Archivar elementos manualmente

Archivar elementos manualmente

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

El buzón de Outlook es tan grande, que no es arriesgado decir que no va a dejar de recibir correo electrónico próximamente. No obstante, para evitar que se llene, puede mover los elementos antiguos que desee conservar a un archivo histórico, un archivo de datos de Outlook (.pst) independiente que se puede abrir desde Outlook cuando se necesite.

Nota: La característica y el comando Archivar no aparece en ninguna cuenta en su perfil de Outlook si incluye una cuenta de Exchange Server y su organización usa el archivo en línea de Microsoft Exchange Server. El Administrador de red puede deshabilitar esta característica.

De forma predeterminada, Outlook utiliza Autoarchivar para archivar elementos a intervalos regulares. Para obtener más información, vea Archivar elementos antiguos automáticamente.

También puede archivar elementos de forma manual siempre que lo desee. De esa forma, puede controlar qué elementos desea archivar, dónde almacenarlos y qué antigüedad deben tener para archivarlos.

  1. Realice uno de los procedimientos siguientes:

    • En Outlook 2013: , haga clic en archivo > información > Herramientas de limpieza > archivo.


      El archivado

    • En Outlook 2016: haga clic en archivo > información > Herramientas > Limpiar los elementos antiguos

      Limpiar elementos antiguos

    Sugerencia: Si el perfil de correo se conecta con un servidor de Exchange Server, es posible que Archivo y Autoarchivar no estén disponibles. También puede suceder que su organización tenga una directiva de conservación de correo que invalide a Autoarchivar. Hable con el administrador del sistema para obtener más información.

  2. Haga clic en la opción Archivar esta carpeta y todas sus subcarpetas y seleccione la carpeta que desea archivar.

  3. En Archivar elementos anteriores al, escriba una fecha.

    Cuadro de diálogo Archivar

  4. Si desea archivar algunas carpetas con valores de configuración distintos, puede crear varios archivos .pst. Por ejemplo, es posible que desee conservar los elementos de la carpeta Enviados durante más tiempo que los de la carpeta Bandeja de entrada.

  5. Active la casilla Incluir elementos con “No autoarchivar” activado para archivar elementos individuales que queden excluidos del archivado automático. Esta opción no quita la exclusión de esos elementos, sino que omite el valor No autoarchivar de este archivo únicamente.

  6. Haga clic en Aceptar.

Desactivar Autoarchivar

Para archivar únicamente cuando lo desee, desactive Autoarchivar.

  1. Haga clic en Archivo, Opciones, Avanzadas.

  2. En Autoarchivar, haga clic en Configuración de Autoarchivar.

  3. Desactive la casilla Ejecutar Autoarchivar cada n días.

De forma predeterminada, los elementos antiguos de Outlook archivados automáticamente en intervalos regulares. Para obtener más información acerca de Autoarchivar, consulte Usar Autoarchivar para realizar copias de seguridad o eliminar elementos.

También puede realizar una copia de seguridad y archivar elementos de forma manual, además de Autoarchivar o como reemplazo. El archivado manual proporciona flexibilidad y le permite especificar exactamente qué carpetas se incluirán en el archivado y qué archivo histórico de datos de Outlook (.pst) se usará.

Para archivar elementos de Outlook de forma manual, siga este procedimiento:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Herramientas de limpieza.

  3. Haga clic en Archivar.

  4. Haga clic en la opción Archivar esta carpeta y todas sus subcarpetas y, a continuación, haga clic en la carpeta que desea archivar. Se incluirán todas las subcarpetas de la carpeta que seleccione en el archivado manual.

  5. En Archivar elementos anteriores al, escriba una fecha.

    Cuadro de diálogo Archivar

  6. Si no desea usar la ubicación o el archivo predeterminados, en Nombre del archivo histórico, haga clic en Examinar para especificar un nuevo archivo o ubicación. Busque el archivo que desee o escriba el nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar. La ubicación del archivo de destino aparecerá en el cuadro Nombre del archivo histórico.

  7. Seleccione la casilla de verificación Incluir elementos con “No autoarchivar” activado para incluir elementos que puedan estar marcados individualmente para que se excluyan del archivado automático. Esta opción no quita la exclusión de esos elementos, sino que ignora la casilla de verificación No autoarchivar de este archivado únicamente.

Desactivar Autoarchivar

Si desea archivar sólo de forma manual, debe desactivar Autoarchivar. Haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Opciones.

  3. En Autoarchivar de la ficha Avanzado, haga clic en Configuración de Autoarchivar.

  4. Desactive la casilla de verificación Ejecutar Autoarchivar cada n días.

Autoarchivar, que está activado de forma predeterminada, mueve automáticamente elementos antiguos a una ubicación de archivo en intervalos programados. Sin embargo, puede realizar copias de seguridad manualmente y archivar elementos en una ubicación que especifique.

Nota: La configuración de Autoarchivar Microsoft Office Outlook 2007 es personalizable. En lugar de una copia de seguridad o archivar los elementos manualmente, puede encontrarse con que Autoarchivar puede satisfacer sus necesidades. Para obtener más información, vea Usar Autoarchivar para realizar copias de seguridad o eliminar elementos.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Archivar.

  2. Seleccione la opción Archivar esta carpeta y todas sus subcarpetas y, a continuación, especifique una fecha en Archivar elementos anteriores al.

    Carpetas archivadas en la lista de carpetas

  3. En Nombre del archivo histórico, haga clic en Examinar para especificar un nuevo archivo o ubicación si no desea usar el archivo o la ubicación predeterminados.

  4. Active la casilla de verificación Incluir elementos que tengan activada la casilla "No autoarchivar" si desea reemplazar una configuración anterior para que no se archiven elementos específicos automáticamente. Si decide archivar estos elementos manualmente durante este procedimiento, los elementos volverán a estar sujetos a la configuración de No autoarchivar a menos que la reemplace manualmente otra vez más adelante.

  5. Haga clic en Aceptar.

Nota: Outlook crea automáticamente otro archivo de almacenamiento de elementos en la carpeta y la ubicación especificada.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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