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Agregar una función de usuario

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Al diseñar una plantilla de formulario, puede especificar los roles de usuario. Roles de usuario son categorías predefinidas que se pueden asignar a los usuarios del formulario basados en su puesto o cualquier otro criterio. Roles de usuario pueden usarse para presentar vistas personalizadas de un formulario a distintos tipos de usuarios, mostrar secciones diferentes en una vista o calcular el valor predeterminado de un campo o control. Por ejemplo, si está diseñando una plantilla de formulario de solicitud de permiso, puede crear diferentes vistas de la plantilla de formulario para los contratista, agentes receptores y administradores y luego asignar cada función de usuario a una vista separada. Cuando los usuarios abren un formulario que se basa en la plantilla de formulario, Microsoft Office InfoPath determina la función de usuario basándose en el nombre del usuario y, a continuación, se abre la vista adecuada basada en función de usuario.

Nota de seguridad: Roles de usuario no deben usarse para restringir el acceso a datos confidenciales en un formulario. Aunque se hacer una plantilla de formulario de sólo lectura u ocultan algunos controles que se basan en funciones de usuario, los usuarios potencialmente pueden usar un programa de edición de texto como Microsoft Notepad para ver o modificar el archivo de plantilla (.xsn) y acceder a esos datos.

En este artículo

Información general

Consideraciones de compatibilidad

Antes de empezar

Agregar una función de usuario

Mostrar una vista basándose en una función de usuario

Probar los roles de usuario

Información general

Cuando se crea una nueva función de usuario, puede asignar a usuarios a él de las siguientes maneras:

  • Especificando nombres de usuario de un servicio de directorio de Microsoft Active Directory (por ejemplo, "ventas\Andrés"). Para especificar un nombre de usuario en un servicio de directorio de Active Directory, se debe creada en la plantilla de formulario y publicada en una red de Microsoft Windows que utiliza Active Directory.

  • Especificando grupos de un servicio de directorio de Active Directory. Por ejemplo, puede especificar una lista de distribución de correo electrónico que contiene los nombres de todos los miembros del equipo de marketing. Para especificar un grupo en un servicio de directorio de Active Directory, se debe creada en la plantilla de formulario y publicada en una red de Microsoft Windows que utiliza Active Directory.

  • Si especifica un valor que se entrega directamente desde un campo en el formulario. El campo puede obtener datos de Active Directory o el usuario puede introducir datos en un control enlazado a este campo. Por ejemplo, si la plantilla de formulario contiene un cuadro de texto de Administrador, puede asociar una determinada función con el campo al que está enlazado el cuadro de texto.

Después de agregar una función de usuario, puede establecer como uno de estos procedimientos:

Rol predeterminado    Los usuarios que no están asignados a un rol de usuario existente se asignan automáticamente a la función de usuario que se especifica como la función predeterminada. También se usa la función predeterminada para los usuarios que forman parte de un grupo pero están trabajando sin conexión. Una función de usuario siempre se establece como predeterminado.

Función de autor    Si desea aplicar una determinada función a los usuarios que abran el formulario por primera vez, puede especificar una función de autor. Por ejemplo, puede definir una función de autor denominada "Contratista" que se aplica a los usuarios que rellenen nuevos formularios de aplicación de permiso. Un usuario que está asignado a un rol de usuario diferentes se vuelve a asignar automáticamente a la función de contratista cuando abra un nuevo formulario de solicitud de permiso. Sin embargo, la próxima vez que el usuario abre el mismo formulario, Microsoft Office InfoPath usa la función de usuario asignada de la persona en lugar de la función del iniciador.

Si ha asignado roles a los usuarios que se basan en cualquier combinación de nombres de usuario, grupos o valores de un campo, cuando un usuario abre un formulario que se basa en la plantilla de formulario, InfoPath determina la función asignar a ese usuario mediante el siguiente orden :

  1. El nombre de usuario es un valor de un campo en la plantilla de formulario.

  2. Es el nombre del usuario en Active Directory.

  3. El usuario es miembro de un grupo de Active Directory.

    Nota: Si el usuario es miembro de varios grupos y asignación de roles de usuario que se basan en un grupo, InfoPath comprueba la lista de miembros de cada grupo en el orden en que el grupo aparece en el cuadro de diálogo Administrar Roles de usuario. Por ejemplo, si el usuario es miembro del grupo de agente de recepción y el administrador del grupo y, a continuación, el administrador del grupo aparece antes del grupo de agente de recepción, el usuario se asignará el rol de usuario para el administrador del grupo.

  4. Si ninguno de los anteriores son verdadera, se usa la función predeterminada.

Después de definir los roles de usuario para la plantilla de formulario, puede configurar un regla que cambia automáticamente vistas a partir de la función del usuario. Por ejemplo, puede crear una función de usuario administrador y, a continuación, crear una regla para cambiar automáticamente a la vista de administrador cuando un usuario que está asignado al rol de administrador abre el formulario. Como alternativa, puede crear primero la regla y, a continuación, definir los roles de usuario como parte del proceso de creación de la regla.

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Consideraciones de compatibilidad

No puede crear roles de usuario en un plantilla de formulario compatible con el explorador. Crear roles de usuario solo en una plantilla de formulario cuyos formularios se rellenarán en InfoPath.

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Antes de empezar

Antes de poder agregar roles de usuario a la plantilla de formulario, necesita lo siguiente:

  • Una lista de los roles de usuario que desea agregar, junto con los miembros de cada rol de usuario. Los miembros pueden ser nombres de usuario o grupos de un servicio de directorio de Microsoft Active Directory o un valor especificado por el usuario en un control enlazado a un campo específico en el origen de datos de la plantilla de formulario.

  • La función de usuario predeterminada que desea asignar a los usuarios que abran un formulario que se basa en la plantilla de formulario, cuando no son miembros de una función de usuario.

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Agregar una función de usuario

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Roles de usuario.

  2. En el cuadro de diálogo Administrar Roles de usuario, haga clic en Agregar.

  3. En el cuadro nombre de la función, escriba un nombre para la nueva función de usuario.

  4. Para asignar los usuarios o grupos de usuarios a la función, siga uno o varios de estos procedimientos.

    Especifique uno o más usuarios que forman parte de una red que usa el servicio de directorio de Active Directory

    1. Active la casilla de verificación nombres de usuario y, a continuación, haga clic en seleccionar uno o más usuarios Botón Deshacer .

      Nota: Si ya conoce el nombre de dominio y de usuario, escriba en el cuadro de nombres de usuario. Deben estar en el formato DOMINIO\nombre. Separar varios nombres de usuario con punto y coma (;).

    2. En el cuadro Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar, escriba uno o varios nombres de usuario separados por punto y coma (;).

      Nota: Para obtener información sobre cómo dar formato a los nombres de usuario, haga clic en el vínculo de ejemplos en el cuadro de diálogo.

    3. Para comprobar los nombres de usuario que ha escrito con los nombres de Active Directory, haga clic en Comprobar nombres.

    4. Haga clic en Aceptar.

    Especifique uno o varios grupos que forman parte de una red que usa el servicio de directorio de Active Directory

    1. Active la casilla de verificación de los nombres de grupo y, a continuación, haga clic en seleccionar uno o varios grupos Imagen del botón .

      Nota: Si ya conoce el nombre del grupo, escriba en el cuadro de nombres de grupo. Debe estar en el formato DOMINIO\nombre. Separar varios nombres de grupo con punto y coma (;).

    2. En el cuadro Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar, escriba uno o más nombres de grupo, separados por punto y coma (;).

      Nota: Para obtener más información sobre cómo dar formato a los nombres de grupo, haga clic en el vínculo de ejemplos en el cuadro de diálogo.

    3. Para comprobar los nombres de grupo que ha escrito con los nombres de Active Directory, haga clic en Comprobar nombres.

    4. Haga clic en Aceptar.

    Especifique los nombres de usuario que procedan directamente de un campo en el formulario

    1. Seleccione la casilla de verificación de los nombres de usuario del formulario y, a continuación, haga clic en Seleccionar un campo en el origen de datos Imagen del botón .

    2. En el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo, haga clic en el campo que proporcionarán los valores que desee para las funciones de usuario y a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. Para establecer la función de usuario como la función del iniciador, active la casilla de verificación establecer como iniciador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Nota: Cuando no se especifica una función de usuario como iniciador, este rol tiene prioridad sobre el resto de las asignaciones de roles, incluso si la función de iniciador esté en el medio de la lista en el cuadro de diálogo Administrar Roles de usuario.

  6. Para especificar una función de usuario predeterminada para los usuarios que no son miembros de ninguna otra función, seleccione el rol en el cuadro de diálogo Administrar Roles de usuario y, a continuación, haga clic en establecer como predeterminado.

    Nota: Debe tener más de una función de usuario para hacer clic en establecer como predeterminado.

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Mostrar una vista basándose en una función de usuario

Si está diseñando una plantilla de formulario incluye funciones de usuario y contiene varias vistas, puede ser útil mostrar una vista que se basa en el rol de usuario que está asignado a un usuario. Por ejemplo, puede usar una regla para tener una vista específica abierto cuando un usuario que está asignado a un rol de usuario específico, abre un formulario que se basa en la plantilla de formulario.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de formulario.

  2. En la lista de categoría en el cuadro de diálogo Opciones de formulario, haga clic en Abrir y guardar.

  3. Comportamiento al abrir, haga clic en reglas.

  4. Haga clic en Agregar.

  5. En el cuadro nombre, escriba un nombre para la regla.

  6. Haga clic en Establecer condición.

  7. En el primer cuadro, haga clic en la función actual del usuario.

  8. En el segundo cuadro, haga clic en es igual a.

  9. En el tercer cuadro, haga clic en el nombre de la función de usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  10. En el cuadro de diálogo regla, haga clic en Agregar acción.

  11. En la lista acción, haga clic en cambiar vistas y, a continuación, haga clic en una vista en la lista vista.

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Probar los roles de usuario

Si un formulario tiene varias funciones de usuario, es una buena idea comprobar la apariencia y comportamiento de cada función. Aunque puede obtener una vista previa de una plantilla de formulario para comprobar si las vistas funcionan como se esperaba con roles de usuario, no podrá simular el proceso de evaluación de un usuario con la asignación de rol determinado del usuario. Eso es porque InfoPath comprueba los roles de usuario al rellenar el formulario, no cuando vista previa. Si desea probar totalmente las funciones de usuario para la plantilla de formulario, puede asignarse temporalmente a cada función de usuario que desee probar y, a continuación, abra el formulario como si va a rellenar.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de formulario.

  2. En la lista categoría, haga clic en vista previa.

  3. En la lista vista previa como en función del usuario, haga clic en la función que desea obtener una vista previa y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Para probar sus cambios, haga clic en Vista previa en la barra Estándar, o presione CTRL+MAYÚS+B.

    El nombre de la función de usuario actual aparece en la barra de estado en la esquina inferior derecha de la ventana de vista previa.

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