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Information Rights Management (IRM) puede utilizarse con sitios de Microsoft Office SharePoint Server 2007 como ayuda para controlar y proteger los archivos que se descargan de listas o bibliotecas.
En este artículo
¿Qué es Information Rights Management (IRM)?
Information Rights Management (IRM) permite limitar las acciones que los usuarios pueden realizar en los archivos que se han descargado de listas o bibliotecas de SharePoint. IRM cifra los archivos descargados y limita el conjunto de usuarios y programas a los que se permite descifrar esos archivos. IRM también puede limitar los derechos de los usuarios que pueden leer archivos para que no puedan realizar acciones como imprimir copias de los archivos o copiar texto de los mismos.
Puede utilizar IRM en listas o bibliotecas para limitar la diseminación de contenido confidencial. Por ejemplo, si va a crear una biblioteca de documentos para compartir información sobre próximos productos con representantes de marketing seleccionados, puede utilizar IRM para evitar que esas personas compartan el contenido con otros empleados de la compañía.
En un sitio de Office SharePoint Server 2007, IRM se aplica a una lista o biblioteca completa, no a archivos individuales. De esta forma es más fácil garantizar un nivel coherente de protección para un conjunto completo de documentos o archivos. IRM puede ayudar a una organización a exigir las directivas empresariales que rigen el control y diseminación de información confidencial o de su propiedad.
De qué manera IRM puede proteger el contenido
IRM ayuda a proteger el contenido restringido de las siguientes maneras:
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Ayuda a evitar que un visor autorizado copie, modifique, imprima, envíe por fax o bien, copie y pegue el contenido para uso no autorizado
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Ayuda a evitar que un visor autorizado copie el contenido mediante la característica Imprimir pantalla en Microsoft Windows
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Ayuda a evitar que un usuario no autorizado vea el contenido si se envía por correo después de descargarlo del servidor
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Restringe el acceso al contenido a un período especificado de tiempo, después del cual los usuarios deben confirmar sus credenciales y descargar el contenido de nuevo
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Ayuda a aplicar directivas corporativas que dirigen el uso y la diseminación del contenido dentro de la organización
De qué manera IRM no puede ayudar a proteger el contenido
IRM no puede proteger contenido restringido de lo siguiente:
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Borrado, robo, captura o transmisión por parte de programa malintencionado, como caballos de Troya, capturadores de teclado y determinados tipos de spyware
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Pérdida o daño debido a las acciones de virus informáticos
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Copia manual o nueva escritura del contenido de la visualización en una pantalla
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Fotografiado digital o analógico del contenido que se muestra en una pantalla
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Copia a través del uso de programas de captura de pantalla de terceros
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Copia de metadatos de contenido (valores de columna) mediante programas de captura de pantalla de terceros o acción de copiar y pegar
Cómo funciona IRM con listas y bibliotecas de SharePoint
La protección de IRM se aplica a los archivos en el nivel de lista o biblioteca. Cuando se habilita IRM para una lista o biblioteca, puede protegerse cualquier tipo de archivo de esa lista o biblioteca para el que se haya instalado un protector en todos los servidores Web cliente. Un protector es un programa que controla el cifrado y descifrado de archivos con un formato específico cuyos derechos se administran.
Office SharePoint Server 2007 incluye protectores para los siguientes tipos de archivos:
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Formularios de Microsoft Office InfoPath
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Formatos de archivo 97 a 2003 para los siguientes programas de Microsoft Office: Word, Excel y PowerPoint
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Formatos XML abiertos de Office para Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007
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Formato XPS (XML Paper Specification)
Si la organización va a utilizar IRM para proteger otros tipos de archivo además de los enumerados anteriormente, el administrador del servidor debe instalar protectores para esos formatos de archivo adicionales.
Cuando IRM está habilitado para una biblioteca, la administración de derechos se aplica a todos los archivos de dicha biblioteca. Cuando IRM está habilitado para una lista, la administración de derechos se aplica únicamente a los archivos asociados a elementos de lista, no a todos los elementos de lista reales.
Cuando alguien descarga archivos en una lista o biblioteca en la que se ha habilitado IRM, los archivos se cifran para que sólo las personas autorizadas puedan verlos. Cada archivo cuyos derechos se administran también contiene una licencia de emisión que impone restricciones a las personas que pueden ver el archivo. Entre las restricciones típicas se encuentran crear un archivo de sólo lectura, deshabilitar la copia de texto, impedir que los usuarios guarden una copia local e impedir que se imprima el archivo. Los programas cliente que pueden leer los tipos de archivos a los que se ha aplicado IRM utilizan la licencia de emisión del archivo cuyos derechos se administran para exigir las restricciones. De esta forma, el archivo cuyos derechos se administran mantiene su protección incluso después de descargarlo del servidor.
Los tipos de restricciones que se aplican a un archivo cuando se descarga de una lista o biblioteca se basan en los permisos del usuario individual en el sitio de Office SharePoint Server que contiene el archivo. En la tabla siguiente se explica la correspondencia entre los permisos de Office SharePoint Server 2007 y los de IRM.
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Office SharePoint Server 2007 permisos |
Permisos IRM |
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Administrar permisos, Administración del sitio Web |
Control total (como lo define el programa cliente): este permiso generalmente permite a un usuario leer, editar, copiar, guardar y modificar permisos de contenido administrado con derechos. |
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Editar elementos, Administrar listas, Agregar y personalizar páginas |
Edición, Copiar y Guardar: un usuario puede imprimir un archivo únicamente si la casilla de verificación Permitir que los usuarios impriman documentos está activada en la página Configuración de Rights Management para la lista o la biblioteca. |
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Ver elementos |
Lectura: un usuario puede leer el documento pero no puede copiar ni modificar su contenido. Un usuario sólo puede imprimir si la casilla de verificación Permitir que los usuarios impriman documentos está activada en la página Configuración de Information Rights Management para la lista o la biblioteca. |
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Otros |
Ningún otro permiso se corresponde directamente con los permisos IRM. |
Aplicar IRM a una lista o una biblioteca
Para que IRM se pueda habilitar para listas y bibliotecas, el cliente Microsoft Windows Rights Management Services (RMS) con Service Pack 2 debe estar instalado en todos los servidores Web clientes para el sitio de SharePoint. Además, Information Rights Management tiene que estar habilitado en Administración central para el sitio. Asimismo, un administrador de servidor debe instalar protectores en todos los servidores Web cliente para todos los tipos de archivo que las personas de la organización deseen proteger mediante IRM.
Para aplicar IRM a una lista o una biblioteca, debe tener al menos el nivel de permisos Diseño para dicha lista o biblioteca.
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Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.
Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.
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En el menú de configuración de
Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.
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En Permisos y administración, haga clic en Information Rights Management.
Nota: Si el vínculo Information Rights Management no aparece, puede que IRM no esté habilitado para el sitio. Póngase en contacto con el administrador del servidor para ver si es posible habilitar IRM para el sitio. El vínculo Information Rights Management no aparece para bibliotecas de imágenes.
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En la página Configuración de Information Rights Management, active la casilla de verificación Restringir permisos de acceso a los documentos de esta biblioteca al descargarlos para aplicar permiso restringido a documentos descargados de esta lista o de esta biblioteca.
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En Título de directivas de permisos, escriba un nombre descriptivo para la directivas que puede utilizar posteriormente para diferenciar esta directiva de otras.
Por ejemplo, puede escribir Confidencial de la compañía si está aplicando permiso restringido a una lista o una biblioteca que contendrá documentos confidenciales de la empresa.
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En Descripción de directiva de permisos, escriba una descripción que le aparecerá a las personas que utilicen esta lista o esta biblioteca que explique la manera en la que debería tratar los documentos de esta lista o esta biblioteca.
Por ejemplo, puede escribir Tratar el contenido de este documento sólo con los empleados si desea restringir el acceso a la información de estos documentos a los empleados internos.
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Para aplicar restricciones adicionales a los documentos de esta lista o biblioteca, realice cualquiera de los siguientes procedimientos.
Para
Haga esto
Permitir que se impriman documentos desde esta lista o biblioteca.
Active la casilla de verificación Permitir que los usuarios impriman documentos.
Permitir a las personas con al menos el permiso Ver elementos ejecuten código incrustado o macros en un documento.
Active la casilla de verificación Permitir que los usuarios tengan acceso al contenido mediante programación.
Nota: Si selecciona esta opción, los usuarios podrían ejecutar código para extraer el contenido de un documento.
Requiere que las personas verifiquen sus credenciales en intervalos específicos.
Seleccione esta opción si desea restringir el acceso al contenido a un período especificado de tiempo. Si selecciona esta opción, las licencias de publicación de las personas para obtener acceso al contenido vencerán después del número especificado de días y se requerirá a las personas que vuelvan al servidor para comprobar sus credenciales y descargar una nueva copia.
Active la casilla de verificación Los usuarios deben comprobar sus credenciales cada y, a continuación, especifique el número de días para los que desea que se pueda ver el documento.
Evite que las personas carguen los documentos que no admiten IRM en esta lista o biblioteca.
Si selecciona esta opción, las personas no podrán actualizar ninguno de los siguientes tipos de archivo:
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Tipos de archivos que no tienen los protectores IRM correspondientes instalados en todos los servidores Web cliente.
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Tipos de archivo que Office SharePoint Server 2007 no puede descifrar.
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Tipos de archivo que están protegidos con IRM en otro programa.
Active la casilla de verificación No permitir a los usuarios cargar documentos que no admitan IRM.
Quitar permisos restringidos de la lista o biblioteca en una fecha específica.
Active la casilla de verificación Dejar de restringir permisos de acceso a los documentos de esta biblioteca el y, a continuación, especifique la fecha que desee.
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Cuando haya terminado de seleccionar las opciones que desee, haga clic en Aceptar.
