Agrupar o desagrupar datos en una tabla dinámica

La agrupación de datos en una tabla dinámica puede ayudarle a mostrar un subconjunto de datos para analizar. Por ejemplo, es posible que desee agrupar una lista de fechas u horas (campos de fecha y hora en la tabla dinámica) difícil de manejar, como esta:

Fechas que se agrupan por meses y trimestres

Nota: La característica Agrupación de tiempo es una novedad en Excel 2016. Con la agrupación de tiempo, las relaciones entre los campos relacionados con el tiempo se detectan y agrupan automáticamente al agregar filas con campos de fecha y hora a una tabla dinámica. Una vez agrupados, puede arrastrar el grupo a una tabla dinámica e iniciar el análisis.

  1. En la tabla dinámica, haga clic con el botón secundario en cualquier campo numérico o de fecha y hora, y haga clic en Agrupar.

  2. En los cuadros Comenzar en y Terminar en, introduzca esto (según sea necesario):

    Cuadro de diálogo Agrupar

    • El número más pequeño más grande y para agrupar campos numéricos..

    • La primera y última fecha u hora por la que desea agrupar.

      La entrada del cuadro Terminar en debe ser mayor o posterior a la entrada del cuadro Comenzar en.

  3. En el cuadro Por, haga esto:

    • Para los campos numéricos, introduzca el número que representa el intervalo de cada grupo.

    • Para los campos de fecha u hora, haga clic en uno o varios períodos de fecha y hora para los grupos.

      Puede hacer clic en otros períodos por los que desee agrupar. Por ejemplo, puede agrupar por Meses y Semanas. Agrupe primero por semanas, lo que garantizará que Días es el único período de tiempo seleccionado. En el cuadro Número de días, haga clic en 7, y haga clic en Meses.

Sugerencia: Los grupos de fecha y hora están claramente identificados en la tabla dinámica. Por ejemplo, Abr, May, Jun para meses. Para cambiar la etiqueta de grupo, haga clic en él, presione F2 y escriba el nombre que desee.

Para obtener más información sobre la agrupación, consulte Acerca de agrupar datos en una tabla dinámica al final de este artículo.

Nota: La característica de agrupación de tiempo solo está disponible en Excel 2016.

  • En el panel de tareas Campos de tabla dinámica, arrastre un campo de fecha desde el área Campos a las áreas Filas o Columnas para agrupar automáticamente los datos por el período de tiempo.

    Lista de campos de tabla dinámica antes de la agrupación de tiempo
    Lista de campos de tabla dinámica antes de la agrupación de tiempo

    Excel agrega automáticamente las columnas calculadas a la tabla dinámica usada para agrupar los datos de fecha u hora. Excel también contraerá de forma automática los datos para mostrarlos en los períodos de fecha y hora mayores.

    Por ejemplo, cuando el campo Fecha está marcado en la lista Campos de encima, Excel agrega automáticamente Año, Trimestre, y mes (Fecha) como se muestra a continuación.

    Lista de campos de tabla dinámica después de agrupación de horas
    Lista de campos de tabla dinámica después de la agrupación de tiempo

Notas: 

  • Al arrastrar un campo de fecha de la Lista de campos al área Filas o Columnas donde ya hay un campo y después colocar el campo de fecha encima del campo existente, el campo de fecha existente se elimina de las áreas Filas o Columnas y los datos no se contraerán automáticamente para que pueda ver este campo cuando contraiga los datos.

  • Para una tabla dinámica de modelo de datos, al arrastrar un campo de fecha con más de mil filas de datos desde la Lista de campos a las áreas Filas o Columnas, el campo de fecha se quita de la Lista de campos para que Excel puede mostrar una tabla dinámica que reemplaza la limitación de un millón de registros.

También puede seleccionar elementos específicos y agruparlos, como este:

Nombres seleccionados agrupados

  1. En la tabla dinámica, seleccione dos o más elementos para agrupar juntos. Para hacerlo, mantenga pulsada la tecla Ctrl o Mayús mientras hace clic en ellos.

  2. Haga clic con el botón secundario en lo que ha seleccionado y haga clic en Agrupar.

Cuando agrupa elementos seleccionados, crea un nuevo campo basado en el campo que está agrupando. Por ejemplo, cuando agrupa un campo llamado Vendedor, crea un nuevo campo llamado Vendedor1. Este campo se agrega en la sección de campos de la lista de campos, y puede usarlo como cualquier otro campo. En la tabla dinámica, verá una etiqueta de grupo, como Grupo1 para el primer grupo creado. Para cambiar la etiqueta de grupo a un nombre más significativo, haga clic en ella, > Configuración de campo y en el cuadro Nombre personalizado escriba el nombre que desee.

Sugerencias: 

  • Para obtener una tabla dinámica más compacta, es posible que desee crear grupos para el resto de elementos desagrupados en el campo.

  • Para los campos organizados en niveles, solo pueden agruparse los elementos que tengan el mismo elemento en el siguiente nivel. Por ejemplo, si el campo tiene los niveles País y Ciudad, no podrá agrupar ciudades de diferentes países.

Para quitar la agrupación, haga clic con el botón secundario en cualquier elemento de los datos agrupados y haga clic en Desagrupar.

Si desagrupa campos numéricos o de fecha y hora, se eliminará toda la agrupación de ese campo. Si desagrupa un grupo de elementos seleccionados, solo se desagrupan los elementos seleccionados. El campo de grupo no se quitará de la lista de campos hasta que todos los grupos del campo estén desagrupados. Por ejemplo, suponga que tiene cuatro ciudades en el campo Ciudad: Boston, Nueva York, Los Ángeles, y Seattle. Los agrupa de forma que Nueva York y Boston pertenecen a un grupo denominado Atlántico, y Los Ángeles y Seattle a un grupo denominado Pacífico. Un nuevo campo, Ciudad2, aparece en el área Campos y se coloca en el área Filas de la lista campos.

Como se muestra aquí, el campo Ciudad2 se basa en el campo Ciudad y se coloca en el área Filas para agrupar las ciudades seleccionadas.

Municipal2, basado en el campo Ciudad, se utiliza en el área de filas de agrupación

Como se muestra a continuación, las cuatro ciudades se organizan en los nuevos grupos, Atlántico y Pacífico.

Los grupos personalizados Atlántico y Pacífico se basan en las ciudades seleccionadas

Nota: Al deshacer campos de tiempo agrupados o contraídos de forma automática, la primera vez que deshaga eliminará todos los campos calculados desde las áreas de campo y dejará únicamente el campo de fecha. Esto es coherente con cómo funcionaba deshacer tabla dinámica en versiones anteriores. La segunda vez que deshaga eliminará el campo de fecha desde las áreas de campo y deshará todo.

Al agrupar datos en una tabla dinámica, tenga en cuenta que:

  • Los elementos de datos de origen de procesamiento analítico en línea (OLAP) que no admitan la instrucción CREATE SESSION CUBE.

  • No puede agregar un elemento calculado a un campo agrupado. Primero debe desagrupar los elementos, agregar el elemento calculado y volver a agrupar los elementos.

  • No puede usar el comando Convertir en fórmulas (Herramientas de tabla dinámica > Analizar> Herramientas OLAP) cuando tenga uno o varios elementos agrupados. Desagrupe los elementos agrupados antes de usar este comando.

  • No puede crear segmentaciones de datos para las jerarquías OLAP con campos agrupados.

  • Excel 2016 solo: puede desactivar la agrupación de tiempo en tablas dinámicas (incluidas las tablas dinámicas de modelo de datos) y gráficos dinámicos si edita el Registro.

Vea también

Crear una tabla dinámica en Excel 2016 para analizar los datos de una hoja de cálculo

Vídeo de aprendizaje: Agrupar datos en tablas dinámicas

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