Agregar o quitar la protección en un documento, un libro o una presentación

Agregar o quitar la protección en un documento, un libro o una presentación

En Office, puede usar una contraseña para evitar que otras personas abran o modifiquen sus documentos, libros y presentaciones. Después podrá quitar las contraseñas fácilmente para desproteger un documento o libro si ya no necesita que sea de solo lectura. Además, puede usar la protección de documentos para restringir los tipos de cambios que los revisores pueden aplicar.

Sus administradores de TI establecen una directiva de contraseñas para las Aplicaciones para Office, que incluyen reglas básicas.

Advertencia: Es importante que sepa que Microsoft no podrá recuperar su contraseña si la olvida.

  • En un documento abierto, haga clic en Archivo > Información > Proteger documento.

    Verá las opciones siguientes.

    Botón Proteger documento con opciones

    • Marcar como final   . Haga que el documento sea de solo lectura.

      Cuando un documento está marcado como final, los comandos de edición y escritura y las marcas de revisión están deshabilitados o desactivados, y el documento es de solo lectura. El comando Marcar como final ayuda a transmitir que está compartiendo una versión finalizada de un documento. También impide que los lectores o revisores modifiquen el documento sin darse cuenta.

      Cuando marca un documento como final, Word le pide que guarde el archivo. La próxima vez que lo abra, verá un mensaje amarillo MARCADO COMO FINAL en la parte superior del documento. Si hace clic en Editar de todos modos, el documento ya no estará marcado como final.

    • Cifrar con contraseña   . Establezca una contraseña para el documento.

      Importante: Conserve su contraseña en un lugar seguro. Si olvida o pierde la contraseña, esta no se puede recuperar.

      Si selecciona Cifrar con contraseña, aparece el cuadro de diálogo Cifrar documento. En el cuadro Contraseña, escriba una contraseña y después vuelva a escribirla cuando se la solicite. Importante: Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas o perdidas, así que mantenga una lista de las contraseñas y nombres de archivo correspondientes en un lugar seguro.

  • Restringir edición   . Controle qué tipos de cambios pueden realizarse en el documento.

    Cuando seleccione Restringir edición, verá estas opciones:

    • Restricciones de formato   . Esta opción reduce las opciones de formato, lo que conserva el aspecto. Haga clic en Configuración para seleccionar los estilos que se permiten.

    • Restricciones de edición    El usuario controla el modo en que puede editarse el archivo o bien puede deshabilitar la edición. Haga clic en Excepciones o Más usuarios para controlar quiénes pueden realizar la edición.

    • Comenzar a aplicar    Haga clic en Sí, aplicar la protección para seleccionar la protección con contraseña o autenticación del usuario. También puede hacer clic en Restringir permiso para agregar o quitar los editores que tendrán permisos restringidos.

    • Restringir permisos por personas   . Use una cuenta de Windows Live ID para restringir permisos.

      Use una cuenta de Windows Live ID o de Microsoft Windows para restringir los permisos. Puede aplicar permisos con una plantilla que use su organización o agregar permisos haciendo clic en Restringir acceso. Para más información sobre Information Rights Management, vea el tema sobre Information Rights Management en Office.

  • Agregar una firma digital   . Agregue una firma digital invisible o visible.

    Las firmas digitales autentican información digital, como documentos, mensajes de correo electrónico y macros con criptografía informática. Las firmas digitales se crean escribiendo una firma o con una imagen de una firma para establecer la autenticidad, integridad y no rechazo. Para más información sobre las firmas digitales, consulte el vínculo indicado al final de este tema.

    Para más información sobre las firmas digitales, vea el tema sobre las firmas y los certificados digitales.

  • En un documento abierto, haga clic en Archivo > Información > Proteger documento.

    Verá las opciones siguientes.

    Botón Proteger documento con opciones

    • Quitar Marcar como final   . Cuando marca un documento como final, Word le pide que guarde el archivo. La próxima vez que lo abra, verá un mensaje amarillo MARCADO COMO FINAL en la parte superior del documento. Si hace clic en Editar de todos modos, el documento ya no estará marcado como final.

    • Quitar el cifrado de contraseña   . Para quitar el cifrado de contraseña del documento, abra el documento y escriba la contraseña en el cuadro Contraseña. Después haga clic en Archivo > Información >Proteger documento > Cifrar con contraseña. Elimine el contenido del cuadro Contraseña, haga clic en Aceptar y luego vuelva a guardar el documento.

    • Quitar restricciones de edición   . Para quitar las restricciones de edición, haga clic en Detener protección en la parte inferior del panel Restringir edición.

    • Quitar o cambiar el acceso restringido   . Para quitar o cambiar el acceso restringido, abra el archivo y haga clic en Cambiar permisos en la barra amarilla de la parte superior del documento.

    • Quitar una firma digital:    Para quitar una firma digital, abra el archivo, haga clic con el botón derecho en la línea de firma y haga clic en Quitar firma. O bien, haga clic en la flecha situada junto a la firma en el panel Firmas y después haga clic en Quitar firma.

  • En una hoja de cálculo abierta, haga clic en Archivo > Información > Proteger libro.

    Verá las opciones siguientes.

    Botón Proteger libro con opciones

    • Marcar como final   . Haga que el libro sea de solo lectura.

      Cuando un libro está marcado como final, los comandos de edición y escritura y las marcas de revisión están deshabilitados o desactivados, y el documento es de solo lectura. El comando Marcar comentario como final ayuda a transmitir que está compartiendo una versión finalizada de un libro. También impide que los lectores o revisores modifiquen el libro sin darse cuenta.

      Cuando marca un libro como final, Excel le pide que guarde el archivo. La próxima vez que lo abra, verá un mensaje amarillo MARCADO COMO FINAL en la parte superior del libro. Si hace clic en Editar de todos modos, el libro ya no estará marcado como final.

    • Cifrar con contraseña   . Establezca una contraseña para el libro.

      Nota: Conserve su contraseña en un lugar seguro. Si olvida o pierde la contraseña, esta no se puede recuperar.

      Si selecciona Cifrar con contraseña, aparece el cuadro de diálogo Cifrar documento. En el cuadro Contraseña, escriba una contraseña y después vuelva a escribirla cuando se la solicite. Importante: Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas o perdidas, así que mantenga una lista de las contraseñas y nombres de archivo correspondientes en un lugar seguro.

    • Proteger hoja actual   . Proteja la hoja de cálculo y las celdas bloqueadas.

      Con la característica Proteger hoja actual, puede seleccionar la protección con contraseña y permitir o impedir que otros usuarios seleccionen, apliquen formato, inserten, eliminen, ordenen o modifiquen áreas de la hoja de cálculo.

    • Proteger estructura del libro   . Con esta característica, puede seleccionar protección con contraseña y seleccionar opciones para impedir que los usuarios puedan cambiar, mover o eliminar datos importantes.

    • Restringir permisos por personas   . Instale Windows Rights Management para restringir permisos.

      Use una cuenta de Windows Live ID o de Microsoft Windows para restringir los permisos. Puede aplicar permisos con una plantilla que use su organización o agregar permisos haciendo clic en Restringir acceso. Para obtener más información sobre Information Rights Management, vea Information Rights Management en Office.

    • Agregar una firma digital   . Agregue una firma digital invisible o visible.

      Las firmas digitales autentican información digital, como documentos, mensajes de correo electrónico y macros con criptografía informática. Las firmas digitales se crean escribiendo una firma o con la imagen de una firma para establecer las condiciones de autenticidad, integridad y no rechazo.

      Para más información sobre las firmas digitales, vea el tema sobre las firmas y los certificados digitales.

  • En una hoja de cálculo abierta, haga clic en Archivo > Información > Proteger libro.

    Verá las opciones siguientes.

    Botón Proteger libro con opciones

    • Quitar Marcar como final   . Cuando marca un libro como final, Excel le pide que guarde el archivo. La próxima vez que lo abra, verá un mensaje amarillo MARCADO COMO FINAL en la parte superior del libro. Si hace clic en Editar de todos modos, el libro ya no estará marcado como final.

    • Quitar el cifrado de contraseña   . Para quitar el cifrado de contraseña del archivo, abra el libro y escriba la contraseña en el cuadro Contraseña. Después haga clic en Archivo > Información >Proteger libro > Cifrar con contraseña. Elimine el contenido del cuadro Contraseña, haga clic en Aceptar y luego vuelva a guardar el archivo.

    • Quitar la protección de contraseña de la hoja   . Para quitar la protección de contraseña de la hoja, haga clic en Archivo > Proteger hoja actual y luego escriba la contraseña en el cuadro de diálogo Desproteger hoja.

    • Quitar la protección de contraseña de la estructura del libro   . Para quitar la protección de contraseña de la estructura del libro, haga clic en Archivo > Proteger estructura del libro y luego escriba la contraseña en el cuadro de diálogo Desproteger libro.

    • Quitar o cambiar el acceso restringido:    Para quitar o cambiar el acceso restringido, abra el archivo y haga clic en Cambiar permisos en la barra amarilla de la parte superior del documento.

    • Quitar firma insertada   . Para quitar una firma digital, abra el archivo, haga clic con el botón derecho en la línea de firma y haga clic en Quitar firma. O bien, haga clic en la flecha situada junto a la firma en el panel Firmas y después haga clic en Quitar firma.

  • En un documento abierto, haga clic en Archivo > Información > Proteger documento.

    Verá las opciones siguientes.

    Botón Proteger presentación con opciones

    • Marcar como final   . Haga que la presentación sea de solo lectura.

      Cuando una presentación está marcada como final, los comandos de edición y escritura y las marcas de revisión están deshabilitados o desactivados, y la presentación es de solo lectura. El comando Marcar como final ayuda a transmitir que está compartiendo una versión finalizada de una presentación. También impide que los lectores o revisores modifiquen la presentación sin darse cuenta.

      Al marcar una presentación como final, PowerPoint le pide que guarde el archivo. La próxima vez que lo abra, verá un mensaje amarillo MARCADO COMO FINAL en la parte superior del archivo. Si hace clic en Editar de todos modos, la presentación ya no estará marcada como final.

    • Cifrar con contraseña   . Establezca una contraseña para la presentación.

      Precaución: Conserve su contraseña en un lugar seguro. Si olvida o pierde la contraseña, ésta no se puede recuperar.

      Si selecciona Cifrar con contraseña, aparece el cuadro diálogo Cifrar documento. En el cuadro Contraseña, escriba una contraseña y después vuelva a escribirla cuando se la solicite. Importante: Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas o perdidas, así que mantenga una lista de las contraseñas y nombres de archivo correspondientes en un lugar seguro.

    • Restringir permisos por personas   . Instale Windows Rights Management para restringir permisos.

      Use una cuenta de Windows Live ID o de Microsoft Windows para restringir los permisos. Puede aplicar permisos con una plantilla que use su organización o agregar permisos haciendo clic en Restringir acceso. Para más información sobre Information Rights Management, vea el tema sobre Information Rights Management en Office.

    • Agregar una firma digital   . Agregue una firma digital invisible o visible.

      Las firmas digitales autentican información digital, como documentos, mensajes de correo electrónico y macros con criptografía informática. Las firmas digitales se crean escribiendo una firma o con la imagen de una firma para establecer las condiciones de autenticidad, integridad y no rechazo.

      Para más información sobre las firmas digitales, vea el tema sobre las firmas y los certificados digitales.

  • En una presentación abierta, haga clic en Archivo > Información > Proteger presentación.

    Verá las opciones siguientes.

    Botón Proteger presentación con opciones

    • Quitar Marcar como final   . Al marcar una presentación como final, PowerPoint le pide que guarde el archivo. La próxima vez que lo abra, verá un mensaje amarillo MARCADO COMO FINAL en la parte superior del archivo. Si hace clic en Editar de todos modos, la presentación ya no estará marcada como final.

    • Quitar el cifrado de contraseña   . Para quitar el cifrado de contraseña de la presentación, abra el archivo y escriba la contraseña en el cuadro Contraseña. Después haga clic en Archivo > Información >Proteger presentación > Cifrar con contraseña. Elimine el contenido del cuadro Contraseña, haga clic en Aceptar y luego vuelva a guardar la presentación.

    • Quitar o cambiar el acceso restringido   . Para quitar o cambiar el acceso restringido, abra el archivo y haga clic en Cambiar permisos en la barra amarilla de la parte superior de la presentación.

    • Quitar firma digital:    Para quitar una firma digital, abra el archivo, haga clic con el botón derecho en la línea de firma y haga clic en Quitar firma. O bien, haga clic en la flecha situada junto a la firma en el panel Firmas y después haga clic en Quitar firma.

  1. En el grupo Proteger de la pestaña Revisar, haga clic en Proteger documento y luego en Restringir formato y edición.

    Imagen de la cinta de Word

  2. En el panel de tareas Proteger documento, en Restricciones de formato, active la casilla Limitar el formato a una selección de estilos y haga clic en Configuración para especificar qué estilos puede aplicar o cambiar un revisor.

  3. En Restricciones de edición, active la casilla Permitir solo este tipo de edición en el documento.

  4. En la lista de restricciones de edición, haga clic en Marcas de revisión. (Esto incluye comentarios, además de inserciones, eliminaciones y texto movido).

    Nota: Para ver otro conjunto de características de protección use el servicio de directorio Active Directory, haga clic en Restringir permiso para usar Information Rights Management.

  5. En Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección.

  6. Para asignar una contraseña a un documento de modo que sólo los revisores que la conozcan puedan quitar la protección, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y confírmela.

    Importante: Si elige no utilizar contraseña, todos los revisores podrán cambiar sus restricciones de edición.

  1. En el grupo Proteger de la pestaña Revisar, haga clic en Proteger documento y luego en Restringir formato y edición.

    Imagen de la cinta de Word

  2. En el panel de tareas Proteger documento, en Restricciones de edición, active la casilla Admitir sólo este tipo de edición en el documento.

  3. En la lista de restricciones de edición, haga clic en Comentarios.

  4. Si desea asignar opciones de edición para elementos concretos del documento a algunas personas, puede seleccionar áreas del documento y elegir qué usuarios (grupos o personas) pueden editar las áreas seleccionadas del documento. Haga clic en la flecha desplegable situada junto al nombre de un grupo o de una persona para buscar la región siguiente o todas las regiones que el grupo o la persona pueden editar, o bien, para quitar permisos al grupo o la persona.

    Nota: Para ver otro conjunto de características de protección use el servicio de directorio Active Directory, haga clic en Restringir permiso para usar Information Rights Management.

  5. En Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección.

  6. Para asignar una contraseña a un documento de modo que sólo los revisores que la conozcan puedan quitar la protección, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y confírmela.

    Importante: Si elige no utilizar contraseña, todos los revisores podrán cambiar sus restricciones de edición.

  1. En el grupo Proteger de la pestaña Revisar, haga clic en Proteger documento y luego en Restringir formato y edición.

    Imagen de la cinta de Word

  2. En el panel de tareas Proteger documento, haga clic en Detener protección.

Nota: Si usa una contraseña para agregar protección al documento, tendrá que escribir la contraseña para poder detener la protección.

¿Cómo se aplican las reglas de una directiva de contraseñas?

Los administradores de TI aplican directivas de contraseñas seguras mediante la configuración de las opciones de Directiva de grupo que coincidan con las necesidades de seguridad de su organización. Para obtener más información sobre cómo implementar las reglas de la directiva de contraseñas de la organización, busque el artículo de TechNet Planear la configuración de complejidad de contraseña para Office 2013.

Hay dos mensajes de error comunes que se muestran al intentar proteger un archivo con una contraseña que no cumpla con las reglas de la directiva de contraseñas.

  • La contraseña no alcanza la longitud mínima: se muestra un mensaje de advertencia en el que se indica que se necesitan más caracteres. Solución: Use una contraseña que cumpla o que supere la longitud mínima que se indica en el mensaje.

  • La contraseña no cumple con las reglas de complejidad mínima: se muestra un mensaje de advertencia en el que se indica que se necesitan más tipos de caracteres. Solución: Use una contraseña que cumpla o que supere los requisitos mínimos que se indican en el mensaje.

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