Agregar texto de Ayuda personalizado a una plantilla de formulario

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Para ayudar a los usuarios a entender el propósito de su formulario y a rellenarlo correctamente, puede agregar texto de Ayuda informativo a la plantilla de formulario.

En este artículo se explica cómo determinar el tipo de texto de Ayuda más recomendable para la plantilla de formulario a partir de factores tales como el tipo de plantilla creada, el destinatario, la dimensión de distribución de la plantilla de formulario y si los usuarios rellenarán formularios basados en la plantilla de formulario mediante un explorador Web.

En este artículo

Consideraciones de compatibilidad

Tipos de Ayuda

Crear una vista para mostrar Ayuda

Crear un panel de tareas personalizado para mostrar la Ayuda

Utilizar el formato condicional para mostrar la Ayuda contextual

Crear un hipervínculo a un sitio Web o archivo de Ayuda externo

Agregar instrucciones para que los usuarios vean el sistema de Ayuda de InfoPath

Consideraciones de compatibilidad

Al diseñar una plantilla de formulario en Microsoft Office InfoPath 2007, puede diseñar un plantilla de formulario compatible con el explorador. Al diseñar una plantilla de formulario compatible con el explorador, algunas características no están disponibles. Por ejemplo, los paneles de tareas personalizados, que a menudo se utilizan para mostrar texto de ayuda personalizado, no son compatibles en las plantillas de formulario compatibles con el explorador. Para agregar ayuda a una plantilla de formulario compatible con el explorador, considere la posibilidad de agregar Ayuda, por ejemplo, usando formato condicional para mostrar la Ayuda contextual de una forma alternativa.

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Tipos de Ayuda

En función de la complejidad de la plantilla de formulario y de las necesidades de los usuarios, puede agregar distintos tipos de texto de Ayuda a través de diversos procedimientos. Según el tipo de plantilla de formulario, puede utilizar más de un tipo de texto en la plantilla. A continuación, se presenta una lista con las formas más comunes:

  • Vista de Ayuda    Cree una ver de Ayuda independiente para mostrar texto de Ayuda cuando desee proporcionar instrucciones detalladas al usuario. Puede crear una vista de Ayuda que contenga sólo texto de Ayuda, o puede duplicar los controles que agregó en la vista predeterminada de la plantilla de formulario e incluir el texto de Ayuda correspondiente. Al agregar controles con texto de Ayuda, se proporciona una vista alternativa para rellenar el formulario: una vista que contiene Ayuda contextual para cada sección o control, lo cual resulta útil cuando los destinatarios son tanto usuarios nuevos, que necesitan información extra, como usuarios con experiencia, que ya saben cómo rellenar el formulario. 

    Sugerencia: Dado que las plantillas de formulario compatibles con el explorador no admiten paneles de tareas personalizados, el uso de las vistas de Ayuda para mostrar el texto constituye una buena alternativa a dichos paneles.

  • Panel de tareas personalizado    Un panel de tareas personalizado es un archivo HTML cuyo contenido se muestra en un panel de tareas de InfoPath cuando un usuario rellena un formulario. Sólo puede especificar un archivo HTML para que se abra en el panel de tareas personalizado predeterminado para la plantilla de formulario, pero puede agregar a la plantilla archivos HTML adicionales como archivos de recursos y, a continuación, crear hipervínculos entre ellos. En los paneles de tareas personalizados sólo es posible mostrar archivos HTML. Los paneles de tareas personalizados pueden proporcionar comandos específicos de los formularios y contenido de Ayuda. Puede agregar un archivo HTML directamente a la plantilla de formulario, de modo que los usuarios puedan ver la Ayuda del panel de tareas personalizado incluso cuando rellenan el formulario sin conexión, o puede vincular el panel a un archivo HTML almacenado en otra ubicación. Por ejemplo, si tiene pensado actualizar con frecuencia el contenido de la Ayuda, pero no desea publicar la plantilla de formulario cada vez que realice una actualización en el archivo de Ayuda HTML, una buena idea es guardar el archivo HTML en otra ubicación y crear un vínculo desde el panel de tareas personalizado. Recuerde que las plantillas de formulario compatibles con el explorador no admiten paneles de tareas personalizados, de modo que debe crear un panel de tareas personalizado sólo para formularios que se vayan a rellenar en InfoPath.

  • Formato condicional     Puede utilizar el formato condicional para especificar diferentes opciones de formato para un control que se basan en las condiciones que se producen en el formulario. Si las condiciones especificadas son verdaderas cuando un usuario rellena un formulario, el formato condicional se aplica. Cuando agregue texto de ayuda a una sección en la plantilla de formulario y condicional formato a la sección, que permite a un usuario mostrar u ocultar contextual texto de ayuda para una sección o control según sea necesario, sin tener que cambiar vistas. Esta es una manera útil proporcionar ayuda en línea para determinadas secciones o controles para los usuarios que desee de la Ayuda.

  • Ayuda externa     Puede agregar un vínculo a un archivo externo, tal como un archivo HTML de un sitio. Por ejemplo, si el sitio Web de asistencia técnica de una organización contiene una página Web para iniciar una sesión de charla en directo con el ingeniero de asistencia técnica, puede agregar un hipervínculo a la plantilla de formulario que permita a los usuarios abrir la página en sus exploradores Web. Este sistema resulta útil a la hora de diseñar una plantilla de formulario para otro departamento de una organización cuando éste está mejor preparado para proporcionar a los usuarios ayuda y asistencia técnica.

  • Sistema de Ayuda de InfoPath para usuarios que rellenan formularios     InfoPath incluye un sistema de Ayuda para usuarios que rellenan formularios. Al indicar a los usuarios que presionen F1 mientras rellenan un formulario, se les ofrece acceso a temas sobre la funcionalidad estándar de InfoPath. Utilice este sistema para formularios que el usuario rellena únicamente a través de InfoPath.

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Crear una vista para mostrar Ayuda

Para crear una vista independiente en la plantilla de formulario para que los usuarios vean instrucciones sobre la forma de rellenar el formulario, primero debe crear una vista de Ayuda para la plantilla de formulario y, a continuación, agregar un botón a la vista de formulario predeterminada en el que los usuarios pueden hacer clic para tener acceso a la vista.

Crear una vista de Ayuda

  1. En el menú Ver, haga clic en Administrar vistas.

  2. En Acciones en el panel de tareas Vistas, haga clic en Agregar una nueva vista.

  3. En el cuadro Nombre de vista nuevo, escriba un nombre para la vista de Ayuda y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Por ejemplo, escriba Ayuda.

  4. En la plantilla de formulario, haga clic en la vista de acabar de agregar y escriba o pegue el texto de Ayuda que desea.

  5. Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.

  6. En el panel de tareas Controles, haga clic en Botón.

  7. Haga clic con el botón secundario del mouse en el botón agregado y, a continuación, haga clic en Propiedades del botón en el menú contextual.

  8. Haga clic en la ficha General.

  9. En el cuadro etiqueta, escriba una etiqueta para el botón. Por ejemplo, escriba volver al formulario.

  10. Haga clic en Reglas.

  11. En el cuadro de diálogo Reglas, haga clic en Agregar.

  12. Haga clic en Agregar acción.

  13. En el cuadro Acción, haga clic en Intercambiar vistas.

  14. En el cuadro Vista, haga clic en el nombre de la vista predeterminada.

  15. Haga clic cuatro veces en Aceptar para volver a la plantilla de formulario.

Después de crear la vista de Ayuda para la plantilla de formulario, es necesario agregar un botón a la vista predeterminada para que los usuarios tengan acceso fácilmente a la vista de Ayuda al rellenar el formulario.

Agregar un botón a la vista predeterminada

  1. En el menú Ver, haga clic en Administrar vistas.

  2. En el panel de tareas Vistas, haga clic en el nombre de la vista predeterminada.

  3. Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.

  4. En el panel de tareas Controles, haga clic en Botón.

  5. Haga clic con el botón secundario del mouse en el botón agregado y, a continuación, haga clic en Propiedades del botón en el menú contextual.

  6. Haga clic en la ficha General.

  7. En el cuadro Etiqueta, escriba una etiqueta para el botón. Por ejemplo, escriba Ayuda.

  8. Haga clic en Reglas.

  9. En el cuadro de diálogo Reglas, haga clic en Agregar.

  10. Haga clic en Agregar acción.

  11. En el cuadro Acción, haga clic en Intercambiar vistas.

  12. En el cuadro Vista, haga clic en el nombre de la vista de Ayuda que agregó en el procedimiento anterior.

  13. Haga clic cuatro veces en Aceptar para volver a la plantilla de formulario.

Sugerencia: Puede agregar si lo desea a la vista los mismos controles incluidos en la vista predeterminada. De este modo, los usuarios tienen la opción de rellenar el formulario en la vista predeterminada, en caso de que no necesiten la Ayuda, o de utilizar la vista de Ayuda para rellenar el formulario si necesitan utilizar las instrucciones.

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Crear un panel de tareas personalizado para mostrar la Ayuda

Notas: Antes de crear un panel de tareas personalizado para mostrar la Ayuda en la plantilla de formulario, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Las plantillas de formulario compatibles con el explorador no admiten paneles de tareas personalizados.

  • Antes de habilitar un panel de tareas personalizado, debe crear un archivo HTML para el panel de tareas personalizado usando un editor de HTML, tal como Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

Para crear y habilitar un panel de tareas personalizado, haga lo siguiente:

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de formulario.

  2. En Categoría, haga clic en Programación.

  3. Active la casilla de verificación Habilitar el panel de tareas personalizado.

  4. En el cuadro Nombre del panel de tareas, escriba el nombre que desea que aparezca en la parte superior del panel de tareas personalizado. Por ejemplo, escriba Ayuda.

  5. Para agregar un archivo a la plantilla de formulario, haga clic en Archivos de recursos.

    Nota: Para vincular un archivo a la plantilla de formulario, escriba la ruta de acceso absoluta de la ubicación del archivo HTML en el cuadro Ubicación del panel de tareas y haga clic en Aceptar.

    Nota de seguridad : Se recomienda que cree el vínculo a un archivo HTML que se encuentre en el mismo dominio que la plantilla de formulario. De lo contrario, los usuarios que abran un formulario basado en la plantilla recibirán una alerta.

  6. En el cuadro de diálogo Archivos de recursos, haga clic en Agregar.

  7. En el cuadro de diálogo Agregar archivo, busque y seleccione el archivo HTML deseado y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  8. Si el archivo HTML que había agregado referencias a otros archivos, como hojas de estilos en cascada, agregue también esos archivos.

    Sugerencia: Puede especificar sólo un archivo HTML para abrirlo en el panel de tareas personalizado predeterminado para la plantilla de formulario, pero puede agregar más archivos HTML a la plantilla de formulario como archivos de recursos y, a continuación, crear hipervínculos entre ellos.

  9. En el cuadro de diálogo Opciones de formulario, haga clic en el nombre del archivo HTML que acaba de agregar en el cuadro Ubicación del panel de tareas.

  10. Para probar sus cambios, haga clic en vista previa en la barra de herramientas estándar, o presione CTRL + MAYÚS + B. El panel de tareas personalizado que acaba de crear debería aparecer de forma predeterminada al obtener una vista previa de la plantilla de formulario.

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Utilizar el formato condicional para mostrar la Ayuda contextual

En el procedimiento siguiente se describe cómo utilizar el formato condicional para mostrar u ocultar la Ayuda contextual.

  1. Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.

  2. En el panel de tareas Controles, haga clic en Casilla de verificación y, a continuación, en Sección.

  3. Haga clic en la sección que acaba de agregar a la plantilla de formulario y escriba un texto de Ayuda.

  4. Elimine el texto de etiqueta predeterminado de la casilla de verificación y, a continuación, escriba Seleccionar para mostrar u ocultar la Ayuda.

  5. Haga clic en la sección correspondiente a la plantilla de formulario y, a continuación, en el menú Formato haga clic en Formato condicional.

  6. Haga clic en Agregar.

  7. En Si esta condición se cumple, en el primer cuadro, haga clic en Seleccionar un campo o grupo.

  8. En el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo, seleccione el campo correspondiente al control de la casilla de verificación agregado en el paso 2 y haga clic en Aceptar.

  9. En el segundo cuadro, en el cuadro de diálogo Formato condicional, haga clic en es igual a.

  10. En el tercer cuadro, haga clic en FALSO.

  11. En Aplicar este formato, active la casilla de verificación Ocultar este control.

    Nota: La condición indica ahora que si la casilla de verificación está seleccionada, se mostrará la sección.

  12. Para probar sus cambios, haga clic en Vista previa en la barra Estándar, o presione CTRL+MAYÚS+B.

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Crear un hipervínculo a un sitio Web o archivo de Ayuda externo

El procedimiento siguiente describe la forma de agregar un hipervínculo de la plantilla de formulario a un archivo externo de Ayuda, como un archivo HTML o un archivo de Ayuda compilada (.chm), o a un sitio Web como un sitio Web de soporte técnico.

Notas: 

  • Asegúrese de que el sitio Web o el archivo de ayuda que cree un vínculo a es accesible para los usuarios. Si desea agregar un vínculo a un archivo HTML en una plantilla de formulario que solo es compatible con InfoPath (es decir, los usuarios deben utilizar InfoPath para rellenar formularios basados en esa plantilla de formulario), puede agregar archivos HTML a la plantilla de formulario agregando como archivos de recursos que se abren en un panel de tareas personalizado. Para la plantilla de formulario compatible con el explorador, debe publicar los archivos HTML en un sitio que se puede acceder a los usuarios, preferentemente en el mismo sitio Web donde se encuentra, la plantilla de formulario y crear un hipervínculo estático en la plantilla de formulario que apunta al archivo HTML externo.

  • Si decide otro formato para el archivo de Ayuda, como un archivo .chm, recuerde que tiene que comprobar si los sistemas operativos de los equipos de los usuarios admiten el formato de archivo seleccionado.

Crear un hipervínculo estático a un archivo externo

  1. En la plantilla de formulario, haga clic donde desea insertar un hipervínculo, o seleccione el texto o imagen que desea convertir en hipervínculo.

  2. En la barra de herramientas estándar, haga clic en Insertar hipervínculo   Imagen de botón .

  3. Haga clic en la ficha General.

  4. En el cuadro Dirección, escriba la dirección URL a la que desea crear el vínculo.

  5. Para cambiar el texto del hipervínculo que aparece en la plantilla de formulario, escriba el texto que desee en el cuadro Texto.

    Nota: Esta opción no aparece disponible si seleccionó una imagen en el paso 1.

  6. Si desea asignar una información en pantalla para que aparezca cuando un usuario mueva el puntero sobre un hipervínculo, haga clic en la ficha Avanzadas y, a continuación, en el cuadro Información en pantalla, escriba el texto que desea que aparezca.

  7. Para probar sus cambios, haga clic en Vista previa en la barra Estándar, o presione CTRL+MAYÚS+B.

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Agregar instrucciones para que los usuarios vean el sistema de Ayuda de InfoPath

InfoPath incluye un sistema de Ayuda dedicado que los usuarios pueden utilizar a la hora de rellenar formularios. Este sistema contiene información relativa a tareas comunes, tales como activar o desactivar la opción Autocompletar o revisar la ortografía del texto de un formulario. Como diseñador de formularios, puede abrir la Ayuda de InfoPath para usuarios de formularios presionando F1 para obtener una vista previa de un formulario en la ventana correspondiente.

La Ayuda para usuarios de formularios se limita a tareas que se aplican a todos los formularios, de modo que no es mala idea proporcionar instrucciones personalizadas para las plantillas de diseño propio. Para que los usuarios consulten el sistema de Ayuda de InfoPath al rellenar un formulario, puede agregar instrucciones a la plantilla de formulario en las que explique la forma de obtener acceso al sistema de Ayuda de InfoPath. Por ejemplo, puede incluir uno de los siguientes ejemplos en la plantilla:

  • Para abrir la Ayuda de InfoPath, presione F1.

  • Para abrir la Ayuda de InfoPath, haga clic en Ayuda de Microsoft Office InfoPath en el menú Ayuda.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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