Agregar varias plantillas de Office a una biblioteca de documentos

En este artículo, se ofrece un procedimiento para asociar plantillas en blanco o personalizadas a una biblioteca de documentos, lo que permitirá a los usuarios crear fácilmente documentos de Microsoft Office genéricos o altamente personalizados basados en esas plantillas. Esta información resulta especialmente útil si desea permitir el uso uniforme de tipos específicos de documentos, como informes de gastos, diapositivas de PowerPoint con la marca de la empresa para eventos concretos o informes de viajes. Tras agregar las plantillas personalizadas a una biblioteca de documentos, la propia biblioteca se puede guardar como plantilla para producir tipos específicos de documentos para un grupo determinado de su organización, como el departamento de recursos humanos, el jurídico, el de TI, etc.

¿Qué desea hacer?

Introducción

Crear un tipo de contenido para una plantilla de documento

Mostrar la nueva plantilla como opción al crear nuevos documentos

Guardar la biblioteca personalizada como plantilla

Introducción

Al crear un documento nuevo para una biblioteca de documentos determinada, el tipo predeterminado de plantilla de documento se encuentra disponible como documento de Microsoft Word. Sin embargo, ¿qué ocurre si desea agregar rápidamente una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft OneNote o una presentación de Microsoft PowerPoint a su biblioteca de documentos? ¿Y si desea que cada tipo de documento siga una plantilla concreta de forma que todos los documentos de un cierto tipo sean coherentes?

Este artículo se divide en los dos pasos necesarios para crear y, posteriormente, agregar tipos de contenido que se usen como plantillas para diversos tipos de archivo en una biblioteca de documentos.

Elegir entre varias plantillas al agregar un nuevo elemento a la biblioteca

Nota    : Si su organización usa SharePoint Online o Microsoft Office 365 y usted usa Microsoft Office Web Applications en lugar de los programas cliente de Microsoft Office, debe seguir los pasos de este artículo para permitir a los usuarios crear varios tipos de documentos de Microsoft Office en una biblioteca de documentos desde el explorador.

Crear un tipo de contenido para una plantilla de documento

Nota    Debe ser propietario de una colección de sitios para completar este procedimiento correctamente.

  1. Vaya al nivel superior de la colección de sitios y seleccione Configuración del sitio en el menú Acciones del sitio.

  2. En la sección Galerías de la página Configuración del sitio, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

    Nota    Observe que, de forma predeterminada, el tipo de contenido Nuevo documento de Word se encuentra en la sección Trabajo de grupo: Tipos contenido. Esta suele ser la opción disponible al agregar un nuevo documento a cualquier biblioteca de documentos.

    Agregar un nuevo documento a una biblioteca de documentos

  3. Haga clic en Crear en la parte superior de la página de configuración Tipo de contenido del sitio.

  4. En la página Nuevo tipo de contenido de sitio, haga lo siguiente:

    • Escriba “PowerPoint” en el campo Nombre.

    • Escriba “Crear nueva presentación en esta biblioteca” en el campo Descripción.

    • Seleccione Tipos de contenido de documento en la lista desplegable Seleccionar el tipo de contenido primario de.

    • Seleccione Documento en la lista desplegable Tipo de contenido primario.

    • Haga clic en Aceptar.

  5. En la página Tipos de contenido de sitio > PowerPoint, en Configuración, haga clic en Configuración avanzada.

  6. En la sección Plantilla de documento, seleccione Actualizar una nueva plantilla de documentos, haga clic en Examinar y, a continuación, haga doble clic en la plantilla o diapositiva de PowerPoint que desee usar.

    Nota    Debe tener Microsoft Office instalado para poder crear documentos generados con Office.

  7. Haga clic en Aceptar.

    Nota    También es posible agregar una nueva plantilla de Excel, OneNote o Word si se repiten los pasos anteriores para cada tipo de archivo.

    Note Puede crear varias plantillas distintas del mismo tipo de archivo.

    Nota   

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Mostrar la nueva plantilla como opción al crear nuevos documentos

Tras crear tipos de contenido para las plantillas de PowerPoint, OneNote y Excel, debe agregar dichos tipos de contenido a una biblioteca de documentos. Este paso garantiza que aparezcan como opciones del comando Nuevo documento en la cinta de opciones.

  1. Vaya a la biblioteca a la que desee asociar los nuevos tipos de contenido.

  2. En la ficha Biblioteca de la cinta, haga clic en Configuración de biblioteca. Si trabaja con una lista, haga clic en Configuración de la lista.

  3. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.

  4. En la sección Tipos de contenido, haga clic en en Permitir la administración de tipos de contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. En la página Configuración de biblioteca, en Tipos de contenido, haga clic en Agregar a partir de tipos de contenido de sitio.

  6. En la página Agregar tipos de contenido, seleccione Todos los grupos en Seleccionar tipos de contenido de sitio.

  7. En Tipos de contenido de sitio disponibles, busque y seleccione los nuevos tipos de contenido que desee asociar a esta biblioteca y haga clic en Agregar.

    Nota    Puede seleccionar varios tipos de contenido si presiona la tecla <CTRL> mientras hace clic en varios tipos de contenido de la lista.

  8. La próxima vez que haga clic en Nuevo en la cinta de opciones de la biblioteca en la que desea agregar elementos, los nuevos tipos de contenido de plantilla aparecerán como opciones en la lista desplegable.

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Guardar la biblioteca personalizada como plantilla

Tras crear tipos de contenido para las plantillas de PowerPoint, OneNote y Excel, y agregarlos a la biblioteca de documentos, puede guardar esta biblioteca como plantilla. De este modo, no será necesario repetir los pasos anteriores si desea hacer algo similar en otra biblioteca de documentos.

Nota    Para realizar esta tarea, debe tener permisos de diseñador.

  1. Vaya a la biblioteca de documentos que desee guardar como plantilla.

  2. En Herramientas de bibliotecas en la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Biblioteca.

  3. En el grupo Configuración de la cinta de opciones, haga clic en Configuración de biblioteca.

  4. En Permisos y administración, haga clic en Guardar biblioteca de documentos como plantilla.

  5. Escriba el nombre de archivo, el nombre de la plantilla y la descripción de la plantilla en los campos correspondientes.

  6. Si desea que las bibliotecas de documentos creadas a partir de esta nueva plantilla de biblioteca de documentos incluyan los elementos que ya se encuentran en la biblioteca de documentos, active la casilla de verificación Incluir contenido.

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Se aplica a: SharePoint Server 2010



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