Agregar o cambiar un flujo de trabajo para una lista, una biblioteca o un tipo de contenido

En este artí­culo

• ¿Qué tipos de flujos de trabajo están disponibles?

• Cómo afecta la asociación de flujo de trabajo de disponibilidad del flujo de trabajo

• Agregar o cambiar un flujo de trabajo para una lista, biblioteca o tipo de contenido

Tipos de flujos de trabajo disponibles

Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye varios flujos de trabajo predefinidos que se han diseñado para realizar procesos empresariales comunes, pero una organización también puede crear e implementar flujos de trabajo personalizados.

Cómo afecta la asociación de flujos de trabajo a la disponibilidad

Aunque un flujo de trabajo sin código creado en Microsoft Office SharePoint Designer 2007 puede implementarse directamente en la lista o biblioteca donde va a utilizarse, los flujos de trabajo personalizados que se instalen en el servidor deben agregarse a una lista, biblioteca o tipo de contenido a fin de que estén disponibles para documentos o elementos en una ubicación específica. Para agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido, debe tener el permiso Administrar listas. En la mayoría de los casos, esta tarea la realizan los administradores del sitio o las personas que administran listas o bibliotecas específicas.

La disponibilidad de un flujo de trabajo en un sitio varía en función de la ubicación en la que se agregue:

• Si agrega un flujo de trabajo directamente a una lista o biblioteca, estará disponible únicamente para los elementos de dicha lista o biblioteca.

• Si agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido de lista (una instancia de un tipo de contenido de sitio que se agregó a una lista o biblioteca específica), el flujo de trabajo estará disponible únicamente para los elementos del tipo de contenido de la lista o biblioteca específica con la que el tipo de contenido está asociado.

• Si agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido de sitio, el flujo de trabajo estará disponible para cualquier elemento del tipo de contenido en todas las listas y bibliotecas a las que se agregó una instancia del tipo de contenido de sitio. Si desea que un flujo de trabajo esté ampliamente disponible en las listas o bibliotecas de una colección de sitios para elementos de un tipo de contenido específico, la forma más eficaz de obtener este resultado es agregar el flujo de trabajo directamente a un tipo de contenido de sitio.

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Agregar o cambiar un flujo de trabajo para una lista, biblioteca o tipo de contenido

Antes de intentar agregar un flujo de trabajo, póngase en contacto con el administrador del servidor para determinar qué flujos de trabajo están instalados y habilitados en el sitio. Para obtener más información acerca de cómo agregar o cambiar uno de los flujos de trabajo predefinidos que están incluidos en Office SharePoint Server 2007, consulte los vínculos de la sección Vea también.

Cuando agrega un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido, puede personalizar el flujo de trabajo para su ubicación específica si define varias opciones:

• Nombre de la instancia del flujo de trabajo

• Lista de tareas donde están almacenadas las tareas relacionadas con el flujo de trabajo

• Lista de historial que registra todos los eventos relacionados con el flujo de trabajo

• Cómo desea que se inicie el flujo de trabajo

• Opciones adicionales específicas de un flujo de trabajo individual (por ejemplo: cómo se distribuyen las tareas a los participantes, en qué circunstancias se considera completado el flujo de trabajo y qué acciones tienen lugar una vez completado correctamente el flujo de trabajo).

Para agregar un flujo de trabajo nuevo a una lista, una biblioteca o un tipo de contenido o bien, para cambiar la configuración de un flujo de trabajo ya asociado a una lista, una biblioteca o un tipo de contenido, siga los mismos pasos.

1. Para abrir la página Agregar un flujo de trabajo o la página Cambiar un flujo de trabajo para la lista, la biblioteca o el tipo de contenido en el que desea agregar o cambiar un flujo de trabajo, realice uno de los siguientes procedimientos:

   • Para una lista o biblioteca

     1. Abra la lista o la biblioteca para la que desea agregar o cambiar un flujo de trabajo.

     2. En el menú de configuración de , haga clic en Configuración de la lista o haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

        Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

     3. En Permisos y administración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

   • Para un tipo de contenido de lista:

     1. Abra la lista o la biblioteca que contiene la instancia del tipo de contenido de lista para la que desea agregar o quitar un flujo de trabajo.

     2. En el menú de configuración de , haga clic en Configuración de la lista o haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

        Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

     3. En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido.

        Nota: Si la lista o biblioteca no está configurada para permitir a varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la lista o biblioteca.

     4. En Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

   • Para un tipo de contenido de sitio:

     1. En la página de inicio de la colección de sitios, en la del menú Acciones del sitio, elija Configuración del sitio y, a continuación, haga clic en Modificar toda la configuración del sitio.

     2. En Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

     3. Haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio para el que desea agregar o cambiar un flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

        Nota: Si ya se agregaron flujos de trabajo a esta lista, biblioteca o tipo de contenido, este paso lo lleva directamente a la página Cambiar la configuración del flujo de trabajo en donde debe hacer clic en Agregar un flujo de trabajo para ir a la página de adición de flujos de trabajo. Si no se agregó ningún flujo de trabajo a esta lista, biblioteca o tipo de contenido, este paso lo lleva directamente a la página de adición de flujos de trabajo.

1. En la página Cambiar configuración del flujo de trabajo, haga clic en Agregar un flujo de trabajo o haga clic en el nombre del flujo de trabajo para el que desea cambiar la configuración.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

   • Si está agregando un flujo de trabajo, en la página Agregar un flujo de trabajo, en la sección Flujo de trabajo, haga clic en el nombre de la plantilla del flujo de trabajo que desea utilizar.

   • Si está cambiando la configuración de un flujo de trabajo, en la página Cambiar un flujo de trabajo, cambie la configuración que desea cambiar según los siguientes pasos.

3. En la sección Nombre, escriba un nombre único para el flujo de trabajo.

   1. En la sección Lista de tareas, especifique una lista de tareas para utilizarla con el flujo de trabajo.

      Notas: 

      • Puede utilizar la lista Tareas predeterminada o puede crear una nueva. Si utiliza la lista Tareas, los participantes del flujo de trabajo podrán buscar y ver sus tareas del flujo de trabajo con facilidad utilizando la vista Mis tareas de la lista Tareas.

      • Si las tareas para este flujo de trabajo van a revelar datos que desea mantener independientes de la lista Tareas general, debería crear una nueva lista de tareas.

      • Si la organización va a tener numerosos flujos de trabajo o si los flujos de trabajo implicarán numerosas tareas, debería crear una nueva lista de tareas. En esta instancia, puede que desee crear listas de tareas para cada flujo de trabajo.

4. En la sección Lista de historial, seleccione una lista de historial para utilizarla con este flujo de trabajo. La lista de historial muestra todos los eventos que se producen durante cada instancia del flujo de trabajo.

   Nota: Puede utilizar la lista Historial predeterminada o puede crear una nueva. Si su organización tendrá numerosos flujos de trabajo, es posible que desee crear una lista de historial separada para cada flujo de trabajo.

5. En la sección Opciones de inicio, especifique la manera, cuándo o por quién se puede iniciar un flujo de trabajo.

   Notas: 

   • Es posible que no haya opciones específicas si no son compatibles con la plantilla de flujo de trabajo que ha seleccionado.

   • La opción Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento únicamente está disponible si se ha habilitado la compatibilidad con el control de versiones principales y secundarias de la biblioteca y si la plantilla de flujo de trabajo seleccionada puede utilizarse para la aprobación de contenido.

6. Si va a agregar el flujo de trabajo a un tipo de contenido de sitio, especifique si desea agregarlo a todos los tipos de contenido que heredan de este tipo de contenido en la sección Actualizar listas y tipos de contenido de sitio.

   Nota: La sección Actualizar listas y tipos de contenido de sitio sólo aparece en la página Agregar un flujo de trabajo para los tipos de contenido de sitio.

7. Si hay opciones de personalización adicionales disponibles para el flujo de trabajo, haga clic en Siguiente y, a continuación, especifique las opciones que desee en la página Personalizar del flujo de trabajo.

   Para obtener información más detallada acerca de cómo personalizar cada uno de los flujos de trabajo predefinidos, consulte los vínculos de la sección Vea también.

8. Si no hay opciones de personalización adicionales disponibles para el flujo de trabajo, haga clic en Aceptar.

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