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Las organizaciones a menudo están sujetos a cumplimiento, legal u otras normas que requieren para conservar los documentos durante un período de tiempo determinado. Sin embargo, conservar los documentos durante más de necesarios puede exponer la organización a riesgos legales. Por este motivo, su organización puede crear una directiva de eliminación del documento para su sitio, por ejemplo, podrían ser necesarios se eliminarán cinco años después de que se crearon los documentos empresariales generales.
Dependiendo de su organización, podría ser una directiva de eliminación de documento:
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Obligatorio Propietario de un sitio no se puede optar por una directiva obligatoria, que se aplica automáticamente al sitio.
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Predeterminado Una directiva predeterminada se aplica automáticamente a un sitio, pero puede propietario del sitio:
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Elija otra directiva si está disponible.
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Dejar de usar la directiva totalmente si no es relevante para el contenido del sitio.
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Ni obligatorio ni predeterminado En este caso, no hay ninguna directiva se aplica automáticamente al sitio y el propietario del sitio debe tomar medidas para aplicar uno.
Una directiva de eliminación del documento puede contener más de una regla, por ejemplo, una regla podría decir eliminar documentos un año después de que se crearon, pero otra regla podría decir eliminar documentos un año después de que se modificaron por última vez. Si una directiva contiene más de una regla, puede seleccionar la regla que mejor se aplica a su sitio. La regla de eliminación se aplicará a todas las bibliotecas del sitio. Solo una directiva y una regla pueden estar activos en un sitio a la vez. Como una directiva, puede establecer una regla de forma predeterminada, para que se aplica automáticamente cuando se aplica la directiva.
Por último, se heredan las políticas de eliminación de documentos. Cuando se selecciona una directiva o regla para su sitio, que se hereda selección todos los subsitios, aunque un propietario de un subsitio puede interrumpir la herencia seleccionando una regla o directiva diferente. Cuando selecciona una regla o directiva, tenga en cuenta el contenido de los subsitios del sitio.
Ver las directivas de eliminación de documento disponibles en una colección de sitios
Su organización puede asignar diferentes directivas a diferentes colecciones de sitios. En el nivel de colección de sitios, un propietario de una colección de sitios puede ver todas las directivas de eliminación de documentos que están disponibles para esa colección de sitios. Las directivas que se han realizado disponibles para la plantilla de la colección de sitios (y, por tanto, todas las colecciones de sitios creadas desde esta plantilla) o para esta colección de sitios específica.
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En el sitio de nivel superior de la colección de sitios, en la esquina superior derecha, elija configuración [icono de engranaje] > Configuración del sitio.
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En administración de la colección de sitios > directivas de eliminación del documento.
Nota: El vínculo de Directivas de eliminación de documento no aparecerá a menos que se han asignado las directivas para la colección de sitios. Además, no aparece el vínculo inmediatamente después de que se han asignado las directivas para el sitio, puede haber hasta un retraso de 24 horas desde cuando se han asignado a las directivas cuando aparezca el vínculo de Directivas de eliminación del documento.
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En esta página puede ver:
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Las directivas actualmente asignadas y las reglas asociadas. Seleccione una directiva para ver las reglas en el panel derecho.
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La directiva predeterminada, si la hay, muestra Sí en la columna predeterminado.
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Si se ha asignado la directiva como obligatorios, se muestra un mensaje debajo de la lista.
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Esta lista es sólo lectura, para que el propietario de la colección de sitios ver todas las reglas y directivas disponibles. Para aplicar una directiva, vea la sección siguiente.
Aplicar o quitar una directiva de eliminación del documento para un sitio
Como propietario de la colección de sitios o propietario del sitio, la organización que haya creado las directivas que puede aplicar a su sitio o participar completamente fuera de.
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En la esquina superior derecha del sitio, elija configuración [icono de engranaje] > Configuración del sitio.
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En administración de la colección de sitios > directivas de eliminación del documento.
Nota: El vínculo de Directivas de eliminación de documento no aparecerá a menos que se han asignado las directivas para la colección de sitios. Además, no aparece el vínculo inmediatamente después de que se han asignado las directivas para el sitio, puede haber hasta un retraso de 24 horas desde cuando se han asignado a las directivas cuando aparezca el vínculo de Directivas de eliminación del documento.
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Siga uno de estos procedimientos:
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Para aplicar una directiva, seleccione una directiva > Seleccionar una regla en esa directiva > Guardar.
Solo una directiva y una regla pueden estar activos en un sitio a la vez. Su organización puede proporcionar varias directivas y reglas para elegir o solo una directiva o regla.
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Para no participar en una directiva, elija optar por no: no eliminar nota > Guardar.
Como propietario del sitio, puede elegir de una directiva de eliminación del documento si determina que la directiva no es aplicable al contenido del sitio. Sin embargo, no puede participar en una directiva que se ha marcado como obligatorio.
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Directivas de eliminación de documento reemplazan otras directivas
Un sitio puede utilizar otras directivas para retener y eliminar el contenido:
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Directivas de tipo de contenido de la colección de sitios.
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Directivas de administración de información para una lista o biblioteca.
Si aplica una directiva de eliminación de documento a un sitio que ya usa directivas de tipo de contenido o las directivas de administración de información para una lista o biblioteca, estas directivas se pasan por alto mientras la directiva de eliminación del documento está habilitada. Si se omiten las otras directivas, verá el mensaje de contenido de este sitio usa directivas de eliminación del documento.
Esto significa que debe planear un sitio usar sólo las directivas pensadas para el contenido estructurado (directivas de administración de información y directivas de tipo de contenido) o no estructurado (directivas de eliminación de documentos), no en ambos. Si opta por una directiva de eliminación del documento, no se mostrará la advertencia y otros tipos de directivas de continuarán funcionando.
Directivas de sitios no se ven afectadas por las directivas de eliminación del documento.
Determinar si se que se pasan por alto las directivas de tipo de contenido
Si estaba utilizando el sitio directivas de tipo de contenido y ahora ver este mensaje, estas directivas ya no están en vigor. Para restaurar las directivas de tipo de contenido, puede quitar la directiva de eliminación de documento de su sitio, como se describió anteriormente, si hay una opción de optar por no disponible. Si no hay ninguna opción para cambiar de opinión, la directiva de eliminación del documento es obligatoria y necesita ponerse en contacto con el ordenador de cumplimiento de su organización.
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En la esquina superior derecha, elija configuración [icono de engranaje] > Configuración del sitio.
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En administración de sitios > plantillas de directiva de tipo de contenido.
Determinar si se que se pasan por alto las directivas de administración de información
Si su sitio estaba utilizando las directivas de administración de información y ahora verá este mensaje, estas directivas ya no están en vigor. Para restaurar las directivas de administración de información, puede quitar la directiva de eliminación de documento de su sitio, como se describió anteriormente, si hay una opción de optar por no disponible. Si no hay ninguna opción para cambiar de opinión, la directiva de eliminación del documento es obligatoria y necesita ponerse en contacto con el ordenador de cumplimiento de su organización.
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Para una lista o biblioteca, en la cinta de opciones > ficha biblioteca > Configuración de biblioteca > en permisos y administración > Configuración de directiva de administración de información.
