Aplicar formato condicional en Excel

El formato condicional permite aplicar colores en las celdas según condiciones específicas, como valores duplicados, valores que cumplen criterios específicos (como mayor que 100 o es igual a “Ingresos” con Resaltar reglas de celdas y Reglas superiores e inferiores). También puede mostrar la clasificación de celdas individuales comparadas con un rango de valores con barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. El formato condicional es dinámico y, por lo tanto, a medida que cambien los valores, el formato se ajustará automáticamente.

Opciones de formato condicional

Formato condicional con escalas de colores

Selecciones de formato condicional

Formato condicional con tres escalas de colores

Nota: Antes de Excel 2007, las reglas de formato condicional tenían que crearse con una fórmula y solo se admitían tres niveles. A partir de Excel 2007, el formato condicional tiene un gran número de reglas predefinidas que pueden aplicarse fácilmente y que admiten hasta 64 niveles. Si tiene una situación de formato que no se puede crear con los formatos condicionales predefinidos, puede usar una fórmula para aplicar formato condicional.

En este tema mostraremos varios métodos para aplicar algunas de estas reglas de formato condicional predefinidas. Tan solo tenga en cuenta que se pueden crear miles de combinaciones distintas, por lo que necesita experimentar con estas hasta que encuentre la que se adapte mejor a sus necesidades. También necesita pensar en el público, ya que no es difícil aplicar tantos formatos condicionales que resulte difícil conocer lo que intenta mostrar.

Puede resaltar elementos duplicados en una columna de datos:

Valores duplicados de formato condicional resaltados

  1. Seleccione el rango donde quiera aplicar formato a valores duplicados con un color (como la columna Nombre del empleado, en este caso).

  2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Valores duplicados.

    Duplicar valores

  3. Seleccione un formato de la lista desplegable de opciones y, después, haga clic en Aceptar para dar formato a las celdas.

    Opciones de formato de Resaltar duplicados

Se aplicó el formato en el rango con los elementos duplicados resaltados con el color seleccionado.

Ordenar por color

Para mejorar la búsqueda de duplicados, puede ordenar la lista por colores. De esta forma, le resultará más fácil aplicar cambios por lotes en los duplicados (por ejemplo, para eliminarlos).

  1. Haga clic en cualquier lugar del rango de datos y, en la pestaña Datos, haga clic en Ordenar y filtrar > Ordenar.

  2. Seleccione Nombre del empleado en la opción Ordenar por, Ordenar según > Color de celda y, después, en Ordenar, seleccione el color de ordenación, seleccione la opción En la parte superior y, por último, haga clic en Aceptar.

Opciones de Datos > Ordenar > Ordenar por color

La tabla ordenada agrupará los duplicados en la parte superior:

Formato condicional con valores duplicados ordenados en la parte superior de una lista

La opción 10 elementos superiores permite identificar rápidamente los mejores resultados de un rango (por ejemplo, los mejores 10 clientes de una lista según una clasificación). De forma similar, también puede seleccionar las opciones 10 elementos inferiores, 10 % superiores o inferiores, o Por encima o debajo de la media. Después de seleccionar una regla, puede cambiar el valor de 10 a cualquier valor que quiera. En el ejemplo siguiente, resaltaremos los 10 ingresos superiores.

10 elementos superiores de formato condicional aplicados a un rango
  1. Seleccione el rango donde quiera aplicar el formato. En el ejemplo anterior, en la columna Ingresos.

  2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Reglas superiores e inferiores > 10 elementos superiores.

    10 opciones de formato principales de formato condicional
  3. Después, puede ajustar el número de opciones que quiera hacia arriba o hacia abajo, así como el color de relleno.

    Selección de 10 elementos superiores de formato condicional

Al usar el formato condicional para mostrar las barras de datos, Excel dibuja una barra en cada celda, cuya longitud se corresponde con el valor de la celda en relación con el resto de las celdas del rango seleccionado.

Barras de datos de formato condicional aplicados a un rango
  1. Seleccione el rango donde quiera aplicar formato. En este caso, en la columna Ingresos.

  2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Barras de datos y seleccione el estilo Degradado o Relleno sólido, según prefiera.

    Galería de estilos de la barra de datos de formato condicional
  3. Para ordenar la lista después de aplicar las barras de datos, seleccione la columna y, en la pestaña Datos, haga clic en Ordenar y filtrar y, después, seleccione la opción Orden ascendente rápido o Orden descendente rápido para ordenar con orden ascendente o descendente.

Si usa un conjunto de iconos, puede indicar de forma visual dónde se encuentran los valores en determinados rangos de una escala de números o porcentajes. En el ejemplo siguiente se muestra el rendimiento regional de un objetivo con iconos de positivo Icono de positivo de formato condicional , neutro Icono de neutro de formato condicional y negativo Icono de negativo de formato condicional .

Conjunto de iconos de formato condicional aplicado a un rango
  1. Seleccione el rango donde quiera aplicar el formato.

  2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Conjuntos de iconos y seleccione el estilo del conjunto de iconos que prefiera.

    Opciones de conjunto de iconos de formato condicional
  3. Excel intentará interpretar los datos y aplicará el formato en consecuencia; pero, si quiere cambiarlo, vaya a la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Administrar reglas y, después, seleccione Regla de conjunto de iconos > Editar regla. Después, ajuste la sección “Mostrar cada icono según estas reglas”. En este caso, configuramos la regla para que cualquier valor superior a 45 000 sea positivo, cualquier valor entre 40 000 y 45 000 sea neutro, y cualquier valor inferior a 40 000 sea negativo.

    Cuadro de diálogo Opciones de conjunto de iconos de formato condicional

Formato condicional con tres escalas de colores

Si usa escalas de colores, puede resaltar valores para mostrar un rango y comparar los máximos y mínimos (en este caso, de enero a junio).

  1. Seleccione el rango que contenga los valores a los que quiera aplicar formato.

  2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Escalas de colores y seleccione la escala que prefiera. En este caso, usamos la Escala de colores rojo-amarillo-verde.

    Escala de colores rojo, amarillo y verde

Para aplicar formato a filas alternas en los datos puede usar una fórmula de formato condicional, pero resulta mucho más sencillo simplemente dar formato a los datos como una tabla. Seleccione una celda del rango de datos, vaya a Inicio > Estilos > Dar formato como tabla, seleccione el estilo que prefiera en la galería de estilos y Excel transformará al instante los datos en una tabla.

Galería de estilos de tablas de Excel

Si solo quiere aplicar formato de tabla, pero sin las funciones adicionales de una tabla, puede volver a convertir la tabla en un rango. Haga clic en cualquier lugar del rango de tabla y, después, seleccione la pestaña Herramientas de tabla en la cinta de opciones > Diseño > Herramientas > Convertir en rango.

Para obtener más información sobre las tablas de Excel, vea: Crear o eliminar una tabla de Excel en una hoja de cálculo.

Si ninguna de las opciones anteriores es lo que estaba buscando, puede crear su propia regla de formato condicional.

  1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.

  2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Nueva regla.

    Nueva regla de formato

  3. Cree una regla, especifique sus opciones de formato y, después, haga clic en Aceptar. Para obtener más información, vea Usar una fórmula para aplicar formato condicional.

¿Necesita más ayuda?

Siempre puede preguntar a un experto en Excel Tech Community, obtener soporte técnico en la Comunidad de respuestas o sugerir una característica nueva o mejora en el UserVoice de Excel.

Vea también

Inicio rápido: Aplicar formato condicional

Usar una fórmula para aplicar formato condicional

Usar formato condicional para resaltar fechas en Excel

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