Aplicar formato a los datos de tablas

Microsoft Office Access 2007 proporciona varias opciones de formato mejoradas que se pueden usar para mejorar la forma en que se muestra la información en las tabla.

En este artículo se proporciona información general sobre la forma en que las opciones de formato dependen de los tipo de datos y se incluyen los pasos necesarios para ayudarle a aplicar formato con mayor eficacia a los datos de las tablas. Además, este artículo proporciona información sobre cómo aplicar un formato de presentación a una máscara de entrada.

En este artículo

Información general sobre las opciones de formato de las tablas

Cómo la configuración regional de Windows puede afectar a la forma en que se muestran los datos

Información general sobre las opciones de formato predefinidas

Información general sobre las opciones de formato personalizadas

Aplicar un formato personalizado

Aplicar el formato de texto enriquecido

Aplicar un formato de presentación a una máscara de entrada

Información general sobre las opciones de formato de las tablas

Access incluye varias opciones para mostrar e imprimir los datos de las tablas. El formato elegido afecta únicamente a la apariencia de los datos y no al modo en que Access los almacena. Por ejemplo, si un determinado producto sólo está disponible por cajones, puede aplicar un formato para controlar la forma en que se muestra el campo de modo que se agregue la palabra & cajones a la cantidad especificada en el campo. Mostrar un tipo de cantidad, como cajones, puede ayudar a evitar confusiones sobre la cantidad especificada en los pedidos.

Agregar una cadena de texto como formato de presentación de un campo

Nota    Cuando se aplica un formato a un campo de tabla, Access utiliza ese mismo formato en todos los controles de formularios o informes asociados (vinculados) al campo de tabla.

Access proporciona casi el mismo conjunto de opciones de formato de campo de texto enriquecido que varios otros programas de 2007 Microsoft Office System, como Word, Excel y PowerPoint. El formato de texto enriquecido se puede aplicar a los campos con el tipo de datos Memo.

Además, se pueden elegir propiedades de formato que sólo se aplican a datos concretos de la tabla, como valores negativos, nulos o cero (0).

Las opciones de formato disponibles dependen del tipo de datos seleccionado para un campo de tabla. Por ejemplo, si crea un campo con el tipo de datos Autonumeración, no se puede agregar, cambiar ni eliminar manualmente los números de ese campo, pero se les puede aplicar un formato de presentación.

Muchos tipos de datos permiten seleccionar una de las opciones de formato predefinidas de Access. En el caso de los tipos de datos para los que no existen formatos predefinidos, se puede personalizar un formato escribiendo grupos de caracteres literales o marcadores de posición en un campo. Para obtener más información sobre los formatos personalizados, vea Información general sobre las opciones de formato personalizadas.

Nota   El tipo de datos Objeto OLE y el tipo de datos Datos adjuntos no permiten aplicar formato dado que ambos almacenan y muestran archivos creados con otros programas.

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Cómo la configuración regional de Windows puede afectar a la forma en que se muestran los datos

La configuración regional de Microsoft Windows influye en el modo en que aparecen los tipos de datos numéricos, de fecha, hora y moneda cuando se aplican las opciones de formato. Windows admite varios idiomas, además de los formatos de moneda, fecha y hora de los países y regiones donde se utilizan esos idiomas.

Por ejemplo, se pueden usar barras diagonales para escribir un valor de fecha en un campo de fecha y hora (por ejemplo, 29/8/2006), pero cuando se aplica el formato de presentación Fecha general, puede que no se muestren las barras diagonales dependiendo de la configuración regional de Windows.

Este principio también se aplica a los datos numéricos y financieros. Puede escribir los importes monetarios utilizando el signo de libra esterlina (£), pero es posible que Access muestre esos valores en euros porque ése es el símbolo de moneda seleccionado en Windows.

En el siguiente procedimiento se muestra cómo cambiar la configuración regional de Windows de su equipo.

Cambiar la configuración regional

Para cambiar la configuración regional, siga los pasos correspondientes al sistema operativo de su equipo.

En Windows Vista    

  1. Haga clic en el botón Inicio Imagen del botón y haga clic en Panel de control.

  2. Haga clic en Reloj, idioma y región y, a continuación, haga clic en Configuración regional y de idioma.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  3. En la ficha Formatos, bajo Formato actual, haga clic en Personalizar este formato.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  4. Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desee modificar y, a continuación, realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha Números y cambie la configuración que desee.

En Microsoft Windows XP    

  1. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

  2. Haga clic en Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

  3. Haga clic en Cambiar el formato de números, fechas y horas.

    Aparece el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  4. Haga clic en la ficha Opciones regionales. Bajo Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

    Aparece el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  5. Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desee modificar y, a continuación, realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha Números y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda sobre una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.

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Información general sobre las opciones de formato predefinidas

Puede aplicar uno de los formatos disponibles para controlar la apariencia de los datos en un campo de tabla. Por ejemplo, cuando el tipo de datos de un campo es Fecha/Hora y selecciona el formato Fecha corta, las fechas aparecerían como 8/24/2007. Si selecciona el formato Fecha larga, esa misma fecha aparecería como Miércoles, 24 de agosto de 2007. En la siguiente sección figura una lista con las opciones de formato predefinidas que Access ofrece y se explica cómo aplicar un formato predefinido.

Formatos predefinidos para los tipos de datos Número, Autonumérico y Moneda

Formatos predefinidos para el tipo de datos Fecha/Hora

Formatos predefinidos para el tipo de datos Sí/No

Aplicar un formato predefinido


Formatos predefinidos para los tipos de datos Número, Autonumérico y Moneda

En la siguiente tabla se representan y se explican los formatos predefinidos que están disponibles para los tipos de datos tipo de datos Autonumeración, tipo de datos Autonumeración y tipo de datos Moneda.

Formato

Descripción

Ejemplo

Número general

(Predeterminado) Utilice este formato para mostrar el número tal como se escribe. Puede mostrar hasta 11 dígitos a la derecha o a la izquierda del indicador decimal. Si un número contiene más de 11 dígitos o si el control no tiene el ancho suficiente para mostrar todos los dígitos, Access redondea el número. Para los números muy grandes o muy pequeños (más de 10 dígitos a la derecha o a la izquierda de la coma decimal), Access utiliza la notación científica.

123,456

Moneda

Utilice este formato para aplicar el símbolo de moneda y el formato especificados en la configuración regional de Windows.

123,456 $

Euro

Utilice este formato para aplicar el símbolo de euro () a los datos numéricos, pero para otros datos utilice el formato de moneda especificado en la configuración regional de Windows.

123.456,78 $

Fijo

Utilice este formato para mostrar los números sin separadores de miles y con dos posiciones decimales. Si el valor del campo contiene más de dos posiciones decimales, Access redondea el número.

1234,56

Estándar

Utilice este formato para mostrar los números con separadores de miles y con dos posiciones decimales. Si el valor del campo contiene más de dos posiciones decimales, Access redondea el número a dos posiciones decimales.

1.234,56

Porcentaje

Utilice este formato para mostrar los números como porcentajes con dos posiciones decimales y el signo de porcentaje al final. Si el valor subyacente contiene más de cuatro posiciones decimales, Access lo redondea.

123,50%

Científico

Utilice este formato para mostrar los números con la notación científica (exponencial).

1,23E+04

Formatos predefinidos para el tipo de datos Fecha/Hora

En la siguiente tabla se representan y se describen los formatos predefinidos que se pueden aplicar al tipo de datos Fecha/Hora.

Formato

Descripción

Ejemplo

Fecha general

(Predeterminado) Utilice este formato para mostrar los valores de fecha como números y los valores de hora como horas, minutos y segundos seguidos de a.m. o p.m. Para ambos tipos de valores, Access utiliza los separadores de fecha y hora especificados en la configuración regional de Windows. Si el valor no tiene un componente de hora, Access sólo muestra la fecha, y viceversa.

29/08/2006 10:10:42 a.m.

Fecha larga

Utilice este formato para mostrar sólo los valores de fecha según el formato de fecha larga especificado en la configuración regional de Windows.

Lunes, 29 de agosto de 2006

Fecha mediana

Utilice este formato para mostrar la fecha como dd/mmm/aaaa, pero utilice el separador de fecha especificado en la configuración regional de Windows.

29/Ago/2006
29-Ago-2006

Fecha corta

Utilice este formato para mostrar los valores de fecha según el formato de fecha larga especificado en la configuración regional de Windows.

29/8/2006
29-8-2006

Hora larga

Utilice este formato para mostrar los valores de hora como horas, minutos y segundos seguidos de a.m. o p.m. Access utiliza el separador especificado en la opción de hora de la configuración regional de Windows.

10:10:42 a.m.

Hora mediana

Utilice este formato para mostrar las horas y los minutos, seguidos de a.m. o p.m. Access utiliza el separador especificado en la opción de hora de la configuración regional de Windows.

10:10 a.m.

Hora corta

Utilice este formato para mostrar sólo las horas y los minutos. Access utiliza el separador especificado en la opción de hora de la configuración regional de Windows.

10:10

Formatos predefinidos para el tipo de datos Sí/No

Access proporciona un pequeño conjunto de formatos predefinidos (pero no permite formatos personalizados) para mostrar el tipo de datos Sí o No. Puede que le resulte más fácil trabajar con casillas de verificación o botones de opción que utilizar el valor Sí o No en un cuadro de texto.

Formato

Descripción

Sí/No

(Predeterminado) Utilice este formato para mostrar 0 como No y cualquier valor distinto de cero como Sí.

Verdadero/Falso

Utilice este formato para mostrar 0 como Falso y cualquier valor distinto de cero como Verdadero.

Activado/Desactivado

Utilice este formato para mostrar 0 como Desactivado y cualquier valor distinto de cero como Activado.

Aplicar un formato predefinido

Recuerde que los formatos afectan únicamente a la apariencia visual de los datos y que la configuración regional de Windows puede controlar de manera parcial o total el modo en que se muestra un formato predefinido.

Para seleccionar y aplicar un formato predefinido, siga este procedimiento:

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Haga clic en el campo al que desee aplicar formato y, en la ficha General, haga clic en la celda situada junto al cuadro Formato.

  3. Haga clic en la flecha y, a continuación, seleccione un formato de la lista. Si la lista está vacía, el tipo de datos no ofrece ningún formato predefinido.

    Aparece la etiqueta inteligente Opciones de actualización de propiedades. Imagen del botón

  4. Puede hacer clic en la etiqueta inteligente Opciones de actualización de propiedades y optar por actualizar el formato del campo en toda la base de datos (por ejemplo, un control de un formulario), o bien, puede limitar el cambio de formato a la tabla.

  5. Guarde los cambios y, a continuación, abra la tabla en la vista Hoja de datos. Si no seleccionó el formato que deseaba en el paso 3, vuelva a la vista Diseño y seleccione otra opción.

Aplicar un formato predefinido a un campo numérico

Información general sobre las opciones de formato personalizadas

Para los tipos de datos que no tienen formatos predefinidos o cuando los formatos predefinidos no se ajustan a sus necesidades, puede cambiar las propiedades de presentación escribiendo grupos de caracteres literales o marcadores de posición en un campo.

Formatos personalizados para los tipos de datos Texto y Memo

Formatos personalizados para hipervínculos

Formatos personalizados para datos numéricos

Caracteres de formato personalizado para datos numéricos

Formatos personalizados para el tipo de datos Fecha/Hora


Formatos personalizados para los tipos de datos Texto y Memo

Los tipos de datos tipo de datos Memo, tipo de datos Memo e tipo de datos Hipervínculo no aceptan los formatos predefinidos. El tipo de datos Texto acepta únicamente formatos personalizados, el tipo de datos Memo acepta tanto el formato de texto enriquecido como los formatos personalizados, y el tipo de datos Hipervínculo acepta formatos personalizados (puede configurar las opciones del programa que controlan el color de los vínculos).

Normalmente, los formatos personalizados se aplican a los tipos de datos Texto y Memo para facilitar la lectura de los datos de las tablas. Por ejemplo, si utiliza un formulario Web para recopilar números de tarjeta de crédito y almacena esos números sin espacios, puede utilizar un formato personalizado para agregar los espacios adecuados y facilitar su lectura.

Los formatos personalizados para los tipos de datos Texto y Memo sólo permiten dos secciones de formato en una cadena. La primera sección de una cadena de formato controla la apariencia del texto y la segunda sección muestra valores en blanco o cadenas de longitud cero. Si no especifica ningún formato, Access alinea a la izquierda todo el texto de las hojas de datos. Para obtener más información sobre cómo aplicar un formato personalizado a un campo de tipo Texto o Memo, vea Aplicar un formato personalizado.

En la siguiente tabla se representan y se explican los formatos personalizados que se pueden aplicar a los campos de tipo Texto y Memo.

Carácter

Descripción

@

Utilice este carácter para mostrar cualquier carácter disponible para su posición en la cadena de formato. Si Access coloca todos los caracteres en los datos subyacentes, el resto de los marcadores de posición aparecen como espacios en blanco.

Por ejemplo, si la cadena de formato es @@@@@ y el texto subyacente es ABC, el texto se alinea a la izquierda con dos espacios en blanco iniciales.

&

Utilice este carácter para mostrar cualquier carácter disponible para su posición en la cadena de formato. Si Access coloca todos los caracteres en los datos subyacentes, los marcadores de posición restantes no muestran nada.

Por ejemplo, si la cadena de formato es &&&&& y el texto es ABC, sólo se mostrará el texto alineado a la izquierda.

!

Utilice este carácter para que los marcadores de posición se rellenen de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda. Debe utilizar este carácter al principio de una cadena de formato.

<

Utilice este carácter para convertir todo el texto a minúsculas. Debe utilizar este carácter al principio de una cadena de formato, pero puede ir precedido de un signo de exclamación (!).

>

Utilice este carácter para convertir todo el texto a mayúsculas. Debe utilizar este carácter al principio de una cadena de formato, pero puede ir precedido de un signo de exclamación (!).

*

Cuando se utiliza, el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco se convierte en un carácter de relleno, es decir, un carácter utilizado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos de texto alineados a la izquierda y rellena con espacios en blanco el área situada a la derecha del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato. En ese caso, Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado.

Espacio en blanco, + - $ ()

Utilice este carácter para insertar espacios en blanco, caracteres matemáticos (+ -), símbolos financieros (¥ £ $) y paréntesis en cualquier lugar de las cadenas de formato, cuando sea necesario. Si desea utilizar otros símbolos matemáticos comunes, como una barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*), coloque esos símbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocar esos caracteres en cualquier lugar de la cadena de formato.

"Texto literal"

Coloque entre comillas dobles todo el texto que desee que vean los usuarios.

\

Utilice este formato para obligar a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamente detrás. Es lo mismo que colocar un carácter entre comillas dobles.

[color]

Utilice este formato para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.

Nota   Al especificar un formato, Access rellena los marcadores de posición con los datos del campo subyacente.

Formatos personalizados para hipervínculos

De forma predeterminada, el tipo de datos Hipervínculo admite formatos personalizados, pero también se pueden definir las opciones del programa que controlen el color de los vínculos y de los hipervínculo visitado. Access sigue las convenciones normales de Microsoft Office para el formato de los hipervínculos. El texto de los vínculos aparece en azul y subrayado y cambia a morado al hacer clic en el vínculo. La dirección del vínculo sirve también como texto del vínculo. Por ejemplo, no puede escribir http://www.contoso.com como dirección y utilizar "La página principal de Contoso" como texto del vínculo. Asimismo, cuando se escribe una dirección Web, Access la trata como un hipervínculo.

Para definir un color personalizado para un hipervínculo, siga este procedimiento:

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

    Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Access.

  2. Haga clic en Avanzadas y, en General, haga clic en Opciones Web.

    Aparece el cuadro de diálogo Opciones Web.

  3. Seleccione los colores que desee utilizar para los vínculos visitados y no visitados. Si no desea que Access subraye los vínculos, desactive la casilla de verificación Subrayar hipervínculos.

Formatos personalizados para el tipo de datos Número

Puede aplicar un formato personalizado a todos los tipo de datos numérico, y los formatos personalizados pueden especificar cadenas de texto y colores. Para crear un formato personalizado, escriba diversos caracteres en la propiedad Formato de un campo de tabla. Los caracteres constan de marcadores de posición (como 0 y #), separadores (como puntos y comas), caracteres literales y colores.

Además, puede especificar formatos para cuatro tipos de valores numéricos: positivo, negativo, cero (0) y nulo (no definido). Si decide crear un formato para cada tipo de valor, debe definir primero el formato de los valores positivos, luego el de los valores negativos, después el de los valores cero y por último el de los valores nulos. Asimismo, debe separar cada formato con un carácter de punto y coma.

Por ejemplo, esta cadena de cuatro formatos personalizados muestra los valores positivos con dos posiciones decimales y los valores negativos con el mismo número de posiciones decimales, pero entre paréntesis y en rojo. Muestra los valores cero mediante el número 0, siempre con dos posiciones decimales, y muestra los valores nulos mediante la palabra "Indefinido". Las cuatro secciones de la cadena están separadas con un carácter de punto y coma (;).

#.###,##;(#.###,##)[Rojo];0.000,00;"Indefinido"

A continuación se describe cada una de las secciones:

  • El signo de número (#) es un marcador de posición de dígitos. Si el formato no encuentra ningún valor, Access muestra un espacio en blanco. Si desea mostrar ceros en lugar de espacios en blanco (por ejemplo, para mostrar 1234 como 1234,00), utilice el número 0 como marcador de posición.

  • De forma predeterminada, la primera sección muestra valores positivos. Si desea utilizar un formato con valores más grandes o más posiciones decimales, puede agregar más marcadores de posición para el valor decimal, por ejemplo, #,###.###. Por ejemplo, 1234,5678 se muestra como 1.234,568. Observe que este formato utiliza el punto como separador de miles y la coma como separador decimal.

    Si hay más valores decimales en el registro que número de marcadores de posición en el formato personalizado, Access redondea los valores y sólo muestra el número de valores especificado por el formato. Por ejemplo, si el campo contiene 3.456,789, pero su formato especifica dos posiciones decimales, Access redondea el valor decimal a 0,79.

  • De forma predeterminada, la segunda sección sólo contiene valores negativos. Si los datos no contienen valores negativos, Access deja el campo en blanco. En el ejemplo de formato anterior, los valores negativos están incluidos en caracteres literales: en paréntesis de apertura y cierre. Además, se utiliza la declaración de color [Rojo] para mostrar los valores negativos en rojo.

  • De forma predeterminada, la tercera sección define el formato de todos los valores cero (0). En este caso, cuando el campo contiene el valor cero, se muestra 0.000,00. Para mostrar texto en lugar de números, puede utilizar "Cero" (entre comillas dobles).

  • De forma predeterminada, la cuarta sección define lo que ven los usuarios cuando un registro contiene un valor nulo. En este caso, ven la palabra "Indefinido". También puede usar otro texto, como "Nulo" o "****". Tenga en cuenta que al incluir los caracteres entre comillas dobles, el formato trata esos caracteres como literales y los muestra exactamente tal como se escriben.

Recuerde que no es necesario utilizar las cuatro secciones. Por ejemplo, si la tabla no acepta valores nulos, puede omitir la cuarta sección. Además, los formatos personalizados afectan a la apariencia visual de los datos, pero no al modo en que Access almacena los datos ni a cómo los escriben los usuarios. En la siguiente sección se ofrece un listado y una descripción de los marcadores de posición y otros caracteres que puede utilizar en los formatos numéricos personalizados.

Caracteres de formato personalizado para datos numéricos

En la tabla siguiente se representan y se describen los marcadores de posición y caracteres que se pueden usar al crear formatos personalizados para los datos numéricos.

Carácter

Descripción

#

Utilice este carácter para mostrar un dígito. Cada instancia del carácter representa una posición de un número. Si no hay ningún valor en una posición, Access muestra un espacio en blanco. Además, el uso de marcadores de posición no impide escribir datos.

Por ejemplo, si aplica el formato #.### y escribe el valor 45 en el campo, se muestra 45. Si escribe 12.145 en un campo, Access muestra 12.145, aunque haya definido un único marcador de posición a la izquierda del separador de miles.

0

Utilice este carácter para mostrar un dígito. Cada instancia del carácter representa una posición de un número. Si no hay ningún valor en una posición, Access muestra un cero (0).

Separadores de miles y de decimales

Utilice este carácter para indicar dónde Access debe colocar los separadores de miles y de decimales. Access utiliza los separadores definidos en la configuración regional de Windows. Para obtener información sobre esa configuración, vea Cómo la configuración regional de Windows puede afectar a la forma en que se muestran los datos.

espacios en blanco, + - $ ()

Utilice este carácter para insertar espacios en blanco, caracteres matemáticos (+ -) y símbolos financieros (¥ £ $) en cualquier lugar de las cadenas de formato, cuando sea necesario. Si desea utilizar otros símbolos matemáticos comunes, como una barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*), coloque esos símbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocarlos en cualquier lugar.

"Texto literal"

Coloque entre comillas dobles todo el texto que desee que vean los usuarios.

 \

Utilice este formato para obligar a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamente detrás. Es lo mismo que colocar un carácter entre comillas dobles.

 !

Utilice este formato para que todos los valores se alineen a la izquierda. Cuando se impone la alineación a la izquierda, no se pueden usar los marcadores de posición de dígitos # y 0, pero se pueden usar marcadores de posición para los caracteres de texto. Para obtener más información sobre estos marcadores de posición, vea Formatos personalizados para los tipos de datos Texto y Memo.

 *

Utilice este formato para convertir el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco (*) en un carácter de relleno, es decir, un carácter utilizado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos numéricos alineados a la derecha y rellena con espacios en blanco el área situada a la izquierda del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato y, en ese caso, Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado.

Por ejemplo, el formato £##*~,00 representa un importe monetario como £45~~~~~,15. El número de tildes (~) mostradas en el campo depende del número de espacios en blanco en el campo de tabla.

 %

Se utiliza como último carácter de una cadena de formato. Multiplica el valor por 100 y muestra el resultado con un signo de porcentaje al final.

E+, E-

O bien,

e+, e-

Utilice este formato para mostrar los valores con la notación científica (exponencial). Utilice esta opción cuando el formato científico predefinido no proporcione espacio suficiente para los valores. Utilice E+ o e+ para mostrar los valores como exponentes positivos y E- o e- para mostrarlos como exponentes negativos. Debe usar estos marcadores de posición con otros caracteres.

Suponga, por ejemplo, que aplica el formato 0,000E+00 a un campo numérico y, a continuación, escribe 612345. Access muestra 6,123E05. Primero redondea el número de posiciones decimales a tres (el número de ceros a la derecha o a la izquierda del separador decimal). A continuación, calcula el exponente del número de dígitos que aparecen a la derecha (o a la izquierda, según la configuración de idioma) del separador decimal del valor original. En este caso, el valor original insertaría "612345" (cinco dígitos) a la derecha de la coma decimal. Por ese motivo, Access muestra 6,123E+05, y el valor resultante es el equivalente de 6,123 x 105.

[color]

Utilice este formato para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.

Nota   Vea Aplicar un formato personalizado para obtener información detallada sobre cómo crear y aplicar un formato personalizado.

Formatos personalizados para el tipo de datos Fecha/Hora

Si los formatos predefinidos descritos en Formatos predefinidos para el tipo de datos Fecha/Hora no se ajustan a sus necesidades, puede utilizar formatos personalizados.

Si no especifica un formato predefinido o personalizado, Access aplica el formato Fecha general: m/dd/aaaa h:mm:ss a.m./p.m.

Los formatos personalizados para los campos de tipo Fecha/Hora pueden contener dos secciones: una para las fechas y otra para las horas. Estas secciones están separadas con un carácter de punto y coma. Por ejemplo, puede volver a crear el formato Fecha general como m/dd/aaaa;h:mm:ss.

Carácter

Descripción

Separador de fecha

Utilice este formato para controlar dónde Access debe colocar el separador de días, meses y años. Access usa el separador definido en la configuración regional de Windows. Para obtener información sobre esta configuración, vea Cómo la configuración regional de Windows puede afectar a la forma en que se muestran los datos.

c

Utilice este carácter para mostrar el formato de fecha general.

d o dd

Utilice este formato para mostrar el día del mes con uno o dos dígitos. Para un dígito, utilice un solo marcador de posición. Para dos dígitos, utilice dos marcadores de posición.

ddd

Utilice este formato para abreviar el día de la semana con tres letras.

Por ejemplo, lunes aparece como lun.

dddd

Utilice este formato para mostrar el nombre completo de todos los días de la semana.

ddddd

Utilice este formato para mostrar el formato de fecha corta.

dddddd

Utilice este formato para mostrar el formato de fecha larga.

s

Utilice este formato para mostrar el número del día de la semana.

Por ejemplo, lunes aparece como 2.

m o mm

Utilice este formato para mostrar el mes como un número de un dígito o de dos dígitos.

mmm

Utilice este formato para abreviar el nombre del mes con tres letras.

Por ejemplo, octubre aparece como oct.

mmmm

Utilice este formato para mostrar el nombre completo de todos los meses.

t

Utilice este formato para mostrar el número del trimestre en curso del calendario (1-4).

Por ejemplo, para una fecha correspondiente al mes de mayo, Access muestra 2 como valor del trimestre.

a

Utilice este formato para mostrar el día del año, del 1 al 366.

aa

Utilice este formato para mostrar los dos últimos dígitos del año.

Nota   Es recomendable escribir y mostrar los cuatros dígitos del año.

aaaa

Utilice este formato para mostrar todos los dígitos de un año comprendido en el intervalo 0100-9999.

Separador de hora

Utilice este formato para controlar dónde Access debe colocar el separador de horas, minutos y segundos. Access usa el separador definido en la configuración regional de Windows. Para obtener información sobre esta configuración, vea Cómo la configuración regional de Windows puede afectar a la forma en que se muestran los datos.

h o hh

Utilice este formato para mostrar la hora con uno o dos dígitos.

n o nn

Utilice este formato para mostrar los minutos con uno o dos dígitos.

s o ss

Utilice este formato para mostrar los segundos con uno o dos dígitos.

ttttt

Utilice este formato para mostrar el formato de hora larga.

a.m./p.m.

Utilice este formato para mostrar los valores del reloj de 12 horas con a.m. o p.m. al final. Access utiliza el reloj del sistema del equipo para definir este valor.

A/P o a/p

Utilice este formato para mostrar los valores del reloj de 12 horas con A, P, a o p al final. Access utiliza el reloj del sistema del equipo para definir este valor.

a.m.p.m.

Utilice este formato para mostrar los valores del reloj de 12 horas. Access utiliza los indicadores de mañana o tarde especificados en la configuración regional de Windows. Para obtener información sobre esta configuración, vea Cómo la configuración regional de Windows puede afectar a la forma en que se muestran los datos.

Espacio en blanco, + - $ ()

Utilice espacios en blanco, caracteres matemáticos (+ -), símbolos financieros ($ ¥ £) y paréntesis en cualquier lugar de las cadenas de formato, cuando sea necesario. Si desea utilizar otros símbolos matemáticos comunes, como una barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*), incluya esos símbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocarlos en cualquier lugar.

"Texto literal"

Coloque entre comillas dobles todo el texto que desee que vean los usuarios.

\

Utilice este formato para obligar a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamente detrás. Es lo mismo que colocar un carácter entre comillas dobles.

*

Utilice este formato para convertir el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco (*) en un carácter de relleno, es decir, un carácter utilizado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos de texto alineados a la izquierda y rellena con espacios en blanco el área situada a la derecha del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato. En ese caso, Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado.

[color]

Utilice este formato para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.

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Aplicar un formato personalizado

Para aplicar un formato personalizado, siga este procedimiento:

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Seleccione el campo al que desee aplicar formato y, en la ficha General, haga clic en la celda situada junto al cuadro Formato.

  3. Escriba el formato.

    Recuerde que el tipo de formato que puede escribir depende del tipo de datos que se haya definido para el campo seleccionado en el paso 2.

  4. Presione CTRL+G para guardar.

Si aplicó un formato personalizado a un campo de tipo Texto o Memo, compruebe el formato. En los pasos siguientes, se ofrecen algunas sugerencias para comprobarlo.

  • Escriba valores en mayúsculas y minúsculas y observe cómo el formato trata los datos. ¿Son correctos los resultados?

  • Escriba valores que sean mayores o menores de lo previsto (con y sin separadores) y compruebe cómo se comporta el formato. ¿Agrega espacios en blanco no deseados, espacios iniciales o finales, o bien, caracteres no esperados?

  • Escriba una cadena de longitud cero o un valor nulo y compruebe si le gusta el resultado.

Después de aplicar un formato personalizado a un campo numérico, puede comprobarlo siguiendo cualquiera de estos procedimientos o todos:

  • Escriba valores sin separadores de miles ni de decimales y compruebe cómo el formato trata los datos. ¿El formato coloca los separadores en los lugares correctos?

  • Escriba valores que sean mayores o menores de lo previsto (con y sin separadores) y compruebe cómo se comporta el formato. ¿Agrega espacios en blancos, ceros iniciales o ceros finales no deseados?

  • Escriba un cero o un valor nulo en un formato concebido para valores negativos y positivos y observe el resultado.

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Aplicar el formato de texto enriquecido

En el caso del tipo de datos Memo, puede configurar el campo de modo que admita el formato de texto enriquecido. Primero, establezca en el tipo de datos Memo los campos de tabla a los que desee aplicar formato y cambie la propiedad Formato de texto del campo de Texto sin formato a Texto enriquecido.

Por ejemplo, puede aplicar negrita a parte o a todo el texto, o bien, cambiar los colores del texto. Puede aplicar el formato de texto enriquecido a los datos de las tablas y los conjuntos de resultados de consulta. También puede aplicar este formato a los datos de los cuadros de texto enlazados a los campos Memo.

Para aplicar formato a los datos, utilice las herramientas de formato que son comunes a otros programas de Microsoft Office, como Word y PowerPoint.

Imagen de la cinta de opciones de Access

Imagen de la cinta de opciones de Access

Para habilitar el formato de texto enriquecido para una tabla existente con datos, es posible que tenga que desactivar la propiedad Sólo anexar del campo Memo. Además, si el texto del campo Memo desaparece cuando lo señale, debe desactivar la propiedad Sólo anexar.

Mostrar cómo desactivar la propiedad Sólo anexar

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Seleccione el campo Memo que desee cambiar y, en Propiedades del campo, en la ficha General, vaya al cuadro de propiedad Sólo anexar.

  3. Haga clic en la celda situada junto al cuadro Sólo anexar y, a continuación, haga clic en No en la lista.

En el siguiente procedimiento se muestra cómo habilitar el formato de texto enriquecido para un campo Memo y cómo aplicar formato a parte de un registro o todo un registro. Este procedimiento se aplica a los archivos de base de datos con los formatos de archivo .accdb y .mdb. El procedimiento no se aplica a los proyectos de Access (archivos .adp) ni a las páginas de acceso a datos.

  1. Abra la tabla en la vista Diseño.

  2. Seleccione el campo Memo para el que desee habilitar el formato de texto enriquecido.

  3. En Propiedades de campo, haga clic en la ficha General. En la celda situada junto a Formato de texto, seleccione Texto enriquecido.

  4. Si aparece un mensaje, haga clic en para cerrarlo y, a continuación, guarde la tabla.

  5. Cambie a la vista Hoja de datos y escriba un texto en el campo Memo.

  6. Para aplicar el formato de texto enriquecido, seleccione el texto al que desee aplicar formato.

  7. En la ficha Inicio, utilice los controles del grupo Fuente para aplicar el formato que desee.

    Algunos de los formatos que se pueden aplicar son el tamaño de fuente, la negrita y la aplicación de un color al texto seleccionado.

Puede usar los comandos de la propiedad de formato de texto enriquecido en la vista Formulario, la vista Hoja de datos, la vista previa del diseño y la vista Diseño.

Si no dispone de un mouse u otro dispositivo señalador, puede presionar ALT para mover el enfoque a la ficha Inicio o la cinta de opciones, que forma parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. Puede usar las teclas de dirección para moverse a la ficha, al grupo y al control. Después de seleccionar el control, presione ENTRAR para realizar los cambios.

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Aplicar un formato de presentación a una máscara de entrada

Puede definir una máscara de entrada y, a continuación, aplicar un formato de presentación independiente a los mismos datos. Por ejemplo, puede definir una máscara de entrada para que los usuarios escriban las fechas con un formato europeo, como AAAA.MM.DD, pero puede aplicar un formato de presentación que reorganice completamente el año, el mes y el día. Por ejemplo, el formato de presentación Fecha mediana representa las fechas como DD-MMM-AAAA, o bien, 24-ago-2006, independientemente de la máscara de entrada original. Si define una máscara de entrada y un formato para un campo de tabla, la máscara de entrada aparece cuando el campo tiene el enfoque y el formato aparece cuando el enfoque recae en otro campo.

En la siguiente ilustración, se aplica una máscara de fecha al campo Fecha de factura y se aplica el formato Fecha larga a la propiedad Formato del campo.

En la vista Hoja de datos, el usuario tiene que escribir en el campo Fecha de factura un valor con el formato 04/30/2007 debido a la máscara de entrada de fecha corta, pero cuando el enfoque ya no recae en el campo, la fecha se muestra con el formato de fecha larga como 30 de abril de 2007 porque la propiedad Formato del campo está establecida en Fecha larga.

Si definió una máscara de entrada pero no aplicó un formato, Access usa la máscara de entrada cuando muestra los datos. Las máscaras de entrada y los formatos de presentación pueden a veces interferir entre ellos. En el siguiente ejemplo, se define la cadena (&&&) @@@-@@@ como la propiedad Formato en un campo que contiene una máscara de entrada establecida en Número de teléfono.

En la vista Hoja de datos, Access muestra el campo con el siguiente formato.

Si se aplica un formato de presentación a un campo con una máscara de entrada, Access utiliza la configuración de la máscara de entrada cuando se agregan o se modifican registros y, a continuación, aplica el formato de presentación después de que se guarde el registro.

Para obtener más información sobre cómo definir una máscara de entrada, haga clic en el cuadro de propiedad Máscara de entrada y, a continuación, presione la tecla F1. O bien, vea la información sobre la creación de máscaras de entrada haciendo clic en los vínculos que aparecen en la sección Vea también de este artículo.

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Se aplica a: Access 2007



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