Agregar una conexión de datos a una base de datos de Microsoft Access

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Si los usuarios necesitan datos de una base de datos (formato .accdb) Microsoft Office Access 2007 o de una base de datos de Access guardada en una versión anterior (formato .mdb) para rellenar un formulario basado en la plantilla de formulario de Microsoft Office InfoPath, puede agregar una conexión de datos secundaria en la plantilla de formulario que consulta una base de datos de Access.

Puede agregar una conexión de datos secundaria, pero esa conexión de datos sólo puede consultar una base de datos de Access. No puede agregar una conexión de datos secundaria que envíe los datos de formulario a una base de datos de Access.

Si desea que los usuarios envíen sus datos de formulario a una base de datos de Access, puede diseñar una plantilla de formulario basada en una base de datos de Access y, a continuación, habilitar la conexión de datos de envío en la conexión de datos principal. Como alternativa, puede agregar una conexión de datos secundaria a un servicio Web que funcione con la base de datos de Access.

Busque vínculos para encontrar más información acerca de cómo diseñar plantillas de formulario basadas en una base de datos de Access y agregar una conexión de datos secundaria a un servicio Web en la sección Vea también.

En este artículo

Información general

Consideraciones de compatibilidad

Antes de empezar

Paso 1: Agregar una conexión de datos secundaria

Paso 2: Configure la plantilla de formulario para usar la conexión de datos

Información general

Una conexión de datos secundaria es una conexión de datos que se agrega a una plantilla de formulario. Una conexión de datos secundaria es diferente de la conexión de datos principal, que se crea al diseñar una nueva plantilla de formulario basada en una base de datos o en un servicio Web. Una conexión de datos principal de una plantilla del formulario puede recibir datos de un origen de datos externo y enviar datos de formulario a éste. Sin embargo, una plantilla de formulario sólo puede tener una conexión de datos principal.

Puede agregar tantas conexiones de datos secundarias a una plantilla de formulario como desee. Por ejemplo, suponga que tiene una base de datos de Access que contiene una tabla que almacena los datos de los empleados y otra tabla que almacena los datos de los clientes. Puede agregar una conexión de datos secundaria que recupere datos de la tabla de empleados, y también puede agregar otra conexión de datos secundaria que recupere los datos de la tabla de clientes de la misma base de datos de Access.

Aunque puede agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario habilitada que pueda enviar datos de formulario a un origen de datos externo, como un servicio Web o una biblioteca de Windows SharePoint Services, sólo se pueden utilizar conexiones de datos secundarias para recuperar datos de una base de datos de Access. No se puede agregar una conexión de datos secundaria que envíe los datos de formulario a una base de datos de Access.

Cuando agrega una conexión de datos de consulta a una base de datos, InfoPath crea un secundario origen de datos que contiene los campos de datos y grupos que se corresponden a la forma en que los datos se almacenan en la base de datos. Dado que la estructura de datos en el origen de datos secundario debe coincidir con la forma en que los datos se almacenan en las tablas de base de datos, no puede modificar los campos o grupos en el origen de datos secundario.

Puede configurar cada conexión de datos de consulta para guardar sus resultados y que los usuarios tengan acceso a los datos cuando su formulario no esté conectado a una red. En función de la naturaleza de los datos, puede mostrar los resultados de la consulta sólo cuando los usuarios estén conectados a una red.

Nota de seguridad : Si está utilizando una conexión de datos secundaria para recuperar datos confidenciales desde un origen de datos externos, desea deshabilitar esta característica para ayudar a proteger los datos de uso no autorizado en caso de que se robe o se pierda el equipo. Si deshabilita esta característica, los datos estará disponibles únicamente si el usuario está conectado a la red.

Al agregar una conexión de datos de consulta a una plantilla de formulario, los formularios que se basan en esta plantilla de formulario usan esa conexión de datos de forma predeterminada cuando un usuario los abre. También puede configurar la plantilla de formulario para que use la conexión de datos de consulta de uno de los siguientes modos:

  • Agregar una regla    Puede configurar una regla para usar la conexión de datos de consulta siempre que se produce la condición en la regla.

  • Agregar un botón    Puede agregar un botón a la plantilla de formulario que los usuarios pueden hacer clic para obtener datos mediante la conexión de datos de la consulta.

  • Usar código personalizado    Si no puede agregar una regla o un botón, puede usar código personalizado para obtener datos mediante la conexión de datos de la consulta. Usando código personalizado requiere un programador crear el código personalizado.

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Consideraciones de compatibilidad

No se puede agregar una conexión de datos a una base de datos de Access a una plantilla de formulario compatible con el explorador.

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Antes de empezar

Antes de agregar una conexión de datos secundaria a una base de datos de Access a la plantilla de formulario, se necesita la siguiente información:

  • El nombre y la ubicación de la base de datos.

    Nota: Si la base de datos de Access se almacena en una ubicación de red, asegúrese de que la base de datos está accesible para los usuarios.

  • El nombre de la tabla o consulta que va a suministrar datos a los formularios basados en esta plantilla de formulario. Debe utilizar esta tabla o consulta como la tabla o consulta principal al configurar la conexión de datos de consulta.

  • Los nombres de las otras tablas o consultas que proporcionan datos adicionales a la tabla principal o consulta. En la mayoría de los casos, las relaciones de tabla ya establecidas en la base de datos. Si tiene que establecer manualmente las relaciones entre la tabla principal o consulta y otra tabla o consulta, necesitará los nombres de campo relacionados de ambas tablas o consultas.

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Paso 1: Agregue una conexión de datos secundaria

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Conexiones de datos.

  2. En el cuadro de diálogo Conexiones de datos, haga clic en Agregar.

  3. En el Asistente para conexiones de datos, haga clic en Crear una nueva conexión para, haga clic en Recibir datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  4. En la siguiente página del asistente, haga clic en Base de datos (sólo de Microsoft SQL Server o Microsoft Office Access) y, a continuación, en Siguiente.

  5. En la siguiente página del asistente, haga clic en Seleccionar base de datos.

  6. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, vaya a la ubicación de la base de datos.

    Nota: Si la base de datos esté almacenada en una ubicación de red, vaya a la ruta de nomenclatura universal (UNC) convención de la ubicación. No se vaya a la ubicación de red a través de una unidad de red. Si usa una unidad de red, los usuarios que creen formularios basados en esta plantilla de formulario buscará la base de datos de una unidad de red. Si el usuario no tiene una unidad de red, el formulario no encuentra la base de datos.

  7. Haga clic en el nombre de la base de datos y, a continuación, haga clic en Abrir.

  8. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, haga clic en la tabla principal o consulta que desea utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  9. En la página siguiente del asistente, active la casilla de verificación Mostrar las columnas de la tabla.

    De forma predeterminada, todos de los campos de la tabla o consulta se agregan al origen de datos principal de la plantilla de formulario.

  10. Desactive las casillas de verificación para los campos que no desea incluir en el origen de datos secundario.

    Agregue las consultas o tablas adicionales a la conexión de datos.

    ¿Cómo?

    1. Haga clic en Agregar tabla.

    2. En el cuadro de diálogo Agregar tabla o consulta, haga clic en el nombre de la tabla secundaria y, a continuación, haga clic en siguiente. InfoPath intenta establecer las relaciones haciendo coincidir los nombres de campo en ambas tablas. Si no desea usar la relación sugerida, seleccione la relación y, a continuación, haga clic en Quitar relación. Para agregar una relación, haga clic en Agregar relación. En el cuadro de diálogo Agregar relación, haga clic en el nombre de cada campo relacionado en la columna correspondiente y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    3. Haga clic en Finalizar.

    4. Para agregar tablas secundarias adicionales, repita estos pasos.

  11. Haga clic en Siguiente.

  12. Para que los resultados de la conexión de datos de consulta estén disponibles cuando el formulario no está conectado a una red, active la casilla de verificación Almacenar una copia de los datos en la plantilla de formulario.

    Nota de seguridad : Al activar esta casilla de verificación se almacenan los datos en el equipo del usuario cuando el formulario utiliza esta conexión de datos. Si el formulario recupera los datos confidenciales de esta conexión de datos, puede deshabilitar esta característica para ayudar a proteger los datos en caso de que el equipo se pierda o lo roben.

  13. Haga clic en Siguiente.

  14. En la siguiente página del asistente, escriba un nombre descriptivo para esta conexión de datos secundaria y, a continuación, compruebe que la información incluida en la sección Resumen es correcta.

  15. Para configurar el formulario para recibir datos automáticamente cuando se abre el formulario, active la casilla de verificación Recuperar datos automáticamente cuando se abre un formulario.

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Paso 2: configurar la plantilla de formulario para utilizar la conexión de datos

Si desea que los formularios basados en esta plantilla de formulario utilicen esta conexión de datos después de que el usuario abra el formulario, puede agregar una regla a la plantilla que utilice esta conexión de datos si se cumple una determinada condición o bien, puede agregar un botón a esta plantilla en el que los usuarios pueden hacer clic para utilizar esta conexión de datos.

Agregar una regla

Puede agregar una regla en la plantilla de formulario que sirve para recuperar datos de la conexión de datos de consulta cada vez que se cumple la condición para la regla. Por ejemplo, puede agregar un cuadro de texto a la plantilla de formulario que un usuario puede rellenar para obtener datos específicos de un origen de datos externo. A continuación, puede agregar una regla que utilice la conexión de datos siempre que un usuario escriba datos en el cuadro de texto.

En el siguiente procedimiento se supone que ha creado una conexión de datos de consulta para la plantilla de formulario y que haya configurado un control (distinto de un botón) en la plantilla de formulario para mostrar los datos de esa conexión de datos.

  1. Si la plantilla de formulario tiene varias vistas, haga clic en nombre de la vista en el menú Ver para ir a la vista con el control que desea mostrar los datos de origen de datos secundario.

  2. Haga doble clic en el control en el que desea agregar una regla.

  3. Haga clic en la ficha Datos.

  4. En Validación y reglas, haga clic en Reglas.

  5. En el cuadro de diálogo Reglas, haga clic en Agregar.

  6. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la regla.

  7. Para especificar una condición cuándo debe ejecutarse la regla, haga clic en Establecer condición y, a continuación, especifique la condición. La regla se ejecutará cuando se produzca la condición. Si no ha establecido una condición, la regla se ejecutará cada vez que el usuario cambia el valor en el control y, a continuación, mueve el cursor fuera de ese control.

  8. Haga clic en Agregar acción.

  9. En la lista Acción, haga clic en Realizar consulta usando una conexión de datos.

  10. En la lista Conexión de datos, haga clic en la conexión de datos de consulta que desea usar y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar todos los cuadros de diálogo abiertos.

  11. Para probar sus cambios, haga clic en Vista previa en la barra Estándar, o presione CTRL+MAYÚS+B.

Agregar un botón

Puede agregar un control de botón a la plantilla de formulario en el que los usuarios pueden hacer clic obtener los datos de la conexión de datos de consulta.

  1. Si la plantilla de formulario tiene varias vistas, haga clic en nombre de la vista en el menú Ver para ir a la vista con el control que desea mostrar los datos de origen de datos secundario.

  2. Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.

  3. Arrastre un control de botón hasta la plantilla de formulario.

  4. Haga doble clic en el control de botón que acaba de agregar a la plantilla de formulario.

  5. Haga clic en la ficha General.

  6. En la lista Acción, haga clic en Actualizar.

  7. En el cuadro Etiqueta, escriba el nombre que desea que aparezca en el botón de la plantilla de formulario.

  8. Haga clic en Configuración.

  9. En el cuadro de diálogo Actualizar realice una de las acciones siguientes:

    • Para recibir los datos más recientes de todos los orígenes de datos externos con conexiones de datos secundarios a esta plantilla de formulario, haga clic en Todos los orígenes de datos secundarios.

    • Para configurar el botón para recibir los datos más recientes de un origen de datos externo con una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario, haga clic en Conexión de datos secundaria y, a continuación, haga clic en un origen de datos secundario en la lista Elegir el origen de datos secundario.

  10. Haga clic en Aceptar para cerrar cada cuadro de diálogo abierto.

  11. Para probar sus cambios, haga clic en Vista previa en la barra Estándar, o presione CTRL+MAYÚS+B.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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