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Agregar texto de Ayuda personalizado a una plantilla de formulario

Nota:  Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Para ayudar a los usuarios a comprender la finalidad del formulario y para ayudarle a rellenarlo correctamente, pueden agregar texto informativo a la plantilla de formulario.

En este artículo se explica cómo determinar el mejor tipo de texto de ayuda para la plantilla de formulario, tenga en cuenta factores como el tipo de plantilla de formulario que cree, la audiencia, grado se implementará la plantilla de formulario, y si los usuarios rellenarán formularios basados en su plantilla de formulario mediante un explorador Web.

En este artículo

Consideraciones de compatibilidad

Tipos de ayuda

Crear una vista para mostrar la Ayuda

Crear un panel de tareas personalizado para mostrar la Ayuda

Usar formato condicional para mostrar la Ayuda contextual

Crear un hipervínculo a un sitio Web o archivo de ayuda externo

Agregar instrucciones a los usuarios ver el sistema de Ayuda de InfoPath

Consideraciones de compatibilidad

Al diseñar una plantilla de formulario en Microsoft Office InfoPath 2007, puede diseñar un plantilla de formulario compatible con el explorador. Al diseñar una plantilla de formulario compatible con el explorador, algunas características no están disponibles. Por ejemplo, los paneles de tareas personalizados, que a menudo se utilizan para mostrar texto de ayuda personalizado, no son compatibles en las plantillas de formulario compatibles con el explorador. Para agregar ayuda a una plantilla de formulario compatible con el explorador, considere la posibilidad de agregar Ayuda, por ejemplo, usando formato condicional para mostrar la Ayuda contextual de una forma alternativa.

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Tipos de ayuda

Dependiendo de la complejidad de la plantilla de formulario y las necesidades de los usuarios, puede agregar distintos tipos de texto de ayuda con distintos procedimientos. Dependiendo de la plantilla de formulario, puede usar más de un tipo de texto de ayuda en la plantilla de formulario. A continuación se muestra una lista de las formas más comunes para mostrar el texto en la plantilla de formulario:

  • Vista de ayuda    Crear un independiente ver para mostrar el texto de ayuda cuando desee proporcionar instrucciones detalladas para los usuarios. Puede crear una vista de ayuda que contenga sólo texto de ayuda, o puede duplicar los controles que ha agregado en la vista predeterminada de la plantilla de formulario e incluir el texto de ayuda correspondiente. Al agregar controles con texto de ayuda, proporciona una vista alternativa para rellenar el formulario, que contiene ayuda contextual para cada sección o control. Se trata de un enfoque útil cuando la audiencia contiene nuevos usuarios, que necesitan ayuda adicional, y los usuarios con experiencia, que ya saben cómo rellenar el formulario.

    Sugerencia: Porque las plantillas de formulario compatibles con el explorador no admiten paneles de tareas personalizados, el uso de vistas de ayuda para mostrar el texto de ayuda es una buena alternativa a paneles de tareas personalizados.

  • Panel de tareas personalizado    Un panel de tareas personalizado es un archivo HTML cuyo contenido se muestra en un panel de tareas de InfoPath cuando un usuario rellena un formulario. Puede especificar un único archivo HTML para abrirlo en el panel de tareas personalizado predeterminado para la plantilla de formulario, pero puede agregar más archivos HTML a la plantilla de formulario como archivos de recursos y, a continuación, crear hipervínculos entre ellos. Solo los archivos HTML se pueden mostrar en paneles de tareas personalizados. Paneles de tareas personalizados pueden proporcionar comandos específicos del formulario y contenido de ayuda. Puede agregar un archivo HTML directamente a la plantilla de formulario para que los usuarios pueden ver la Ayuda del panel de tareas personalizado incluso cuando rellenan el formulario sin conexión, o puede vincular el panel de tareas personalizado a un archivo HTML que se almacena en otra ubicación. Por ejemplo, si va a actualizar el contenido de ayuda con frecuencia, pero no desea publicar la plantilla de formulario cada vez que se realiza una actualización en el archivo de Ayuda HTML, es una buena idea para almacenar el archivo HTML en otra ubicación y un vínculo a ella desde el panel de tareas personalizado. Recuerde que las plantillas de formulario compatibles con el explorador no admiten paneles de tareas personalizado, por lo que debe crear un panel de tareas personalizado solo para formularios que se rellenan en InfoPath.

  • Formato condicional     Puede utilizar el formato condicional para especificar diferentes opciones de formato para un control que se basan en las condiciones que se producen en el formulario. Si las condiciones especificadas son verdaderas cuando un usuario rellena un formulario, el formato condicional se aplica. Cuando agregue texto de ayuda a una sección en la plantilla de formulario y condicional formato a la sección, que permite a un usuario mostrar u ocultar contextual texto de ayuda para una sección o control según sea necesario, sin tener que cambiar vistas. Esta es una manera útil proporcionar ayuda en línea para determinadas secciones o controles para los usuarios que desee de la Ayuda.

  • Ayuda externa     Puede agregar un vínculo a un archivo externo, como un archivo HTML en un sitio Web. Por ejemplo, si el sitio Web de soporte técnico de su organización contiene una página Web para iniciar una sesión de chat en directo con un técnico, puede agregar un hipervínculo a la plantilla de formulario que permite a los usuarios abrir la página en sus exploradores Web. Este enfoque es útil al diseñar una plantilla de formulario para otro departamento de su organización y, a continuación, dicho departamento es el mejor cualificado para proporcionar a los usuarios ayuda o soporte técnico.

  • Sistema de la Ayuda de InfoPath para usuarios que rellenar formularios     InfoPath incluye un sistema de ayuda para los usuarios que rellenar formularios. Indicando a los usuarios presionar F1 mientras rellenan un formulario, habilitarlas para tener acceso a estos temas de ayuda acerca de la funcionalidad estándar de InfoPath. Use este método para los formularios que los usuarios rellenan mediante InfoPath solo.

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Crear una vista para mostrar la Ayuda

Para crear una vista independiente en la plantilla de formulario a los usuarios para ver la ayuda sobre cómo rellenar el formulario, debe crear una vista de ayuda para la plantilla de formulario y, a continuación, agregue un botón a la vista de formulario predeterminado que los usuarios pueden hacer clic para tener acceso a la vista de ayuda.

Crear una vista de ayuda

  1. En el menú Ver, haga clic en Administrar vistas.

  2. En acciones en el panel de tareas vistas, haga clic en Agregar una nueva vista.

  3. En el cuadro nombre de la nueva vista, escriba un nombre para la vista de ayuda y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Por ejemplo, escriba Ayuda.

  4. En la plantilla de formulario, haga clic en la vista que acaba de agregar y a continuación, escriba o pegue el texto de ayuda que desee.

  5. Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.

  6. En el panel de tareas controles, haga clic en el botón.

  7. Haga clic en el botón que haya agregado y, a continuación, haga clic en Propiedades del botón en el menú contextual.

  8. Haga clic en la pestaña General.

  9. En el cuadro etiqueta, escriba una etiqueta para el botón. Por ejemplo, escriba volver al formulario.

  10. Haga clic en reglas.

  11. En el cuadro de diálogo reglas, haga clic en Agregar.

  12. Haga clic en Agregar acción.

  13. En el cuadro acción, haga clic en Intercambiar vistas.

  14. En el cuadro vista, haga clic en el nombre de la vista predeterminada.

  15. Haga clic en Aceptar cuatro veces para volver a la plantilla de formulario.

Después de crear la vista de ayuda para la plantilla de formulario, debe agregar un botón a la vista predeterminada, para que los usuarios pueden acceder fácilmente la vista al rellenar el formulario.

Agregar un botón a la vista predeterminada

  1. En el menú Ver, haga clic en Administrar vistas.

  2. En el panel de tareas vistas, haga clic en el nombre de la vista predeterminada.

  3. Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.

  4. En el panel de tareas controles, haga clic en el botón.

  5. Haga clic en el botón que haya agregado y, a continuación, haga clic en Propiedades del botón en el menú contextual.

  6. Haga clic en la pestaña General.

  7. En el cuadro etiqueta, escriba una etiqueta para el botón. Por ejemplo, escriba Ayuda.

  8. Haga clic en reglas.

  9. En el cuadro de diálogo reglas, haga clic en Agregar.

  10. Haga clic en Agregar acción.

  11. En el cuadro acción, haga clic en Intercambiar vistas.

  12. En el cuadro vista, haga clic en el nombre de la vista de ayuda que agregó en el procedimiento anterior.

  13. Haga clic en Aceptar cuatro veces para volver a la plantilla de formulario.

Sugerencia: Si lo desea, puede agregar los mismos controles a la vista de ayuda como los contenidos en la vista predeterminada. Proporciona a los usuarios elegir entre rellenar el formulario en la vista predeterminada si no necesitan ayuda o usar la vista de ayuda para rellenar el formulario si necesitan para ver las instrucciones de texto de ayuda.

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Crear un panel de tareas personalizado para mostrar la Ayuda

Notas: Antes de crear un panel de tareas personalizado para mostrar la Ayuda en la plantilla de formulario, considere lo siguiente:

  • Plantillas de formulario compatibles con el explorador no admiten paneles de tareas personalizados.

  • Antes de habilitar un panel de tareas personalizado, primero debe crear un archivo HTML para el panel de tareas personalizado mediante un HTML editor como Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

Para crear y habilitar un panel de tareas personalizado, haga lo siguiente:

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de formulario.

  2. En categoría, haga clic en programación.

  3. Active la casilla de verificación Habilitar el panel de tareas personalizado.

  4. En el cuadro nombre del panel de tareas, escriba el nombre que desea que aparezca en la parte superior del panel de tareas personalizado. Por ejemplo, escriba Ayuda.

  5. Para agregar un archivo a la plantilla de formulario, haga clic en Archivos de recursos.

    Nota: Para vincular un archivo a la plantilla de formulario, en el cuadro ubicación del panel de tareas, escriba la ruta completa de la ubicación del archivo HTML y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Nota de seguridad: Se recomienda que se vincula a un archivo HTML que se encuentra en el mismo dominio que la plantilla de formulario. En caso contrario, los usuarios que abran un formulario que se basa en la plantilla de formulario muestra una alerta.

  6. En el cuadro de diálogo de Archivos de recursos, haga clic en Agregar.

  7. En el cuadro de diálogo Agregar archivo, busque y seleccione el archivo HTML que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  8. Si el archivo HTML que había agregado referencias a otros archivos, como hojas de estilos en cascada, agregue también esos archivos.

    Sugerencia: Puede especificar un único archivo HTML para abrirlo en el panel de tareas personalizado predeterminado para la plantilla de formulario, pero puede agregar más archivos HTML a la plantilla de formulario como archivos de recursos y, a continuación, crear hipervínculos entre ellos.

  9. En el cuadro de diálogo Opciones de formulario, haga clic en el nombre del archivo HTML que acaba de agregar en el cuadro ubicación del panel de tareas.

  10. Para probar sus cambios, haga clic en vista previa en la barra de herramientas estándar, o presione CTRL + MAYÚS + B. El panel de tareas personalizado que acaba de crear debería aparecer de forma predeterminada al obtener una vista previa de la plantilla de formulario.

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Usar formato condicional para mostrar la Ayuda contextual

El procedimiento siguiente describe cómo usar formato condicional para mostrar u ocultar la Ayuda contextual.

  1. Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.

  2. En el panel de tareas controles, haga clic en la casilla de verificación y, a continuación, haga clic en sección.

  3. Haga clic en la sección que acaba de agregar a la plantilla de formulario y a continuación, escriba un texto de ayuda.

  4. Eliminar el texto de etiqueta predeterminado de la casilla de verificación y escriba, a continuación, haga clic en para mostrar u ocultar la Ayuda.

  5. Haga clic en la pestaña de la sección en la plantilla de formulario y, a continuación, en el menú formato, haga clic en Formato condicional.

  6. Haga clic en Agregar.

  7. Si esta condición se cumple, en el primer cuadro, haga clic en Seleccionar un campo o grupo.

  8. En el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo, seleccione el campo que corresponde al control de casilla de verificación que agregó en el paso 2 y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  9. En el segundo cuadro, en el cuadro de diálogo Formato condicional, haga clic en es igual a.

  10. En el tercer cuadro, haga clic en Falso.

  11. En aplicar este formato, seleccione la casilla de verificación Ocultar este control.

    Nota: La condición indica ahora que si la casilla de verificación está activada, se mostrará la sección.

  12. Para probar sus cambios, haga clic en Vista previa en la barra Estándar, o presione CTRL+MAYÚS+B.

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Crear un hipervínculo a un sitio Web o archivo de ayuda externo

El procedimiento siguiente describe cómo agregar un hipervínculo desde la plantilla de formulario a un archivo de ayuda externo, como un archivo HTML o un archivo compilado de ayuda (.chm), o a un sitio Web, como un sitio Web de soporte técnico.

Notas: 

  • Asegúrese de que el sitio Web o el archivo de ayuda que cree un vínculo a es accesible para los usuarios. Si desea agregar un vínculo a un archivo HTML en una plantilla de formulario que solo es compatible con InfoPath (es decir, los usuarios deben utilizar InfoPath para rellenar formularios basados en esa plantilla de formulario), puede agregar archivos HTML a la plantilla de formulario agregando como archivos de recursos que se abren en el panel de tareas personalizado. Para la plantilla de formulario compatible con el explorador, debe publicar los archivos HTML en un sitio que se puede acceder a los usuarios, preferentemente en el mismo sitio Web donde se encuentra, la plantilla de formulario y crear un hipervínculo estático en la plantilla de formulario HTML externo de destino archivo.

  • Si decide usar otro formato de archivo de ayuda, como un archivo .chm, recuerde verificar si se admite el formato de archivo que desee en los sistemas operativos en equipos de los usuarios.

Crear un hipervínculo estático a un archivo externo

  1. En la plantilla de formulario, haga clic donde desee insertar un hipervínculo o seleccione el texto o la imagen que desea convertir en un hipervínculo.

  2. En la barra de herramientas estándar, haga clic en Insertar hipervínculo   Imagen del botón .

  3. Haga clic en la pestaña General.

  4. En el cuadro dirección, escriba la dirección URL que desea establecer el vínculo.

  5. Para cambiar el texto del hipervínculo que aparece en la plantilla de formulario, escriba el texto que desee en el cuadro de texto.

    Nota: Si seleccionó una imagen en el paso 1, esta opción no está disponible.

  6. Para asignar una información en pantalla que aparece cuando un usuario mueve el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en la ficha Opciones avanzadas y, a continuación, en el cuadro información en pantalla, escriba el texto que desea mostrar.

  7. Para probar sus cambios, haga clic en Vista previa en la barra Estándar, o presione CTRL+MAYÚS+B.

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Agregar instrucciones a los usuarios ver el sistema de Ayuda de InfoPath

InfoPath incluye un sistema de ayuda que se puede usar al rellenar formularios. Este sistema de Ayuda contiene información acerca de las tareas comunes, como activar o desactivar Autocompletar y revisar la ortografía del texto en un formulario. Como un diseñador de formularios, puede abrir la Ayuda de InfoPath para usuarios de formularios presionando F1 cuando la vista previa de un formulario en la ventana Vista previa.

Ayuda para los usuarios del formulario se limita a las tareas que se aplican a todos los formularios, por lo que es una buena idea proporcionar ayuda personalizada para las plantillas de formulario que diseñe. Para ayudar a los usuarios ver el sistema de Ayuda de InfoPath al rellenar un formulario, puede agregar instrucciones a la plantilla de formulario que se explica cómo tener acceso al sistema de Ayuda de InfoPath. Por ejemplo, pueden incluir uno de los siguientes ejemplos en la plantilla de formulario:

  • Para abrir la Ayuda de InfoPath, presione F1.

  • Para abrir la Ayuda de InfoPath, haga clic en Ayuda de Microsoft Office InfoPath en el menú Ayuda.

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