Agregar una conexión de datos a una biblioteca de documentos o lista de SharePoint

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede agregar una o varias conexiones de datos secundaria a la plantilla de formulario que puede consultar los datos desde una lista o biblioteca de documentos o enviar datos a una biblioteca de documentos en un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services.

En este artículo:

Información general

Antes de empezar

Agregar una conexión de datos de consulta

Agregar una conexión de datos de envío

Información general

Una conexión de datos secundaria es cualquier conexión de datos a un origen de datos externo que agrega a una plantilla de formulario. Esta conexión de datos es diferente de la conexión de datos principal que se crea al diseñar una plantilla de formulario basada en una base de datos, servicio Web o configuración de una biblioteca de conexión. Agregar una conexión de datos secundaria solo si no puede consultar o enviar datos a través de la conexión de datos principal.

Cuando agrega una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que consulta datos, Microsoft Office InfoPath crea un secundario origen de datos con grupos y los campos de datos que corresponde a la forma en que los datos se almacenan en la lista o biblioteca de documentos. Relación entre el origen de datos externo y el origen de datos de la plantilla de formulario.

Dado que la estructura de datos en el origen de datos secundario debe coincidir con la forma en que los datos se almacenan en la lista o biblioteca de documentos, no puede modificar los campos existentes o grupos en el origen de datos secundario.

Una conexión de datos que consulta datos desde SharePoint biblioteca de documentos o lista automáticamente devuelve todos los elementos de dicha lista o biblioteca de documentos. Si está utilizando una conexión de datos de consulta para rellenar una lista cuadro, cuadro de lista desplegable, o control de cuadro combinado y el control contiene demasiados elementos o desea mostrar solo los elementos que cumplen los criterios especificados, puede usar un filtro para limitar el número de elementos en el control. Buscar vínculos a más información acerca del filtrado de los datos mostrados en un control en la sección Vea también.

También puede configurar las conexiones de datos de consulta para guardar los resultados de tal forma que los usuarios tengan acceso a los datos cuando el formulario no está conectado a la red. En función de la naturaleza de los datos, es posible que desee mostrar los resultados de la consulta sólo cuando los usuarios estén conectados a la red.

Nota de seguridad : Si está utilizando una conexión de datos secundaria para recuperar datos confidenciales desde un origen de datos externos, desea deshabilitar esta característica para ayudar a proteger los datos de uso no autorizado en caso de que se robe o se pierda el equipo. Si deshabilita esta característica, los datos estará disponibles únicamente si el usuario está conectado a la red.

Al agregar una conexión de datos de consulta a una plantilla de formulario, los formularios que se basan en esta plantilla de formulario usan esa conexión de datos de forma predeterminada cuando un usuario los abre. También puede configurar la plantilla de formulario para que use la conexión de datos de consulta de uno de los siguientes modos:

  • Agregar una regla    Puede configurar una regla para usar la conexión de datos de consulta siempre que se produce la condición en la regla.

  • Agregar un botón    Puede agregar un botón a la plantilla de formulario que los usuarios pueden hacer clic para obtener datos mediante la conexión de datos de la consulta.

  • Usar código personalizado    Si no puede agregar una regla o un botón, puede usar código personalizado para obtener datos mediante la conexión de datos de la consulta. Usando código personalizado requiere un programador crear el código personalizado.

Cuando agrega una conexión de envío de datos a la plantilla de formulario, puede configurar la plantilla de formulario para permitir a los usuarios enviar los datos del formulario y también puede configurar las opciones de envío para los formularios basados en la plantilla de formulario.

Principio de página

Antes de empezar

Antes de agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario, necesita la siguiente información del administrador del sitio:

  • La ubicación del sitio de SharePoint y los permisos necesarios para tener acceso a ella.

  • Comprobación de que el sitio está configurado para que los usuarios puedan obtener los datos de la biblioteca de documentos o lista.

  • Comprobación de que puede almacenar los datos de la biblioteca de documentos o lista en los equipos de los usuarios para un uso sin conexión.

Principio de página

Agregar una conexión de datos de consulta

Para permitir que los usuarios consulten datos de una biblioteca de documentos o lista en un sitio ubicado en un servidor en el que se ejecute Microsoft Windows SharePoint Services, tiene que seguir este procedimiento en la plantilla de formulario:

  1. Agregue una conexión de datos secundaria.

  2. Configure la plantilla de formulario para usar una conexión de datos secundaria.

Paso 1: Agregue una conexión de datos secundaria

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Conexiones de datos.

  2. En el cuadro de diálogo Conexiones de datos, haga clic en Agregar.

  3. En el Asistente para conexiones de datos, haga clic en Crear una nueva conexión para, haga clic en Recibir datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  4. En la siguiente página del asistente, haga clic en Biblioteca de SharePoint o lista y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Página del Asistente para la conexión de datos para especificar un sitio de SharePoint como origen de datos.

  5. En la siguiente página del asistente, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint con la lista o biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente. Por ejemplo, para usar una lista de documentos en un sitio de SharePoint con la dirección URL http://www.adventureworks.com/EmployeeList, escriba http://www.adventureworks.com/EmployeeList.

  6. En la siguiente página del asistente, en la lista Seleccione una lista o biblioteca, haga clic en la lista o biblioteca que desea usar y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  7. En la página siguiente del asistente, active las casillas de verificación que se encuentran junto a los valores que desea recibir. Si la plantilla de formulario se publicará en la biblioteca de documentos y desea que los formularios se basen en esta plantilla de formulario para obtener los metadatos sobre el formulario, active la casilla de verificación Incluir datos sólo para el formulario activo.

  8. Haga clic en Siguiente.

  9. Si desea almacenar los resultados de la consulta con la plantilla de formulario, active la casilla de verificación Almacenar una copia de los datos en la plantilla de formulario. Si se activa esta casilla de verificación, los resultados de la consulta se almacenarán en la plantilla de formulario. Como los datos también están almacenados en dicha plantilla, estarán disponibles en los formularios que los usuarios rellenen aunque sus equipos no estén conectados a una red.

    Nota de seguridad : Si activa esta casilla, los resultados de la consulta almacena en la plantilla de formulario. Dado que los datos se almacenan en la plantilla de formulario, está disponible en los formularios que los usuarios rellenan, incluso si su equipo no está conectado a una red. Si está obteniendo datos confidenciales de esta conexión de datos, desea deshabilitar esta característica para ayudar a proteger los datos en caso de que se robe o se pierda el equipo.

  10. Haga clic en Siguiente.

  11. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Escriba un nombre para esta conexión de datos, escriba un nombre descriptivo para esta conexión de datos secundaria. Este es el nombre que aparece en la lista de origen de datos en el panel de tareas origen de datos. Si desea que esta consulta se ejecute automáticamente cuando se abre el formulario por un usuario, seleccione la casilla de verificación recuperar datos automáticamente cuando se abre un formulario.

Paso 2: Configure la plantilla de formulario para usar una conexión de datos secundaria

Si desea que los formularios basados en la plantilla de formulario para usar esta conexión de datos después de que el usuario abre el formulario, puede agregar una regla a la plantilla de formulario que utiliza esta conexión de datos que cumple una condición, o puede agregar un botón a la plantilla de formulario que los usuarios pueden hacer clic para usar esta conexión de datos.

Agregar una regla

Puede agregar una regla a la plantilla de formulario para obtener datos de la conexión de datos de consulta siempre que se cumpla la condición de la regla. El procedimiento siguiente asume que ha creado una conexión de datos de consulta para la plantilla de formulario y que ha configurado un control en la plantilla de formulario para mostrar los datos de esa conexión de datos.

  1. Si la plantilla de formulario tiene varias vistas, haga clic en nombre de la vista en el menú Ver para ir a la vista con el control que desea mostrar los datos de origen de datos secundario.

  2. Haga doble clic en el control en el que desea mostrar los resultados de la consulta.

  3. Haga clic en la ficha Datos.

  4. En Validación y reglas, haga clic en Reglas.

  5. En el cuadro de diálogo Reglas, haga clic en Agregar.

  6. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la regla.

  7. Para especificar una condición cuándo debe ejecutarse la regla, haga clic en Establecer condición y, a continuación, especifique la condición. La regla se ejecutará cuando se produzca la condición. Si no ha establecido una condición, la regla se ejecutará cada vez que el usuario cambia el valor en el control y, a continuación, mueve el cursor fuera de ese control.

  8. Haga clic en Agregar acción.

  9. En la lista Acción, haga clic en Realizar consulta usando una conexión de datos.

  10. En la lista Conexión de datos, haga clic en la conexión de datos de consulta que desea usar y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar todos los cuadros de diálogo abiertos.

  11. Para probar sus cambios, haga clic en Vista previa en la barra Estándar, o presione CTRL+MAYÚS+B.

Agregar un botón

Puede agregar un control de botón a la plantilla de formulario que los usuarios pueden hacer clic para usar esta conexión de datos de consulta. El procedimiento siguiente asume que ha creado una conexión de datos de consulta para la plantilla de formulario.

  1. Si la plantilla de formulario tiene varias vistas, haga clic en nombre de la vista en el menú Ver para ir a la vista con el control que desea mostrar los datos de origen de datos secundario.

  2. Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.

  3. Arrastre un control de botón a la plantilla de formulario.

  4. Haga doble clic en el control de botón que acaba de agregar a la plantilla de formulario.

  5. Haga clic en la ficha General.

  6. En la lista Acción, haga clic en Actualizar.

  7. En el cuadro Etiqueta, escriba el nombre que desea que aparezca en el botón de la plantilla de formulario.

  8. Haga clic en Configuración.

  9. En el cuadro de diálogo Actualizar, haga clic en Un origen de datos secundario.

  10. En la lista Seleccionar el origen de datos secundario, haga clic en el origen de datos secundario asociado a la conexión de datos de consulta y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar todos los cuadros de diálogo abiertos.

  11. Para probar sus cambios, haga clic en Vista previa en la barra Estándar, o presione CTRL+MAYÚS+B.

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Agregar una conexión de envío de datos

Para que los usuarios puedan enviar formularios basados en la plantilla de formulario a una biblioteca de documentos, siga el procedimiento siguiente:

  1. Agregue una conexión de datos secundaria que envíe datos a la plantilla de formulario.

  2. Configure la plantilla de formulario para que los usuarios puedan enviar sus datos del formulario a la biblioteca de documentos.

Paso 1: Agregue una conexión de datos secundaria

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Conexiones de datos.

  2. En el cuadro de diálogo Conexiones de datos, haga clic en Agregar.

  3. En el Asistente para conexiones de datos, haga clic en Crear una nueva conexión para, haga clic en Enviar datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  4. En ¿Cómo desea enviar los datos?, haga clic en A una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. En el Asistente para conexión de datos, en el cuadro Biblioteca de documentos, escriba la dirección URL de la biblioteca de documentos de SharePoint.

  6. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que se usará para identificar el formulario en la biblioteca de documentos.

    Sugerencia: También puede usar una fórmula para asegurarse de que el nombre de cada formulario es único.

    Cómo

    1. Haga clic en Insertar fórmula Botón de fórmula .

    2. En el cuadro de diálogo Insertar fórmula, siga uno de estos procedimientos:

      • Para usar un campo en la fórmula, haga clic en Insertar campo o grupo, haga clic en el campo que desee usar en el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo y, después, haga clic en Aceptar.

      • Para usar una función en la fórmula, haga clic en Insertar función, seleccione la función que desee usar en el cuadro de diálogo Insertar función y, después, haga clic en Aceptar.

        Sugerencia: Si la función requiere parámetros, seleccione la función en el cuadro de diálogo Insertar función, haga clic en Aceptar y, a continuación, en el cuadro de fórmula en el cuadro de diálogo Insertar fórmula, haga doble clic en la función que agregó y haga clic en un campo o grupo. En la sección Vea también encontrará vínculos para obtener más información acerca de las funciones.

      • Para insertar un valor u operador matemático en la fórmula, escriba el valor o el símbolo de la operación matemática en el cuadro Fórmula.

    Operación

    Símbolo

    Sumar

    +

    Restar

    -

    Multiplicar

    *

    Dividir

    /

    • Nota: Si la fórmula usa el operador de división (/), asegúrese de que hay un espacio antes y después del operador de división. Si el operador de división no tiene un espacio antes y después de ella, InfoPath puede interpretar "/" como un separador de pasos de ubicación de XPath en lugar de como un operador de división.

    • Para comprobar que la fórmula tiene una sintaxis correcta, en el cuadro de diálogo Insertar fórmula, haga clic en Comprobar fórmula.

      Encontrará vínculos para obtener más información acerca de las fórmulas en la sección Vea también.

  7. Para sobrescribir formularios existentes en la biblioteca de documentos que tengan el mismo nombre, active la casilla de verificación Permitir sobrescribir si existe el archivo.

  8. Haga clic en Siguiente.

  9. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Escriba un nombre para esta conexión de datos, escriba un nombre descriptivo para esta conexión de datos de envío.

Después de agregar la conexión de datos secundaria de envío, tiene que configurar la plantilla de formulario para que los usuarios envíen los datos del formulario usando esta conexión de datos de envío.

Paso 2: Habilite el envío en la plantilla de formulario

Al configurar la plantilla de formulario para permitir que los usuarios envíen los formularios, InfoPath agrega un botón Enviar a la barra de herramientas Estándar y un comando Enviar al menú Archivo cuando los usuarios rellenan el formulario. También puede personalizar las opciones de envío para la plantilla de formulario de una de las formas siguientes:

  • Cambiar el texto que aparece en el botón Enviar

  • Cambiar el método abreviado de teclado para el botón Enviar

  • Crear mensajes personalizados para mostrar a los usuarios cuando envíen los formularios

  • Especificar si el formulario debe quedar abierto, se debe cerrar o se debe abrir otro formulario en blanco después de enviarlo

  • En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de envío.

  • En el cuadro de diálogo Opciones de envío, active la casilla de verificación Permitir a los usuarios enviar este formulario, haga clic en enviar datos del formulario a un único destino y, a continuación, en la lista, haga clic en biblioteca de documentos de SharePoint.

  • En la lista Seleccione la conexión de datos para el envío, haga clic en la conexión de datos de envío a la biblioteca de SharePoint.

    1. Para cambiar el nombre del botón Enviar que aparece en la barra de herramientas estándar y el comando Enviar que aparece en el menú archivo cuando los usuarios rellenan el formulario, escriba el nuevo nombre en el cuadro de título en el cuadro de diálogo Opciones de envío.

      Sugerencia: Si desea asignar un método abreviado de teclado a este botón y el comando, escriba una y comercial (&) antes del carácter que desea utilizar como un método abreviado de teclado. Por ejemplo, para asignar ALT+B como método abreviado de teclado para el botón Enviar y el comando, escriba Su & bmit.

  • Si no desea que los usuarios utilicen un comando Enviar o el botón Enviar en la barra de herramientas estándar cuando rellenen el formulario, desactive la casilla de verificación Mostrar el elemento de menú Enviar y el botón Enviar.

    1. De forma predeterminada, cuando los usuarios envían un formulario, InfoPath mantiene el formulario abierto y muestra un mensaje para indicar si el formulario se envió correctamente. Para cambiar este comportamiento predeterminado, haga clic en Avanzadas y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

      • Para cerrar el formulario o crear un nuevo formulario en blanco después de que el usuario envía un formulario completado, haga clic en la opción que desee en la lista después de enviar.

      • Para crear un mensaje personalizado para indicar si el formulario se envió correctamente, seleccione la casilla de verificación usar mensajes personalizados y, a continuación, escriba los mensajes en los cuadros de éxito y de error.

        Sugerencia: Use un mensaje en el cuadro de error para informar a los usuarios qué hacer si no puede enviar el formulario. Por ejemplo, puede sugerir que los usuarios, guarde el formulario y ponerse en contacto para obtener más instrucciones.

      • Si no desea mostrar un mensaje cuando el usuario envía un formulario, desactive la casilla de verificación Mostrar mensajes de error y éxito.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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