Agregar o cambiar una columna de búsqueda que permita almacenar varios valores

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En ocasiones, los valores que se necesitan están almacenados en otra tabla. Por ejemplo, suponga que tiene una base de datos de seguimiento de problemas y que desea realizar un seguimiento de los empleados y los contratistas a los que tiene asignados un asunto. La información acerca de estas personas está guardada en la tabla Contactos. Puede crear una columna de búsqueda multivalor que muestre los nombres en un cuadro combinado o en un control de cuadro de lista. Cuando seleccione personas a las que desee asignar un asunto, los valores de su ID de usuario es almacenan en el registro de asuntos.

En este artículo se explica qué es una columna de búsqueda multivalor y cómo se agrega una a una tabla. También se explica cómo se convierte una columna existente en una columna de búsqueda multivalor.

Si desea saber cómo buscar mediante programación un valor en una tabla, vea el artículo de referencia DBúsq (función). Para obtener más información sobre los campos multivalor, vea Guía de campos multivalor.

En la mayoría de los sistemas de administración de bases de datos, incluidas las versiones anteriores de Access, se puede almacenar sólo un valor en un campo. En Microsoft Office Access 2007, se puede crear un campo que tenga varios valores, como una lista de personas a las que se ha asignado un asunto. Los campos multivalor resultan muy útiles en determinadas situaciones, como cuando se utiliza Office Access 2007 para trabajar con información almacenada en una lista de Windows SharePoint Services 3.0, y esa lista contiene un campo que utiliza uno de los tipos de campo disponibles en Windows SharePoint Services 3.0.

En este artículo

¿Qué es una columna de búsqueda multivalor?

Crear una columna de búsqueda multivalor en la vista Hoja de datos

Crear una columna de búsqueda multivalor mediante el panel Lista de campos

Crear una columna de búsqueda multivalor en la vista Diseño

Usar al Asistente para búsquedas para crear columnas de búsqueda multivalor

Comprender el valor enlazado y el valor de visualización en una columna de búsqueda multivalor

Introducción a las propiedades de campo de búsqueda

Cambiar el diseño de una columna de búsqueda para un campo multivalor

¿Qué es una columna de búsqueda multivalor?

Una columna de búsqueda multivalor es un campo de una tabla cuyos valores se recuperan desde otra tabla o desde una lista de valores. Usando una columna de búsqueda multivalor, puede mostrar una lista de opciones en un cuadro combinado o en un cuadro de lista. Las opciones pueden proceder de una tabla o consulta, o pueden ser valores especificados. Como la columna de búsqueda es multivalor, se puede elegir más de un elemento de la lista.

Puede crear una columna de búsqueda manualmente, configurando las propiedades de campo de búsqueda de un campo, o automáticamente, completando el Asistente para búsquedas. Siempre que sea posible, debe usar el Asistente para búsquedas para crear una columna de búsqueda multivalor. El Asistente para búsquedas simplifica el proceso y cumplimenta automáticamente las propiedades de campo pertinentes, además de crear las relaciones de tabla que procedan.

Cuadro combinado de campo multivalor

Puede crear una columna de búsqueda multivalor en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño.

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Crear una columna de búsqueda multivalor en la vista Hoja de datos

De forma predeterminada, al abrir una tabla, ésta se muestra en la vista Hoja de datos. Puede agregar una columna de búsqueda multivalor haciendo clic en Columna de búsqueda en el grupo Campos y columnas en la ficha Hoja de datos. Haciendo esto se abre el Asistente para búsquedas, que le guía en el proceso de creación de la columna de búsqueda.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla en la que desee crear la columna de búsqueda, esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.

  4. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Columna de búsqueda.

    Imagen de la cinta de Access

    Se inicia el Asistente para búsquedas.

    Página del Asistente para búsquedas en la que se elige una tabla/consulta o lista de valores

  5. En la primera página del Asistente para búsquedas, debe indicar si desea basar la columna de búsqueda en los valores de una tabla o una consulta, o en una lista de valores que escriba.

    El tipo más común de columna de búsqueda multivalor es la que muestra los valores buscados en una tabla o consulta relacionada.

  6. Para obtener información sobre cómo completar al Asistente para búsquedas, vea la sección utilizando el Asistente para búsquedas.

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Crear una columna de búsqueda multivalor mediante el panel Lista de campos

Si usa una base de datos que contiene más de una tabla, puede iniciar el proceso de creación de un campo de búsqueda multivalor arrastrando un campo del panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos disponibles en otras tablas de la base de datos. Al crear una columna de búsqueda multivalor de este modo, el Asistente para búsquedas se inicia automáticamente y el campo que arrastra se convierte en uno de los campos de la columna de búsqueda.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla en la que desee crear la columna de búsqueda, esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.

  4. En el grupo Campos y columnas de la pestaña Hoja de datos, haga clic en Agregar campos existentes.

    Imagen de la cinta de Access

    Aparece el panel Lista de campos.

  5. Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.

  6. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

  7. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

    Línea de inserción para insertar un campo del panel Lista de campos

    Se inicia el Asistente para búsquedas.

  8. Para obtener información sobre cómo completar al Asistente para búsquedas, vea la sección utilizando el Asistente para búsquedas.

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Crear una columna de búsqueda multivalor en la vista Diseño

Puede crear una columna de búsqueda en la vista Diseño, además de en la vista Hoja de datos. Cuando trabaja en la vista Diseño, puede crear una columna de búsqueda usando el mismo Asistente para búsquedas que usa en la vista Hoja de datos. Sin embargo, en la vista Diseño, también tiene acceso pleno a todas las propiedades del campo, por lo que puede editarlas directamente.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desea agregar la columna de búsqueda multivalor y a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.

  5. En la primera fila vacía disponible, haga clic en la columna Nombre de campo y escriba el nombre de campo de la columna de búsqueda multivalor.

  6. Haga clic en la columna Tipo de datos de dicha fila, haga clic en la flecha y, a continuación, en la lista desplegable, elija Asistente para búsquedas.

    Se inicia el Asistente para búsquedas.

    Página del Asistente para búsquedas en la que se elige una tabla/consulta o lista de valores

  7. En la primera página del Asistente para búsquedas, indique si desea basar la columna de búsqueda en los valores de una tabla o una consulta o en una lista de valores especificados.

    El tipo de columna de búsqueda más habitual es el que muestra los valores buscados de una tabla o consulta relacionada.

  8. Para obtener información sobre cómo completar al Asistente para búsquedas, vea la sección utilizando el Asistente para búsquedas.

Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo se basan en las elecciones realizadas en el Asistente para búsquedas. Puede ver las propiedades de campo en el panel inferior de la vista Diseño, bajo Propiedades del campo. Para ver las propiedades que se aplican específicamente a la columna de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda.

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Usar el Asistente para búsquedas para crear columnas de búsqueda multivalor

El Asistente para búsquedas se inicia en los siguientes casos: al crear una columna de búsqueda en la vista Hoja de datos, al arrastrar un campo desde el panel Lista de campos hasta una tabla que se abre en la vista Hoja de datos y, en la vista Diseño, al seleccionar Asistente para búsquedas en la columna Tipo de datos. El asistente le guía en los pasos necesarios para crear una columna de búsqueda y establece automáticamente las propiedades de campo apropiadas de acuerdo con sus elecciones. El asistente también crea relaciones de tabla e índices, cuando es necesario, para asistir a la columna de búsqueda.

En la primera página del Asistente para búsquedas, deberá decidir si desea basar la columna de búsqueda en una tabla o consulta, o en una lista de valores especificados. La mayoría de las veces, si la base de datos está diseñada correctamente y la información se divide en tablas basadas en temas, deberá elegir una tabla o consulta como el origen de los datos para la columna de búsqueda.

  • Crear la búsqueda multivalor basándose en una tabla o consulta

    1. En el Asistente para búsquedas, haga clic en Deseo que la columna de búsquedas busque los valores en una tabla o consulta y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    2. Seleccione una tabla o consulta en la lista y, después, haga clic en Siguiente.

    3. En Campos disponibles, haga clic en los campos que desea incluir en la búsqueda.

    4. Haga clic en el botón que representa el signo "mayor que" (>) para mover los campos seleccionados a la lista Campos seleccionados. Haga clic en el icono que representa dos signos "mayor que" (») para mover todos los campos a la lista Campos seleccionados y después haga clic en Siguiente.

    5. Si lo desea, seleccione uno de los cuatros campos por el que desee ordenar los elementos de búsqueda y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    6. Ajuste el ancho de las columnas del campo de búsqueda si es necesario, y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    7. En ¿Desea almacenar varios valores para esta búsqueda?, active la casilla de verificación Permitir varios valores.

      Nota: Esta casilla de verificación debe estar activada para que se puedan almacenar varios valores.

    8. Haga clic en Finalizar.

      Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo se basan en las elecciones realizadas en el Asistente para búsquedas.

    9. Para guardar la tabla, haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

      Método abreviado de teclado CTRL + S

  • Crear la búsqueda multivalor basándose en valores especificados

    1. En el Asistente para búsquedas, haga clic en Escribiré los valores que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    2. Escriba el número de columnas. A continuación, escriba cada valor. Para mover a la siguiente fila o columna, presione la tecla TAB.

    3. Cuando acabe de especificar los valores, haga clic en Siguiente.

    4. Si ha especificado más de una columna en el paso 2, debe elegir la columna que se va a utilizar para identificar cada valor. En el cuadro Campos disponibles, haga doble clic en la columna que desee usar para identificar cada valor.

      Nota: Este paso no aparece si no ha especificado más de una columna en el paso 2.

    5. En el Asistente para búsquedas, especifique la etiqueta de la columna de búsqueda.

    6. En ¿Desea almacenar varios valores para esta búsqueda?, active la casilla de verificación Permitir varios valores.

      Nota: Esta casilla de verificación debe estar activada para que se puedan almacenar varios valores.

    7. Haga clic en Finalizar.

      Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo se basan en las elecciones realizadas en el Asistente para búsquedas.

    8. Para guardar la tabla, haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

      Método abreviado de teclado CTRL + S

  • Una vez creado el campo multivalor, éste aparece como una lista desplegable de casillas de verificación cuando se ve la tabla en la vista Hoja de datos.

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Descripción de un valor enlazado y un valor de visualización en una columna de búsqueda multivalor

Access admitió campos de búsqueda de valor único durante varias versiones. Los campos de búsqueda multivalor son una novedad de Office Access 2007. La finalidad de un campo de búsqueda es reemplazar la visualización de un número como un Id.(ID) (u otro tipo de clave externa) por algo más significativo, como un nombre. Por ejemplo, en lugar de mostrar el Id. de un contacto, Access puede mostrar el nombre del contacto. El número Id. del contacto es un valor enlazado. El número Id. del contacto se busca automáticamente en una tabla o consulta de origen y se sustituye por el nombre del contacto. El valor que se muestra es el nombre del contacto.

Al igual que sucede con un campo de búsqueda de valor único que tiene un valor mostrado y un valor enlazado, un campo de búsqueda multivalor tiene valores mostrados que aparecen en la interfaz de usuario y valores enlazados que se guardan en la tabla. Para cada entrada en el campo multivalor, se "busca" un valor mostrado, basándose en el valor enlazado.

Esto significa que Access muestra a menudo un valor mostrado buscado que no es el mismo que el valor enlazado que se guarda en el campo. Por ejemplo, un conjunto de valores de Id. de empleados de una consulta llamada Contactos extendidos podría estar almacenado en un campo llamado AsignadoA. Estos valores ID de empleado son los valores enlazados. No obstante, como el campo AsignadoA es un campo de búsqueda, Access muestra la serie de valores de búsqueda en el resultado de la consulta; en este caso, los nombres de contacto. Los nombres de contacto son los valores mostrados.

Hoja de datos con valores para mostrar y hoja de datos con valores enlazados

1. Valores mostrados

2. Valores enlazados

Es importante entender la distinción entre los valores de visualización de un campo de búsqueda multivalor y sus valores enlazados. Los valores de visualización se muestran automáticamente en la vista Hoja de datos, de forma predeterminada. Sin embargo, los valores enlazados son los que se almacenan, los que se usan en los criterios de la consulta y los que usa Access de forma predeterminada en combinaciones con otras tablas.

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Presentación de las propiedades del campo de búsqueda

Puede ver las propiedades del campo de búsqueda en el panel inferior de la vista Diseño bajo Propiedades del campo. Para ver las propiedades relacionadas específicamente con la columna de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desee agregar la columna de búsqueda y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  4. Haga clic en el nombre de la columna de búsqueda en la columna Nombre de campo.

  5. En Propiedades de campo, haga clic en la ficha Búsqueda.

    Se muestran las propiedades de búsqueda.

    Propiedades del campo de búsqueda multivalor

Cuando se establece el valor de la primera propiedad (Mostrar Control), la lista de propiedades disponibles cambia para reflejar su elección. Puede establecer las propiedades de campo de búsqueda para cambiar el comportamiento de una columna de búsqueda. Tenga en cuenta que al usar el Asistente para búsquedas para crear una columna de búsqueda, las propiedades de campo de búsqueda están establecidas para el asistente.

Propiedades del campo de búsqueda

Establezca esta propiedad

Para

Control de pantalla

Establecer el tipo de control a Casilla de verificación, Cuadro de texto, Cuadro de lista o Cuadro combinado. Cuadro combinado es la elección más común para una columna de búsqueda.

Tipo de origen de la fila

Elegir si desea rellenar la columna de búsqueda con valores de otra tabla o consulta, o de una lista de valores que especifique. Puede elegir rellenar la lista con los nombres de los campos de una tabla o consulta.

Origen de la fila

Especifique la tabla, consulta o lista de valores que proporciona los valores de la columna de búsqueda. Cuando la propiedad Tipo de origen de fila se establece en Tabla/consulta o Lista de campos, se debe establecer esta propiedad a un nombre de tabla o consulta o a una instrucción SQL que representa la consulta. Cuando se establece la propiedad tipo de Origen de la fila a la Lista de valores, esta propiedad debe contener una lista de valores separados por punto y coma.

Columna enlazada

Especificar la columna del origen de la fila que proporciona el valor almacenado por la columna de búsqueda. Este valor puede ir desde 1 hasta el número de columnas del origen de la fila.

Nota: La columna que proporciona el valor que se desea almacenar no tiene porqué ser la misma columna que la columna de visualización.

Número de columnas

Especificar el número de columnas del origen de la fila que se pueden mostrar en la columna de búsqueda. Para seleccionar las columnas que desea mostrar, debe facilitar un ancho de columna en la propiedad Ancho de columnas.

Encabezados de columna

Especificar si se desea mostrar encabezados de columna.

Ancho de columnas

Indicar el ancho de columna de cada columna. Si no desea mostrar una columna, por ejemplo un número Id., especifique 0 para el ancho.

Filas en lista

Especificar el número de filas que aparecen al mostrar la columna de búsqueda.

Ancho de la lista

Especificar el ancho del control que aparece al mostrar la columna de búsqueda.

Limitar a la lista

Elegir si un usuario puede indicar un valor que no se encuentra en la lista.

Permitir varios valores

Especificar si la columna de búsqueda emplea un campo multivalor y permite seleccionar varios valores.

Permitir ediciones de lista de valores

Especificar si se pueden editar los elementos de una columna de búsqueda que está basada en una lista de valores. Si esta propiedad está establecida en , y hace clic con el botón secundario en un campo de búsqueda que está basado en una lista de valores de una única columna, verá la opción de menú Editar elementos de lista. Si el campo de búsqueda tiene más de una columna, se omite esta propiedad.

Formulario de edición de elementos de lista

Especificar el uso de un formulario existente para editar la lista de elementos de una columna búsqueda que está basada en una tabla o consulta.

Mostrar sólo valores de origen de fila

Mostrar sólo valores que coincidan con el origen de fila actual si Permitir varios valores está establecida en .

El valor enlazado de una columna búsqueda se determina mediante la propiedad Columna enlazada. El valor de visualización de una columna de búsqueda es la columna o columnas que se representan en la propiedad Ancho de columnas con un ancho distinto de cero.

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Cambiar el diseño de una columna de búsqueda de un campo multivalor

Para cambiar el diseño de una columna de búsqueda multivalor, deberá editar las propiedades del campo de búsqueda en la vista Diseño, pero con una excepción. Si la columna de búsqueda está basada en una lista de valores de una única columna y la propiedad Permitir ediciones de lista de valores está establecida en , podrá cambiar la lista de valores en la vista Hoja de datos o Formulario haciendo clic con el botón secundario y eligiendo Editar elementos de lista.

Cambiar la lista de valores de una columna de búsqueda multivalor basada en una lista de valores

Puede agregar valores a la lista de valores, cambiarla o establecer un valor predeterminado.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que contiene el campo multivalor.

    La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

  4. Haga clic con el botón secundario en cualquier celda de la columna de búsqueda multivalor.

  5. Haga clic en Editar elementos de lista.

  6. Cambie la lista de valores y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cambiar una columna de búsqueda multivalor basada en una lista de valores a una columna de búsqueda multivalor basada en una tabla o consulta

  1. En primer lugar, elimine la lista de valores existentes basada en el campo multivalor.

    1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

    2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

    3. Abra la tabla en la vista Diseño.

    4. Seleccione el campo multivalor en la cuadrícula de diseño.

      Para seleccionar el campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

    5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Eliminar filas.

      Grupo Herramientas de la ficha Diseño

      Aparece un mensaje de confirmación.

    6. Cuando aparezca el mensaje de confirmación, haga clic en para eliminar el campo y todos los datos que contiene. Para cancelar la operación, haga clic en No.

  2. Ahora cree el nuevo campo multivalor.

    Para crear un nuevo campo multivalor, vea la sección crear una columna de búsqueda multivalor en la vista Hoja de datos.

Cambiar el diseño de una columna de búsqueda multivalor

Para cambiar una columna de búsqueda multivalor, puede abrir la tabla en la vista Diseño y modificar las propiedades de campo de búsqueda. Para obtener información sobre las propiedades de campo de búsqueda, vea la sección Propiedades de campo de la presentación de la búsqueda.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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