Asignar directiva de retención para los mensajes de correo electrónico

Las directivas de retención forman parte de la tecnología de administración de registros de mensajes (MRM) disponible con las cuentas de Microsoft Exchange Server 2010. MRM permite fácilmente conservar los mensajes necesarios para cumplir con directivas de la organización, normativas gubernamentales o necesidades jurídicas, así como quitar contenido que ya no tenga valor empresarial o jurídico.

Nota:  Para usar esta característica se necesitan requisitos de licencia de Microsoft Outlook y Exchange Server. Para obtener más información, vea Requisitos de licencia para directivas de archivo personal y retención.

En este artículo...

Información sobre las directivas de retención

Asignar una directiva de retención a una carpeta de correo electrónico

Asignar una directiva de retención a mensajes de correo electrónico

Obtener directivas de retención opcionales adicionales

Quitar una directiva de retención

Información sobre las directivas de retención

Las organizaciones pueden crear directivas de retención predeterminadas para todos los elementos de correo de un buzón de Exchange Server, directivas específicas para carpetas predeterminadas (como Bandeja de entrada, Borradores, Elementos enviados, Elementos eliminados y Correo no deseado), o bien pueden crear directivas de retención que los usuarios pueden aplicar en carpetas o elementos individuales. El administrador de Exchange Server puede configurar todas estas opciones (o una combinación de estas).

Importante:  Si tiene preguntas sobre las directivas de retención de la organización, revise las directrices de la organización o póngase en contacto con el departamento jurídico.

Es más fácil asignar directivas de retención por carpetas, en lugar de asignarlas de forma individual a cada mensaje. Pero, incluso después de asignar una directiva de retención a una carpeta, puede seleccionar uno o varios mensajes y, después, asignar una directiva distinta solo a esos mensajes. Una directiva asignada un mensaje tiene prioridad sobre cualquier directiva de carpeta heredada.

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Asignar una directiva de retención a una carpeta de correo electrónico

  1. En el panel de navegación, haga clic en una carpeta de correo.

  2. En la pestaña Carpeta, en el grupo Propiedades, haga clic en Directiva.

Comandos de directiva en la cinta de opciones

El comando Directiva no se muestra en la cinta de opciones.

Si el comando Directiva no se muestra en la cinta de opciones, quiere decir que el administrador de Exchange Server no habilitó las directivas de retención para su cuenta, o bien que no usa una licencia de Outlook necesaria para la característica. Para obtener más información, vea Requisitos de licencia para directivas de archivo personal y retención.

  1. En la pestaña Directiva, en la lista Directiva de carpeta, haga clic en una entrada según las directrices de la organización.

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Asignar una directiva de retención a mensajes de correo electrónico

  1. En la lista de mensajes, haga clic en un mensaje.

Sugerencia:  Para seleccionar más de un mensaje, mantenga presionada la tecla CTRL al hacer clic en cada mensaje.

  1. En la pestaña Inicio, en el grupo Etiquetas, haga clic en Asignar directiva.

Asignar comandos de directiva en la cinta de opciones

El comando Asignar directiva no se muestra en la cinta de opciones.

Si el comando Asignar directiva no se muestra en la cinta de opciones, quiere decir que el administrador de Exchange Server no habilitó las directivas de retención y archivo para su cuenta, o bien no usa una licencia de Outlook necesaria para la característica. Para obtener más información, vea Requisitos de licencia para directivas de archivo personal y retención.

  1. En Directiva de retención, haga clic en una entrada según las directrices de la organización.

La directiva de retención de un mensaje aparece en el encabezado del panel de lectura, que está debajo de los nombres de los destinatarios, e incluye la fecha de expiración. Si no se aplica ninguna directiva de retención, no se mostrará información debajo de los nombres de los destinatarios del mensaje.

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Obtener directivas de retención opcionales adicionales

Los usuarios de Outlook no pueden crear directivas de retención. Solo las puede crear el administrador de Exchange Server. Pero la organización puede ofrecer otras directivas de retención opcionales que no se muestren de forma predeterminada. Si hay disponibles otras directivas de retención, siga este procedimiento para agregarlas a las opciones disponibles que se muestran al aplicar directivas.

  1. En la lista de mensajes, haga clic en un mensaje.

Sugerencia:  Para seleccionar más de un mensaje, mantenga presionada la tecla CTRL al hacer clic en cada mensaje.

  1. En la pestaña Inicio, en el grupo Etiquetas, haga clic en Asignar directiva.

Asignar comandos de directiva en la cinta de opciones

  1. En Directiva de retención, haga clic en Más directivas de retención.

  2. En el cuadro de diálogo Directivas de retención, haga clic en Agregar o quitar directivas de retención.

Microsoft Outlook Web App (OWA) se abre en una ventana del explorador web.

  1. En OWA, escriba sus credenciales para iniciar sesión.

Se abrirá la página Opciones de OWA, en la sección Directivas de retención.

  1. En la lista, haga clic en una directiva y, después, seleccione Agregar.

La directiva opcional se agrega a la lista de directivas que puede seleccionar al especificar una directiva de retención en una carpeta o elemento.

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Quitar una directiva de retención

Al quitar una directiva de retención de un mensaje de correo electrónico, la directiva de carpeta se aplica en el elemento, si se asignó alguna.

  1. En la lista de mensajes, haga clic en un mensaje.

Sugerencia:  Para seleccionar más de un mensaje, mantenga presionada la tecla CTRL al hacer clic en cada mensaje.

  1. En la pestaña Inicio, en el grupo Etiquetas, haga clic en Asignar directiva.

Asignar comandos de directiva en la cinta de opciones

  1. En Directiva de retención, haga clic en Usar directiva de carpeta.

La directiva de retención de un mensaje aparece en el encabezado del panel de lectura, que está debajo de los nombres de los destinatarios, e incluye la fecha de expiración. Si no se aplica ninguna directiva de retención, no se mostrará información debajo de los nombres de los destinatarios del mensaje.

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