Archivar elementos antiguos automáticamente

Archivar elementos antiguos automáticamente

Correo electrónico puede usar para rellenar la Bandeja de entrada de Outlook rápidamente: nuevos mensajes, respuestas y reenvíos. Antes de darse cuenta, podría tener miles de mensajes. Mantenga la Bandeja de entrada y las carpetas de Outlook bajo control al mover elementos antiguos que desee conservar a un archivo histórico. Use Autoarchivar para hacerlo de forma automática.

Puede modificar la frecuencia de ejecución de Autoarchivar, la ubicación en la que almacena los elementos archivados y el tiempo que Outlook conserva los elementos antes de archivarlos.

  1. Haga clic en Archivo, Opciones, Avanzadas.

  2. En Autoarchivar, haga clic en Configuración de Autoarchivar.

  3. Haga clic en el cuadro Ejecutar Autoarchivar cada n días y especifique la frecuencia con que se ejecutará Autoarchivar.

  4. Seleccione cualquier otra opción que desee, por ejemplo que Outlook elimine los elementos antiguos en lugar de archivarlos.

    Sugerencia: Si el perfil de correo se conecta con un servidor de Exchange Server, es posible que Archivo y Autoarchivar no estén disponibles. También puede suceder que su organización tenga una directiva de conservación de correo que invalide a Autoarchivar. Hable con el administrador del sistema para obtener más información.

Para obtener más información acerca de la configuración de Autoarchivar, consulte el tema de explicación de la configuración de Autoarchivar.

Cambiar la configuración de Autoarchivar para carpetas individuales

  1. En la lista de carpetas del Panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la carpeta que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  2. En la pestaña Autoarchivar, seleccione las opciones que desee.

La primera vez que ejecute Outlook, Autoarchivar está activada de forma predeterminada y se ejecuta cada 14 días. Puede cambiar la frecuencia de ejecución de Autoarchivar, especifique el archivo de datos de Outlook (.pst) que se utiliza para almacenar elementos archivados y a continuación, elija cuando elementos en sus carpetas de Outlook están sujetos a archivarlas.

  1. Seleccione Herramientas > Opciones y, a continuación, seleccione la ficha otros.

  2. Seleccione Autoarchivar.

    Autoarchivar en el cuadro de diálogo Opciones del menú Herramientas

  3. Active la casilla de verificación Ejecutar Autoarchivar cada n días y, a continuación, especifique la frecuencia con que ejecutar Autoarchivar.

  4. Seleccione las opciones que desee.

    • Ejecutar Autoarchivar cada    Elija con qué frecuencia desea ejecutar Autoarchivar. Archivado muchos elementos a la vez puede ralentizar el rendimiento del equipo. Por lo tanto, es conveniente que elija un período de tiempo que acorta el proceso de Autoarchivar. Tenga en cuenta el número de elementos que normalmente recibe durante un tiempo determinado y ajustar el intervalo de tiempo en consecuencia. Preguntar antes de que Autoarchivar se ejecute     Elija esta opción si desea que Outlook para mostrar un mensaje de aviso antes de que Autoarchivar procesa los elementos de Outlook. Cuando vea el mensaje, puede hacer clic en No para cancelar la sesión Autoarchivar.

    • Eliminar caducado elementos (solo carpetas de correo electrónico)    Esta opción no está seleccionada de manera predeterminada. Puede elegir que los mensajes de correo electrónico eliminados cuando ha caducado su período de vencimiento. El período predeterminado para los elementos de borrador y Bandeja de entrada es seis meses y tres meses para los elementos enviados, pero puede cambiar estos períodos con la opción Eliminar elementos anteriores a.

    • Archivar o eliminar elementos antiguos    Debe elegir esta opción si desea Autoarchivar para eliminar algunos o todos los elementos al que expiren. Esta opción activa otras opciones que permiten decidir qué elementos se archivan y que se eliminan cuando llegan al final del período de vencimiento. A continuación, elija opciones adicionales para aplicar a archivado y eliminación.

      Nota: En el cuadro de diálogo Autoarchivar, "carpetas" se refiere a su principales áreas de características de Outlook, como la carpeta de calendario, la carpeta de tareas y la carpetas de correo electrónico individuales. Esto es porque se almacenan los elementos de calendario y tareas en sus carpetas de calendario y tareas respectivas.

    • Mostrar la carpeta de archivos en la lista de carpetas    Elegir la carpeta de archivado aparece con las otras carpetas de trabajo en el panel de navegación. En la carpeta de archivos principal, puede abrir las subcarpetas y los elementos archivados. Al ver los elementos archivados, puede comprobar que se almacenaron los elementos correctos, y también puede arrastrar los elementos que necesita volver a una carpeta de trabajo.

    • Eliminar elementos anteriores a     Elija la configuración predeterminada para la que desea que los elementos archivados en días, semanas o meses. Puede establecer un período de un día hasta un período de 60 meses. Significa "Limpiar" archivar: almacenar, elementos. No significa "eliminar" a menos que haya especificado esta configuración para las carpetas en otro sitio.

    • Mover elementos antiguos     La configuración predeterminada para esta ubicación es diferente para equipos que ejecutan el Microsoft Windows Vista y sistemas operativos Windows XP.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\nombre Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst \Local.

      Si desea configurar otro destino para los elementos archivados, puede examinar y establecer una ubicación diferente. Elementos se moverán a esta ubicación después de su período de vencimiento.

      Nota: No se eliminarán los elementos archivados en una ubicación personalizada a menos que abre las carpetas y eliminarlos manualmente.

    • Eliminar permanentemente los elementos    Esta opción elimina inmediatamente los elementos vencidos en lugar de moverlas a la ubicación predeterminada, otra carpeta que ha designado o la carpeta Elementos eliminados.

    • Aplicar esta configuración a todas las carpetas     Esta opción aplica a la configuración de Autoarchivar, incluidos los cambios a todas las carpetas. Para especificar una configuración distinta para una o varias carpetas, no elija esta opción. En su lugar, use las instrucciones que se muestra debajo del botón que se explican cómo especificar la configuración para carpetas individuales. Estas instrucciones también se incluyen en la siguiente sección, "Cambiar la configuración de Autoarchivar para carpetas individuales". Los cambios realizados a carpetas específicas se aplican solamente en las carpetas.

    • Información de la directiva de retención     En la organización, un administrador del sistema puede establecer directivas de retención que determinan cuándo y cómo los elementos del buzón se archivan automáticamente. Puede ver las directivas aquí, pero no puede cambiar sin los permisos adecuados.

  5. Haga clic en Aceptar.

Cambiar la configuración de Autoarchivar para carpetas individuales

  1. En la lista de carpetas en el Panel de navegación, haga clic en la carpeta que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

  2. Haga clic en la ficha Autoarchivar.

  3. Seleccione las opciones que desee.

    Nota: Para obtener más información sobre la configuración, consulte paso 4 en la sección anterior, "revisar o cambiar la configuración predeterminada de Autoarchivar."

  4. Haga clic en Aceptar.

Notas: 

  • Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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