Agregar los datos recolectados a través de los correos electrónicos a la base de datos de Access

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Puede recopilar o actualizar la información mediante mensajes de correo electrónico mediante Microsoft Access 2007 o Access 2010 con Microsoft Outlook 2007 o Microsoft Outlook 2010. Access le guía a través de crear un formulario de recopilación de datos y enviar el formulario en un mensaje de correo electrónico. Cuando los destinatarios de correo electrónico devuelvan el formulario completado, puede elegir tener los datos recopilados procesan automáticamente y se almacenan en una base de datos de Access especificada. Este método de recopilación de datos puede ahorrar tiempo y esfuerzo que implica normalmente en una copia y pegar o un proceso de entrada manual de datos. Las siguientes son algunas situaciones donde puede utilizar este proceso para recopilar datos:

Encuestas    Puede realizar una encuesta y compilar los resultados de la primera creando una base de datos de Access con las tablas necesarias para almacenar los resultados y usar al Asistente para generar un formulario de encuesta y, a continuación, enviarlo por correo electrónico a los participantes de la encuesta. Al responder a los participantes, los datos de la encuesta se almacenan automáticamente en la base de datos.

Informes de estado    Ya sea el último estado de nivel de inventario o la información actualizada sobre asuntos pendientes, su equipo puede mantenerle informado mediante el envío de que mensajes que contienen la información actual a intervalos regulares de correo electrónico.

Administración de eventos    Al organizar una conferencia o formación o los otros eventos, puede enviar uno o varios formularios como un mensaje de correo electrónico para recopilar información de contacto, preferencias de viaje y hotel y así sucesivamente. Si opta por que procesar automáticamente las respuestas, los participantes pueden cambiar sus preferencias en cualquier momento sin tener que le notifique y siempre tendrá acceso a los datos más recientes para tomar una decisión.

En este artículo se explica lo que debe utilizar este proceso, cómo empezar a usar el asistente y, a continuación, le ofrece información adicional sobre los distintos pasos para que pueda hacer la selección más informada que siga el Asistente

Nota: No podrá agregar los datos recopilados si el destinatario utiliza Hotmail o Yahoo para enviar el formulario de la colección de datos.

Antes de empezar

Si esta es la primera vez que recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico, siga estos pasos:

  1. Asegúrese de que ha instalado las siguientes aplicaciones en su equipo:

    • Access 2007 o Access 2010.

    • Outlook 2007 o Outlook 2010. Debe tener Outlook instalado y configurado en el equipo que se utiliza para enviar los mensajes de correo electrónico. Si tiene Outlook instalado, pero aún no está configurado, inicie Outlook y siga las instrucciones del Asistente para inicio de Outlook. Para obtener ayuda con el asistente, consulte la Ayuda de Outlook.

    • Si va a usar un formulario de InfoPath, asegúrese de que haya que InfoPath 2007 o una versión posterior instalada la edición y los destinatarios también tendrán que tener InfoPath instalado en sus equipos.

    • Correo electrónico los destinatarios deben tener bien tener InfoPath o un cliente de correo electrónico que admita el formato HTML instalado en sus equipos para poder ver y editar el formulario.

      El formulario usado para recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico no es un formulario de Access. El asistente genera un formulario especial en formato HTML o de InfoPath.

      Identificar una base de datos de destino. La base de datos puede estar en formato .mdb o .accdb. Además, los archivos .mde y .accde son compatibles. Si no desea usar una base de datos existente, debe crear uno nuevo.

  2. Identifique o cree las tablas que desee rellenar con los datos de las respuestas de correo electrónico. Si va a recopilar datos de las tablas existentes, asegúrese de que las tablas no son de solo lectura y que tiene los permisos necesarios para agregar o actualizar su contenido.

Nota: Los datos adjuntos, autonumeración, OLE y un campo multivalor tipos no se pueden recopilar mediante mensajes de correo electrónico

Si la operación de recopilación de datos rellena dos o más tablas, debe crear una consulta de selección y usarlo como origen de registros del formulario. Asegúrese de que la consulta incluye todos los campos necesarios de las tablas subyacentes. Si está utilizando una consulta existente, asegúrese de que la consulta no es de solo lectura y que tiene los permisos necesarios para agregar o actualizar su contenido. Para obtener más información acerca de cómo crear una consulta basada en dos o más tablas, vea el artículo Introducción a las consultas.

Almacenar los datos como nuevos registros en las siguientes situaciones:

  • Si los datos rellenarán varias tablas.

  • Si la tabla de destino no tiene un campo de clave principal. Los valores de clave principales son necesarios para asignar cada respuesta a un registro existente. Si la tabla de destino no tiene un campo de clave principal, agréguelo o asigne un campo existente que tenga valores únicos como clave principal.

  • Si la tabla de destino no tiene ningún registro. Si la tabla está vacía, el asistente supone que desea agregar registros.

  • Si las direcciones de correo electrónico de los destinatarios no están almacenadas como un campo en la base de datos. Al recopilar datos para actualizar los registros, no podrá escribir manualmente las direcciones en el mensaje generado por el asistente. El campo dirección debe estar en la tabla de destino o en una tabla que tiene una relación con la tabla de destino.

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Introducción

  1. Abra la base de datos en el que se almacenarán los datos recopilados.

  2. Para agregar los datos a una sola tabla, seleccione la tabla en el panel de navegación. Para rellenar varias tablas relacionadas, seleccione la consulta enlazada a estas tablas.

  3. Siga uno de estos procedimientos para iniciar al Asistente para:

    • En la pestaña Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Crear correo.

    • Haga clic en la tabla o consulta y, a continuación, haga clic en recopilar y actualizar datos por correo electrónico.

      Nota: Si la tabla no contiene todos los campos o sólo tiene la autonumeración, objeto OLE, datos adjuntos o tipos de campos de búsqueda multivalor, Access muestra el siguiente mensaje: seleccionado tabla o consulta no tiene ningún campo compatible con la recopilación de datos mediante correo electrónico .

Si la tabla contiene los campos que admiten la recopilación de datos, se inicia el asistente. Si la tabla de destino admite agregar y actualizar los datos, el asistente le guiará por los pasos necesarios para recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico.

Use las siguientes secciones como referencia para las preguntas que es posible que tenga a través de los siguientes siete pasos principales del proceso.

  1. Elija el tipo de formulario de entrada de datos que desea enviar

  2. Elija si desea recopilar datos nuevos o actualizar los datos existentes

  3. Especificar los datos que desee recopiladas

  4. Especificar el procesamiento de datos automático o manual

  5. Seleccione cómo desea especificar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios

  6. Revise y especifique la lista de destinatarios

  7. Crear y enviar el mensaje de correo electrónico

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Elija el tipo de formulario de entrada de datos que desea enviar

Seleccione el tipo de formulario basado en la facilidad de uso para usted y los destinatarios.

Formulario HTML seleccione    Un formulario HTML puede ver y editar cualquier usuario cuyo cliente de correo electrónico compatible con HTML

Seleccione Microsoft InfoPath formulario    Verá esta opción que InfoPath únicamente si está instalado en su equipo. Seleccione esta opción únicamente si los destinatarios que todos tengan InfoPath y Outlook instalado en sus equipos. Un formulario de InfoPath ofrece una mejor entrada de datos y el entorno de edición

La página del asistente que se muestra a continuación depende de si el objeto de destino admite la actualización de datos. Si el objeto es una consulta basada en dos o más tablas o si se trata de una tabla que no tiene un campo de clave principal o que no contiene registros, el asistente supone desea agregar registros nuevos y le pide que seleccione los campos del formulario. En los demás casos, el asistente le pide que especifique si desea agregar o actualizar los datos antes de que le pide que seleccione los campos del formulario.

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Elija si desea recopilar datos nuevos o actualizar los datos existentes

Especifique qué desea hacer con los datos. El tipo de formulario que esté usando afecta al número de registros nuevos que puede enviar un destinatario en una sola respuesta. Al actualizar los datos, el número de registros que se debe actualizar un destinatario identifica el número de formularios previamente completados que se incluirán en un mensaje.

Nota: Para agregar nuevos registros, escriba las direcciones de correo electrónico en el cuadro Dirección de correo electrónico cuando se cree el mensaje. Para actualizar los datos existentes, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios deben estar almacenadas como un campo en la tabla o consulta subyacente o en una tabla relacionada.

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Especifique los datos que desea recopiladas

Al elegir los campos para incluir en el formulario, no es necesario incluir todos los campos que existen en la tabla o consulta en el formulario subyacente. Sin embargo, deben cumplirse las condiciones siguientes:

  • Campos requeridos:    Campos marcados con un símbolo de asterisco (*) son necesarios. Si está recopilando registros nuevos, el asistente incluirá automáticamente todos los campos cuya propiedad requerido está establecida en . Si cualquier registro de campos obligatorios están en blanco, Access no puede agregar el registro a la tabla.

  • No admite tipos de campo:    No podrá incluir determinados tipos de campo en el formulario como Autonumeración, datos adjuntos, objeto OLE o campos de búsqueda multivalor.

  • Campo de clave principal:    El usuario podrá escribir un valor en el campo al agregar registros la respuesta no se procesará si el valor especificado ya está en uso.

    Nota: Para cada campo que incluya, en Propiedades de campo, especifique una etiqueta y haga clic en sólo lectura si no desea que el usuario para cambiar los datos de ese campo.

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Especificar el procesamiento de datos automático o manual

Puede seleccionar un procesamiento automática o manual de las respuestas. Procesamiento automático significa que cuando reciba las respuestas, Outlook y Access funcionan conjuntamente para exportar los datos a las tablas de destino de la base de datos. Procesamiento automático puede ahorrar tiempo y esfuerzo. Procesamiento manual sólo significa que empieza la operación de exportación para transferir los datos de la carpeta especificada en Outlook, a la tabla de destino de Access.

Las respuestas se exportan correctamente a la tabla de destino, siempre y cuando se cumplen las condiciones siguientes en el momento en que las respuestas llegar a su buzón de correo:

  • Outlook ya debe estar ejecutándose en el equipo. Si Outlook no se está ejecutando, procesamiento inicia la próxima vez que inicie Outlook.

  • Access no debe estar protegida con contraseña y no debe estar abierta en modo exclusivo. El nombre o la ubicación de la base de datos no debe han cambiado desde que envió el mensaje de correo electrónico.

  • Los nombres de las tablas y consultas y las propiedades de los campos incluidos en el formulario, no puede haber cambiado desde que envió el mensaje de correo electrónico.

  • Debe tener los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de las tablas y consultas subyacentes.

    Nota: Si se produce un error de procesamiento automático, solucionar problemas y, a continuación, exporte manualmente las respuestas que no se pudo. Las respuestas que llegan a la Bandeja de entrada después de resolver los problemas seguirán procesarse automáticamente.

Establecer las propiedades para controlar el procesamiento automático de las respuestas

Para especificar una carpeta diferente de Outlook donde se almacenan las respuestas, en la página Especifique cómo desea procesar las respuestas del asistente, haga clic en el nombre de carpeta. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta, seleccione una carpeta diferente, o haga clic en nuevo para crear una nueva carpeta.

Si hace clic en establecer las propiedades para controlar el procesamiento automático de las respuestas al cambio o ajustar la configuración de importación, vea la tabla siguiente para obtener información sobre las opciones disponibles:

Opción

Resultado

Descartar las respuestas de aquellos a quienes no se ha enviado el mensaje   

Seleccione esta casilla si desea que únicamente las respuestas enviadas por los destinatarios originales del mensaje que deben procesarse automáticamente. Respuestas de otros usuarios se almacenan en la carpeta de destino, pero no se procesan automáticamente.

Aceptar varias respuestas de cada destinatario   

Seleccione esta casilla si desea que solo la primera respuesta de cada destinatario que deben procesarse automáticamente. La segunda y subsiguientes respuestas se almacenan en la carpeta de destino, pero no se procesan automáticamente.

Nota: Esta opción solo controla el número de respuestas y no el número de registros en una sola respuesta, que se procesan. En otras palabras, si envía un formulario de InfoPath, un usuario es capaz de enviar varios registros en una sola respuesta y Access procesará automáticamente todos los registros en la respuesta, incluso si no está seleccionada esta casilla de verificación.

Solo permitir actualizaciones a los datos existentes   

Cuando los destinatarios usan un formulario de InfoPath para actualizar los datos, pueden enviar nuevos registros además de las actualizaciones a los registros existentes. Seleccione esta casilla para procesar únicamente las actualizaciones en los registros existentes.

Número de respuestas que deben procesarse   

Escriba el número total de respuestas (de todos los destinatarios) que desee procesada automáticamente. Si desea que todas las respuestas que deben procesarse automáticamente, escriba un valor grande, como 5000, en el cuadro de texto. Las respuestas que se reciben después de alcanza el valor especificado se almacenan en la carpeta de destino, pero no se procesan automáticamente.

Fecha y hora en que detener   

Especificar cuándo debe detenerse el procesamiento automático de las respuestas para este mensaje de correo electrónico. Respuestas recibidas después de esta fecha y hora se almacenan en la carpeta de destino, pero no se procesan automáticamente.

Para cambiar estas opciones en una fecha posterior, en la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos, seleccione el mensaje que desea cambiar la configuración y, a continuación, haga clic en Opciones de mensaje. Los cambios que realice en el cuadro de diálogo afectará a todas las respuestas subsiguientes que reciba a ese mensaje.

Procesar manualmente las respuestas

Para controlar cuándo y qué respuestas se procesan, no seleccione la opción de proceso automático. Las respuestas se almacenarán en una carpeta específica de Outlook hasta que seleccione y haga clic en cada respuesta en la carpeta y, a continuación, haga clic en Exportar datos a Microsoft Access en el menú contextual.

En algunos casos, es posible que tenga que procesar manualmente las respuestas que no se puede procesar automáticamente.

Recuerde lo siguiente antes de la exportación de datos

  • La base de datos de Access no debe estar abierta en modo exclusivo y el nombre o la ubicación de la base de datos no puede haber cambiado desde que envió el mensaje de correo electrónico.

  • Los nombres de las tablas y consultas y las propiedades de los campos incluidos en el formulario, no puede haber cambiado desde que envió el mensaje de correo electrónico.

  • Debe tener los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de las tablas y consultas subyacentes.

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Seleccione cómo desea especificar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios

Si va a recopilar información nueva solamente, puede especificar las direcciones de correo electrónico de dos maneras:

  • Escriba las direcciones de correo electrónico individualmente en el mensaje de correo electrónico de Outlook o seleccione las direcciones de una libreta de direcciones.

  • Use el campo de dirección de correo electrónico en la tabla o consulta de base de datos de Access actual.

    Nota: Cuando la recopilación de datos para actualizar los registros existentes, no ve este cuadro de diálogo, porque las direcciones de correo electrónico de los destinatarios deben estar disponibles como un campo en la base de datos.

Escribir las direcciones de correo electrónico directamente en Outlook

Si especifica a los destinatarios en Outlook, puede obtener una vista previa y personalizar el mensaje antes de enviarlo. En el correo electrónico cuerpo del mensaje incluye una breve introducción y un formulario. Se recomienda que realice los cambios al formulario. Cambios en la estructura del formulario podrían producir la respuesta que no se está procesada.

Uso de las direcciones de correo electrónico almacenadas en un campo de la base de datos

La opción para seleccionar un asociado tabla hace referencia a tablas relacionadas. Para ver o editar las relaciones de tabla en la base de datos, en la ficha Herramientas de base de datos., en el grupo relaciones, haga clic en relaciones

Para obtener más información acerca de las relaciones, vea el artículo Guía de relaciones de tabla.

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Revise y especifique la lista de destinatarios

El último paso principal implica la vista previa y personalizar el mensaje de correo electrónico, realizar ajustes en la lista de destinatarios y, a continuación, enviar el mensaje de recopilación de datos.

Crear y enviar el mensaje de correo electrónico

Cuando el asistente le informa que ahora se puede crear el mensaje de correo electrónico y le muestra cómo ver el estado de correo electrónico mediante el comando Administrar respuestas, pueden aparecer algunos mensajes de advertencia. La tabla siguiente describe cada advertencia y la acción que puede tomar para solucionarlo:

Mensaje de advertencia mensaje

Descripción

S solución

Algunos registros no contienen una dirección en el campo de dirección de correo electrónico especificada. No se devolverán datos para estas filas.

El campo de dirección de correo electrónico que haya seleccionado contiene valores nulos.

Si desea recopilar datos para cada registro, salga del asistente y reemplace los valores nulos con direcciones de correo electrónico. Inicie al Asistente de nuevo.

Actualmente tiene un bloqueo exclusivo en la base de datos; procesamiento automático producirán hasta que desaparezca el bloqueo.

Tiene la base de datos abierta en modo exclusivo.

Si opta por que las respuestas automáticamente procesado, el procesamiento se produce un error porque Access no puede agregar o actualizar una base de datos que tiene un bloqueo exclusivo en él. Cierre y vuelva a abrir la base de datos en modo no exclusivo inmediatamente después de enviar el mensaje

Estos mensajes de correo electrónico pueden contener datos que es de carácter confidencial.

Recopilación de datos para actualizar los registros existentes y, a continuación, el formulario que va a enviar se completará previamente con datos existentes.

Si algunos campos del formulario incluyen datos confidenciales, vaya al paso del asistente donde seleccionó los campos y quite los campos que contienen datos confidenciales del formulario

Después de obtener una vista previa y personalizar el mensaje, puede filtrar el campo de dirección de correo electrónico y seleccione a los destinatarios. Elija las direcciones de correo electrónico que desee utilizar seleccionando las casillas correspondientes. Si ve un cuadro de diálogo que contiene las direcciones de correo electrónico no válida, tome nota de las direcciones en la lista y haga clic en Salir. Comprobar las direcciones no válidas, cualquier corrija y, a continuación, intente volver a enviar el mensaje.

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