Archivar datos de Access

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Puede ayudar a mantener los datos organizados por archivar periódicamente los registros antiguos o inactivos. Por ejemplo, suponga que usa Access para administrar una biblioteca de préstamos. Es posible que tenga una tabla que realiza un seguimiento de las transacciones de préstamos, con un campo que contiene la fecha se ha copiado el elemento y un campo que contiene la fecha se devolvió. Quizás su directiva de retención de registros es archivar transacción de préstamos registros un año después de volver del elemento y destroy los registros después de dos años.

Puede archivar todas las tablas en una base de datos, tablas específicas o solo los registros específicos, por ejemplo, los registros que sean anteriores a una fecha determinada. En este tema se explica cómo archivar datos.

En este artículo

Información general

Mover periódicamente registros en una tabla de archivo

Reemplazar periódicamente una tabla

Reemplazar periódicamente todas las tablas

Información general

Debe tener en cuenta archivar datos cuando tenga datos que no piensa volver a utilizar y desea conservar los datos útiles en caso de necesite. Es posible que tenga una directiva que guías de los planes de almacenamiento, como una directiva de retención de datos.

Archivado se utiliza a menudo para almacenar datos basándose en una condición de fecha, como el final de un mes que llegan.

Formas de archivar datos

La siguiente tabla enumeran maneras de archivar datos, cuando se debe usar cada método y otras consideraciones.

Método

Descripción

Se utiliza cuando...

Otras consideraciones

Mover periódicamente registros en una tabla de archivo

Periódicamente, ejecute una consulta que se selecciona los datos que desea archivar y anexa los datos a una tabla de archivo. A continuación, ejecute una consulta que selecciona los mismos datos (de la tabla original) y se elimina.

Algunos de los registros de una tabla cumplen la condición que usa para determinar si archivar.

Ejemplo: que desea archivar transacciones de biblioteca (desprotecciones) si la fecha activada en es al menos un año.

  • Quizás tenga que evitar integridad referencial, especialmente si son los registros que desea archivar en el lado uno de una relación de uno a varios.

  • Si necesita usar parámetros en las consultas, debe crear un formulario para controlar los parámetros. En caso contrario, corre el riesgo de pérdida de datos.

Reemplazar periódicamente una tabla

Periódicamente, hacer una copia del archivo de una determinada tabla y, a continuación, reemplazar la tabla con una copia nueva y vacía.

Todos los registros de una tabla cumplen la condición que usa para determinar si archivar.

Ejemplo: tiene una tabla que almacena los extremos de temperatura diaria. Cada año, la tabla de almacenamiento y empezar con una vacía.

  • Quizás tenga que evitar la integridad referencial.

Reemplazar periódicamente todas las tablas

Empezar con una base de datos dividida (una base de datos que incluya: un archivo de base de datos back-end que contiene todas las tablas; y un archivo de base de datos front-end que contiene el resto de los objetos de base de datos). Periódicamente, hacer una copia del archivo de la base de datos back-end y, a continuación, reemplace la base de datos back-end con una nueva y vacía.

Todos los registros en la mayoría de las tablas de la base de datos cumplan la condición que se usa para determinar si archivar.

Ejemplo: consta de la base de datos de varias tablas con diferentes tipos de datos meteorológicas. Cada año, archivar todas las tablas.

  • Si tiene cualquier tablas de búsqueda (tablas que usa para almacenar los valores para buscar, como códigos postales o departamentos), debe importar sus datos en la nueva base de datos back-end.

  • No puede usar una macro para este método. Debe archivar manualmente la base de datos.

Trabajar con la integridad referencial

Si los registros de otras tablas relacionadas con los registros que desea archivar, debe evitar la relación. Si los registros que desea archivar "secundarios" registros (que pertenecen del lado "varios" de una relación de uno a varios ), probablemente de forma segura puede archivar sin preocuparse. Si los registros que desea archivar son registros de "padre" (que pertenecen al lado "uno" de una relación de uno a varios ), al que los archive sus relacionados "hijos" registros mayo:

  • Impedir que la eliminación de los registros de "padre". Esto podría causar problemas si los registros de "padre" ya se han anexado a la tabla de almacenamiento.

    - o bien -

  • Se convierten en "huérfanos": los registros que pertenecen a "padre" que no existe. Esto podría provocar problemas de integridad de datos y funcionalidad distintos en la base de datos que usa los registros de "huérfanas".

Para tener en cuenta para la integridad referencial, realice los pasos siguientes:

  1. Determinar qué "secundario" registros pertenecen a los registros que desea archivar. Por ejemplo, si desea archivar los registros de los activos que prestar en mi biblioteca, primero determinar si existen las transacciones abiertas en dichos activos, es decir, si se han desprotegido pero no devuelven los activos.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si el "secundario" registros siempre se pueden eliminar de forma segura, asegúrese de que la relación exige integridad referencial, con eliminaciones en cascada. Así se garantiza que se eliminarán todos los registros relacionados "secundarios".

    • Si los registros "secundarios" no siempre eliminarse, considere la posibilidad de archivado todas las tablas de la base de datos.

    • Crear una consulta que selecciona registros "padre" que no tengan registros "secundarios". A continuación, usar esa primera consulta para crear las consultas de archivo (consulte la sección mover periódicamente registros en una tabla de archivo), en lugar de usar la tabla "principal".

      Sugerencia: Puede usar al Asistente para consultas para buscar registros no coincidentes. Para obtener más información, vea el artículo comparar dos tablas y buscar registros no coincidentes.

Principio de página

Mover periódicamente registros en una tabla de archivo

Primero, haga una copia vacía de la tabla que contiene los registros que desea archivar. Esta tabla vacía nueva es su archivo. A continuación, cree una consulta de datos anexados para copiar registros de la tabla original a la tabla de almacenamiento. A continuación, cree una eliminar consulta para quitar los registros archivados de la tabla original. Por último, cree una macro que se ejecute ambas consultas. Cuando desee archivar registros, ejecute la macro.

Sugerencia: Puede adjuntar una macro a un botón en un formulario para que cuando se hace clic en el botón, se ejecuta la macro.

Paso 1: Crear una tabla de archivo

Paso 2: Crear una consulta que copie los datos a la tabla de archivo

Paso 3: Crear una consulta de eliminación que quita los mismos datos de la tabla original

Paso 4: Crear una macro que se ejecute ambas consultas

Paso 1: Crear una tabla de archivo

Si desea mantener todos los registros archivados en una tabla, sólo se realiza este paso una vez. La tabla de almacenamiento que cree en este paso mantenga todos los registros archivados.

Si desea destroy su tabla de archivo anterior cuando se crea uno nuevo, no es necesario realizar este paso. Puede usar un consulta de creación de tabla en lugar de una consulta de datos anexados para copiar los datos a la tabla de almacenamiento. Para ello, vaya directamente al paso 2.

Si desea usar una nueva tabla de archivo cada vez que archiva y desea conservar las tablas de archivo anterior, cambie el nombre de la tabla de archivo anterior antes de crear una nueva. Si va a archivar basándose en una fecha, teniendo en cuenta las tablas de archivo anterior según el intervalo de fechas que representan los nombres.

Nota: Si crea una nueva tabla de archivo cada vez y mantener antiguo, debe cambiar el nombre al archivo antiguo antes de ejecutar las consultas.

  1. En el panel de navegación, seleccione la tabla que contiene los registros para archivar, presione CTRL + C y, a continuación, presione CTRL+V.

  2. En el cuadro de diálogo Pegar tabla como, en Opciones de pegado, seleccione Estructura solamente.

  3. En el cuadro Nombre de la tabla, elimine las palabras Copia de anexar un carácter de subrayado y la palabra "archivo" en el nombre de tabla existente y, a continuación, haga clic en Aceptar. Por ejemplo, si la tabla original se denomina las transacciones de la tabla de archivo se denomina Transactions_archive.

    Pegar tabla como

Paso 2: Crear una consulta que copie los datos a la tabla de archivo

  1. En la ficha <ui>Crear</ui>, en el grupo <ui>Otros</ui>, haga clic en <ui>Diseño de la consulta</ui>.

  2. Use el cuadro de diálogo Mostrar tabla para agregar la tabla que contiene los registros que desea archivar. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  3. En la ventana de diseño de consulta, haga doble clic en el asterisco (*) en la tabla que acaba de agregar. El nombre de tabla y un asterisco aparecen en la primera columna de la cuadrícula de diseño de consulta.

    Nota: El asterisco indica que la consulta debe incluir todos los campos de la tabla en los resultados de la consulta. Cuando se utiliza el asterisco, si se agregan o se quitan de la tabla campos, el resultado de la consulta se ajusta en consecuencia.

  4. En la ventana de diseño de consulta, haga doble clic en el campo que desee usar para especificar una condición de registros debe cumplir antes de que los archive. Por ejemplo, si la tabla de transacciones tiene un campo denominado fecha de y desea archivar todos los registros donde fecha es más de un año anterior, hace doble clic en Checked en fecha. El campo aparece en la siguiente columna vacía de la cuadrícula de diseño de consulta.

    Cuadrícula de diseño de la consulta

    Si desea usar criterios con campos adicionales, repita este paso.

  5. Use la fila criterios para especificar criterios para los campos que acaba de agregar. Por ejemplo, podría especificar que activada en fecha deben antes del 1 de enero de 2008 mediante la expresión < # #1/1/2008 en la fila criterios.

    Si los valores de criterios cambian cada vez que archiva, debe hacer que la consulta solicitar información. Para ello, use un parámetro en la fila criterios para que la consulta pide entrada. Para usar un parámetro, use una expresión como lo haría normalmente, pero en lugar de un valor especificado, use una pregunta breve entre corchetes. Por ejemplo, puede usar la expresión < [archivar transacciones completadas antes:], así:

    Expresión con parámetro

    Para obtener más información sobre el uso de parámetros, vea el artículo crear una consulta solicitar información.

    También puede utilizar la fila o para especificar condiciones alternativas. Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta.

    Sugerencia: Si está utilizando un campo de fecha para especificar criterios y desea archivar todos los registros que sean anteriores a la fecha actual, escriba < fecha() en la fila criterios del campo de fecha.

  6. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si ya ha creado la tabla de almacenamiento, necesita una consulta de datos anexados para agregar los registros especificados a la tabla.

      1. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.

      2. En el cuadro de diálogo Anexar, en el cuadro Nombre de la tabla, seleccione el nombre de la tabla de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

        Anexar a

        En la cuadrícula de diseño de consulta, aparece la fila Anexar a.

      3. Desactive la fila Anexar a de los campos que ha usado para especificar los criterios. (Solo el asterisco debe tener un valor para Anexar a ).

        Cuadrícula de diseño de consulta, fila Anexar a

    • Si no ha creado la tabla de almacenamiento, necesita una consulta de creación de tabla para crear la tabla de almacenamiento mediante los registros especificados.

      1. En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Crear tabla.

      2. En el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  7. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Paso 3: Crear una consulta de eliminación que quita los mismos datos de la tabla original

  1. En la ficha <ui>Crear</ui>, en el grupo <ui>Otros</ui>, haga clic en <ui>Diseño de la consulta</ui>.

  2. Use el cuadro de diálogo Mostrar tabla para agregar la tabla que contiene los registros que desea archivar. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  3. En la ventana de diseño de consulta, haga doble clic en el asterisco (*) en la tabla que acaba de agregar. El nombre de tabla y un asterisco aparece en la primera columna de la cuadrícula de diseño de consulta.

  4. En la ventana de diseño de consulta, haga doble clic en los mismos campos que ha usado para especificar una condición en la consulta de datos anexados.

  5. Use la fila criterios para especificar criterios para los campos que acaba de agregar. Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta.

    Importante: Si la consulta de datos anexados o de creación de tabla, utiliza un parámetro, así que debe una consulta de eliminación. Además, debe asegurarse de que se especifica el mismo valor para ambas consultas. Si especifica distintos valores de parámetro, puede perder los datos. Para ayudar a evitar la pérdida de datos, considere la posibilidad de usar un formulario para recopilar los valores y sobre cómo hacer que las consultas pregunte en el formulario para los valores de entrada. Para obtener más información, vea el artículo crear una consulta solicitar información.

  6. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

    La fila Eliminar aparece en la cuadrícula de diseño de consulta.

    Cuadrícula de diseño de consulta, fila Eliminar

  7. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Paso 4: Crear una macro que se ejecute ambas consultas

  1. En el grupo <ui>Otros</ui> de la pestaña <ui>Crear</ui>, haga clic en <ui>Macro</ui>. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha que aparece bajo el botón <ui>Módulo</ui><ui>Módulo de clase</ui> y luego haga clic en <ui>Macro</ui>.

  2. En la primera fila de la cuadrícula de diseño de la macro, en la columna acción, seleccione OpenQuery.

    Acción de macro AbrirConsulta

  3. En la parte inferior de la cuadrícula, en Argumentos de acción, en el cuadro Nombre de la consulta, seleccione la (anexar o creación de tabla) consulta que creó en el paso 2 de la lista desplegable.

    Acción de macro AbrirConsulta, argumento Nombre de la consulta

  4. En la segunda fila de la cuadrícula de diseño de la macro, en la columna acción, seleccione OpenQuery.

  5. En la parte inferior de la cuadrícula, en Argumentos de acción, en el cuadro Nombre de la consulta, seleccione la consulta de eliminación de la lista desplegable.

    La macro debe tener un aspecto similar a este:

    Macro lista para guardar

  6. Presione CTRL+S para guardar la macro.

    Cuando desee archivar registros, ejecute la macro.

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Reemplazar periódicamente una tabla

Si desea archivar todos los datos de una tabla siempre, no tiene utilizar consultas o macros. Como alternativa, puede reemplazar periódicamente la tabla con una copia vacía.

Importante: Si la tabla que archivar se relaciona con otras tablas, debe evitar la integridad referencial.

  1. En el panel de navegación, seleccione la tabla que desea archivar, presione CTRL + C y, a continuación, presione CTRL+V.

  2. En el cuadro de diálogo Pegar tabla como, en Opciones de pegado, seleccione Estructura solamente y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Acceso de nombres de la copia de la copia original nombre de la tabla.

  3. En el panel de navegación, haga clic en la tabla original y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre en el menú contextual que aparece.

    Asigne un nombre que indica lo que contiene, por ejemplo, "DailyTemperatureExtremes_archive_2007" a la tabla.

  4. En el panel de navegación, haga clic en la copia vacía y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre en el menú contextual que aparece.

    Dar el nombre de tabla original de la copia vacía.

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Reemplazar periódicamente todas las tablas

Si usa una base de datos dividida, puede reemplazar todas las tablas periódicamente reemplazando la base de datos back-end con una copia vacía.

En primer lugar, prepare la copia vacía. A menos que cambie el diseño de la base de datos, puede reutilizar esta copia cada vez que archiva. Después, cuando desea archivar, cambiar el nombre de la base de datos back-end para indicar que se trata de un archivo y, a continuación, guarde la copia vacía como la nueva base de datos back-end.

Preparar una copia vacía de una base de datos back-end

Importar las definiciones de tabla para todas las tablas de la base de datos back-end.

  1. Crear una nueva base de datos en blanco. Eliminar Tabla1.

  2. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access.

  3. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos actual y, a continuación, haga clic en Examinar.

  4. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, seleccione la base de datos back-end. Haga clic en Abrir para cerrar el cuadro de diálogo Abrir archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en Opciones.

  6. En Importar tablas, seleccione Sólo definición.

  7. En la pestaña tablas, haga clic en Seleccionar todo, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

A continuación, agregue datos a las tablas de búsqueda en la copia vacía. Para cada tabla de búsqueda, siga los pasos siguientes:

  1. Vínculo a la tabla de búsqueda en la base de datos back-end.

  2. Crear una consulta de datos anexados que agrega todos los registros del original a la copia.

Reemplazar la base de datos back-end con una copia vacía

En primer lugar, cambiar el nombre de la base de datos back-end para indicar que ahora es un archivo.

A continuación, abra la copia vacía y guárdelo con el nombre original de la base de datos back-end.

  1. Haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, elija Guardar como. Se abre el menú Guardar como.

  2. Guardar la base de datos en otro formato, haga clic en Base de datos de Access 2007.

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