Archivar un proyecto completado en Project Server 2010

Una vez que haya completado un proyecto, es posible que ya no necesite acceso inmediato a él y es posible que desee ocultarlo para que no aparezca en el centro de proyectos y en las vistas de mis tareas de los miembros del equipo. Archivar y ocultar los proyectos completados reduce el "desorden" de estas vistas, y ayuda a evitar que los usuarios realicen cambios en los proyectos que ya no están activos.

Existe un método "estándar" para archivar proyectos de forma eficaz con Microsoft Project Server 2010. Si ese método no se ajusta a sus necesidades, hay algunos métodos alternativos que pueden ser más adecuados para su organización. En este artículo se describen estos métodos, así como los procedimientos recomendados para el archivo a largo plazo.

En este artículo

Archivar un proyecto mediante el método estándar

Paso 1: cancelar la publicación de todas las tareas del proyecto

Paso 2: desactivar las actualizaciones de la tarea de resumen del proyecto

Paso 3: configurar un grupo de seguridad para los usuarios que no son administradores

Paso 4: configurar una categoría de seguridad de archivo

Paso 5: archivar el sitio de grupo del proyecto

Archivar un proyecto con un método alternativo

Procedimientos recomendados para el archivo a largo plazo

Archivar un proyecto mediante el método estándar

El método estándar para archivar un proyecto es un proceso de varios pasos:

  • Paso 1: cancelar la publicación de todas las tareas del proyecto

  • Paso 2: desactivar las actualizaciones de la tarea de resumen del proyecto

  • Paso 3: configurar un grupo de seguridad para los usuarios que no son administradores

  • Paso 4: configurar una categoría de seguridad de archivo

  • Paso 5: archivar el sitio de grupo del proyecto

Estos pasos son realizados por el jefe de proyecto y el administrador, como se indica en cada una de las secciones siguientes.

Paso 1: cancelar la publicación de todas las tareas del proyecto

Si el proyecto se ha publicado previamente en los miembros del equipo y ahora desea quitar el proyecto y sus tareas de sus vistas, el jefe de proyecto tendrá que anular la publicación de todas las tareas del proyecto que está archivando. El jefe de proyecto puede comenzar este proceso en Microsoft Project Web App, pero el proceso real de cancelación de la publicación se realiza en Microsoft Project Professional 2010.

Nota:  Al anular la publicación de una tarea, no se quitan todos los trabajos aceptados y aplicados del proyecto. Sin embargo, se elimina cualquier historial de aprobación de actualizaciones asociado a una tarea.

Para anular la publicación de todas las tareas del proyecto:

  1. En el inicio rápido, en proyectos, haga clic en centro de proyectos.

  2. Haga clic en el nombre del proyecto que está archivando en la columna nombre del proyecto .

  3. En la pestaña tarea , en el grupo proyecto , haga clic en la flecha del botón Editar y, a continuación, haga clic en en Project Professional.

  4. En Project Professional 2010, desplácese a la columna situada más a la derecha en la parte de la tabla de la vista Diagrama de Gantt , haga clic en el encabezado Agregar nueva columna y, a continuación, haga clic en publicar. Si la vista Diagrama de Gantt ya tiene la columna publicar , omita este paso.

  5. En la columna publicar de cada una de las tareas del proyecto, haga clic en no.

    Sugerencia:  Para acelerar este proceso para proyectos más grandes, establezca la primera tarea en no. A continuación, haga clic en el controlador de la esquina inferior derecha de la celda y arrástrela para copiar el contenido de la celda en la columna publicar .

  6. En la pestaña archivo , haga clic en publicar.

  7. Una vez que se haya publicado el proyecto, ciérrelo y proteja el proyecto.

Paso 2: desactivar las actualizaciones de la tarea de resumen del proyecto

A continuación, es posible que el jefe de proyecto tenga que desactivar las actualizaciones de la tarea de resumen del proyecto para que no haya informes de parte de horas.

Para desactivar las actualizaciones en la tarea de resumen del proyecto:

  1. En el inicio rápido, en proyectos, haga clic en centro de proyectos.

  2. Haga clic en el nombre del proyecto que está archivando en la columna nombre del proyecto .

  3. En la pestaña Opciones , en el grupo Mostrar u ocultar , active la casilla tarea de resumen del proyecto .

  4. En la pestaña Opciones , en el grupo tareas , haga clic en cerrar a actualizaciones.

  5. En la sección seleccionar tareas , active la casilla de verificación de la tarea de resumen del proyecto (el identificador es 0) y, a continuación, haga clic en publicar.

Paso 3: configurar un grupo de seguridad para los usuarios que no son administradores

Una vez que el jefe de proyecto ha preparado el proyecto para archivar, el administrador crea un grupo de seguridad que contiene todos los usuarios excepto los administradores.

Para crear un grupo de seguridad para los usuarios que no sean administradores:

  1. En Inicio rápido, en configuración, haga clic en configuración del servidor.

  2. En la página configuración del servidor , en seguridad, haga clic en administrar grupos.

  3. Haga clic en Nuevo grupo.

  4. En la sección información del grupo , escriba todos los usuarios que no sean administradores en el cuadro nombre de grupo .

  5. En la sección usuarios , en el cuadro usuarios disponibles , seleccione los nombres de todos los usuarios que no sean administradores y, a continuación, haga clic en Agregar para moverlos al cuadro usuarios seleccionados .

  6. Haga clic en Guardar.

Paso 4: configurar una categoría de seguridad de archivo

Una vez que el administrador haya creado el grupo todos los usuarios que no sean administradores , el siguiente paso es crear una categoría de seguridad de archivo . Durante este proceso, el administrador elige qué proyectos archivar y los incluye en esta categoría.

Para crear una categoría de seguridad de archivo :

  1. En Inicio rápido, en configuración, haga clic en configuración del servidor.

  2. En la página configuración del servidor , en seguridad, haga clic en administrar categorías.

  3. En la página administrar categorías , haga clic en nueva categoría.

  4. En la sección nombre y descripción , escriba archivar en el cuadro nombre de categoría .

  5. En la sección usuarios y grupos , en usuarios y grupos disponibles, haga clic en todos los usuarios que no sean administradoresy, a continuación, haga clic en Agregar para mover el grupo al cuadro usuarios y grupos con permisos .

  6. En permisos para todos los usuarios que no sean administradores (grupo), seleccione la casilla denegar para todos los permisos.

    Sugerencia:  Active la casilla denegar de cada nodo de permisos de nivel superior (proyecto y recurso) para denegar todos los permisos con sangría debajo de cada nodo.

  7. En la sección proyectos , seleccione solo los proyectosque se indican y, a continuación, haga clic en el nombre del proyecto que está archivando en el cuadro proyectos disponibles .

    Nota:  Asegúrese de no activar ninguna de las casillas de verificación que aparecen debajo de aplicar los permisos de seguridad de proyecto anteriores a todos los proyectos en los que. Esto puede crear problemas de permisos en otros proyectos y recursos.

  8. Haga clic en Agregar para mover el proyecto al cuadro proyectos seleccionados .

  9. Haga clic en Guardar.

Paso 5: archivar el sitio de grupo del proyecto

Muchos proyectos usan el sitio de grupo de proyecto asociado para recopilar información que complemente la programación del proyecto. Es posible que desees asegurarte de que esta información también se Archive. Microsoft SharePoint Server 2010 habilita la copia de seguridad de nivel de sitio. Para obtener más información sobre cómo el administrador completa este paso, vea exportar un sitio, una lista o una biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010).

Una vez que se hace una copia de seguridad del sitio, el administrador puede eliminar el sitio.

Para eliminar un sitio de grupo del proyecto:

  1. En Inicio rápido, en configuración, haga clic en configuración del servidor.

  2. En la página configuración del servidor , en directivas operativas, haga clic en sitios del proyecto.

  3. Haga clic en la fila que contiene el sitio de grupo del proyecto del que hizo una copia de seguridad y, a continuación, haga clic en eliminar sitio.

  4. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.

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Archivar un proyecto con un método alternativo

El método estándar de archivado es exhaustivo y permite la recuperación, en caso de que lo necesites. Sin embargo, un amplio archivado no siempre lo necesita una organización. A veces solo es suficiente ocultar los proyectos completados, o guardar un proyecto de forma local, para cumplir con los requisitos de archivado.

Si el método estándar de archivado no se ajusta a sus necesidades, estas son algunas alternativas:

  • Ocultar el proyecto en el centro de proyectos    Si solo está intentando ocultar proyectos completados en el centro de proyectos, puede Agregar un indicador de archivo a la página detalles del proyecto y, a continuación, filtrar una vista del centro de proyectos para mostrar únicamente aquellos proyectos en los que esté establecida la marca de archivo a no.

  • Quitar el proyecto de la base de datos de borrador    Otra opción es asegurarse de que el proyecto está respaldado en la base de datos de archivado y, a continuación, eliminar el proyecto de las bases de datos borradores, publicadas y de informes . Si necesita datos del proyecto archivado más adelante, use la opción restaurar administrativo de la página configuración del servidor para volver a la base de datos de borrador y vuelva a publicar el proyecto.

  • Guarde el proyecto como un. Archivo MPP    Si desea quitar el proyecto por completo de Project Server, otra opción es abrir el proyecto desde Project Server con Project Professional 2010 y, a continuación, guardar el proyecto como archivo MPP. Para obtener más información, consulte la sección titulada "guardar el proyecto de forma local" en guardar un proyecto. Le recomendamos que guarde el proyecto con todos los datos de campo personalizado para que el archivo MPP se aísle de cualquier cambio adicional realizado en los campos personalizados en Project Server. Una vez que haya guardado y copiado el proyecto como archivo MPP, puede que se elimine de Project Server. Si necesita recuperar el proyecto en una fecha posterior, puede abrir el archivo MPP en Project Professional 2010 mientras está conectado a Project Server y, a continuación, guardar el proyecto en el servidor.

Nota:  Con este método se romperán los vínculos de entrega, de problema y de riesgo entre el proyecto y su sitio de grupo de proyecto en Project Server.

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Procedimientos recomendados para el archivo a largo plazo

De vez en cuando, el formato de archivo MPP de Project, los esquemas de base de datos de contenido de Project Server y los esquemas de sitios de SharePoint pueden cambiar para reflejar nuevas características. Esto puede repercutir en la compatibilidad con versiones anteriores hasta el punto de que un proyecto guardado como archivo MPP, una copia de seguridad anterior de una base de datos de contenido de Project Server o una copia de seguridad de un sitio de grupo de proyectos no se pueda usar inmediatamente.

Un procedimiento recomendado es planear siempre el contenido archivado en el plan de actualización. Esto reduce el tiempo de recuperación de un proyecto antiguo que podría requerir varios pasos de actualización de otra manera.

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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