Aplicar o quitar una directiva de eliminación de documentos de un sitio

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Las organizaciones suelen estar sujetas a normas de cumplimiento, leyes u otras regulaciones que las obligan a conservar sus documentos durante un período de tiempo. Sin embargo, conservar los documentos durante más tiempo de lo necesario puede exponer a la organización a riesgos de carácter legal. Por esta razón, su organización puede haber creado una directiva de eliminación de documentos para el sitio como, por ejemplo, en el caso de que los documentos empresariales de carácter general deban eliminarse cinco años después de su creación.

Dependiendo de la organización, una directiva de eliminación de documentos puede ser:

  • Obligatoria    El propietario de un sitio no puede anular una directiva obligatoria, que se aplica al sitio automáticamente.

  • Predeterminada    Una directiva predeterminada se aplica automáticamente a un sitio, pero el propietario de dicho sitio puede:

    • Elegir otra directiva, si la hay.

    • Anular la directiva si no está relacionada con el contenido del sitio.

  • Ni obligatoria ni predeterminada    En este caso, no se aplica ninguna directiva al sitio automáticamente, y el propietario debe aplicarla de forma manual.

Una directiva de eliminación de documentos puede contener más de una regla; por ejemplo, una regla puede especificar que los documentos se deberán eliminar un año después de la creación y otra que la eliminación de documentos deberá tener lugar un año después de la última modificación. Si una directiva contiene más de una regla, puede seleccionar la que se ajuste mejor al sitio. La regla de eliminación se aplicará a todas las bibliotecas del sitio. Solo puede haber una directiva y una regla activas en un sitio al mismo tiempo. Al igual que ocurre con las directivas, es posible establecer una regla como predeterminada para que se aplique automáticamente al aplicar la directiva.

Por último, las directivas de eliminación de documentos son heredadas. Cuando se selecciona una directiva o regla para un sitio, todos los subsitios heredan esa selección, a menos que el propietario de un subsitio interrumpa la herencia seleccionando una directiva o regla distinta. Cuando seleccione una directiva o regla, tenga en cuenta el contenido de los subsitios del sitio.

Ver las directivas de eliminación de documentos disponibles en una colección de sitios

Su organización puede asignar distintas directivas a colecciones de sitios diferentes. En el nivel de colección de sitios, el propietario de una colección de sitios puede ver todas las directivas de eliminación de documentos disponibles para esa colección concreta. Las directivas pueden estar disponibles para la plantilla de la colección de sitios (y, por tanto, para todas las colecciones de sitios creadas a partir de esta plantilla) o para esta colección de sitios específica.

  1. En la esquina superior derecha del sitio de primer nivel de la colección de sitios, elija Configuración [icono de engranaje] > Configuración del sitio.

  2. En Administración de la colección de sitios > Directivas de eliminación de documentos.

    Nota: El vínculo Directivas de eliminación de documentos no aparecerá a menos que se hayan asignado directivas a la colección de sitios. Además, el vínculo no aparece inmediatamente después de la asignación de directivas a un sitio; pueden transcurrir hasta 24 horas desde la asignación hasta el momento en que se muestra el vínculo Directivas de eliminación de documentos.

  3. En esta página, puede ver lo siguiente:

    • Las directivas asignadas actualmente y las reglas asociadas. Seleccione una directiva para ver las reglas en el panel derecho.

    • Si existe una directiva predeterminada, se muestra en la columna Predeterminada.

    • Si la directiva se ha asignado como Obligatoria, se muestra un mensaje debajo de la lista.

Esta lista es solo para consulta, para que el propietario de la colección de sitios pueda ver todas las directivas y reglas disponibles. Para aplicar una directiva, consulte la sección siguiente.

Ver las directivas de eliminación de documentos asignadas a una colección de sitios

Aplicar o quitar una directiva de eliminación de documentos de un sitio

Como propietario del sitio o propietario de la colección de sitios, su organización puede haber creado directivas que puede aplicar al sitio o anular por completo.

  1. En la esquina superior derecha, elija Configuración [icono de engranaje] > Configuración del sitio.

  2. En Administración de sitios > Directivas de eliminación de documentos.

    Nota: El vínculo Directivas de eliminación de documentos no aparecerá a menos que se hayan asignado directivas a la colección de sitios. Además, el vínculo no aparece inmediatamente después de la asignación de directivas a un sitio; pueden transcurrir hasta 24 horas desde la asignación hasta el momento en que se muestra el vínculo Directivas de eliminación de documentos.

  3. Realiza una de las operaciones siguientes:

    • Para aplicar una directiva    Seleccione una directiva > seleccione una regla en esa directiva > Guardar.

      Solo puede haber una directiva y una regla activas en un sitio al mismo tiempo. Su organización puede proporcionar varias directivas y reglas para elegir o solo una directiva o regla.

      Seleccione la opción de directiva

    • Para anular una directiva    Elija Anular: No eliminar > Guardar.

      Como propietario de un sitio, puede anular una directiva de eliminación de documentos si considera que la directiva no puede aplicarse al contenido del sitio. Sin embargo, no puede anular una directiva marcada como Obligatoria.

      Opción opcionales de salida

Las directivas de eliminación de documentos invalidan otras directivas

Un sitio puede usar otras directivas para la retención y eliminación de contenido:

  • Directivas de tipo de contenido para la colección de sitios.

  • Directivas de administración de la información para una lista o biblioteca.

Si aplica una directiva de eliminación de documentos a un sitio que ya usa directivas de tipo de contenido o directivas de administración de información para una lista o biblioteca, dichas directivas se ignorarán mientras la directiva de eliminación de documentos esté activa. Si se ignoran las demás directivas, se mostrará un mensaje similar a este: "El contenido de este sitio usa directivas de eliminación de documentos".

Esto quiere decir que debe configurar un sitio de forma que solo utilice directivas creadas para contenido estructurado (directivas de administración de información y directivas de tipo de contenido) o contenido no estructurado (directivas de eliminación de documentos), pero no ambos. Si anula una directiva de eliminación de documentos, no se mostrará la advertencia y los demás tipos de directivas seguirán funcionando con normalidad.

Las directivas del sitio no se verán afectadas por las directivas de eliminación de documentos.

Determinar si se están ignorando las directivas de tipo de contenido

Si su sitio estaba utilizando directivas de tipo de contenido y ve este mensaje, quiere decir que esas políticas ya no están vigentes. Para restaurar las directivas de tipo de contenido, puede quitar la directiva de eliminación de documentos de su sitio, tal y como describimos anteriormente, siempre que haya disponible una opción de anulación. Si no hay ninguna opción de anulación, quiere decir que la directiva de eliminación de documentos es obligatoria. En este caso, póngase en contacto con el responsable de cumplimiento normativo de su organización.

  1. En la esquina superior derecha, elija Configuración [icono de engranaje] > Configuración del sitio.

  2. En Administración de sitios > Plantillas de directiva de tipo de contenido.

    Advertencia de sitio que se usan las directivas de eliminación del documento

Determinar si se están ignorando las directivas de administración de información

Si su sitio estaba usando directivas de administración de información y ve este mensaje, quiere decir que esas políticas ya no están vigentes. Para restaurar las directivas de administración de información, puede quitar la directiva de eliminación de documentos de su sitio, tal y como describimos anteriormente, siempre que haya disponible una opción de anulación. Si no hay ninguna opción de anulación, quiere decir que la directiva de eliminación de documentos es obligatoria. En este caso, póngase en contacto con el responsable de cumplimiento normativo de su organización.

  • Para una lista o biblioteca, en la barra de herramientas > pestaña Biblioteca > Configuración de la biblioteca > en Permisos y administración > Configuración de directiva de administración de información.

    Advertencia de sitio que se usan las directivas de eliminación del documento

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

Vea también

Introducción a las directivas de eliminación del documento

Crear una directiva de eliminación del documento

Ampliar sus conocimientos
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×