Agregar o eliminar una columna de una hoja de datos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Microsoft Office Access 2007 proporciona varias maneras de agregar o quitar las columnas en una hoja de datos. Ahora puede usar la vista Hoja de datos para agregar o quitar columnas y establecer los tipos de datos para las columnas. También puede agregar campos de un panel de tareas, o puede abrir la tabla subyacente de la hoja de datos y agregar un campo en la vista Diseño. En este tema se explica cómo usar cada método.

Nota: La información en este tema explica cómo realizar algunos, pero no todas las tareas que puede realizar en una hoja de datos.

Para obtener más información sobre cómo crear y usar hojas de datos, vea el artículo Abrir una hoja de datos en blanco.

¿Qué quiere hacer?

Comprender las columnas en hojas de datos

Agregar una columna mediante la vista Hoja de datos

Quitar una columna mediante la vista Hoja de datos

Agregar una columna mediante la vista Diseño

Quitar una columna mediante la vista Diseño

Comprender cómo Access asigna los tipos de datos cuando se introduce información

Establecer a los tipos de datos que no deduce la vista de hoja de datos

Comprender las columnas en hojas de datos

Una hoja de datos es la representación visual de la información contenida en una tabla de base de datos o de los resultados devueltos por una consulta. Una columna en una hoja de datos representa lo mismo que un campo en una tabla de base de datos. Al agregar o quitar una columna de una hoja de datos, agrega o quita un campo de la tabla subyacente de la hoja de datos. Si ese campo contiene datos, también se elimina esa información.

Nuevas características para trabajar con columnas

Office Access 2007 hace que sea más rápida y más fácil agregar o quitar un campo de tabla porque ahora puede realizar las tareas en la vista Hoja de datos. De forma predeterminada, todas las tablas en la vista Hoja de datos contienen una columna en blanco denominada Agregar nuevo campo. Para agregar una columna, escriba los datos en la primera celda en blanco debajo de ese encabezado de columna. También puede pegar uno o más elementos de datos en la columna en blanco. Ya no necesita usar la vista Diseño para agregar o quitar columnas, aunque puede hacerlo si lo desea.

Además, ya no debe establecer los tipos de datos más comunes para la nueva columna. De forma predeterminada, los campos de una tabla de base de datos contienen tipos específicos de datos, como texto, fechas y horas, números etc. Normalmente, establecer tipos de datos al diseñar las tablas para una base de datos. Sin embargo, Access deduce ahora la mayoría de los tipos de datos cuando se escriben datos en una nueva columna. Por ejemplo, si escribe un nombre en el primer campo en la nueva tabla, Access establece ese campo en el tipo de datos de texto. Si pega una fecha, Access establece el campo en los datos de fecha y hora tipo y así sucesivamente. Si se pega una mezcla de datos, como códigos postales de diferentes países o regiones, Access selecciona el tipo de datos que mejor conserve la información, por lo general, el tipo de datos de texto. Para obtener más información, vea la sección comprender cómo Access asigna los tipos de datos cuando se introduce información, más adelante en este artículo.

Nota: No puede usar la vista Hoja de datos para todos los tipos de datos disponibles. Además, recuerde que las bases de datos relacionales se ajustan a un conjunto de reglas de diseño.

Para obtener más información sobre cómo usar la vista Hoja de datos y establecer los tipos de datos, vea el artículo Abrir una hoja de datos en blanco. Si no está familiarizado con las reglas de diseño de bases de datos relacionales, vea el artículo conceptos básicos del diseño de base de datos.

Sugerencia: En Access 2010, puede agregar un campo arrastrando el nombre del campo desde el nuevo panel Lista de campos.

En las siguientes secciones se explica cómo agregar y quitar columnas en hojas de datos mediante la vista Hoja de datos y la vista Diseño.

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Agregar una columna mediante la vista Hoja de datos

En esta sección se explica cómo usar la vista Hoja de datos para agregar una columna a una hoja de datos, asigne un nombre a la columna y escribir datos. Durante el proceso, recuerde que estos pasos, agregan y cambia un campo en la tabla subyacente de la hoja de datos.

  1. En el panel de exploración, busque y haga doble clic en la tabla a la que desea agregar el campo.

    Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

  2. Desplácese hasta el lado izquierdo o derecho de la hoja de datos (según la configuración Regional de Windows y de idioma) y a continuación, busque la columna en blanco.

    De forma predeterminada, las palabras Agregar nuevo campo aparecen en el encabezado de columna de la columna en blanco. Esta ilustración muestra una típica columna en blanco.

    Un nuevo campo en una hoja de datos

  3. Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba un nombre para el nuevo campo.

    o

    Haga clic en el encabezado de columna y haga clic en Cambiar nombre de columna en el menú contextual. A continuación, escriba un nombre para el campo.

  4. Escriba algunos datos en la primera fila en blanco situada debajo del encabezado.

    o

    Pegue uno o varios componentes de datos en el campo, comenzando por la primera celda en blanco.

    Guarde los cambios.

    En función del tipo de datos especificados, Access establece un tipo de datos del campo. Por ejemplo, si escribe un nombre, Access establece el tipo de datos al texto.

    Para obtener más información sobre cómo Access establece los tipos de datos, vea la sección comprender cómo Access asigna los tipos de datos cuando se introduce información. Para obtener información sobre cómo configurar manualmente los tipos de datos, vea establecer los tipos de datos que no deduce la vista Hoja de datos, también más adelante en este artículo.

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Quitar una columna mediante la vista Hoja de datos

Antes de quitar una columna de una hoja de datos, recuerde varios hechos importantes:

Quitar una columna en la vista Hoja de datos

  1. Haga clic en la fila de encabezado de la columna que desea quitar.

  2. En el menú contextual, haga clic en Eliminar columna.

  3. Haga clic en para confirmar la eliminación.

  4. Guarde los cambios.

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Agregar una columna mediante la vista Diseño

Si está familiarizado con versiones anteriores de Access, probablemente tenga alguna experiencia con la vista Diseño. La herramienta no ha cambiado en Office Access 2007. La vista Diseño proporciona mayor flexibilidad que la vista Hoja de datos, porque puede establecer todos los tipos de datos disponibles, y puede crear un campo de búsqueda, todo sin salir de la vista Diseño.

Agregar la columna en la vista Diseño

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

    o

    En la barra de estado de Access, haga clic en Vista Diseño.

  2. En la columna Nombre de campo, seleccione una fila vacía y escriba un nombre para el nuevo campo.

  3. En la columna Tipo de datos, junto a su nuevo nombre de campo, seleccione un tipo de datos de la columna nueva.

  4. Guarde los cambios.

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Quitar una columna mediante la vista Diseño

También se aplican las reglas para eliminar una columna en la vista Hoja de datos para trabajar en la vista Diseño: Si elimina una columna, se pierden todos los datos de esa columna. Además, para poder eliminar una clave principal o un campo de búsqueda, primero debe eliminar las relaciones de esos campos.

Para obtener más información, vea los artículos conceptos básicos del diseño de base de datos, Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principaly Agregar o cambiar un campo de búsqueda que le permite almacenar varios valores

Quitar la columna en la vista Diseño

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

    o

    En la barra de estado de Access, haga clic en Vista Diseño.

  2. Seleccione el campo (la fila) que desee eliminar.

  3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Eliminar filas.

    o

    Presione SUPRIMIR.

  4. Guarde los cambios.

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Comprender cómo Access asigna los tipos de datos cuando se introduce información

Si crea una hoja de datos en blanco, Access asignará un tipo de datos a cada campo cuando introduzca datos por primera vez en ellos. En la tabla siguiente, se muestran los distintos tipos de datos que se pueden escribir y el tipo de datos que Access aplica a cada uno.

Nota: No puede establecer los tipos de datos datos adjuntos u objeto OLE escribiendo datos en un campo y no se puede habilitar la compatibilidad con la edición de texto enriquecido escribiendo datos en un campo.

Para obtener información sobre la configuración de los tipos de datos y habilitar la edición de texto enriquecido, vea el artículo Abrir una hoja de datos en blanco.

La siguiente tabla muestra cómo Access establece el tipo de datos para un campo al introducir datos en la vista Hoja de datos.

Si escribe:

Office Access 2007crea un campo con un tipo de datos:

Juan

Texto

Un bloque de texto o una cadena de texto, así como y números de más de 256 caracteres.

Memo

Nota: No puede usar la vista Hoja de datos para habilitar el formato de texto enriquecido. Además, si habilita una propiedad denominada Sólo anexar para el campo Memo, de forma predeterminada, Access oculta cualquier texto cuando se coloca el cursor en ese campo.

Para obtener información sobre cómo habilitar el formato de texto enriquecido, vea el artículo escribir o modificar datos en un control o una columna que admite texto enriquecido.

http://www.contoso.com

Access reconoce los siguientes protocolos de Internet: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Nota: Para que Access reconozca el protocolo y establezca el tipo de datos Hipervínculo, el protocolo debe ir seguido de un carácter que no sea un espacio en blanco.

Hipervínculo

50000

Número, entero largo

50 000

Número, entero largo

50 000,99

Número, doble

50000.389

Número, doble

31/12/2006

Los formatos de fecha y hora especificados en la configuración Regional de Windows y de idioma controlan cómo Access aplique formato a los datos de fecha y hora.

Mostrar cómo establecer o cambiar esta configuración

En Windows Vista   

  1. Haga clic en el botón Inicio, Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Panel de Control.

  2. Si usa la vista predeterminada en el Panel de Control, haga clic en reloj, idioma y región y, a continuación, haga clic en Configuración Regional e idioma.

    o

    Si usa la vista clásica, haga doble clic en Configuración Regional e idioma.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  3. En la ficha Formatos, haga clic en Personalizar este formato.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  4. Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha Números y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (vista clásica)   

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

  2. En el Panel de control, haga doble clic en Configuración regional y de idioma.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  3. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  4. Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha Números y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (vista por categorías)   

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

    Aparecerá el Panel de control.

  2. Haga clic en Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

  3. Haga clic en Cambiar el formato de números, fechas y horas.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  4. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  5. Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha Números y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.

.

Fecha y hora

31 de diciembre de 2006

Nota: Debe escribir o pegar algo más que el nombre del día para el acceso a deducir los datos de fecha y hora escriba. Por ejemplo, si escribe "Martes", Access selecciona el tipo de datos de texto. Para obtener acceso a deducir los datos de fecha y hora tipo, debe escribir el mes además del día.

Fecha y hora

10:50:23

Fecha y hora

10:50 a.m.

Fecha y hora

17:50

Fecha y hora

12,50 $

Access reconoce el símbolo de moneda especificado en la configuración regional y de idioma de su instalación de Windows.

Mostrar cómo establecer o cambiar esta configuración

En Windows Vista   

  1. Haga clic en el botón Inicio Imagen del botón y luego en Panel de control.

  2. Si usa la vista predeterminada en el Panel de Control, haga clic en reloj, idioma y región y, a continuación, haga clic en Configuración Regional e idioma.

    O bien,

    Si usa la Vista clásica, haga doble clic en

    Configuración regional y de idioma.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  3. Formatos, haga clic en Personalizar este formato.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  4. Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista Símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y en la opción.

En Microsoft Windows XP (vista clásica)   

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

    Aparecerá el Panel de control.

  2. En el Panel de control, haga doble clic en Configuración regional y de idioma.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  3. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  4. Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista Símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y en la opción.

En Microsoft Windows XP (vista por categorías)   

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

    Aparecerá el Panel de control.

  2. Haga clic en Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

  3. Haga clic en Cambiar el formato de números, fechas y horas.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  4. En estándares y formatos, haga clic en Personalizar. Aparece el cuadro de diálogo Personalizar la configuración Regional.

  5. Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista Símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y en la opción.

Moneda

21,75

Número, doble

123,00 %

Número, doble

3.46E + 03

Número, doble


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Establecer a los tipos de datos que no deduce la vista de hoja de datos

De forma predeterminada, no puede realizar algunas tareas mediante la vista Hoja de datos:

  • No puede establecer los tipos de datos datos adjuntos u objeto OLE pegando datos en una celda en blanco.

  • No se puede habilitar la edición de texto enriquecido para un campo Memo pegando datos. Para habilitar la compatibilidad de texto enriquecido, debe establecer una opción para el campo en la vista Diseño.

En esta sección se explica cómo llevar a cabo las tareas

Para obtener información completa sobre cada tarea, vea el artículo Abrir una hoja de datos en blanco.

Establecer los tipos de datos objeto OLE o datos adjuntos

  1. Si no está seleccionada, seleccione la columna en blanco (denominada Agregar nuevo campo ) en la hoja de datos.

  2. Haga clic en la primera fila de datos en blanco situada debajo del encabezado.

  3. En la ficha hoja de datos, en el grupo formato y tipo de datos, haga clic en la flecha en la lista desplegable situada junto a Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.

    Lista de tipos de datos

  4. Guarde los cambios.

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Habilitar la edición de texto enriquecido para un campo Memo

Puede usar la vista Hoja de datos para agregar un campo Memo a una tabla, pero debe utilizar la vista Diseño para habilitar la edición de texto enriquecido para ese campo Memo. Los siguientes pasos explican cómo llevar a cabo ambas tareas.

Agregar un campo Memo a una tabla

  1. Si no está seleccionada, seleccione la columna en blanco (denominada Agregar nuevo campo ) en la hoja de datos.

  2. Haga clic en la primera fila de datos en blanco situada debajo del encabezado.

  3. En la ficha hoja de datos, en la grupo formato y tipo de datos, haga clic en la flecha en el menú desplegable junto a la lista Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos

  4. Guardar los cambios y continúe con el procedimiento siguiente, en el que se permitirá la edición de texto enriquecido.

Habilitar la edición de texto enriquecido para un campo Memo

  1. Cambiar la tabla de la vista Hoja de datos a la vista Diseño. Access ofrece varias formas de hacerlo:

    Si usa fichas de objetos, haga clic en la pestaña de la hoja de datos abierta y haga clic en Vista Diseño.

    o

    En la barra de estado de Access, haga clic en Vista Diseño.

    o

    En el panel de navegación, haga clic en la tabla subyacente de la hoja de datos y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. En la vista Diseño, seleccione el campo Memo.

  3. En el panel de Propiedades de campo, en la pestaña General, haga clic en la flecha de la celda situada junto a Formato de texto y, a continuación, seleccione Texto enriquecido en la lista.

    Aparece un mensaje de confirmación, que le pregunta si desea convertir la columna a texto Rich. Haga clic en para convertir la columna.

  4. Guarde los cambios.

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Convertir una columna en un campo de búsqueda

De forma predeterminada, no puede usar la vista Hoja de datos para convertir una nueva columna en un campo de búsqueda. Si es nuevo en Access, un campo de búsqueda muestra los datos desde otro origen, una tabla o una lista de elementos: en una lista. De forma predeterminada, Access usa una lista desplegable para mostrar los datos de búsqueda, pero también puede usar un cuadro de lista (una lista que no abrir o cerrar) en un formulario.

Puede crear dos tipos de campos de búsqueda: listas basadas en tablas y listas de valores. Una lista basada en la tabla, usa una consulta para recuperar datos de otra tabla y una lista de valores muestra un conjunto de valores codificados. El siguiente procedimiento explica cómo crear ambos tipos de listas.

Agregar un campo de búsqueda

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla subyacente de la hoja de datos nueva y haga clic en Vista Diseño.

    o

    En la barra de estado de Access, haga clic en Vista Diseño.

    La tabla se abre en la vista Diseño.

  2. Seleccione el campo que desea convertir.

    O bien,

    Seleccione una fila en blanco en la columna Nombre de campo y escriba un nombre para el nuevo campo.

  3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Columna de búsqueda.

    o

    En la vista Diseño, en la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Asistente para búsquedas.

    Se iniciará el Asistente para búsquedas.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Crear una lista basada en la tabla   

      1. Seleccione deseo que la columna de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta y haga clic en siguiente.

      2. En la vista, seleccione una opción, seleccione una tabla o consulta en la lista y, a continuación, haga clic en siguiente.
        Por ejemplo, si desea usar valores de una tabla en el campo de búsqueda, haga clic en tablas. Si desea usar una consulta, haga clic en las consultas. Para ver una lista de todas las tablas y consultas en la base de datos, haga clic en ambos.

      3. Mueva los campos que desea que aparezcan en la lista de búsqueda desde el panel Campos disponibles al panel Campos seleccionados y, a continuación, haga clic en siguiente.

      4. Si lo desea, puede elegir opciones de ordenación para los campos que seleccionó en el paso anterior. Después, haga clic en Siguiente.

      5. También puede ajustar el ancho de las columnas en la lista de búsqueda. A continuación, haga clic en Siguiente.

      6. En ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda?, puede escribir un nombre en el cuadro de texto.

      7. Opcionalmente, active la casilla de verificación Permitir varios valores.
        Al seleccionar esta opción permite seleccionar y almacenar más de un elemento de la lista.

      8. Haga clic en Finalizar. Si Access le pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en .
        Access agrega la consulta de búsqueda a la nueva tabla. De forma predeterminada, la consulta recupera los campos que especifique, además de los valores de clave principal de la tabla de origen. Después, Access establece el tipo de datos del campo de búsqueda para que coincida con el tipo de datos definido para el campo de clave principal en la tabla de origen. Por ejemplo, si el campo de clave principal en la tabla de origen usa el tipo de datos autonumeración, Access establece el tipo de datos para el campo de búsqueda para el tipo de datos número.

      9. Volver a la vista Hoja de datos, vaya al campo de búsqueda y seleccione un elemento de la lista.

        – O bien–

  5. Crear una lista basada en valores   

    1. Haga clic en Escribiré los valores que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    2. En el cuadro número de columnas, escriba el número de columnas que desea que aparezcan en la lista, a continuación, vaya a la primera celda vacía y escriba un valor.

      Cuando especifique el primer valor, aparecerá otra celda en blanco debajo de la actual.

    3. Cuando termine de escribir el primer valor, use la tecla TAB o flecha abajo para mover el enfoque a la siguiente celda y escriba un valor de segundo.

    4. Repita los pasos 2 y 3 hasta que termine de crear la lista y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    5. Si lo desea, puede escribir un nombre para el nuevo campo. Después, haga clic en Finalizar.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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