Almacenar la fecha y la hora cuando se modifica un registro

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Puede realizar un seguimiento de cuando registros en una tabla de Access se modificó por última vez, mediante un formulario con una macro. Cuando el formulario se usa para modificar un registro, la macro almacena la fecha y hora en la tabla. Se almacenan solo la fecha de modificación y la hora más reciente.

Nota: Los procedimientos descritos en este artículo son para su uso en escritorio bases de datos de Access.

En este artículo

Información general

Antes de empezar

Paso 1: Agregar campos de marca de tiempo a una tabla

Paso 2: Crear una macro que registre la fecha y la hora

Paso 3: Agregar los campos y la macro a un formulario de registro de datos

Información general

Para registrar la fecha y la hora en que se modifican los registros de una tabla, debe realizar los siguientes pasos:

Paso 1: Agregar campos a una tabla.    Necesita un lugar en el que almacenar la fecha y la hora para poder registrar esta información. El primer paso consiste en crear campos en la tabla que contiene los registros que desea controlar. Para obtener la fecha y la hora, cree un campo para la fecha y otro para la hora. Si solo desea obtener una u otra, cree solo el campo que necesite.

Paso 2: Crear una macro que registre la fecha y la hora.    La macro tendrá una o dos acciones según si quiere registrar la fecha, la hora, o ambas. Cuando escriba la macro, especifique únicamente los campos que van a almacenar la fecha y la hora, y no la tabla que contiene esos campos. De esa forma, podrá volver a usar la macro con otras tablas y formularios.

Paso 3: Agregar la macro a un formulario de entrada de datos.    Puede agregar la macro a la propiedad Antes de actualizar del formulario que use para editar los registros de la tabla. Si usa otros formularios para editar los registros de la tabla, puede agregar también la macro a cada uno de ellos. De esa forma, podrá obtener la fecha y la hora independientemente del formulario que se use para modificar el registro.

Sugerencia: Si desea mantener un seguimiento de cuándo se crean registros, pero no le importa cuando se modifican, simplemente cree un campo de la tabla para realizar un seguimiento y usar la propiedad del campo Valor predeterminado para la marca de tiempo cada registro cuando se crea.

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Antes de empezar

Antes de empezar, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Los usuarios deben habilitar las macros en la base de datos. Si un usuario abre la base de datos y no habilita las macros, la macro no aplicará la marca de tiempo a los registros. Si almacena la base de datos en una ubicación de confianza, las macros se habilitarán automáticamente.

  • Si un usuario modifica los registros, pero no utiliza un formulario de registro de datos que contenga la macro que aplica la marca de hora a los registros, los registros modificados por el usuario no tendrán la marca de hora.

  • Como la fecha y la hora se almacenan en campos de tabla, los valores de esos campos se sobrescriben cada vez que se modifica un registro. Es decir, solo se puede almacenar la fecha y la hora de la última modificación.

  • Si solo desea capturar la fecha y hora en que se crea un registro, simplemente agregar un campo a la tabla y establezca la propiedad de Valor predeterminado de ese campo en Now() o fecha().

  • Si el archivo de base de datos tiene un formato de archivo anterior y utiliza la seguridad de nivel de usuario, debe tener permisos para cambiar el diseño de la tabla y los formularios que se utilizan para modificar sus registros.

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Paso 1: Agregar campos de marca de tiempo a una tabla

Cree los campos en los que se va a almacenar la información.

  1. Abra la tabla en la vista Diseño.

  2. Siga uno de los siguientes procedimientos o ambos:

    • Cree un campo para almacenar la fecha.    En la columna Nombre de campo de la ventana de diseño, escriba Fecha de modificación en una nueva fila y luego seleccione Fecha y hora en la columna Tipo de datos.

    • Cree un campo para almacenar la hora.    En la columna Nombre de campo de la ventana de diseño, escriba Fecha de modificación en una nueva fila y luego seleccione Fecha y hora en la columna Tipo de datos.

  3. Presione Ctrl+G para guardar los cambios.

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Paso 2: Crear una macro que registre la fecha y la hora

Después de crear los campos, cree un macro que aplique una marca de hora a esos campos. Para que la macro se pueda utilizar con otras tablas, haga referencia únicamente a los nombres de campo y no a los nombres de tabla.

Nota: Si solo desea registrar la fecha o la hora, omita la acción de la macro que no necesita.

  1. En el grupo Otros de la pestaña Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha que aparece bajo el botón MóduloMódulo de clase y luego haga clic en Macro.

  2. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Diseño, haga clic en Mostrar todas las acciones.

  3. En la ventana de la macro, abra la lista de acciones de macro y seleccione EstablecerValor.

    Pestaña de diseño de macros de Access 2010.

    1. en primer lugar, mostrar todas las acciones de macro disponibles. La acción EstablecerValor se considera potencialmente no segura y está oculta de forma predeterminada, ya que puede cambiar los datos.

    2. Luego, seleccione la acción EstablecerValor de esta lista.

  4. En el cuadro de la acción EstablecerValor, del cuadro Elemento, escriba o pegue [Fecha de modificación].

  5. En el cuadro Expresión, escriba Fecha().

  6. Abra la siguiente lista de acciones de macro y seleccione EstablecerValor.

  7. En el cuadro de la acción EstablecerValor, del cuadro Elemento, escriba o pegue [Hora de modificación].

  8. En el cuadro Expresión, escriba Hora().

  9. Presione CTRL+G y, en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba Última modificación.

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Paso 3: Agregar los campos y la macro a un formulario de registro de datos

Después de crear la macro, agréguela a cada formulario de registro de datos que vayan a utilizar los usuarios para introducir datos en la tabla correspondiente.

  1. Abra el formulario de registro de datos en la vista Diseño.

  2. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Agregar campos existentes.

  3. En Lista de campos, bajo Campos disponibles para esta vista, arrastre los campos Fecha de modificación y Hora de modificación al formulario. Ajuste el tamaño y la disposición de los campos en el formulario según sea necesario.

  4. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

  5. En la hoja de propiedades, asegúrese de que Tipo de selección está establecido en Formulario.

    Sugerencia: Para cambiar el valor de Tipo de selección, haga clic en el tipo de selección que desee de la lista desplegable.

  6. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña Eventos.

  7. En la pestaña Evento, haga clic en la flecha del cuadro Antes de actualizar y luego haga clic en Última modificación.

  8. Si usa varios formularios para modificar los registros, repita este procedimiento para cada uno de esos formularios.

  9. Para comprobar que la macro funciona correctamente, abra el formulario en la vista Formulario, modifique un registro y, a continuación, presione MAYÚS+F9. Se debe mostrar la fecha y hora en la que modificó el registro.

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