Agregar varios usuarios a Office 365 a la vez - Ayuda de administración

Todos los usuarios de su grupo deben tener una cuenta de usuario para poder iniciar sesión y acceder a servicios de Office 365, como el correo electrónico y Office. Si son muchas personas, puede agregar sus cuentas de una vez desde una hoja de cálculo de Excel u otro archivo guardado en formato CSV. ¿No tiene claro qué es el formato CSV?

Símbolo de cámara de vídeo Consulte un breve vídeo en el que se explica cómo se agregan usuarios Vídeo: Agregar usuarios.

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Para agregar varios usuarios a Office 365

  1. Descargue esta hoja de cálculo de muestra y ábralo en Excel.

    La hoja de cálculo debe incluir los mismos encabezados de columna que la hoja de muestra. Además, debe incluir valores para el nombre de usuario (como arturo@contoso.com) y un nombre para mostrar (como Arturo López) para cada usuario. Para dejar otros campos en blanco, introduzca un espacio seguido de una coma en el campo, tal como se muestra en la siguiente ilustración.

    A sample CVS file that has blank rows specified

    Si hay usuarios que trabajan en los diferentes países, deberá crear una hoja de cálculo para los usuarios de cada país. Por ejemplo, una hoja en la que se incluyan todos los que trabajan en los Estados Unidos y otra que incluya los que trabajan en Japón. Esto se debe a que la disponibilidad de los servicios de Office 365 varía según la región.

    Consejo:    antes de agregar una gran cantidad de usuarios a Office 365, sería conveniente que practicara con esta hoja de cálculo de muestra. Por ejemplo, edite la hoja de cálculo de muestra con datos de varios de sus usuarios (unos 5 o 10) y guarde el archivo con un nombre nuevo. Siga los pasos descritos en este procedimiento, compruebe los resultados, elimine las cuentas nuevas y vuelva a empezar. De este modo puede practicar obteniendo todos los datos adecuados para su caso. Consulte también Consejos para aplicar formato a la hoja de cálculo.

  2. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

  3. Vaya al Centro de administración de Office 365.

  4. Para que puedan utilizar los servicios de Office 365, los usuarios deberán tener una licencia asignada. Antes de continuar, sería conveniente que compruebe que tiene suficientes licencias para todos los usuarios incluidos en la hoja de cálculo. Seleccione Facturación > Suscripciones para ver si tiene suficientes. Si necesita comprar más licencias, seleccione Cambiar cantidad de licencias. Si lo prefiere, puede ejecutar el asistente y asignar las licencias que tenga y, más adelante, comprar más licencias y volver a ejecutar el asistente.

  5. Ahora, vaya al asistente para agregar usuarios en bloque: elija Usuarios > Usuarios activos. Elija The icon for adding many users to Office 365, tal como se muestra en la siguiente ilustración.

    An image of the Users section of the Office 365 admin center

    El asistente para agregar usuarios en bloque aparecerá y le mostrará paso a paso el proceso para agregar un grupo de usuarios a Office 365.

  6. En el paso 1: seleccionar un archivo CSV, especifique su propia hoja de cálculo, como se muestra en la siguiente ilustración.

    Step 1 of the Bulk Add Users Wizard - Select CSV File

  7. En el paso 2: verificación, el asistente le indica si el contenido de la hoja de cálculo tiene el formato correcto.

    Step 2 of the Bulk Add Users Wizard - Verification

  8. En el paso 3: configuración, elija Permitido para que los usuarios incluidos en la hoja de cálculo puedan usar Office 365. Seleccione también el país o la región en la que los usuarios usarán Office 365. Recuerde si hay personas en la organización que vayan a usar Office 365 en un país diferente, cree una hoja de cálculo separada con sus nombres y vuelva a ejecutar el asistente para agregar usuarios en bloque para agregarlos.

    Step 3 of the Bulk Add Users Wizard - Settings

  9. La página de asignación de licencias indica las licencias que hay disponibles.

    Step 4 of the Bulk Add Users wizard - Licenses

    Puede seleccionar Comprar más licencias, pero saldrá del asistente para agregar usuarios en bloque e irá a Facturación en el portal de administración de Office 365. Después de comprar más licencias, tendrá que esperar unos minutos para que se procese el pedido y, a continuación, inicie el asistente para Agregar usuarios en masa desde el principio.

    Si no compra más licencias, no se crearán cuentas para todos los usuarios incluidos en la hoja de cálculo.

    En este ejemplo, no compramos más licencias y continuamos con el asistente para agregar en bloque.

  10. En el paso 5: enviar resultados, escriba las direcciones de correo electrónico de los usuarios que desee que reciban un mensaje de correo electrónico que enumere todos los nombres de usuario y las contraseñas temporales de Office 365 de las personas incluidas en la hoja de cálculo.

    Step 5 of the Bulk Add Users Wizard - Send Results

    Se envía el siguiente mensaje de correo electrónico a todas las direcciones de correo electrónico que ha especificado en el paso 5 Enviar resultados. Este mensaje de correo electrónico indica qué cuentas se crearon. Tenga en cuenta que no se crearon cuentas para algunos usuarios debido a que no había licencias suficientes.

    A sample e-mail with user credential information

    Más adelante, puede agregar más licencias y volver a ejecutar el asistente para agregar usuarios en bloque con la misma hoja de cálculo. El asistente omitirá los usuarios que ya tengan cuentas. En el informe de resultados aparecerá "nombre de usuario duplicado" para indicar que la persona son esa información ya tiene una cuenta.

  11. La página final del asistente para agregar usuarios en bloque enumera los nombres de usuario y las contraseñas temporales, tal como se muestra en la siguiente ilustración.

    Step 6 of the Bulk Add Users Wizard - Send Results

  12. Una vez que haya agregado los usuarios a Office 365, debe comunicarles su información de cuenta de Office 365. Use el proceso habitual para comunicar nuevas contraseñas e incluya referencias en el Centro de aprendizaje de Office 365. El Centro de aprendizaje tiene guías breves para ayudar a todos los usuarios a ponerse en marcha rápidamente.

Pasos siguientes

  1. Asignar roles de administración (opcional). Una vez que haya creado cuentas para los usuarios, en función del tamaño de su organización, puede que desee asignar roles de administrador a varias personas para que puedan realizar tareas de administración, como restablecer contraseñas de usuario y asignar licencias.

  2. Migre correo electrónico a Office 365. Puede copiar o importar la información del correo, los contactos y el calendario de otras cuentas a la cuenta de Office 365 para la empresa del usuario. Se trata de un paso complicado.

Más información sobre cómo se agregan varios usuarios a Office 365

¿No tiene claro qué es un archivo CSV?

Un archivo CSV es un archivo con valores separados por comas. Puede crear o editar un archivo como este con cualquier editor de textos o programa de hojas de cálculo, como Excel.

Puede descargar esta hoja de cálculo de muestra como punto de partida. Recuerde que Office 365 requiere encabezados de columna en la primera fila, así que no los sustituya con ningún otro elemento.

Guarde el archivo con un nuevo nombre y especifique el formato CSV.

An image of how to save a file in Excel in CSV format

Cuando guarde el archivo, probablemente recibirá un mensaje que le informará de que se perderán algunas características del libro si guarda el archivo en formato CSV. No pasa nada. Haga clic en para continuar.

A picture of the prompt you might get from Excel asking if you really want to save the file as a CSV format

Consejos para aplicar formato a la hoja de cálculo para agregar varios usuarios a Office 365

  • ¿Debo mantener los mismos encabezados de columna que en la hoja de cálculo de muestra? Sí. La hoja de cálculo de muestra contiene los encabezados de columna en la primera fila. Estos encabezados son necesarios. Para cada usuario que desee agregar a Office 365, cree una fila bajo el encabezado. Si agrega, cambia o elimina cualquiera de los encabezados de columna, Office 365 podría no crear usuarios a partir de la información del archivo.

  • ¿Qué ocurre si no tengo toda la información requerida para cada usuario? El nombre de usuario y el nombre para mostrar son obligatorios, y no puede agregar un nuevo usuario sin esta información. Si le falta parte de la información, como el fax, puede usar un espacio más una coma para indicar que el campo debe dejarse en blanco.

  • ¿Qué tamaño mínimo o máximo puede tener la hoja de cálculo? La hoja de cálculo debe tener al menos dos filas. Una para los encabezados de columna (las etiquetas de las columnas de datos de usuarios) y otra para los datos de usuario. No se pueden tener más de 251 filas. Si necesita importar más de 250 usuarios, debe crear más hojas de cálculo.

  • ¿Qué idiomas puedo usar? Al crear una hoja de cálculo, podrá escribir las etiquetas de las columnas de datos de usuarios en cualquier idioma y con cualquier tipo de caracteres, pero no deberá modificar el orden de las etiquetas que se ve en la muestra. Posteriormente, podrá escribir texto en los campos en cualquier idioma y con cualquier tipo de caracteres y guardar el archivo en formato Unicode o UTF-8.

  • ¿Qué ocurre si voy a agregar usuarios de diferentes países o regiones? Cree una hoja de cálculo para cada área. Deberá seguir los pases del asistente para agregar usuarios en bloque para cada una de las hojas de cálculo y dar una única ubicación a todos los usuarios incluidos en el archivo con los que trabaja.

  • ¿Existe algún límite de caracteres que se pueden usar? En la siguiente tabla se muestran las etiquetas de las columnas de datos de usuario y la longitud máxima (en caracteres) para cada una en la hoja de cálculo de muestra.

Etiquetas columnas datos usuarios

Longitud máxima (en caracteres)

Nombre de usuario (obligatorio)

79 incluida la arroba (@), en el formato nombre@dominio.<extensión>. El alias del usuario no debe superar los 30 caracteres y el nombre de dominio no debe superar los 48 caracteres.

Nombre

64

Apellido

64

Nombre para mostrar (obligatorio)

256

Puesto

64

Departamento

64

Número del trabajo

128

Teléfono del trabajo

64

Teléfono móvil

64

Fax

64

Dirección

1023

Ciudad

128

Estado o provincia

128

Código postal

40

País o región

128

Solucionar problemas al agregar usuarios a Office 365

  • Asegúrese una vez más de que el archivo tenga un formato correcto. Compruebe que los encabezados de las columnas coincidan con los encabezados del archivo de muestra. Asegúrese de haber respetado los límites de longitud y de que los campos estén separados por comas.

  • Si no ve los nuevos usuarios inmediatamente en Office 365, espere unos minutos. Puede que los cambios tarden un poco en aplicarse en todos los servicios de Office 365.

Se aplica a: Office 365 End User, Office 365 Small Business Admin, Office 365 operated by 21Vianet - Admin, Office 365 Admin



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