Aplicar Information Rights Management a una lista o una biblioteca

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede usar Information Rights Management (IRM) con los sitios de Microsoft SharePoint Server 2010 para controlar y proteger los archivos que se descargan desde listas o bibliotecas.

En este artículo

¿Qué es Information Rights Management?

Cómo ayuda IRM a proteger el contenido

¿Cómo IRM no puede ayudar a proteger el contenido

Cómo funciona IRM con listas de SharePoint y bibliotecas

Aplicar IRM a una lista o biblioteca

¿Qué es Information Rights Management (IRM)?

Information Rights Management (IRM) le permite limitar las acciones que los usuarios puede tomar respecto a los archivos descargados de bibliotecas o listas de SharePoint. IRM cifra los archivos descargados y limita el conjunto de usuarios y programas permitidos para descifrar estos archivos. IRM también puede limitar los derechos de los usuarios a las que se les permite leer los archivos, de manera que no puedan realizar acciones como imprimir copias de los archivos o copiar texto de ellos.

Puede utilizar IRM en listas o bibliotecas para limitar la diseminación de contexto confidencial. Por ejemplo, si está creando una biblioteca de documentos para compartir información acerca de los productos próximos con los representantes de marketing seleccionados, puede utilizar IRM para evitar que estos individuos compartan este contenido con otros empleados de la compañía.

En un sitio de SharePoint Server 2010, aplicar IRM a una biblioteca o lista completa, en lugar de a archivos individuales. Esto facilita asegurar un nivel coherente de protección para un conjunto completo de documentos o archivos. IRM, por tanto, puede ayudar a su organización a aplicar directivas corporativas que rijan el uso y la difusión de información confidencial o propietaria.

Cómo ayuda IRM a proteger el contenido

IRM ayuda a proteger el contenido restringido de las siguientes maneras:

  • Ayuda a evitar que un usuario no autorizado copie, modifique, imprima, envíe por fax o copie y pegue el contenido para usos no autorizados

  • Ayuda a evitar que un visor autorizado copie el contenido mediante la característica Imprimir pantalla en Microsoft Windows

  • Ayuda a evitar que un usuario no autorizado vea el contenido si se envía por correo después de descargarlo del servidor

  • Restringe el acceso al contenido a un período especificado de tiempo, después del cual los usuarios deben confirmar sus credenciales y descargar el contenido de nuevo

  • Ayuda a aplicar directivas corporativas que dirigen el uso y la diseminación del contenido dentro de la organización

Cómo no puede ayudar IRM a proteger el contenido

IRM no puede proteger contenido restringido de lo siguiente:

  • Borrado, robo, captura o transmisión mediante programas malintencionados como caballos de Troya, software de registro de pulsaciones de teclas y ciertos tipos de spyware

  • Pérdida o daño debido a las acciones de virus informáticos

  • Copia o reescritura manual del contenido desde la pantalla

  • Fotografiado digital o analógico del contenido que se muestra en una pantalla

  • Copia mediante el uso de programas de captura en pantalla de otros fabricantes

  • Copia de los metadatos de contenido (valores de columna) mediante el uso de programas de captura en pantalla de otros fabricantes o acción de copiar y pegar

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Cómo funciona IRM con listas y bibliotecas de SharePoint

La protección de IRM se aplica a los archivos en el nivel de lista o biblioteca. Cuando se habilita IRM para una lista o biblioteca, puede protegerse cualquier tipo de archivo de esa lista o biblioteca para el que se haya instalado un protector en todos los servidores Web cliente. Un protector es un programa que controla el cifrado y descifrado de archivos con un formato específico cuyos derechos se administran.

SharePoint Server 2010 incluye protectores para los siguientes tipos de archivo:

  • Formularios de Microsoft Office InfoPath

  • Formatos de archivo 97 a 2003 para los siguientes programas de Microsoft Office: Word, Excel y PowerPoint

  • Formatos Office Open XML para los siguientes programas de Microsoft Office: Word, Excel y PowerPoint

  • Formato XPS (XML Paper Specification)

Si la organización va a utilizar IRM para proteger otros tipos de archivo además de los enumerados anteriormente, el administrador del servidor debe instalar protectores para esos formatos de archivo adicionales.

Cuando IRM está habilitado para una biblioteca, la administración de derechos se aplica a todos los archivos de dicha biblioteca. Cuando IRM está habilitado para una lista, la administración de derechos se aplica únicamente a los archivos asociados a elementos de lista, no a todos los elementos de lista reales.

Cuando las personas descargan archivos en una biblioteca o lista habilitada con IRM, los archivos se cifran de manera que sólo las personas autorizadas puedan verlos. Cada archivo administrado con derechos contiene asimismo una licencia de publicación que impone restricciones en las personas que ven el archivo. Entre las restricciones normales se incluyen hacer un archivo de sólo lectura, deshabilitar la copia del texto, evitar que se guarde una copia local y evitar que se imprima el archivo. Los programas clientes que pueden leer tipos de archivo compatibles con IRM utilizan la licencia de publicación dentro del archivo administrado con derechos para aplicar estas restricciones. Ésta es la manera en la que el archivo administrado con derechos conserva su protección incluso después de descargarse del servidor.

Los tipos de restricciones que se aplican a un archivo cuando se descarga de una lista o biblioteca se basan en los permisos del usuario individual en el sitio de SharePoint que contiene el archivo. En la tabla siguiente se explica cómo los permisos en los sitios de SharePoint Server 2010 se corresponden con los permisos IRM.

SharePoint Server 2010Permisos

Permisos de IRM

Administrar permisos, Administración del sitio web

Control total (como defina el programa cliente): este permiso generalmente permite a un usuario leer, editar, copiar, guardar y modificar permisos de contenido con derechos administrados.

Editar elementos, Administrar listas, Agregar y personalizar páginas

Editar, copia, y Guardar: un usuario puede imprimir un archivo únicamente si el casilla de verificación Permitir que los usuarios impriman documentos está seleccionada en la página Configuración de Information Rights Management para la lista o biblioteca.

Ver elementos

Lectura: un usuario puede leer el documento, pero no puede copiar o modificar su contenido. Un usuario puede imprimir solo si la casilla de verificación Permitir que los usuarios impriman documentos está seleccionada en la página Configuración de Information Rights Management para la lista o biblioteca.

Otros

Ningún otro permiso se corresponde directamente con los permisos IRM.

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Aplicar IRM a una lista o biblioteca

Microsoft Active Directory Rights Management Services (AD RMS) en Windows Server 2008 es compatible con Information Rights Management para los sitios de SharePoint. No es necesario realizar ninguna instalación adicional o independiente.

Antes de aplicar IRM a una lista o biblioteca, IRM debe estar habilitado en la Administración central del sitio. Asimismo, un administrador del servidor debe instalar protectores en todos los servidores web front-end para cada tipo de archivo que las personas de la organización deseen proteger mediante IRM.

Para aplicar IRM a una lista o una biblioteca, debe tener al menos el nivel de permisos Diseño para dicha lista o biblioteca.

  1. Vaya a la lista o biblioteca en la que desee configurar IRM.

  2. En la cinta, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca (si trabaja en una lista, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de lista).

  3. En Permisos y administración, haga clic en Information Rights Management.
    Si no aparece este vínculo, puede que IRM no esté habilitado para su sitio. Póngase en contacto con el administrador del servidor para averiguar si es posible habilitarlo. Este vínculo tampoco aparece para las bibliotecas de imágenes.

  4. En la página Configuración de Information Rights Management, active la casilla de verificación Restringir permisos de acceso a los documentos de esta biblioteca al descargarlos para aplicar permiso restringido a documentos descargados de esta lista o de esta biblioteca.

  5. En título de directiva de permisos, escriba un nombre descriptivo para la directiva que puede utilizar más adelante para diferenciar esta directiva de otras. Por ejemplo, puede escribir Confidencial de la compañía si está aplicando permiso restringido a una lista o biblioteca que contendrá documentos confidenciales de la empresa.

  6. En Descripción de la directiva de permisos, escriba una descripción que se mostrará a las personas que usan esta lista o biblioteca que explica cómo deben tratar los documentos de esta lista o biblioteca. Por ejemplo, puede escribir discutir el contenido de este documento sólo con otros empleados si desea restringir el acceso a la información de estos documentos a los empleados internos.

  7. Para aplicar restricciones adicionales a los documentos de la lista o biblioteca, siga uno de estos procedimientos:

    Para:

    Haga lo siguiente:

    Permitir que los usuarios impriman documentos de la lista o biblioteca.

    Active la casilla de verificación Permitir que los usuarios impriman documentos.

    Permitir a las personas con al menos el permiso Ver elementos ejecuten código incrustado o macros en un documento.

    Active la casilla de verificación Permitir que los usuarios tengan acceso al contenido mediante programación.

    Nota: Si selecciona esta opción, los usuarios podrían ejecutar código para extraer el contenido de un documento.

    Requiere que las personas verifiquen sus credenciales en intervalos específicos.

    Seleccione esta opción si desea restringir el acceso al contenido a un período especificado de tiempo. Si selecciona esta opción, las licencias de publicación de las personas para obtener acceso al contenido vencerán después del número especificado de días y se requerirá a las personas que vuelvan al servidor para comprobar sus credenciales y descargar una nueva copia.

    Active la casilla de verificación Los usuarios deben comprobar sus credenciales cada y, a continuación, especifique el número de días para los que desea que se pueda ver el documento.

    Evitar que los usuarios carguen en la lista o biblioteca documentos que no admiten IRM.

    Si selecciona esta opción, los usuarios no podrán cargar ninguno de los tipos de archivo siguientes:

    • Tipos de archivos que no tienen los protectores IRM correspondientes instalados en todos los servidores Web cliente.

    • Tipos de archivo que SharePoint Server 2010 no puede descifrar.

    • Tipos de archivo que están protegidos con IRM en otro programa.

    Active la casilla de verificación No permitir a los usuarios cargar documentos que no admitan IRM.

    Quitar permisos restringidos de la lista o biblioteca en una fecha específica.

    Active la casilla de verificación Dejar de restringir permisos de acceso a los documentos de esta biblioteca el y, a continuación, especifique la fecha que desee.

  8. Cuando termine de seleccionar las opciones que desee, haga clic en Aceptar.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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