Agregar varios usuarios a Office 365 a la vez - Ayuda de administración

Gracias a los comentarios de los clientes, este artículo se actualizó el 17 de agosto de 2016.

Todos los usuarios de su grupo deben tener una cuenta de usuario para poder iniciar sesión y acceder a servicios de Office 365, como el correo electrónico y Office. Si son muchas personas, puede agregar sus cuentas de una vez desde una hoja de cálculo de Excel u otro archivo guardado en formato CSV. ¿No tiene claro qué es el formato CSV?

Agregar varios usuarios a Office 365 en el Centro de administración de Office 365

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

  2. En el Centro de administración de Office 365, seleccione Usuarios > Usuarios activos.

    En el Centro de administración, seleccione Usuarios y, a continuación, Usuarios activos.
  3. En la lista desplegable Más, elija Importar varios usuarios.

  4. En el panel Importar varios usuarios, tiene la opción de descargar un archivo CSV de ejemplo con datos de ejemplo o sin rellenar.

    En la lista desplegable Más, elija Importar varios usuarios

    Su hoja de cálculo debe incluir exactamente los mismos encabezados de columna que la de ejemplo (Nombre de usuario, Nombre, etc.). Si usa la plantilla, ábrala en una herramienta de edición de texto y considere la opción de no editar ningún dato de la fila 1 y escribir los datos a partir de la fila 2.

    La hoja de cálculo también debe incluir valores para el nombre de usuario (por ejemplo, alberto@contoso.com) y un nombre para mostrar (por ejemplo, Alberto Hermosilla) para cada usuario.

    User Name,First Name,Last Name,Display Name,Job Title,Department,Office Number,Office Phone,Mobile Phone,Fax,Address,City,State or Province,ZIP or Postal Code,Country or Region
    chris@contoso.com,Chris,Green,Chris Green,IT Manager,Information Technology,123451,123-555-1211,123-555-6641,123-555-9821,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
    ben@contoso.com,Ben,Andrews,Ben Andrews,IT Manager,Information Technology,123452,123-555-1212,123-555-6642,123-555-9822,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
    david@contoso.com,David,Longmuir,David Longmuir,IT Manager,Information Technology,123453,123-555-1213,123-555-6643,123-555-9823,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
    cynthia@contoso.com,Cynthia,Carey,Cynthia Carey,IT Manager,Information Technology,123454,123-555-1214,123-555-6644,123-555-9824,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
    melissa@contoso.com,Melissa,MacBeth,Melissa MacBeth,IT Manager,Information Technology,123455,123-555-1215,123-555-6645,123-555-9825,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
  5. Escriba una ruta de acceso al archivo en el cuadro o elija Examinar para ir a la ubicación del archivo CSV y, a continuación, elija Comprobar.

    Se ha comprobado el archivo CSV.

    Si hay problemas con el archivo, se mostrarán en el panel. También puede descargar un archivo de registro.

  6. En el cuadro de diálogo Establecer opciones de usuario, puede establecer el estado de inicio de sesión y elegir qué licencia de producto se asignará a cada uno de los usuarios.

  7. En el cuadro de diálogo Ver el resultado, puede elegir si desea enviar los resultados a su usuario o a otros usuarios (las contraseñas se mostrarán en texto sin formato). Además, puede ver cuántos usuarios se crearon y, si lo necesita, comprar más licencias para asignárselas a algunos de los nuevos usuarios.

Mirar el vídeo

Vea un breve vídeo en el que se muestra cómo agregar usuarios en masa.

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Pasos siguientes

¿No tiene claro qué es un archivo CSV?

Un archivo CSV es un archivo con valores separados por comas. Puede crear o editar un archivo como este con cualquier editor de textos o programa de hojas de cálculo, como Excel.

Puede descargar esta hoja de cálculo de muestra como punto de partida. Recuerde que Office 365 requiere encabezados de columna en la primera fila, así que no los sustituya con ningún otro elemento.

Guarde el archivo con un nuevo nombre y especifique el formato CSV.

Imagen de cómo guardar un archivo de Excel en formato CSV

Cuando guarde el archivo, probablemente recibirá un mensaje que le informará de que se perderán algunas características del libro si guarda el archivo en formato CSV. No pasa nada. Haga clic en para continuar.

Imagen del mensaje que obtendría en Excel que pregunta si realmente quiere guardar el archivo como formato CSV

Consejos para aplicar formato a la hoja de cálculo

  • ¿Debo mantener los mismos encabezados de columna que en la hoja de cálculo de muestra? Sí. La hoja de cálculo de muestra contiene los encabezados de columna en la primera fila. Estos encabezados son necesarios. Para cada usuario que desee agregar a Office 365, cree una fila bajo el encabezado. Si agrega, cambia o elimina cualquiera de los encabezados de columna, Office 365 podría no crear usuarios a partir de la información del archivo.

  • ¿Qué ocurre si no tengo toda la información requerida para cada usuario? El nombre de usuario y el nombre para mostrar son obligatorios, y no puede agregar un nuevo usuario sin esta información. Si le falta parte de la información, como el fax, puede usar un espacio más una coma para indicar que el campo debe dejarse en blanco.

  • ¿Qué tamaño mínimo o máximo puede tener la hoja de cálculo? La hoja de cálculo debe tener al menos dos filas. Una para los encabezados de columna (las etiquetas de las columnas de datos de usuarios) y otra para los datos de usuario. No se pueden tener más de 251 filas. Si necesita importar más de 250 usuarios, debe crear más hojas de cálculo.

  • ¿Qué idiomas puedo usar? Al crear una hoja de cálculo, podrá escribir las etiquetas de las columnas de datos de usuarios en cualquier idioma y con cualquier tipo de caracteres, pero no deberá modificar el orden de las etiquetas que se ve en la muestra. Posteriormente, podrá escribir texto en los campos en cualquier idioma y con cualquier tipo de caracteres y guardar el archivo en formato Unicode o UTF-8.

  • ¿Qué ocurre si voy a agregar usuarios de diferentes países o regiones? Cree una hoja de cálculo para cada área. Deberá seguir los pases del asistente para agregar usuarios en bloque para cada una de las hojas de cálculo y dar una única ubicación a todos los usuarios incluidos en el archivo con los que trabaja.

  • ¿Existe algún límite de caracteres que se pueden usar? En la siguiente tabla se muestran las etiquetas de las columnas de datos de usuario y la longitud máxima (en caracteres) para cada una en la hoja de cálculo de muestra.

Etiquetas columnas datos usuarios

Longitud máxima (en caracteres)

Nombre de usuario (obligatorio)

79 incluida la arroba (@), en el formato nombre@dominio.<extensión>. El alias del usuario no debe superar los 30 caracteres y el nombre de dominio no debe superar los 48 caracteres.

Nombre

64

Apellido

64

Nombre para mostrar (obligatorio)

256

Puesto

64

Departamento

64

Número del trabajo

128

Teléfono del trabajo

64

Teléfono móvil

64

Fax

64

Dirección

1023

Ciudad

128

Estado o provincia

128

Código postal

40

País o región

128

¿Aún tiene problemas al agregar usuarios a Office 365?

  • Asegúrese una vez más de que el archivo tenga un formato correcto. Compruebe que los encabezados de las columnas coincidan con los encabezados del archivo de muestra. Asegúrese de haber respetado los límites de longitud y de que los campos estén separados por comas.

  • Si no ve los nuevos usuarios inmediatamente en Office 365, espere unos minutos. Puede que los cambios tarden un poco en aplicarse en todos los servicios de Office 365.

  1. Descargue esta hoja de cálculo de muestra y ábralo en Excel.

    Su hoja de cálculo debe incluir exactamente los mismos encabezados de columna que la de ejemplo (Nombre de usuario, Nombre, etc.). Si usa la plantilla, considere la opción de no editar ningún dato de la fila 1 y escribir los datos a partir de la fila 2.

    La hoja de cálculo también debe incluir valores para el nombre de usuario (por ejemplo, alberto@contoso.com) y un nombre para mostrar (por ejemplo, Alberto Hermosilla) para cada usuario. Para dejar otros campos en blanco, escriba un espacio seguido de una coma en el campo, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.

    Ejemplo de archivo CVS con filas en blanco especificadas

    Si hay usuarios que trabajan en los diferentes países, deberá crear una hoja de cálculo para los usuarios de cada país. Por ejemplo, una hoja en la que se incluyan todos los que trabajan en los Estados Unidos y otra que incluya los que trabajan en Japón. Esto se debe a que la disponibilidad de los servicios de Office 365 varía según la región.

    Consejo:    antes de agregar una gran cantidad de usuarios a Office 365, sería conveniente que practicara con esta hoja de cálculo de muestra. Por ejemplo, edite la hoja de cálculo de muestra con datos de varios de sus usuarios (unos 5 o 10) y guarde el archivo con un nombre nuevo. Siga los pasos descritos en este procedimiento, compruebe los resultados, elimine las cuentas nuevas y vuelva a empezar. De este modo puede practicar obteniendo todos los datos adecuados para su caso. Consulte también Consejos para aplicar formato a la hoja de cálculo.

  2. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

  3. Vaya al Centro de administración de Office 365.

  4. Para que puedan utilizar los servicios de Office 365, los usuarios deberán tener una licencia asignada. Antes de continuar, sería conveniente que compruebe que tiene suficientes licencias para todos los usuarios incluidos en la hoja de cálculo. Seleccione Facturación > Suscripciones para ver si tiene suficientes. Si necesita comprar más licencias, seleccione Cambiar cantidad de licencias. Si lo prefiere, puede ejecutar el asistente y asignar las licencias que tenga y, más adelante, comprar más licencias y volver a ejecutar el asistente.

  5. Ahora, vaya al asistente para agregar usuarios en bloque: elija Usuarios > Usuarios activos. Elija Icono para agregar muchos usuarios a Office 365 , tal como se muestra en la siguiente ilustración.

    Imagen de la sección Usuarios del centro de administración de Office 365

    El asistente para agregar usuarios en bloque aparecerá y le mostrará paso a paso el proceso para agregar un grupo de usuarios a Office 365.

  6. En el paso 1: seleccionar un archivo CSV, especifique su propia hoja de cálculo, como se muestra en la siguiente ilustración.

    Paso 1 del asistente para Agregar usuarios en masa - Seleccionar archivo CSV

  7. En el paso 2: verificación, el asistente le indica si el contenido de la hoja de cálculo tiene el formato correcto.

    Paso 2 del asistente para Agregar usuarios en masa - Verificación

  8. En el paso 3: configuración, elija Permitido para que los usuarios incluidos en la hoja de cálculo puedan usar Office 365. Seleccione también el país o la región en la que los usuarios usarán Office 365. Recuerde si hay personas en la organización que vayan a usar Office 365 en un país diferente, cree una hoja de cálculo separada con sus nombres y vuelva a ejecutar el asistente para agregar usuarios en bloque para agregarlos.

    Paso 3 del asistente para Agregar usuarios en masa - Configuración

  9. La página de asignación de licencias indica las licencias que hay disponibles.

    Paso 4 del asistente para Agregar usuarios en masa: licencias

    Puede seleccionar Comprar más licencias, pero saldrá del asistente para agregar usuarios en masa e irá a Facturación en el Centro de administración de Office 365. Después de comprar más licencias, tendrá que esperar unos minutos para que se procese el pedido y, a continuación, inicie el asistente para Agregar usuarios en masa desde el principio.

    Si no compra más licencias, no se crearán cuentas para todos los usuarios incluidos en la hoja de cálculo.

    En este ejemplo, no compramos más licencias y continuamos con el asistente para agregar en bloque.

  10. En el paso 5: enviar resultados, escriba las direcciones de correo electrónico de los usuarios que desee que reciban un mensaje de correo electrónico que enumere todos los nombres de usuario y las contraseñas temporales de Office 365 de las personas incluidas en la hoja de cálculo.

    Paso 5 del asistente para Agregar usuarios en masa: enviar resultados

    Se envía el siguiente mensaje de correo electrónico a todas las direcciones de correo electrónico que ha especificado en el paso 5 Enviar resultados. Este mensaje de correo electrónico indica qué cuentas se crearon. Tenga en cuenta que no se crearon cuentas para algunos usuarios debido a que no había licencias suficientes.

    Correo electrónico de ejemplo con información de credenciales de usuario

    Más adelante, puede agregar más licencias y volver a ejecutar el asistente para agregar usuarios en bloque con la misma hoja de cálculo. El asistente omitirá los usuarios que ya tengan cuentas. En el informe de resultados aparecerá "nombre de usuario duplicado" para indicar que la persona son esa información ya tiene una cuenta.

  11. La página final del asistente para agregar usuarios en bloque enumera los nombres de usuario y las contraseñas temporales, tal como se muestra en la siguiente ilustración.

    Paso 6 del asistente para Agregar usuarios en masa: enviar resultados

  12. Una vez haya agregado los usuarios a Office 365, debe comunicarles su información de cuenta de Office 365. Use el proceso habitual para comunicar nuevas contraseñas.

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