Almacenar varios valores en un campo de búsqueda

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede crear un campo de búsqueda donde se almacenen varios valores por registro, lo que sirve para llevar un seguimiento de los diversos hechos relativos a un asunto. Por ejemplo, imagine que tiene una base de datos de seguimiento de problemas y quiere hacer un seguimiento de los empleados centrados en dichos problemas. Es posible que un empleado se encargue de varios problemas, o que haya un problema al que se dedique más de un empleado. Este tipo de estructura se conoce como relación varios a varios. Con Access es muy sencillo realizar este seguimiento de los datos relacionados gracias a los campos de búsqueda multivalor.

En este artículo se explica qué es un campo de búsqueda multivalor, cómo se agrega uno a una tabla y, también, cómo modificar uno ya existente.

En este artí­culo:

Información general

Crear un campo de búsqueda multivalor en la vista Hoja de datos

Crear un campo de búsqueda multivalor en la vista Diseño

Usar el Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda multivalor

Revisar o cambiar las propiedades de un campo de búsqueda multivalor en la vista Diseño

Cambiar el diseño de un campo de búsqueda multivalor

Información general

Un campo de búsqueda es un campo de una tabla que contiene valores procedentes de una tabla o consulta o de una lista de valores. Al hacer clic en un campo de búsqueda de una hoja de datos para escribir datos, Access muestra una lista de los valores que puede elegir. Un campo de búsqueda puede ser multivalor, que significa que puede elegir más de un elemento de la lista. Los valores elegidos se pueden mostrar en un cuadro combinado o en un cuadro de lista.

Crear un campo de búsqueda multivalor

Puede crear un campo de búsqueda multivalor en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño.

Nota: Vista de diseño no está disponible en una base de datos web.

En cualquier vista, usa al Asistente para búsquedas para crear un campo multivalor. El Asistente para búsquedas simplifica el proceso y automáticamente rellena las propiedades de campo apropiado y crea las relaciones de tabla adecuado.

Modificar un campo de búsqueda multivalor

Puede ejecutar el Asistente para búsquedas de nuevo con la intención de cambiar un campo de búsqueda multivalor existente.

Valores enlazados y valores para mostrar

Al crear un campo de búsqueda que obtiene datos de una tabla o consulta, Access usa el campo de clave de la tabla de origen para averiguar qué valor corresponde a cada registro. Con todo, los campos de clave no suelen contener datos que guarden un sentido intrínseco, sino que más bien son campos de identificación del tipo de datos Autonumeración. Un campo de búsqueda sustituye el contenido del campo de clave por algo con un mayor significado, como un nombre. El valor almacenado se denomina valor enlazado y el que aparece, valor para mostrar.

Por ejemplo, un conjunto de valores de identificación de empleados de una consulta llamada Contactos extendidos se puede almacenar en un campo denominado AsignadoA. Sin embargo, como AsignadoA es un campo de búsqueda, Access muestra el conjunto de valores de búsqueda en el resultado de la consulta (en este caso, los nombres de contacto). Los valores de identificación de los empleados son los valores enlazados, mientras que los nombres de los contactos son los valores para mostrar.

Hoja de datos con valores para mostrar y hoja de datos con valores enlazados

1. Valores mostrados

2. Valores enlazados

Importancia de los valores enlazados

Los valores para mostrar aparecen automáticamente de forma predeterminada cuando se abre la tabla en la vista Hoja de datos. Sin embargo, los valores enlazados son los que se almacenan en el campo de búsqueda, los que se usan en los criterios de la consulta y los que Access usa de forma predeterminada en combinaciones con otras tablas.

Así, si tiene una consulta en la que se usa el campo de búsqueda AsignadoA (como refleja la imagen anterior) y quiere excluir los registros que representen los problemas asignados a Eva Valverde, los criterios empleados para excluir a Eva deben usar el valor enlazado (que es 9) y no su nombre, es decir, WHERE AsignadoA.Valor <> 9.

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Crear un campo de búsqueda multivalor en la vista Hoja de datos

Puede agregar un campo de búsqueda multivalor a una tabla abierta en la vista Hoja de datos.

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla en la que quiera crear el campo de búsqueda. Esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.

  2. A la derecha de la última columna, haga clic en Haga clic para agregar y, después, en Búsqueda y relación.

    Se inicia el Asistente para búsquedas.

  3. Siga el resto de pasos del asistente. Encontrará más información en la sección Usar el Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda multivalor.

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Crear un campo de búsqueda multivalor en la vista Diseño

Nota: Vista de diseño no está disponible en una base de datos web.

Puede crear un campo de búsqueda multivalor mientras trabaja en la vista Diseño. Si trabaja en la vista Diseño, puede crear un campo de búsqueda con el mismo Asistente para búsquedas que se usa en la vista Hoja de datos, aunque en la vista Diseño también dispondrá de pleno acceso a todas las propiedades del campo, de modo que podrá editarlas directamente.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que quiera agregar el campo de búsqueda multivalor y, después, haga clic en Vista Diseño.

  2. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.

  3. En la primera fila vacía disponible, haga clic en la columna Nombre de campo y escriba el nombre del campo de búsqueda multivalor.

  4. Haga clic en la columna Tipo de datos de dicha fila, haga clic en la flecha y, a continuación, en la lista desplegable, elija Asistente para búsquedas.

    Se inicia el Asistente para búsquedas.

  5. Siga los pasos del Asistente para búsquedas. Si quiere saber cómo se completa este asistente, vea la sección Usar el Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda multivalor.

  6. Cuando el asistente finalice, puede modificar las propiedades del campo de búsqueda. Si desea conocer las propiedades de los campos de búsqueda, vea la sección Revisar o cambiar las propiedades de un campo de búsqueda multivalor en la vista Diseño.

Al hacer clic en Finalizar, se crea un campo de búsqueda cuyas propiedades de campo se basan en las elecciones realizadas en el Asistente para búsquedas. Puede ver las propiedades de campo en el panel inferior de la vista Diseño, en Propiedades del campo. Para ver las propiedades que se aplican específicamente al campo de búsqueda, haga clic en la pestaña Búsqueda.

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Usar el Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda multivalor

Puede usar el Asistente para búsquedas para crear un campo que se base en una tabla o consulta o en una lista de valores que especifique. En esta sección se detallan los pasos del Asistente para búsquedas.

Crear una búsqueda multivalor a partir de una tabla o consulta

  1. En el Asistente para búsquedas, haga clic en Deseo que el campo de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta y, después, en Siguiente.

  2. Seleccione una tabla o consulta en la lista y, después, haga clic en Siguiente.

  3. En Campos disponibles, haga clic en los campos que desea incluir en la búsqueda.

  4. Haga clic en el botón que representa el signo "mayor que" (>) para mover los campos seleccionados a la lista Campos seleccionados. Haga clic en el icono que representa dos signos "mayor que" (») para mover todos los campos a la lista Campos seleccionados y después haga clic en Siguiente.

  5. Si lo desea, seleccione uno de los cuatros campos por el que desee ordenar los elementos de búsqueda y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  6. Ajustar el ancho de las columnas en el campo de búsqueda si es necesario y, a continuación, haga clic en siguiente.

  7. En ¿Desea almacenar varios valores para esta búsqueda?, active la casilla de verificación Permitir varios valores.

    Nota: Esta casilla de verificación debe estar activada para que se puedan almacenar varios valores.

  8. Haga clic en Finalizar.

    Al hacer clic en Finalizar, se crea un campo de búsqueda cuyas propiedades de campo se basan en las elecciones realizadas en el Asistente para búsquedas.

  9. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar en el menú Archivo.

    Método abreviado de teclado CTRL + S

Crear una búsqueda multivalor a partir de valores especificados

  1. En el Asistente para búsquedas, haga clic en Escribiré los valores que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  2. Especifique el número de columnas y, después, escriba cada valor. Para pasar a la fila siguiente, presione la tecla TAB.

    Si desea poder editar la lista de valores, use solo una columna.

  3. Cuando acabe de especificar los valores, haga clic en Siguiente.

  4. Si rellenó más de una columna en el paso 2, debe elegir cuál va a usar para identificar cada valor de manera única. En el cuadro Campos disponibles, haga doble clic en la columna que desee para este propósito.

    Nota: Este paso no aparece si no ha especificado más de una columna en el paso 2.

  5. En el Asistente para búsquedas, especifique la etiqueta del campo de búsqueda.

  6. En ¿desea almacenar varios valores para esta búsqueda?, active la casilla de verificación Permitir varios valores.

    Nota: Esta casilla de verificación debe estar activada para que se puedan almacenar varios valores.

  7. Haga clic en Finalizar.

  8. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar en el menú Archivo.

    Método abreviado de teclado CTRL + S

Una vez creado el campo multivalor, este aparece como una lista desplegable de casillas en la vista Hoja de datos.

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Revisar o cambiar las propiedades de un campo de búsqueda multivalor en la vista Diseño

Nota: Vista de diseño no está disponible en una base de datos web.

Puede repasar las propiedades del campo de búsqueda en el panel inferior de la vista Diseño, en Propiedades del campo. Para ver las propiedades relacionadas específicamente con el campo de búsqueda, haga clic en la pestaña Búsqueda.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que quiera agregar el campo de búsqueda y, después, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Haga clic en el nombre del campo de búsqueda en la columna Nombre de campo.

  3. En Propiedades de campo, haga clic en la ficha Búsqueda.

    Se muestran las propiedades de búsqueda.

    Propiedades del campo de búsqueda multivalor

Cuando se establece el valor de la primera propiedad (Control de pantalla), la lista de propiedades disponibles cambia para reflejar la elección efectuada. Puede establecer las propiedades del campo de búsqueda para cambiar el comportamiento de un campo de búsqueda. Recuerde que, cuando use el Asistente para búsquedas con objeto de crear un campo de búsqueda, dicho asistente establece automáticamente las propiedades del campo de búsqueda.

Propiedades del campo de búsqueda

Establezca esta propiedad

Para

Control de pantalla

Establezca el tipo de control en Casilla, Cuadro de texto, Cuadro de lista o Cuadro combinado. Cuadro combinado es la elección más común para un campo de búsqueda.

Tipo de origen de la fila

Decida si desea rellenar el campo de búsqueda con valores de otra tabla o consulta, o bien de una lista de valores que especifique. Puede elegir rellenar la lista con los nombres de los campos de una tabla o consulta.

Origen de la fila

Indique la tabla, consulta o lista de valores que proporciona los valores del campo de búsqueda. Si la propiedad Tipo de origen de la fila está establecida en Tabla o consulta o en Lista de campos, esta propiedad debería establecerse en el nombre de una tabla o consulta o en una instrucción SQL que represente la consulta. Si la propiedad Tipo de origen de la fila está establecida en Lista de valores, debería contener una lista de valores separados por punto y coma.

Columna enlazada

Especifique la columna del origen de la fila que proporciona el valor almacenado en el campo de búsqueda. Este valor puede ir desde 1 hasta el número de columnas del origen de la fila.

La columna que proporciona el valor que se desea almacenar no tiene porqué ser la misma columna que la columna de visualización.

Número de columnas

Especifique el número de columnas del origen de la fila que se puede mostrar en el campo de búsqueda. Para seleccionar las columnas que desea mostrar, debe facilitar un ancho de columna en la propiedad Ancho de columnas.

Encabezados de columna

Especificar si se desea mostrar encabezados de columna.

Ancho de columnas

Indicar el ancho de columna de cada columna. Si no desea mostrar una columna, por ejemplo un número Id., especifique 0 para el ancho.

Filas en lista

Especifique el número de filas que aparece al mostrar el campo de búsqueda.

Ancho de la lista

Especifique el ancho del control que aparece al mostrar el campo de búsqueda.

Limitar a la lista

Elegir si un usuario puede indicar un valor que no se encuentra en la lista.

Permitir varios valores

Indica si el campo de búsqueda permite que se seleccione más de un valor.

Nota:  El valor de esta propiedad no se puede cambiar de Sí a No.

Permitir ediciones de lista de valores

Especifique si se pueden editar los elementos de un campo de búsqueda basado en una lista de valores. Si esta propiedad está establecida en y hace clic con el botón secundario en un campo de búsqueda basado en una lista de valores de una única columna, verá la opción de menú Editar elementos de lista. Si el campo de búsqueda tiene más de una columna, se omite esta propiedad.

Formulario de edición de elementos de lista

Designe un formulario existente para usarlo con el propósito de editar la lista de elementos de un campo de búsqueda basado en una tabla o consulta.

Mostrar sólo valores de origen de fila

Mostrar sólo valores que coincidan con el origen de fila actual si Permitir varios valores está establecida en .

El valor enlazado de un campo búsqueda se averigua con la propiedad Columna enlazada. El valor para mostrar de un campo de búsqueda es la columna o columnas que se representan en la propiedad Ancho de columnas con un ancho distinto de cero.

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Cambiar el diseño de un campo de búsqueda multivalor

Para cambiar el diseño de un campo multivalor, puede hacer cualquiera de las siguientes acciones:

  • Cambiar la lista de valores de un campo de búsqueda multivalor basado en una lista

    Nota:  Para poder hacer cambios, la lista de valores solo debe tener una columna y la propiedad Permitir ediciones de lista de valores debe estar establecida en .

  • Editar las propiedades de campo de búsqueda en la vista Diseño

    Nota: Vista de diseño no está disponible en una base de datos web.

  • Modificar un campo de búsqueda usando el Asistente para búsquedas con el campo de búsqueda seleccionado

Cambiar la lista de valores de un campo de búsqueda multivalor basado en una lista de valores

Puede agregar valores a la lista de valores, cambiarla o establecer un valor predeterminado.

  1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que contiene el campo multivalor.

    La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

  2. Haga clic con el botón secundario en cualquier celda del campo de búsqueda multivalor.

  3. Haga clic en Editar elementos de lista.

  4. Cambie la lista de valores y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cambiar las propiedades de un campo de búsqueda multivalor en la vista Diseño

Un modo de cambiar un campo de búsqueda multivalor consiste en abrir la tabla en la vista Diseño y modificar las propiedades de dicho campo. Si desea obtener más información sobre las propiedades de los campos de búsqueda, vea la sección Revisar o cambiar las propiedades de un campo de búsqueda multivalor en la vista Diseño.

Modificar un campo de búsqueda multivalor en la vista Hoja de datos

Una forma de cambiar un campo de búsqueda en la vista Hoja de datos es volver a usar el Asistente para búsquedas.

  1. Abra la tabla en la vista Hoja de datos y seleccione el campo de búsqueda.

  2. En la ficha Campos, en el grupo Propiedades, haga clic en Modificar búsquedas.

  3. Siga los pasos del asistente para cambiar lo que sea necesario. Para obtener más información sobre este asistente, vea la sección Usar el Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda multivalor.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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