Archivar en Outlook 2016 para Windows

Archivar en Outlook 2016 para Windows

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Hay varias formas para archivar mensajes en Outlook 2016. Los métodos que puede usar dependen de si usa Outlook 2016 con un Office 365 para la cuenta de empresa, una cuenta de Exchange u otros tipos de cuentas, como Outlook.com, Gmail, POP o IMAP cuentas.

Todas las cuentas en Outlook 2016 tienen acceso a una carpeta de archivado. La carpeta de archivado es una de las carpetas de Outlook de forma predeterminada, como Bandeja de entrada, elementos enviados y la carpeta Elementos eliminados. No puede eliminar la carpeta de archivado. Si usa Outlook con una cuenta de Exchange o Exchange Online, directivas de carpeta, como las directivas de retención se aplican a la carpeta de archivado.

Con el botón de archivo para mover mensajes a la carpeta de archivado no reduce el tamaño del buzón. Si necesita reducir el tamaño del buzón, puede usar el archivo en línea en Office 365 para la empresa o la característica Autoarchivar.

Archivar los mensajes con una única acción en Outlook 2016

Puede usar el botón archivo en el grupo eliminar en la cinta de opciones para mover uno o varios mensajes a la carpeta de archivos sin eliminarlos. Existen varias ventajas archivar.

  • Los elementos archivados permanecen fáciles de encontrar desde el cuadro de búsqueda o desplazándose hasta la carpeta de archivos . Cuando escriba un término en el cuadro de búsqueda, de forma predeterminada, Outlook 2016 busca todas las carpetas de su buzón.

  • Elementos siguen estando disponibles en su teléfono o en otros dispositivos a través de la carpeta de archivado

Archivar elementos en Outlook 2016

  1. Seleccione uno o más mensajes en la Bandeja de entrada o en otra carpeta para archivar.

  2. En el grupo Eliminar, elija archivo. También puede usar la tecla RETROCESO para archivar inmediatamente uno o varios de los mensajes seleccionados.

    Archivado en un clic

    Nota: La carpeta de archivos ya existe, incluso si nunca ha usado antes la función. La encontrará en la lista de carpetas de Outlook. Si no ve la carpeta y usa Outlook 2016, vaya a archivo > cuenta de Office > Opciones de actualización > Actualizar ahora.

  3. Los mensajes se moverán a la carpeta de archivado . Si archiva un mensaje por error, vaya a la carpeta de archivado y volver a mover el mensaje a la Bandeja de entrada.

Nota: el botón archivo solo está visible en Outlook 2016. Las versiones anteriores de Outlook no tiene el botón archivo en la cinta de opciones.

Archivar mensajes mediante el teclado

Puede archivar uno o más mensajes seleccionados haciendo clic en la tecla RETROCESO . Si hace clic en la tecla SUPR , los mensajes se van a la carpeta Elementos eliminados. No puede cambiar el comportamiento de la tecla RETROCESO.

¿Cómo puedo encontrar la carpeta de archivado?

La carpeta de archivos está en la lista de carpetas. Para mostrar la lista de carpetas, seleccione Ver > Panel de carpetas. y elija Normal.

En el menú Panel de carpetas, se ha seleccionado Normal.

¿Cómo se puede buscar la carpeta de archivado?

De forma predeterminada, cuando se buscan elementos de Outlook mediante la característica de búsqueda de buzón actual en la parte superior de la lista de carpetas, Outlook busca en todo el buzón.

Buscar su mailbox_C3_2017912153435

Si desea definir el ámbito de la búsqueda a solo la carpeta de archivos, seleccione primero la carpeta de archivado en la lista de carpetas. El cuadro de búsqueda buscará ahora la carpeta de archivos.

Buscar archivo folder_C3_2017912153827

¿Cómo es diferente de archivo en línea?

Archivo en línea es una característica Office 365 enterprise de los clientes que tengan buzones uncommonly grandes. Estos clientes pueden utilizar un archivo en línea para evitar la eliminación de correo antiguo. Archivo en línea de un usuario actúa algo parecido a una segunda cuenta en Outlook con su propia estructura de carpetas. Por tanto, no se incluye, en búsquedas realizadas desde la Bandeja de entrada.

Si se habilita un archivo en línea, los administradores y usuarios pueden configurar su buzón para mover automáticamente los mensajes antiguos a archivo en línea con las directivas de archivo.

¿Cuándo debo usar archivado y archivado en línea?

Se recomienda usar la característica de archivo para mantener los mensajes de clearof de la Bandeja de entrada ya ha respondido o tendrán en cuenta. Piense en el archivo como una carpeta de archivos. Puede almacenar elementos en la carpeta de archivado y sigue tener acceso a ellos fácilmente. También puede eliminar mensajes o muévalos a carpetas específicas, si es más de su estilo.

Para los usuarios con buzones grandes en una organización Office 365 Enterprise, le recomendamos que los administradores establecer una directiva de archivo que mueva los elementos a un archivo en línea después de un año o menos si los usuarios están alcanzando la cuota de buzón más rápida. Así se garantiza que los usuarios no tienen que eliminar el correo antiguo para crear espacio para el nuevo correo. Correo más antiguo de la hora especificada se puede mover desde la carpeta Bandeja de entrada y la carpeta de archivado local.

Preguntas más frecuentes acerca del archivado

No. La carpeta para archivar es una de las carpetas de Outlook del sistema de forma predeterminada y no se ha cambiado el nombre, movida o eliminada.

Archivar es una característica bien conocida que ya está disponible en Outlook Mobile, Outlook Web App y Outlook.com e incluso otros proveedores de correo electrónico como Gmail. Como se trata de un nombre establecido, y archivo en línea es una característica existente, hemos decidido mantener la misma.

Autoarchivar es una característica de Outlook anterior que permite el movimiento automático de mensajes a un archivo .pst. Esto significa que los mensajes se eliminan del servidor y son más difíciles de buscar mediante una búsqueda. Si la unidad de disco duro que contiene la AutoArchive.pst inutilizable, estos mensajes se perderán. Archivo en línea es un reemplazo de profesional de Autoarchivar.

Autoarchivar aún puede usarse si no tiene un archivo en línea y el departamento de TI no deshabilita la funcionalidad. Para obtener más información acerca de Autoarchivar en Outlook 2016, consulte anterior archivar elementos manualmente en Outlook para Windows.

Archivo está ampliamente disponible en Outlook para Windows, Outlook Mobile, Outlook en la Web y Outlook.com. No se puede deshabilitar la funcionalidad Archivo mediante el uso de la Directiva de grupo.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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