Agregar o quitar la protección en un documento, un libro o una presentación

Agregar o quitar la protección en un documento, un libro o una presentación

En Office, puede usar una contraseña para evitar que otras personas abran o modifiquen sus documentos, libros y presentaciones. Después podrá quitar las contraseñas fácilmente para desproteger un documento o libro si ya no necesita que sea de solo lectura. Además, puede usar la protección de documentos para restringir los tipos de cambios que los revisores pueden aplicar.

Sus administradores de TI establecen una directiva de contraseñas para las Aplicaciones para Office, que incluyen reglas básicas.

Advertencia: Es importante que sepa que Microsoft no podrá recuperar su contraseña si la olvida.

Agregar o quitar una contraseña para controlar el acceso

Para establecer una contraseña en un archivo de Word, Excel o PowerPoint, haga clic en Archivo > Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña. Se le pedirá que cree una contraseña y, después, que la confirme. Después de agregar una contraseña al archivo, le recomendamos que se asegure de guardar el archivo para garantizar que la contraseña surte efecto.

Importante: 

  • Usuarios finales: conserven sus contraseñas en un lugar seguro. Si olvidan o pierden la contraseña, ésta no se puede recuperar ni eliminar.

  • Empresas: Si le preocupa perder el acceso a archivos de Office protegidos con contraseña en su empresa, la herramienta DocRecrypt puede ser ideal para usted. Tenga en cuenta que debe instalar la herramienta DocRecrypt ANTES de que el archivo en cuestión se proteja con contraseña. DocRecrypt no podrá recuperar retroactivamente los archivos que estaban protegidos con contraseña antes de la implementación de DocRecrypt. Para obtener más información, consulte: Quitar o restablecer las contraseñas de archivo con DocRecrypt.

Una vez que se haya agregado una contraseña al archivo, esta tendrá que escribirse para poder abrir el archivo.

Para quitar la contraseña, abra el archivo que requiere la contraseña actual y vaya a Archivo > Proteger documento > Cifrar con contraseña. Elimine la contraseña y haga clic en Aceptar. No olvide guardar el archivo para hacer que el cambio sea permanente.

Permitir que los usuarios lean el archivo, pero controlar los cambios

En un documento abierto, haga clic en Archivo > Información > Proteger documento. Verá las siguientes opciones.

Botón Proteger documento con opciones

Marcar como final

Comunica que está compartiendo una versión finalizada de un archivo para que sea menos probable que los lectores o revisores realicen cambios sin darse cuenta.

Cuando un archivo está marcado como final, se deshabilitan o desactivan la escritura, la edición, los comandos y las marcas de revisión, y el archivo es de solo lectura.

Cuando marca un documento como final, Word le pide que guarde el archivo. La próxima vez que lo abra, verá un mensaje amarillo MARCADO COMO FINAL en la parte superior del documento. Si hace clic en Editar de todos modos, el documento ya no estará marcado como final.

Importante: Marcar como final no es una característica de seguridad. Cualquier usuario que abra el archivo podrá hacer clic en Editar de todos modos si quiere omitir esta configuración. Marcar como final simplemente notifica a los usuarios que abran el archivo que se debe considerar como final. Si desea aplicar la protección de edición, debe usar la función Restringir edición que se describe a continuación.

Restringir edición (solo en Word)

Controle qué tipos de cambios pueden realizarse en el documento.

Cuando seleccione Restringir edición, verá estas opciones:

Panel Restringir edición
  • Restricciones de formato   . Esta opción reduce las opciones de formato, lo que conserva el aspecto que ha seleccionado. Haga clic en Configuración para seleccionar los estilos que se permiten.

  • Restricciones de edición    El usuario controla el modo en que puede editarse el archivo o bien puede deshabilitar la edición. Haga clic en Excepciones o Más usuarios para controlar quiénes pueden realizar la edición.

  • En la parte inferior del panel, encontrará Restringir permiso...:    Use Windows Live ID para restringir permisos.

    Use una cuenta de Windows Live ID o de Microsoft Windows para restringir los permisos. Puede aplicar permisos con una plantilla que use su organización o agregar permisos haciendo clic en Restringir acceso. Para más información sobre Information Rights Management, vea el tema sobre Information Rights Management en Office.

Cuando tenga todo listo para activar las restricciones de edición que seleccionó, haga clic en Sí, aplicar la protección para agregar una contraseña o autenticación del usuario.

Restringir el acceso

Le permite aplicar permisos con una plantilla que crea su organización. Para obtener más información sobre cómo usar Information Rights Management (IRM) para restringir el acceso al documento, consulte: Information Rights Management en Office.

Agregar una firma digital

Agrega una firma digital invisible que comprueba la autenticidad del archivo.

Las firmas digitales autentican información digital, como documentos, mensajes de correo electrónico y macros, mediante criptología.

Para más información sobre las firmas digitales, consulte Firmas y certificados digitales.

Proteger hojas de cálculo individuales o la estructura del libro en la hoja de cálculo de Excel

Microsoft Excel tiene un par de elementos adicionales que puede bloquear. También verá estas opciones en Archivo > Información > Proteger libro.

  • Proteger hoja actual:    Para controlar qué cambios se pueden hacer a la hoja de cálculo seleccionada, elija Proteger hoja actual. Se le pedirá que escriba y confirme la contraseña de la hoja. También tendrá la opción de seleccionar qué pueden hacer los usuarios de la hoja, como seleccionar, dar formato, insertar, eliminar o realizar otros cambios en la hoja. No olvide guardar el archivo después de configurar la contraseña para asegurarse de que la nueva contraseña surte efecto.

    Para quitar esta protección, vaya por los pasos anteriores y escriba la contraseña actual en el campo Contraseña para desproteger la hoja. No olvide guardar el archivo después de quitar la protección para asegurarse de que la hoja está abierta para todos los usuarios.

  • Proteger la estructura del libro:    Mediante la característica Proteger la estructura del libro, puede seleccionar protección con contraseña y seleccionar opciones para impedir que los usuarios puedan cambiar, mover o eliminar datos importantes. Cuando seleccione Proteger la estructura del libro, se le pedirá que escriba una contraseña opcional.

    Para quitar esta protección, haga clic en Proteger la estructura del libro de nuevo. Si no elige una contraseña al agregar la protección, se quitará la protección sin ningún otro paso. Si ha elegido una contraseña, Excel le pedirá la contraseña en el cuadro de diálogo Desproteger libro.

Quitar la protección de un archivo

Quitar Marcar como final   

Abra el archivo y verá un mensaje amarillo MARCADO COMO FINAL en la parte superior del archivo. Si hace clic en Editar de todos modos, el documento ya no estará marcado como final.

Quitar restricciones de edición   

En el archivo, haga clic en Archivo > Información > Proteger documento > Restringir edición y haga clic en Detener protección en la parte inferior del panel Restringir edición.

Quitar o cambiar el acceso restringido   

Para quitar o cambiar el acceso restringido, abra el archivo y luego haga clic en Cambiar permisos en la barra amarilla de la parte superior del documento.

Quitar firma digital   

Para quitar una firma digital, abra el archivo y verá un aviso en la barra amarilla que indica que el archivo se ha marcado como final. Haga clic en Editar de todos modos y confirme en el cuadro de diálogo que indica que la edición quitará las firmas del documento.

Haga clic en Editar de todos modos para quitar una firma digital de su archivo.

Para más información, haga clic en los títulos siguientes

  1. En el grupo Proteger de la pestaña Revisar, haga clic en Proteger documento y luego en Restringir formato y edición.

    Imagen de la cinta de Word

  2. En el panel de tareas Proteger documento, en Restricciones de formato, active la casilla Limitar el formato a una selección de estilos y haga clic en Configuración para especificar qué estilos puede aplicar o cambiar un revisor.

  3. En Restricciones de edición, active la casilla Permitir solo este tipo de edición en el documento.

  4. En la lista de restricciones de edición, haga clic en Marcas de revisión. (Esto incluye comentarios, además de inserciones, eliminaciones y texto movido).

    Nota: Para ver otro conjunto de características de protección use el servicio de directorio Active Directory, haga clic en Restringir permiso para usar Information Rights Management.

  5. En Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección.

  6. Para asignar una contraseña a un documento de modo que sólo los revisores que la conozcan puedan quitar la protección, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y confírmela.

    Importante: Si elige no utilizar contraseña, todos los revisores podrán cambiar sus restricciones de edición.

  1. En el grupo Proteger de la pestaña Revisar, haga clic en Proteger documento y luego en Restringir formato y edición.

    Imagen de la cinta de Word

  2. En el panel de tareas Proteger documento, en Restricciones de edición, active la casilla Admitir sólo este tipo de edición en el documento.

  3. En la lista de restricciones de edición, haga clic en Comentarios.

  4. Si desea asignar opciones de edición para elementos concretos del documento a algunas personas, puede seleccionar áreas del documento y elegir qué usuarios (grupos o personas) pueden editar las áreas seleccionadas del documento. Haga clic en la flecha desplegable situada junto al nombre de un grupo o de una persona para buscar la región siguiente o todas las regiones que el grupo o la persona pueden editar, o bien, para quitar permisos al grupo o la persona.

    Nota: Para ver otro conjunto de características de protección use el servicio de directorio Active Directory, haga clic en Restringir permiso para usar Information Rights Management.

  5. En Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección.

  6. Para asignar una contraseña a un documento de modo que sólo los revisores que la conozcan puedan quitar la protección, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y confírmela.

    Importante: Si elige no utilizar contraseña, todos los revisores podrán cambiar sus restricciones de edición.

  1. En el grupo Proteger de la pestaña Revisar, haga clic en Proteger documento y luego en Restringir formato y edición.

    Imagen de la cinta de Word

  2. En el panel de tareas Proteger documento, haga clic en Detener protección.

Nota: Si usa una contraseña para agregar protección al documento, tendrá que escribir la contraseña para poder detener la protección.

¿Cómo se aplican las reglas de una directiva de contraseñas?

Los administradores de TI aplican directivas de contraseñas seguras mediante la configuración de las opciones de Directiva de grupo que coincidan con las necesidades de seguridad de su organización. Para obtener más información sobre cómo implementar las reglas de la directiva de contraseñas de la organización, busque el artículo de TechNet Planear la configuración de complejidad de contraseña para Office 2013.

Hay dos mensajes de error comunes que se muestran al intentar proteger un archivo con una contraseña que no cumpla con las reglas de la directiva de contraseñas.

  • La contraseña no alcanza la longitud mínima: se muestra un mensaje de advertencia en el que se indica que se necesitan más caracteres. Solución: Use una contraseña que cumpla o que supere la longitud mínima que se indica en el mensaje.

    Mensaje de error cuando la contraseña no cumple el mínimo de caracteres

  • La contraseña no cumple con las reglas de complejidad mínima: se muestra un mensaje de advertencia en el que se indica que se necesitan más tipos de caracteres. Solución: Use una contraseña que cumpla o que supere los requisitos mínimos que se indican en el mensaje.

    Mensaje de error cuando la contraseña no usa suficientes caracteres

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