Aplicar la validación de datos a celdas

Puede usar la validación de datos para restringir el tipo de datos o los valores que los usuarios escriben en una celda. Uno de los usos más comunes de la validación de datos es crear una lista desplegable. Vea este vídeo de Doug desde Office ya que proporciona información general sobre la validación de datos rápida.

Su explorador no admite vídeo. Instale Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player o Internet Explorer 9.

Descargar nuestros ejemplos

Puede descargar un libro con todos los ejemplos de validación de datos que encontrará en este artículo. Siga los pasos o cree sus propios escenarios de validación de datos.

Descargar ejemplos de validación de datos de Excel

Agregar validación de datos a una celda o un rango

Nota: Los primeros tres pasos de esta sección son para agregar cualquier tipo de validación de datos. Los pasos 4 a 8 son específicamente para crear una lista desplegable.

  1. Seleccione una o más celdas para validar.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.

    La validación de datos se encuentra en la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos
  3. En la pestaña Configuración, en el cuadro Permitir, seleccione Lista.

    Pestaña Configuración en el cuadro de diálogo Validación de datos
  4. En el cuadro Origen, escriba los valores de la lista, separados por comas. Por ejemplo:

    1. Para limitar una respuesta a dos opciones (por ejemplo "¿Tiene hijos?"), escriba Sí,No.

    2. Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.

      Nota: Generalmente, estos pasos solo se recomiendan para los elementos de lista que probablemente nunca cambien. Si tiene una lista que pueda cambiar, o si necesita agregar o quitar elementos de vez en cuando, le irá mejor si sigue el paso del siguiente procedimiento recomendado.

      Procedimiento recomendado: También puede crear entradas de la lista mediante referencia a un rango de celdas ubicadas en otra parte del libro. La manera más eficaz es crear la lista, después aplicar el formato como una tabla de Excel (desde la pestaña Inicio, seleccione Estilos > Dar formato como tabla > elija el estilo de tabla que sea mejor para usted). Después, seleccione el rango de cuerpo de datos de la tabla, que es la parte de la tabla que solo tiene la lista, no el encabezado de la tabla (en este caso, Departamento), y proporciónele un nombre significativo en el cuadro Nombre encima de la columna A.

      Escribir un nombre significativo para la lista en el cuadro de nombre

    En lugar de escribir los valores de la lista en el cuadro Origen de la validación de datos, agregue el nombre que acaba de definir precedido de un signo igual (=).

    Preceder el nombre de la tabla con un signo =

    Lo mejor sobre usar una tabla es que a medida que agrega o quita elementos de la lista, su lista de validación de datos se actualizará automáticamente.

    Nota: Es mejor colocar sus listas en una hoja de cálculo independiente (oculta si fuera necesario) de forma que nadie pueda editarlas.

  5. Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable.

    Celda con lista desplegable que aparece junto a la celda
  6. Para especificar cómo quiere administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

    Nota: Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas que tiene un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar de ese rango, al seleccionar la casilla Omitir blancos permite que cualquier valor se escriba en la celda validada. Esto también se cumple para cualquier celda a la que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si cualquier celda a la que se hace referencia está en blanco, al seleccionar la casilla Omitir blancos permite que cualquier valor se escriba en la celda validada.

  7. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Notas: 

  • Tras crear su lista desplegable, asegúrese de que funciona de la manera que quiera. Por ejemplo, puede que quiera comprobar si la celda es lo bastante ancha para mostrar todas sus entradas.

  • Si la lista de entradas para lista desplegable está en otra hoja de cálculo y desea evitar que los usuarios la vean o realicen cambios, piense en ocultar y proteger dicha hoja de cálculo. Para obtener más información acerca de cómo proteger una hoja de cálculo, vea Bloquear celdas para protegerlas.

  • Eliminar validación de datos: seleccione la celda o celdas que contienen la validación que desea eliminar, luego vaya a Datos > Validación de datos y en el diálogo de validación de datos, presione el botón Borrar todo y después Aceptar.

En la tabla siguiente se muestran otros tipos de validación de datos y maneras de agregarla a sus hojas de cálculo.

Para ello:

Siga estos pasos:

Restrinja la entrada de datos a números enteros dentro de límites.

  1. Siga los pasos anteriores 1 a 3 en Agregar validación de datos a una celda o rango.

  2. En la lista Permitir, seleccione Número entero.

  3. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre.

  4. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que se va a permitir.

    Cuadro de diálogo de criterios de validación

    También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número.

    Por ejemplo, supongamos que está validando datos en la celda F1. Para establecer un límite mínimo de deducciones en dos veces el número de secundarios en dicha celda, seleccione mayor o igual que en el cuadro Datos y escriba la fórmula =2*F1, en el cuadro Mínimo.

Restrinja la entrada de datos a un número decimal dentro de límites.

  1. Siga los pasos anteriores 1 a 3 en Agregar validación de datos a una celda o rango.

  2. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.

  3. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre.

  4. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que se va a permitir.

    También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para definir un límite máximo de comisiones y bonificaciones del 6 % del sueldo de un vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =E1*6%, en el cuadro Máximo.

    Nota: Para permitir a un usuario que especifique porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal en el cuadro Permitir, seleccione el tipo de restricción que desea en el cuadro Datos, especifique el valor mínimo, máximo o específico como un decimal, por ejemplo, ,2 y, a continuación, visualice la celda de validación de datos como porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentual Imagen del botón en el grupo Número de la pestaña Inicio.

Restrinja la entrada de datos a una fecha dentro de un intervalo de fechas.

  1. Siga los pasos anteriores 1 a 3 en Agregar validación de datos a una celda o rango.

  2. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.

  3. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día determinado, seleccione mayor que.

  4. Escriba la fecha de inicio, de finalización o específica que se va a permitir.

    También puede escribir una fórmula que devuelva una fecha. Por ejemplo, para establecer un período de tiempo entre la fecha de hoy y 3 días desde la fecha actual, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Fecha de inicio y escriba =HOY()+3 en el cuadro Fecha de finalización.

    Configuración de criterios de validación para restringir la entrada de datos a un período de tiempo específico

Restrinja la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo.

  1. Siga los pasos anteriores 1 a 3 en Agregar validación de datos a una celda o rango.

  2. En el cuadro Permitir, seleccione Hora.

  3. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una hora determinada del día, seleccione menor que.

  4. Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que desee permitir. Si desea especificar horas específicas, use el formato de hora hh:mm.

    Por ejemplo, supongamos que tiene la celda E2 configurada con una hora de inicio (8:00) y la celda F2 con una hora de finalización (17:00) y quiere limitar las horas de la reunión entre esas horas. Seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =E2 en el cuadro Hora de inicio y escriba =F2 en el cuadro Hora de finalización.

    Configuración de validación para restringir la entrada de horas dentro de un período de tiempo

Restrinja la entrada de datos a texto de una longitud específica.

  1. Siga los pasos anteriores 1 a 3 en Agregar validación de datos a una celda o rango.

  2. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.

  3. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo de caracteres, seleccione menor que o igual a.

  4. En este caso queremos limitar la entrada a 25 caracteres, así que seleccione menor o igual a en el cuadro Datos y escriba 25 en el cuadro Máximo.

    Ejemplo de validación de datos con una longitud de texto limitada

Calcule qué se permite según el contenido de otra celda.

  1. Siga los pasos anteriores 1 a 3 en Agregar validación de datos a una celda o rango. en el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que quiera.

  2. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee.

  3. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee usar para especificar qué se permite.

    Por ejemplo, para permitir entradas para una cuenta solo si el resultado no superará el presupuesto de la celda E1, seleccione Permitir > Número completo, datos, menor que o igual a, y Máximo >= =E1.

    Configuración de validación para realizar cálculos basándose en otro contenido de celda

Nota: Los ejemplos siguientes usan la opción Personalizado donde escribe fórmulas para configurar sus condiciones. No tiene por qué preocuparse sobre lo que muestre el cuadro Datos, ya que está deshabilitado con la opción Personalizado.

Para asegurarse de que

Escriba esta fórmula

La celda que contiene un id. de producto (C2) comienza siempre con el prefijo estándar de “ID”, y tiene al menos 10 (superior a 9) caracteres de longitud.

=Y(IZQUIERDA(C2, 3) ="ID-",LEN(C2) > 9)

Ejemplo 6: Fórmulas en la validación de datos

La celda que contiene un nombre de producto (D2) solo contiene texto.

=ESTEXTO(D2)

Ejemplo 2: Fórmulas en la validación de datos

La celda que contiene un cumpleaños (B6) debe ser mayor que el número de años que establezca en la celda B4.

=SI(B6<=(HOY()-(365*B4)),VERDADERO,FALSO)

Ejemplo de validación de datos para restringir la entrada de una a una antigüedad mínima

Todos los datos del rango de celdas A2:A10 contienen valores únicos.

=CONTAR.SI($A$2:$A$10,A2)=1

Ejemplo 4: Fórmulas en la validación de datos

Nota: Debe escribir la fórmula de validación de datos para la celda A2 primero, después copiar A2 a A3:A10 de forma que el segundo argumento de CONTAR.SI coincida con la celda actual. Es decir, la parte A2)=1 cambiará a A3)=1, A4)=1 y así sucesivamente.

Para obtener más información

Asegúrese de que las entradas de direcciones de correo electrónico en la celda B4 contienen el símbolo @.

=ESNUMERO(BUSCAR("@",B4)

Ejemplo de validación de datos que garantiza que una dirección de correo electrónico contiene el símbolo @

  • ¿Por qué no está habilitado el comando Validación de datos en la cinta de opciones? Es posible que el comando no esté disponible porque:

    • Una tabla de Microsoft Excel esté vinculada a un sitio de SharePoint No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

    • Esté escribiendo datos en este momento El comando Validación de datos no se encontrará habilitado en la pestaña Datos mientras esté escribiendo datos en una celda. Para terminar de escribir datos, pulse ENTRAR o Esc.

    • La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro es un libro compartido o está protegido. Para obtener información acerca de cómo dejar de compartir o proteger un libro, consulte Proteger un libro.

  • ¿Puedo cambiar el tamaño de fuente? No, el tamaño de fuente está fijado. La única forma de cambiar el tamaño de visualización es ajustar el zoom de la pantalla en la esquina inferior derecha de la ventana de Excel. Sin embargo, puede usar un cuadro combinado de ActiveX. Vea Agregar un cuadro de lista o un cuadro combinado a una hoja de cálculo.

  • ¿Existe alguna forma de que la validación de datos se rellene o seleccione automáticamente a medida que escribo? No, pero si usa un cuadro combinado de ActiveX tendrá esa funcionalidad.

  • ¿Puedo realizar varias selecciones en una lista de validación de datos? No, a no ser que use un combinado de ActiveX o un cuadro de lista.

  • ¿Puedo seleccionar un elemento de una lista de validación de datos y rellenarlo en otra lista? Sí Esto se llama validación de datos dependientes. Para obtener más información, vea Crear listas desplegables dependientes.

  • ¿Cómo puedo quitar toda la validación de datos de una hoja de cálculo? Puede usar el cuadro de diálogo Ir a > Especial. En la pestaña Inicio > Edición > Buscar y seleccionar (o presione F5 o Ctrl+G en el teclado), después Especial > Validación de datos y seleccione Todos (para encontrar celdas con validación de datos) o Mismo (para encontrar celdas que coinciden con la configuración específica de validación de datos).

    Cuadro de diálogo Ir a Especial

    A continuación, llame al cuadro de diálogo de validación de datos (pestaña Datos > Validación de datos), presione el botón Borrar todo y después Aceptar.

  • ¿Puedo exigir que alguien realice una entrada en una celda con validación de datos? No, pero puede usar VBA (Visual Basic para aplicaciones) para comprobar si alguien ha realizado una entrada en determinadas condiciones, como antes de guardar o cerrar el libro. Si no han realizado una selección, puede cancelar el evento y no dejarles continuar hasta que se haya realizado la selección.

  • ¿Cómo puedo colorear celdas basadas en la selección de la lista de validación de datos? Puede usar el formato condicional. En este caso, querrá usar la opción Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan.

    Aplicar formato solo a las celdas que contengan la opción
  • ¿Cómo puedo validar una dirección de correo electrónico? Puede usar el método Personalizar > Fórmula y comprobar si el símbolo @ existe en la entrada. En este caso, la fórmula que se ha usado es =ESNUMERO(BUSCAR(“@”,D2)). La función BUSCAR busca el símbolo @ y, si lo encuentra, devuelve su posición numérica en la cadena de texto y permite la entrada. Si no lo encuentra, BUSCAR devuelve un error e impide la entrada.

¿Tiene alguna pregunta específica acerca de la función?

Publicar una pregunta en el foro de la comunidad de Excel

Ayudarnos a mejorar Excel

¿Tiene alguna sugerencia sobre cómo podemos mejorar la siguiente versión de Excel? Si es así, consulte los temas en Excel User Voice.

Vea también

Más información sobre la validación de datos

Vídeo: Crear y administrar listas desplegables

Agregar o quitar elementos de una lista desplegable

Quitar una lista desplegable

Compartir Facebook Facebook Twitter Twitter Enviar por correo electrónico Enviar por correo electrónico

¿Le ha sido útil esta información?

De acuerdo. ¿Algún comentario más?

¿Cómo podemos mejorarlo?

¡Gracias por sus comentarios!

×