Agregar uno o varios registros a una base de datos

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En este artículo se explica cómo introducir datos en una base de datos de Access y le ayudará a comprender los diversos procesos de entrada de datos. También se explica cómo usar varias técnicas de entrada de datos en Access.

En este artículo

Conceptos básicos de agregar registros

Agregar registros directamente a una tabla en la vista Hoja de datos

Agregar registros mediante un formulario

Modificar los elementos de un campo de búsqueda

Escriba las cadenas de longitud cero

Agregar registros mediante la importación o vinculación a datos

Métodos para ahorrar tiempo al escribir datos

Conceptos básicos de agregar registros

Para escribir datos correcta y rápidamente en una base de datos de Access, resulta útil para entender algunos conceptos básicos sobre el funcionamiento de una base de datos. La información en las secciones siguientes explica algunos de los principios básicos de estructura y diseño que controlan cómo introducir datos.

Cómo afecta el diseño de la base de datos a la entrada de datos

Una base de datos de Access no es un archivo en el mismo sentido como un documento de Microsoft Word o un conjunto de diapositivas de Microsoft PowerPoint. En su lugar, una base de datos de Access es una colección de objetos: tablas, formularios, informes, consultas y así sucesivamente, que debe trabajar conjuntamente para que una base de datos para que funcione correctamente.

Además, estos objetos deben cumplir con un conjunto de principios de diseño o la base de datos se deficiencias o incluso no funcionar. A su vez, estos principios de diseño afectan a cómo introducir datos. ¿Ayuda de recordar estos hechos acerca de los objetos de base de datos y durante el proceso de diseño.

  • Access almacena todos los datos en una o más tablas. El número de tablas depende del diseño y la complejidad de la base de datos. Aunque puede ver los datos en un formulario, un informe, o en los resultados devueltos por una consulta, Access almacena los datos en las tablas y los objetos de la base de datos se basan en esas tablas.

  • Cada tabla debe aceptar únicamente un tipo de datos. Por ejemplo, una tabla de información de contacto de la empresa no debe contener información de ventas. Si es así, puede resultar difícil, si no imposible encontrar la información correcta.

  • Normalmente, cada uno de los campos de una tabla acepta un solo tipo de datos. Por ejemplo, no puede almacenar notas en un campo definido para aceptar números. Si intenta escribir texto en ese campo, Access muestra un mensaje de error. Sin embargo, no es una regla de disco dura y rápida. Por ejemplo, puede almacenar números (como códigos postales) en un campo definido para el tipo de datos texto corto, pero no puede realizar cálculos con los datos porque Access considera una pieza de texto.

  • Con algunas excepciones, los campos de un registro deberían aceptar un único valor. Por ejemplo, no puede escribir más de una dirección en un campo de dirección. Esto difiere de Microsoft Excel, que, de forma predeterminada, permite escribir cualquier número de nombres, direcciones o imágenes en una sola celda, a menos que establezca la celda de modo que acepte tipos limitados de datos.

    Sin embargo, puede escribir una lista delimitada de elementos de campos configurados con el texto corto (texto) o el tipo de datos de texto largo (Memo). Además, Access proporciona una característica denominada campo multivalor. Campos multivalor sirven para adjuntar varios fragmentos de datos a un único registro y para crear listas que acepten varios valores. Por ejemplo, puede adjuntar un conjunto de diapositivas de Microsoft PowerPoint y cualquier número de imágenes a un registro en la base de datos. También puede crear una lista de nombres y seleccionar tantos de esos nombres según sea necesario. El uso de campos multivalor parece infringe las reglas de diseño de base de datos puede almacenar más de un registro por campo de tabla, pero no es así, porque Access aplica las reglas "entre bastidores" al almacenar los datos en tablas ocultas especiales.

  • En versiones anteriores de Access (anterior a 2007), había que diseñar y crear al menos una tabla para poder escribir datos. Tenía decidir los campos que desea agregar a la tabla y, a continuación, estableció los tipos de datos para cada campo. En las versiones más recientes de Access, ahora puede abrir una tabla en blanco y comenzar a escribir datos. Access deduce un tipo de datos para el campo en función de lo que escribe.

Más información

La información de esta sección se mencionan en diseño de base de datos, el diseño de tabla y una función denominada campos multivalor.

Los siguientes vínculos le llevan a artículos que ofrecen más información acerca de los temas.

Cómo afectan los tipos de datos la manera de introducir datos

Al diseñar una tabla de base de datos, seleccione un tipo de datos para cada campo de la tabla, un proceso que ayuda a garantizar la entrada de datos más precisa. Por ejemplo, suponga que abre una tabla en blanco y escriba un conjunto de cifras de ventas. A continuación, Access deduce el tipo de datos número para el campo. Si alguien intenta escribir texto en ese campo, Access muestra un error de mensajes y no permite que el usuario guarde el registro modificado: un paso que le ayuda a proteger los datos.

Mostrar cómo ver los tipos de datos

En el panel de navegación, siga uno de estos procedimientos:

  • Haga doble clic en la tabla que desea investigar, abra la tabla en la vista Hoja de datos. En la pestaña campos, en el grupo formato, observe el valor en la lista Tipo de datos. Tenga en cuenta si usa Access 2007, encontrará esta lista en la ficha hoja de datos, en el grupo formato y tipos de datos. El valor cambia a medida coloque el cursor en los distintos campos en la tabla. Esta ilustración muestra la lista:

    Lista Tipo de datos

  • Haga clic en la tabla que desea investigar y haga clic en Vista Diseño.

    Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño y la sección superior de la cuadrícula muestra el nombre y tipo de datos de cada campo de tabla. Esta ilustración muestra una tabla típica en la cuadrícula de diseño.

    Campos en la vista Diseño

El tipo de datos que se establece para cada campo de tabla proporciona el primer nivel de control sobre qué tipo de datos está permitido en un campo. En algunos casos, como cuando se trabaja con un campo de texto largo, puede especificar los datos que desee. En los demás casos, como cuando se trabaja con un campo Autonumeración, escriba los datos de valor para el campo impide escribir cualquier información en absoluto. La siguiente tabla enumeran los tipos de datos que Access y se describe cómo afectan a la entrada de datos.

Tipo de datos

Efecto en la entrada de datos

Texto corto

Tenga en cuenta que empiezan en Access 2013, han cambiado a Texto corto de nombre de los tipos de datos de texto.

Breves campos de texto aceptan texto o caracteres numéricos, incluidos delimitado por listas de elementos. Un campo de texto acepta un número más pequeño de caracteres que un campo de texto largo: de 0 a 255 caracteres. En algunos casos, puede usar funciones de conversión para realizar cálculos con los datos en un campo de texto corto.

Texto largo

Tenga en cuenta que empiezan en Access 2013, datos Memo tipos se ha cambiado a Texto largo.

Puede introducir grandes cantidades de texto y datos numéricos en este tipo de campo. Además, si el Diseñador de base de datos establece el campo para que admita el formato de texto enriquecido, puede aplicar los tipos de formato que se encuentran normalmente en los programas de procesamiento de texto, como Word. Por ejemplo, puede aplicar diferentes fuentes y tamaños de fuente a caracteres específicos del texto y que estén en negrita o cursiva y así sucesivamente. También puede agregar etiquetas de lenguaje de marcado de hipertexto (HTML) a los datos.

Además, los campos de texto largo tienen una propiedad denominada Sólo anexar. Cuando habilite esta propiedad, puede anexar los nuevos datos a un campo de texto largo, pero no puede cambiar los datos existentes. La característica se refieren en aplicaciones como bases de datos, haga clic donde debe conservar un registro permanente que no se pueda modificar. Cuando coloque el cursor en un campo de texto largo con activada de forma predeterminada, la propiedad Sólo anexar desaparece el texto en el campo. No puede aplicar los cambios de formato o de otros al texto.

Como campos de texto corto, también puede ejecutar funciones de conversión con los datos en un campo de texto largo.

Número

Puede introducir números solo en este tipo de campo y puede realizar cálculos con los valores de un campo numérico.

Número grande

Tenga en cuenta que los tipos de datos de gran cantidad sólo están disponibles en la versión de suscripción de Office 365 de Access.

Puede introducir números solo en este tipo de campo y puede realizar cálculos con los valores de un campo número de gran tamaño.

Fecha y hora

Puede escribir solo fechas y horas en este tipo de campo. Según cómo el Diseñador de base de datos del campo, puede encontrarse con las siguientes condiciones:

  • Si el Diseñador de base de datos establece una máscara de entrada para el campo (una serie de caracteres literales y marcadores de posición que aparecen cuando se selecciona el campo), debe escribir datos en los espacios y el formato de la máscara. Por ejemplo, si ve una máscara DD_MMM_AAAA, debe escribir 11 de Oct de 2017 en los espacios previstos. No se puede escribir un nombre completo del mes o un valor de año de dos dígitos.

  • Si el diseñador no ha creado una máscara de entrada para controlar cómo introducir una fecha u hora, puede especificar el valor con formato de hora o fecha válida. Por ejemplo, puede escribir 11 de octubre de 2017, 11/10/17, 11 de octubre de 2017 y así sucesivamente.

  • El Diseñador de base de datos puede aplicar un formato de presentación para el campo. En ese caso, si no hay ninguna máscara de entrada, puede escribir un valor en prácticamente cualquier formato, pero Access muestra las fechas de acuerdo con el formato de presentación. Por ejemplo, puede escribir 11/10/2017, pero puede establecer el formato de presentación que muestra el valor como 11-Oct-2017.

Moneda

Puede escribir solo los valores de moneda en este tipo de campo. Además, no tiene que introducir manualmente un símbolo de moneda. De forma predeterminada, Access aplica el símbolo de moneda (¥, £, $ etc.) especificado en la configuración regional de Windows. Puede cambiar este símbolo de moneda para reflejar una moneda diferente, si es necesario.

Autonumeración

Se puede especificar o cambiar los datos de este tipo de campo en cualquier momento. Access incrementa los valores de un campo Autonumeración cuando se agrega un nuevo registro a una tabla.

Calculada

Tenga en cuenta los tipos de datos calculados se agregaron al principio de Access en Access 2010

Se puede especificar o cambiar los datos de este tipo de campo en cualquier momento. Los resultados de este campo se determinan mediante una expresión que defina. Access actualiza los valores de un campo calculado cada vez que agregue o edite un nuevo registro a una tabla.

Sí/No

Al hacer clic en un campo que se establece en este tipo de datos, Access muestra una casilla de verificación o una lista desplegable, según el formato del campo. Si se da formato el campo para mostrar una lista, puede seleccionar en la lista, en función del formato aplicado al campo o No, Verdadero o Falso, o en o desactivado . No puede especificar valores en la lista o cambiar los valores de la lista directamente desde un formulario o una tabla.

Objeto OLE

Use este tipo de campo al que desea mostrar los datos de un archivo creado con otro programa. Por ejemplo, puede mostrar un archivo de texto, un gráfico de Excel o un grupo de diapositivas de PowerPoint en un campo objeto OLE.

Datos adjuntos proporcionan una manera rápida, más fácil y más flexible para ver los datos de otros programas. Consulte la entrada de datos adjuntos, más adelante en esta tabla, para obtener más información.

Hipervínculo

Puede introducir los datos en este tipo de campo y, a continuación, Access lo convertirá en una dirección Web. Por ejemplo, si escribe un valor en el campo, Access coloca el texto con http://www..comde texto del usuario. Si escribe una dirección Web válida, el vínculo funcionará. En caso contrario, se mostrará un mensaje de error. Además, modificar hipervínculos existentes puede ser difícil porque haciendo clic en un campo de hipervínculo con el mouse se inicia el explorador y se abre el sitio especificado en el vínculo. Para editar un campo de hipervínculo, seleccione un campo adyacente, use las teclas TAB o flecha para mover el foco al campo de hipervínculo y, a continuación, presione F2 para habilitar la edición.

Datos adjuntos

Puede adjuntar datos de otros programas a este tipo de campo, pero no puede escribir o en caso contrario, escriba el texto o datos numéricos.

Para obtener información sobre cómo usar un campo datos adjuntos, vea el artículo Adjuntar archivos y gráficos a los registros de la base de datos.

Asistente para búsquedas

El Asistente para búsquedas no es un tipo de datos. En su lugar, use el Asistente para crear dos tipos de listas desplegables: listas de valores y campos de búsqueda. Una lista de valores usa una lista delimitada de elementos que se especifican manualmente al usar el Asistente para búsquedas. Estos valores pueden ser independientes de cualquier otro dato u objeto en la base de datos.

En cambio, un campo de búsqueda usa una consulta para recuperar datos de una o varias de las tablas en una base de datos o en otra ubicación, como un servidor de SharePoint. El campo de búsqueda, a continuación, muestra los datos en una lista desplegable. De forma predeterminada, el Asistente para búsquedas establece el campo de tabla en el tipo de datos número.

Puede trabajar con campos de búsqueda directamente en las tablas y también en formularios e informes. De forma predeterminada, los valores de un campo de búsqueda aparecen en un tipo de control de lista denominado cuadro combinado: una lista con una flecha desplegable: Lista de búsqueda en blanco . Dependiendo de cómo ha configurado el Diseñador de base de datos del campo de búsqueda y el cuadro combinado, puede modificar los elementos de la lista y agregar elementos a la lista. Para ello, el Diseñador de base de datos debe establecer una propiedad para el campo de búsqueda (la propiedad se denomina Limitar a la listay el diseñador tiene que desactivarla).

Si no puede editar directamente los valores de una lista de búsqueda, debe agregar o cambiar los datos en la lista de valores predefinida, o en la tabla que sirve como el origen del campo de búsqueda. Para obtener información sobre cómo hacerlo, vea Editar los elementos de un campo de búsqueda, más adelante en este artículo.

Por último, cuando se crea un campo de búsqueda, si lo desea puede establecer que admiten varios valores. Cuando lo haga, la lista resultante muestra una casilla de verificación junto a cada elemento de lista, y puede activar o desactivar todos los elementos según sea necesario. Esta ilustración muestra una lista con varios valores típica:

Lista de casillas de verificación.

Para obtener información sobre cómo crear campos de búsqueda multivalor y usar las listas resultantes, vea los artículos usar una lista que almacene varios valores y Guía de campos multivalor.

Nota: Datos adjuntos, calculado y muchos tipos de datos no están disponibles en formatos de archivo .mdb.

Cómo propiedades de campo de tabla afectan a la entrada de datos

Además de los principios de diseño que controlan la estructura de una base de datos y los tipos de datos que controlan lo que se puede escribir en un campo determinado, hay varias propiedades de campo que pueden afectar a la cómo introducir datos en una base de datos de Access.

Ver las propiedades de un campo de tabla

Access proporciona dos formas de ver las propiedades de un campo de tabla. Puede utilizar los controles en la ficha hoja de datos o puede abrir la tabla en la vista Diseño. Los siguientes conjuntos de pasos explican cómo usar ambas técnicas.

Ver propiedades de tabla en la ficha Hoja de datos

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que desee usar.

  2. Haga clic en la pestaña campos y use los controles en el grupo formato para ver las propiedades de cada campo de tabla. Tenga en cuenta si usa Access 2007, encontrará esta lista en la ficha hoja de datos, en el grupo formato y tipos de datos.

Ver propiedades de tabla en la vista Diseño

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla que desee y haga clic en Vista Diseño Imagen del botón en el menú contextual.

    Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño.

  2. En la parte inferior de la cuadrícula, haga clic en la pestaña General, si aún no está seleccionada.

    - o bien -

    Para ver las propiedades de un campo de búsqueda, haga clic en la pestaña búsqueda.

    Un campo de búsqueda es un campo de tabla que usa una consulta para recuperar los valores de una o más tablas en una base de datos. De forma predeterminada, el campo de búsqueda presenta esos valores en el formulario de una lista. Según cómo un diseñador de base de datos del campo de búsqueda, puede seleccionar uno o varios elementos de esa lista.

La siguiente tabla enumera las propiedades que tengan el mayor impacto en la entrada de datos y explica cómo afectan a la entrada de datos.

Propiedad

Ubicación en la cuadrícula de diseño de tabla

Valores posibles

Comportamiento al intentar escribir datos

Tamaño de campo

Pestaña General

0 y 255

El límite de caracteres se aplica solo a los campos establecidos en el tipo de datos de texto. Si intenta introducir más el número especificado de caracteres, el campo los corta.

Requerido

Pestaña General

Sí/No

Cuando activado, esta propiedad obliga a escribir un valor en un campo y Access no permite guardar nuevos datos hasta que se complete un campo obligatorio. Cuando se desactiva, el campo aceptará valores nulos, lo que significa que el campo puede estar en blanco.

Nota: Un valor nulo no es lo mismo que un valor de cero. Cero es un dígito y "null" es un valor que falta, no definido o desconocido.

Permitir cadenas de longitud cero

Pestaña General

Sí/No

Cuando activa, puede especificar cadenas de longitud cero, cadenas que no contienen caracteres. Para crear una cadena de longitud cero, escriba un par de comillas dobles en el campo ("").

Indexado

Pestaña General

Sí/No

Cuando el índice de un campo de tabla, Access impide que se agreguen valores duplicados. También puede crear un índice de más de un campo. Si hace esto, puede duplicar los valores en un campo, pero no en ambos campos.

Máscara de entrada

Pestaña General

Conjuntos predefinidos o personalizados de caracteres literales y marcadores de posición

Una máscara de entrada obliga a escribir datos en un formato predefinido. Las máscaras aparecen al seleccionar un campo en una tabla o un control en un formulario. Por ejemplo, suponga que haga clic en un campo de fecha y ve este conjunto de caracteres: MMM-DD-YYYY. Es una máscara de entrada. Obliga a escribir los valores de mes como abreviaturas de tres letras, como OCT y el valor de año como cuatro dígitos, por ejemplo, OCT-15-2017.

Nota: Recuerde que las máscaras de entrada sólo controlan cómo introducir datos, no cómo tener acceso a stores muestran los datos.

Para obtener más información sobre cómo crear y usar las máscaras de entrada, vea el artículo formatos de entrada de datos de Control con las máscaras de entrada. Para obtener más información sobre cómo Access almacena y muestra los datos de fecha y hora, vea el artículo especificar un valor de fecha u hora.

Limitar a la lista

Ficha búsqueda

Sí/No

Habilita o deshabilita los cambios en los elementos de un campo de búsqueda. A veces, los nuevos usuarios de Access intentan cambiar manualmente los elementos en un campo de búsqueda. Cuando Access impide cambiar los elementos de un campo, esta propiedad está establecida en Sí. Si la propiedad está activada y necesita cambiar los elementos de una lista, debe abrir la lista (si desea editar una lista de valores) o la tabla que contiene los datos de origen de la lista (si desea editar un campo de búsqueda) y cambie los valores. Para obtener más información sobre el uso de campos de búsqueda, vea Editar los elementos de un campo de búsqueda, más adelante en este artículo.

Permitir ediciones de lista de valores

Ficha búsqueda

Sí/No

Habilita o deshabilita el comando Editar elementos de lista para listas de valores, pero no para los campos de búsqueda. Para habilitar este comando para los campos de búsqueda, escriba un nombre de formulario válido en la propiedad Formulario de edición de elementos de lista . Aparece el comando Permitir ediciones de lista de valores en un menú contextual que se abre haciendo clic en un control de cuadro combinado o cuadro de lista. Cuando se ejecuta el comando, aparece el cuadro de diálogo Editar elementos de lista. Como alternativa, si se especifica el nombre de un formulario en la propiedad Formulario de edición de elementos de lista , Access inicia ese formulario en lugar de mostrar el cuadro de diálogo.

Nota: Puede ejecutar el comando Editar elementos de lista del cuadro de lista y controles de cuadro combinado situados en los formularios y desde los controles de cuadro combinado situados en las tablas y el resultado de la consulta se establece. Formularios deben estar abiertos en la vista Diseño o vista Examinar; tablas y conjuntos de resultados de la consulta deben estar abiertos en la vista Hoja de datos.

Formulario de edición de elementos de lista

Ficha búsqueda

Nombre de un formulario de entrada de datos

Si escribe el nombre de un formulario de entrada de datos como el valor de esta propiedad de tabla, ese formulario se abre cuando un usuario ejecuta el comando Editar elementos de lista. En caso contrario, el cuadro de diálogo Editar elementos de lista aparece cuando los usuarios ejecuten el comando.

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Agregar registros directamente a una tabla en la vista Hoja de datos

Una tabla abierta en la vista Hoja de datos es similar a una hoja de cálculo de Excel, y puede escribir o pegar datos en uno o varios campos, el equivalente de una celda en una hoja de cálculo.

Recuerde los siguientes puntos durante el proceso.

  • No es necesario guardar explícitamente los datos. Access confirma los cambios en la tabla cuando se mueve el cursor a un nuevo campo en la misma fila o cuando se mueve el cursor a otra fila.

  • De forma predeterminada, los campos en una base de datos se establecen para aceptar un tipo específico de datos, como texto o números. Debe escribir el tipo de datos que el campo está configurado para Aceptar. Si no, Access muestra un mensaje de error:

    Mensaje de error de valor no válido

  • Un campo puede tener aplicada una máscara de entrada. Una máscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y marcadores de posición que obligan a escribir datos en un formato específico.

    Para obtener más información acerca de las máscaras de entrada, vea el artículo formatos de entrada de datos de Control con las máscaras de entrada.

  • Con la excepción de los datos adjuntos y las listas multivalor, puede escribir un único registro en la mayoría de los campos. Si no sabe si un campo acepta datos adjuntos, puede comprobar las propiedades del campo. Para ello, consulte los pasos de Ver las propiedades de un campo de tabla, más adelante en este artículo. Siempre puede identificar una lista multivalor porque Access muestra una casilla de verificación junto a cada elemento de lista.

Introducir datos en una tabla

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que desee usar.

    De forma predeterminada, Access abre la tabla en la vista Hoja de datos: una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo de Excel.

  2. Haga clic en o en caso contrario, sitúe el foco en el primer campo que desee usar y, a continuación, escriba los datos.

  3. Para desplazarse al campo siguiente en la misma fila, presione la tecla TAB, use las teclas de flecha derecha o izquierda o haga clic en la celda en el siguiente campo.

    Al presionar TAB, de forma predeterminada, Access usa la configuración regional de Windows para determinar si se mueve el cursor a la izquierda o hacia la derecha. Si el equipo usa un idioma que se lee de izquierda a derecha, el cursor se mueve a la derecha al presionar la tecla TAB. Si el equipo usa un idioma que se lee de derecha a izquierda, el cursor se mueve a la izquierda.

    Para mover a la siguiente celda de una columna, use las teclas de dirección derecha o haga clic en la celda que desee.

Aplicar formato de texto enriquecido a los datos de un campo de texto largo (Memo)

  1. Con la tabla abierto en la vista Hoja de datos, seleccione un campo de texto largo. Si usa Access 2007 o 2010 de Access que sería un campo Memo.

    Normalmente, los campos de texto largo contienen comentarios, notas, por lo que puede buscar un campo denominado "Comentarios" o "Notas". Si aún no puede encontrar el campo de texto largo, consulte los pasos de Ver las propiedades de un campo de tabla, más adelante en este artículo.

  2. En la ficha Inicio, en el grupo fuente, use los botones y menús para dar formato al texto.

    Comandos disponibles en el grupo Fuente de Access

    Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o cursiva, cambiar los colores y así sucesivamente.

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Agregar registros mediante un formulario

Formularios de entrada de datos pueden proporcionar una manera más fácil, más rápida y más precisa introducir datos. Normalmente, se crean formularios cuando tenga que introducir datos en más de una tabla a la vez. También se crean formularios cuando desee ocultar algunos de los campos en una tabla, cuando desea que una base de datos más fácil de usar (un paso que puede reducir los costos de formación) y cuando desea asegurarse de que los usuarios introduzcan datos de forma precisa.

Cómo usar un formulario para editar datos depende del diseño del formulario. Los formularios pueden contener cualquier número de controles, como listas, cuadros de texto, botones y hojas de datos: cuadrículas con el aspecto de las hojas de cálculo de Excel. A su vez, cada uno de los controles en el formulario lee los datos desde o escribe datos en un campo de tabla subyacente. Qué hacer con un control determinado depende del tipo de datos que ha establecido para el campo de tabla subyacente, las propiedades establecidas para ese campo y posiblemente de varias propiedades que el Diseñador de base de datos se establece para cada control. Para obtener más información sobre cómo los tipos de datos y las propiedades de campo afectan a la entrada de datos, vea las secciones cómo los tipos de datos afectan a la entrada de datos y cómo propiedades de campo de tabla afectan a la entrada de datos, más adelante en este artículo.

Las siguientes secciones explican cómo usar los controles de entrada de datos más comunes. Si tiene preguntas sobre la base de datos específica, póngase en contacto con el administrador del sistema o el Diseñador de base de datos.

Agregar o editar texto en un cuadro de texto

Agregar o editar texto en un cuadro de texto, se trabaja con datos en el campo de texto corto o de texto largo. Durante el proceso, recuerde que puede establecer un campo de texto largo (o el control enlazado al campo de texto largo) admitir el formato de texto enriquecido y, a continuación, puede aplicar diferentes fuentes, tamaños, estilos y colores al texto.

Editar texto en un cuadro de texto

  • Coloque el cursor en el cuadro de texto y cambiar los datos. Recuerde que no puede realizar cálculos con los números de un campo de texto corto o texto largo.

Aplicar formato de texto enriquecido

Nota: Puede seguir estos pasos únicamente cuando un cuadro de texto enlazado a un campo de texto largo (Memo). Consulte los pasos de Ver las propiedades de un campo de tabla, más adelante en este artículo.

  1. Con el formulario abierto en la vista formulario o presentación o la tabla abierta en la vista Hoja de datos, seleccione el campo de texto largo (Memo).

  2. En la ficha Inicio, en el grupo fuente, use los botones y menús para dar formato al texto.

    Comandos disponibles en el grupo Fuente de Access

    Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o cursiva, cambiar los colores y así sucesivamente.

Introducir datos mediante una lista

Puede usar listas en formularios y, a continuación, en tablas y consultas conjuntos de resultados abiertos en la vista Hoja de datos: una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo de Excel.

Cuando se usa una lista en un formulario, puede ver un control de cuadro combinado o un control de cuadro de lista. Estas cifras representan un cuadro combinado y control de cuadro de lista respectivamente.

Lista de búsqueda en blanco

Control de cuadro de lista básico en un formulario.

Cuando se usa una lista en un conjunto de resultados de la tabla o consulta, Access usa un cuadro combinado de forma predeterminada.

Además, las listas admiten varios valores. Si ve una lista con una casilla de verificación junto a cada elemento de lista, puede seleccionar hasta 100 elementos de la lista. Listas multivalor que se pueden crear sin programar pueden resolver un problema común. Por ejemplo, suponga que utiliza una base de datos de Access para realizar un seguimiento de problemas de compatibilidad con los clientes. Si necesita asignar a varias personas a un problema, puede usar una lista multivalor. Estas cifras mostrar listas multivalor típicas.

Lista desplegable de casillas de verificación en estado abierto.   Lista de casillas de verificación.

También puede editar los elementos de una lista. Si usted o el Diseñador de base de datos habilita el comando, puede agregar, cambiar y quitar elementos de la lista directamente desde la lista. Sin embargo, pueden elegir diseñadores de base de datos deshabilitar el comando, por lo que no esté disponible para todas las bases de datos.

En las siguientes secciones se explica cómo usar y editar listas.

Seleccionar elementos de una lista desplegable

  1. Abra el formulario, una tabla o un conjunto de resultados de la consulta que contiene la lista.

    Nota: Debe abrir formularios en la vista formulario o vista de diseño. Debe abrir tablas y conjuntos de resultados de consulta en la vista Hoja de datos.

  2. Haga clic en la flecha abajo situada junto a la lista y, a continuación, seleccione el elemento que desee.

  3. Para confirmar la selección a la base de datos, mover el cursor a otro campo.

Seleccione los elementos de un cuadro de lista

  1. Abra el formulario que contiene la lista.

  2. Desplácese por la lista de elementos en el cuadro de lista y seleccione el elemento que desee.

  3. Para confirmar la selección a la base de datos, mover el cursor a otro campo.

Seleccione los elementos de una lista desplegable de casillas de verificación

  1. Abra el formulario, una tabla o un conjunto de resultados de la consulta que contiene la lista.

    Nota: Puede usar listas desplegables de casilla de verificación en formularios, tablas y conjuntos de resultados de la consulta. Para ello, debe abrir formularios en la vista formulario o examinar, debe abrir las tablas y conjuntos de resultados de consulta en la vista Hoja de datos.

  2. Haga clic en la flecha abajo situada junto a la lista.

  3. Active hasta 100 casillas de verificación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Seleccione los elementos de una lista de casillas de verificación

  1. Abra el formulario que contiene la lista.

    Nota: Debe abrir el formulario en la vista formulario o examinar.

  2. Haga clic en la flecha abajo situada junto a la lista.

  3. Active hasta 100 casillas de verificación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Modificar los elementos de una lista

Nota: Puede editar cualquier tipo de lista en un formulario, una tabla o un conjunto de resultados de la consulta. Recuerde que debe abrir formularios en la vista formulario o examinar, debe abrir las tablas y conjuntos de resultados de consulta en la vista Hoja de datos. Además, recuerde que el Diseñador de base de datos o el departamento de TI puede deshabilitar este comando, por lo que no esté disponible en todo momento.

  1. Abra el formulario, una tabla o un conjunto de resultados de la consulta que contiene la lista.

  2. Haga clic en la lista que desea editar y, a continuación, haga clic en Editar elementos de lista.

    Aparece un cuadro de diálogo o un formulario de entrada de datos. La pantalla que ve depende del tipo de lista que desea editar. Access usa dos tipos de lista básicos: listas de valores y listas de búsqueda. Listas de valores muestran un conjunto de elementos que introducir manualmente y listas de búsqueda usan una consulta para recuperar los datos de una o más tablas. Siga uno de estos procedimientos.

    • Si está editando una lista de valores, use el cuadro de diálogo Editar elementos de lista para modificar los datos de lista y, a continuación, haga clic en Aceptar cuando termine.

    • Si está editando una lista de búsqueda, aparece un formulario de entrada de datos. Use ese formulario para modificar los datos de lista.

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Modificar los elementos de un campo de búsqueda

Un campo de búsqueda presenta una lista de datos que los usuarios pueden usar para seleccionar uno o varios elementos. Puede crear dos tipos de listas de búsqueda.

  • Listas de valores    Contienen un conjunto codificado de valores que se escriben manualmente. Los valores que se encuentran en la propiedad Origen de la fila del campo de búsqueda.

  • Listas de búsqueda    Usan una consulta para recuperar los valores de otra tabla. La propiedad Origen de la fila del campo contiene una consulta en lugar de una lista codificada de valores.

De forma predeterminada, Access muestra los datos de búsqueda en una lista desplegable, aunque puede especificar un control de cuadro de lista. Una lista desplegable se abre para presentar la lista y, a continuación, se cierra una vez que realice una selección. Un cuadro de lista, por el contrario, permanece abierto en todo momento.

Puede ejecutar el comando Editar elementos de lista o puede editar los datos directamente en la propiedad Origen de la fila o la tabla de origen. Para obtener información sobre cómo usar el comando Editar elementos de lista, vea introducir datos mediante una lista, más adelante en este artículo. En esta sección se explica cómo editar los elementos directamente en la propiedad Origen de la fila o la tabla de origen. El proceso sigue varios pasos generales.

  • Identificar el campo de búsqueda. Siga un proceso ligeramente distinto cuando se trabaja con un formulario que con una tabla.

  • Identificar el tipo de campo de búsqueda: una lista de valores o una lista de búsqueda. Si está utilizando una lista de búsqueda, identifique la tabla de origen que proporciona los datos del campo de búsqueda.

  • Modificar los elementos de la lista de valores.

    O bien:

    Abra la tabla de origen de la lista de búsqueda y editar los datos de la tabla.

Identificar un campo de búsqueda de un formulario

  1. En el panel de navegación, haga clic en el formulario y haga clic en Vista Diseño.

    O bien:

    Si el formulario está ya abierto, puede haga clic en la etiqueta de formulario y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

    - o bien -

    En la ficha Inicio, en el grupo Ver, haga clic en el botón Ver para alternar entre las vistas disponibles. Como alternativa, puede haga clic en la flecha situada debajo de vista y, a continuación, seleccione una de las vistas disponibles en el menú.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. Haga clic en el control de cuadro combinado o cuadro de lista y haga clic en Propiedades.

  3. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña todas y busque las propiedades Tipo de origen de fila y Origen de la fila. La propiedad Tipo de origen de la fila debe contener la Lista de valores o Tabla o consulta y la propiedad Origen de la fila debe contener una lista de elementos separados por punto y coma o una consulta. Según sea necesario, amplíe la hoja de propiedades para que pueda leer la lista de elementos o la consulta.

    Normalmente, listas de valores tienen esta sintaxis básica: "" elemento";" elemento";" elemento" "

    En este caso, la lista es un conjunto de elementos entre comillas dobles y separados por punto y coma.

    Consultas de selección tienen esta sintaxis básica: Seleccione [nombre_de_tabla_o_consulta]. [ Nombre_de_campo] FROM [nombre_de_tabla_o_consulta].

    En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera cláusula hace referencia a una tabla o consulta y un campo en esa tabla o consulta. La segunda cláusula solo hace referencia a la tabla o consulta. Aquí es un punto clave recordar: las cláusulas SELECT no tienen que contienen el nombre de una tabla o consulta, aunque se recomienda y deben contener el nombre de al menos un campo. No obstante, todas las cláusulas FROM deben hacer referencia a una tabla o consulta. Por lo tanto, siempre encontrará la tabla de origen o consulta de origen para un campo de búsqueda leyendo la cláusula FROM.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si está utilizando una lista de valores, modifique los elementos en la lista. Asegúrese de que rodea cada elemento con comillas dobles y separa cada elemento con un punto y coma.

    • Si la consulta en la lista de búsqueda hace referencia a otra consulta, en el panel de exploración, abra esa segunda consulta en la vista Diseño (haga clic en la consulta y haga clic en Vista Diseño ). Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección superior del Diseñador de consultas y, a continuación, vaya al paso siguiente.

      O bien:

      Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y vaya al paso siguiente.

  5. Haga doble clic en la tabla en el panel de navegación para abrirlo en la vista Hoja de datos y, a continuación, modifique los elementos de lista según sea necesario.

Identificar un campo de búsqueda de una tabla

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla y haga clic en Vista Diseño.

  2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño de consulta, en la columna Tipo de datos, haga clic en o en caso contrario, sitúe el foco en cualquier texto, número, o campo Sí/No.

  3. En la sección inferior de la cuadrícula de diseño de tabla, haga clic en la ficha búsqueda y, a continuación, examine las propiedades Tipo de origen de fila y Origen de la fila.

    Lista de valores o Tabla o consulta, debe leer la propiedad Tipo de origen de fila. La propiedad Origen de la fila debe contener una lista de valores o una consulta.

    Listas de valores tienen esta sintaxis básica: "" elemento";" elemento";" elemento" "

    En este caso, la lista es un conjunto de elementos entre comillas dobles y separados por punto y coma.

    Normalmente, las consultas de selección tienen esta sintaxis básica: Seleccione [nombre_de_tabla_o_consulta]. [ Nombre_de_campo] FROM [nombre_de_tabla_o_consulta].

    En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera cláusula hace referencia a una tabla o consulta y un campo en esa tabla o consulta. La segunda cláusula solo hace referencia a la tabla o consulta. Aquí es un punto clave recordar: las cláusulas SELECT no tienen que contienen el nombre de una tabla o consulta, aunque se recomienda y deben contener el nombre de al menos un campo. No obstante, todas las cláusulas FROM deben hacer referencia a una tabla o consulta. Por lo tanto, siempre encontrará la tabla de origen o consulta de origen para un campo de búsqueda leyendo la cláusula FROM.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si está utilizando una lista de valores, modifique los elementos en la lista. Asegúrese de que rodea cada elemento con comillas dobles y separa cada elemento con un punto y coma.

    • Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a otra consulta, en el panel de exploración, abra esa segunda consulta en la vista Diseño (haga clic en la consulta y haga clic en Vista Diseño ). Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección superior del Diseñador de consultas y, a continuación, vaya al paso siguiente.

      O bien:

      Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y vaya al paso siguiente.

  5. Haga doble clic en la tabla en el panel de navegación para abrirlo en la vista Hoja de datos y, a continuación, modifique los elementos de lista según sea necesario.

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Escriba las cadenas de longitud cero

Access le permite distinguir entre dos tipos de valores en blanco: valores nulos y cadenas de longitud cero. Los valores nulos indican un valor desconocido y cadenas de longitud cero indican campos que contienen un espacio. Por ejemplo, supongamos que tiene la tabla de datos del cliente, y que la tabla contiene un campo de número de fax. Deje el campo en blanco si no está seguro del número de fax del cliente. En ese caso, escribe un valor nulo, lo que significa que no conoce el valor deja el campo en blanco. Si más tarde decide que el cliente no dispone de una máquina de fax, puede introducir una cadena de longitud cero en el campo para indicar que sabe que no hay ningún valor.

Nota: Recuerde que puede establecer una propiedad que impide que los campos acepten valores nulos. Para obtener más información sobre cómo establecer esta propiedad, vea cómo afectan los tipos de datos la manera de introducir datos, más adelante en este artículo.

  1. Abrir una tabla en la vista Hoja de datos o un formulario en Vista formulario o examinar.

  2. Seleccione el campo que desee y a continuación, escriba dos comillas dobles sin espacio entre ellas ("").

  3. Mover el cursor a otro registro para confirmar los cambios a la base de datos. De forma predeterminada, las comillas desaparecen.

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Agregar registros mediante la importación o vinculación a datos

Puede importar o vincular a los datos que se encuentra en una gran variedad de orígenes, incluidas otras bases de datos de Access, libros de Excel, archivos de texto y documentos de Word y listas en servidores que ejecutan Microsoft SharePoint Services.

Explica cómo importar o vincular a esos orígenes de datos está fuera del ámbito de este artículo. Estos vínculos le llevan a información sobre la importación y vinculación a datos.

Métodos para ahorrar tiempo al escribir datos

Access proporciona varias maneras para acelerar el proceso de entrada de datos. Procedimientos en las siguientes secciones explica cómo establecer un valor predeterminado para los campos y listas de formularios y cómo usar teclas de método abreviado para volver a usar valores al ordenar los datos.

Establecer un valor predeterminado para un campo o control

Si un gran número de registros comparten el mismo valor para un campo determinado, como una ciudad o el país o región, puede ahorrar tiempo estableciendo un valor predeterminado para el control enlazado a ese campo. Al abrir el formulario o crear un nuevo registro, el valor predeterminado aparece en dicho control de forma predeterminada.

Establecer un valor predeterminado para un control

  1. Abra el formulario en la vista Diseño.

  2. Haga clic en el control que desea trabajar y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  3. En la pestaña datos, establezca la propiedad Valor predeterminado para el valor que desee.

  4. Repita los pasos 1 a 3 para establecer un nuevo valor predeterminado.

Especificar un valor diferente

  • Un valor en un cuadro de texto, escriba los nuevos datos. Puede sobrescribir un valor predeterminado en cualquier momento.

    - o bien -

  • Un valor en una lista, seleccione un nuevo valor de la lista.

Volver a usar valores al ordenar

Al desplazarse entre los registros, debe ordenar cada registro con el mismo valor. Cuando lo haga, puede ahorrar tiempo mediante las teclas de método abreviado para repetir ese valor de ordenación. Por ejemplo, supongamos que ordena listas de pedidos por tipo de producto. En el primer registro, escriba bebida a ordenar por los pedidos donde refrescos. Cuando se mueve al registro siguiente, puede copiar y volver a usar ese valor de ordenación.

Nota: El procedimiento siguiente asume que tiene un formulario abierto en la vista formulario.

  1. Moverse al campo que vuelva a utilizar el valor del campo correspondiente del registro anterior.

  2. Presione CTRL +' (apóstrofo).

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