable.
    Esta función pegará los nombres, el nombre de la hoja y las celdas del rango en el libro.

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La pregunta es: ¿Debemos estar siempre llamándolas por su referencia, por ejemplo H45, G20, A4?

A veces puede ser más práctico asignarles un nombre descriptivo y así recordarlo con facilidad para utilizarlo posteriormente.

Veamos un ejemplo de asignación de un nombre de rango a unas determinadas celdas, que van a ser las que tenemos marcadas con el contorno rojo.

Las seleccionamos y ahora vamos al cuadro de nombres que está a la izquierda de la Barra de fórmulas.

Al insertar el cursor queda seleccionada la referencia activa y ahora podemos escribir encima nuestro nombre de rango, que, por ejemplo, va a ser: RangoLineas.

Una vez escrito, tenemos que presionar obligatoriamente Intro y para comprobar que el nombre, definitivamente, lo hemos introducido bien, hacemos clic en este desplegable y vemos como aparece en una lista.

Vamos ahora a ofrecer algunos consejos en cuanto al nombre de los rangos.

En primer lugar, decir que, como norma, el nombre no puede tener espacios en el interior, tampoco puede empezar por un número así como tampoco puede contener caracteres especiales como signos de interrogación, admiración etc.

Y ya, a modo de consejo, comentar que es conveniente que los nombres de rango no contengan tildes.

Ahora vamos a dar otro nombre de rango a esta celda, al total.

Nos situamos en el nombre de rango y ponemos, por ejemplo: TotalGeneral Presionamos Intro y ahora al comprobar ya vemos nuestros dos nombre de rango.

Pero, ¿cómo se utilizan y para qué?

Vamos a ir al segundo apartado y ver algunos ejemplos.

En primer lugar, veamos un nombre de rango dentro de una función: Es =suma(RangoLineas, vemos que al empezar a escribir el nombre del rango ya aparece propuesto por Excel.

y ahora ya cerramos paréntesis y vemos como realiza la suma de todos los valores que hay en ese nombre de rango.

También se podría utilizar de la siguiente forma: Es =TotalGeneral*3, una simple operación matemática.

También podemos utilizar los nombres de rango dentro de listas desplegables.

Aquí vamos a insertar una lista desplegable, aunque primero vamos a dar un nombre de rango a toda la tabla.

Nos vamos al cuadro de nombres y, por ejemplo, vamos a escribir TablaLineas, presionamos Intro y ahora también vamos a dar otro nombre de rango para esta lista de líneas, además, va a ser ese el nombre, ListaLineas Una vez hecho esto, ya si que podemos abordar los ejemplos.

En primer lugar, vamos a crear una lista desplegable.

Nos situamos aquí, vamos a la ficha Datos Validación de datos Permitir lista, y ahora en Origen de datos presionamos F3 y nos aparece una lista con todos los nombres de rango que tenemos en el libro.

Vamos a elegir ListaLineas.

Aceptamos y ya tenemos nuestro desplegable.

Ahora, en esta celda, vamos a combinar ese desplegable con una función BUSCARV.

Por ejemplo, podíamos escribir: =buscarv(J23;Tablalíneas;2;falso), el valor buscado va a ser este, la matriz va a ser la que dimos como nombre TablaLineas, el indicador de columnas un 2 y el argumento ordenado Falso, en estas condiciones, presionamos Intro y vemos como nuestro desplegable se ha combinado con la función BUSCARV, que dentro está utilizando el nombre de rango TablaLineas.

Otra forma de utilizar los nombres de rango es para que hagan la función de referencia absoluta, es decir, si yo creo un nombre de rango para esta celda, por ejemplo, llamado Dto, ahora me puedo aprovechar de eso si tengo que utilizarlo en algunas fórmulas.

Es igual a Dto multiplicado por una cierta cantidad, por ejemplo.

Ahora al rellenar vemos como Dto aparece en todas las celdas, es como si hubiéramos hecho referencia a esa celda y la hubiéramos convertido en referencia absoluta.

Con lo cual tenemos una ventaja más.

Y por último, vamos a comentar el Administrador de nombres.

Hasta ahora lo único que hemos hecho ha sido aprender a crear nombres de rango pero no tenemos la posibilidad de eliminarlos o modificarlos.

Pues esto se hace desde el Administrador de nombres como hemos dicho hace un momento.

Vamos a ir a la ficha Fórmulas y dentro de Fórmulas hacemos clic en Administrador de nombres, obtenemos un cuadro de diálogo o asistente donde aparecen todos los nombre de rango que hay en el libro.

Podríamos crear uno nuevo desde este botón.

También podríamos modificar cualquier nombre de rango que tengamos seleccionado o incluso, podríamos eliminarlo.

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