Almacenar la fecha y la hora cuando se modifica un registro

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede realizar un seguimiento de cuándo se modificaron por última vez los registros de una tabla mediante un formulario con una macro. Cuando se utiliza el formulario para modificar un registro, la macro almacena la fecha y hora en la tabla. Sólo se almacenan la fecha y la hora de la última modificación.

Sugerencia: Si desea realizar un seguimiento de cuándo se crearon los registros, pero no está interesado en saber cuándo se han modificado, basta con crear un campo de seguimiento en la tabla y usar la propiedad Valor predeterminado del campo para aplicar una marca de hora a cada registro en el momento de su creación. Para obtener más información, consulte la sección Vea también.

En este artículo

Información general

Antes de empezar

Paso 1: Agregar campos de marca de hora a una tabla

Paso 2: Crear una macro que registre la fecha y hora

Paso 3: Agregar los campos y la macro a un formulario de entrada de datos

Información general

Para registrar la fecha y hora en que se modifican los registros de una tabla, debe realizar los siguientes pasos:

Paso 1: Agregar campos a una tabla    Necesita un lugar en el que almacenar la fecha y la hora para poder registrar esta información. El primer paso consiste en crear campos en la tabla que contiene los registros que desea controlar. Para obtener la fecha y la hora, cree un campo para la fecha y otro para la hora. Si sólo desea obtener una u otra, cree sólo el campo que necesite.

Paso 2: Crear una macro que registre la fecha y la hora    La macro contendrá una o dos acciones dependiendo de si registra la fecha, la hora o ambas. Cuando escriba la macro, especifique únicamente los campos que van a almacenar la fecha y la hora, y no la tabla que contiene esos campos. De esa forma, podrá volver a utilizar la macro con otras tablas y formularios.

Paso 3: Agregar la macro a un formulario de registro de datos    Agregue la macro a la propiedad Antes de actualizar del formulario que utilice para editar los registros de la tabla. Si utiliza otros formularios para editar los registros de la tabla, puede agregar también la macro a cada uno de ellos. De esa forma, podrá obtener la fecha y la hora independientemente del formulario que se utilice para modificar el registro.

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Antes de empezar

Antes de empezar, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Los usuarios deben habilitar las macros en la base de datos. Si un usuario abre la base de datos y no habilita las macros, la macro no aplicará la marca de hora a los registros. Si almacena la base de datos en una ubicación de confianza, las macros se habilitarán automáticamente.

  • Si un usuario modifica los registros, pero no utiliza un formulario de registro de datos que contenga la macro que aplica la marca de hora a los registros, los registros modificados por el usuario no tendrán la marca de hora.

  • Como la fecha y la hora se almacenan en campos de tabla, los valores de esos campos se sobrescriben cada vez que se modifica un registro. Es decir, sólo se puede almacenar la fecha y la hora de la última modificación.

  • Si solo desea capturar la fecha y hora en que se crea un registro, simplemente agregar un campo a la tabla y establezca la propiedad de Valor predeterminado de ese campo en Now() o fecha().

    Para obtener más información, consulte la sección Vea también.

  • Si el archivo de base de datos tiene un formato de archivo anterior y utiliza la seguridad de nivel de usuario, debe tener permisos para cambiar el diseño de la tabla y los formularios que se utilizan para modificar sus registros.

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Paso 1: Agregar campos de marca de hora a una tabla

Cree los campos en los que se va a almacenar la información.

  1. Abra la tabla en la vista Diseño.

  2. Siga uno o ambos procedimientos:

    • Crear un campo para almacenar la fecha.    En la columna Nombre de campo de la ventana de diseño, escriba la Fecha de modificación en una nueva fila y, a continuación, seleccione Fecha y hora en la columna Tipo de datos.

    • Crear un campo para almacenar la hora.    En la columna Nombre de campo de la ventana de diseño, escriba la Fecha de modificación en una nueva fila y, a continuación, seleccione Fecha y hora en la columna Tipo de datos.

  3. Presione CTRL+G para guardar los cambios.

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Paso 2: Crear una macro que registre la fecha y la hora

Después de crear los campos, cree un macro que aplique una marca de hora a esos campos. Para que la macro se pueda utilizar con otras tablas, haga referencia únicamente a los nombres de campo y no a los nombres de tabla.

Nota: Si sólo desea registrar la fecha o la hora, omita la acción de la macro que no necesita.

  1. En el grupo Otros de la pestaña Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha que aparece bajo el botón MóduloMódulo de clase y luego haga clic en Macro.

  2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Mostrar todas las acciones.

  3. En la primera fila vacía de la columna Acción, seleccione EstablecerValor.

  4. En la parte inferior de la ventana de diseño, en Argumentos de acción, en el cuadro Elemento, escriba [Fecha de modificación].

  5. En el cuadro Expresión, escriba Fecha().

  6. En la primera fila vacía de la columna Acción, seleccione EstablecerValor.

  7. En la parte inferior de la ventana de diseño, en Argumentos de acción, en el cuadro Elemento, escriba [Hora de modificación].

  8. En el cuadro Expresión, escriba Hora().

  9. Presione CTRL + S y, a continuación, en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba Última modificación.

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Paso 3: Agregar los campos y la macro a un formulario de registro de datos

Después de crear la macro, agréguela a cada formulario de registro de datos que vayan a utilizar los usuarios para introducir datos en la tabla correspondiente.

  1. Abra el formulario de registro de datos en la vista Diseño.

  2. En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Agregar campos existentes.

  3. En Lista de campos, bajo Campos disponibles para esta vista, arrastre los campos Fecha de modificación y Hora de modificación al formulario. Ajuste el tamaño y la disposición de los campos en el formulario según sea necesario.

  4. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

  5. En la hoja de propiedades, asegúrese de que Tipo de selección está establecido en Formulario.

    Sugerencia: Para cambiar el valor de Tipo de selección, haga clic en el tipo de selección que desee de la lista desplegable.

  6. En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha Evento.

  7. En la ficha Evento, haga clic en la flecha del cuadro Antes de actualizar y luego haga clic en Última modificación.

  8. Si usa varios formularios para modificar los registros, repita este procedimiento para cada uno de esos formularios.

  9. Para comprobar que la macro funciona correctamente, abra el formulario en la vista Formulario, modifique un registro y, a continuación, presione MAYÚS+F9. Se debe mostrar la fecha y hora en la que modificó el registro.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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