Agregar contenido a un caso y establecer suspensiones en orígenes en el centro de exhibición de documentos electrónicos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Nota: A partir de ahora, no podrá crear casos de eDiscovery en SharePoint Online (en los planes independientes de Office 365 y SharePoint Online). Para crear casos de eDiscovery, empiece a usar el Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365. Para obtener más información, vea Administrar casos de eDiscovery en el Centro de seguridad y cumplimiento. Tenga en cuenta que podrá seguir modificando los casos de eDiscovery existentes en SharePoint Online.

El contenido que forma parte de un caso de exhibición de documentos electrónicos (como pruebas potenciales para admitir litigios, auditorías o investigaciones) se puede administrar en un conjunto de exhibición de documentos electrónicos. Cada caso puede tener varios conjuntos. También puede filtrar qué contenido de origen desea incluir, como por autor o remitente, por un intervalo de fechas o por palabras clave de búsqueda.

Cuando un origen de contenido es parte de un caso, puede colocar en espera para que se conserva una copia. Esto incluye los sitios de SharePoint, documentos, o páginas y buzones de Exchange. En SharePoint Server, también puede mantener el contenido de los recursos compartidos de archivos de búsqueda. Cuando se colocan elementos en espera, pueden continuar personas trabajar en ellas sin interrupciones. Contenido administrado por las directivas no caducará cuando se coloca en espera.

Una vez que haya definido los orígenes de contenido, puede ejecutar las consultas y exportar el contenido que va a proporcionar a las autoridades. El contenido exportado incluye un archivo de carga basado en el Modelo de referencia de exhibición de documentos electrónicos estándar.

Nota:  Una vez que agregue orígenes de contenido o consultas a un caso de exhibición de documentos electrónicos, no será posible cambiar la configuración regional del sitio.

Crear un conjunto de exhibición de documentos electrónicos para administrar orígenes de contenido

Con este procedimiento se crea un conjunto de exhibición de documentos electrónicos y se agregan orígenes de contenido a este. Para colocar contenido en espera, siga el procedimiento que se muestra a continuación, Colocar orígenes de contenido en espera.

Agregar y administrar orígenes de exhibición de documentos electrónicos

Nota: Para incluir orígenes en un caso, el servicio de búsqueda de SharePoint debe indexarlos primero. Para obtener más información, consulte a la persona que administra los sitios y los buzones que desea incluir.

  1. Si su caso no está ya abierto, en un centro de exhibición de documentos electrónicos, haga clic en Casos y seleccione el caso al que desea agregar orígenes de contenido.

  2. En Conjuntos de exhibición de documentos electrónicos, haga clic en Nuevo elemento.

  3. Escriba un nombre para el conjunto de exhibición de documentos electrónicos (por ejemplo, Correspondencia ejecutiva).

  4. Junto a Orígenes, haga clic en Agregar y administrar orígenes.

  5. En el cuadro de diálogo que aparece, debajo de Buzones, escriba los nombres de cuenta o las direcciones de correo electrónico para los buzones de Exchange que desea incluir en el caso.

  6. En ubicaciones, escriba la dirección URL para el contenido que desea usar como el origen. En SharePoint Server, también puede escribir una dirección de recurso compartido. Cualquier contenido que incluye debe estar indizado por la búsqueda.

  7. Haga clic en Guardar.

  8. En el cuadro Filtrar, escriba las palabras clave que desea usar para restringir el origen.

  9. Para reducir el contenido de la consulta según la fecha, escriba una Fecha de inicio y Fecha de finalización.

  10. Para limitar los resultados al autor de un documento o a un elemento de la lista, o a un remitente específico de correos electrónicos, escriba los nombres o correos electrónicos en el cuadro Autor/Remitente.

  11. Para limitar los resultados a un dominio específico de Exchange, escriba el nombre en el cuadro Dominio.

  12. Haga clic en el botón Aplicar filtro.

  13. Para comprobar que ha seleccionado el contenido correcto, haga clic en Vista previa de resultados.

  14. Haga clic en Guardar.

Nota: Puede agregar y quitar orígenes de contenido después de crear un conjunto de exhibición de documentos electrónicos. Para ver una lista de orígenes de contenido de un conjunto de exhibición de documentos electrónicos, haga clic en Orígenes.

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Colocar orígenes de contenido en espera

Nota: Para incluir orígenes en un caso, el servicio de búsqueda de SharePoint debe indexarlos primero. Para obtener más información, consulte a la persona que administra los sitios y los buzones que desea incluir.

  1. Si su caso no está ya abierto, en un centro de exhibición de documentos electrónicos, haga clic en Casos y seleccione el caso que desea colocar en espera.

  2. En Conjuntos de exhibición de documentos electrónicos, haga clic en Nuevo elemento.

  3. Escriba un nombre para el conjunto de exhibición de documentos electrónicos (por ejemplo, Correspondencia ejecutiva).

  4. Junto a Orígenes, haga clic en Agregar y administrar orígenes.

  5. En el cuadro de diálogo que aparece, debajo de Buzones, escriba los nombres de cuenta o las direcciones de correo electrónico para los buzones de Exchange que desea incluir en el caso.

  6. En ubicaciones, escriba la dirección URL para el contenido que desea usar como el origen. En SharePoint Server, también puede escribir una dirección de recurso compartido. Cualquier contenido que incluye debe estar indizado por la búsqueda.

  7. Haga clic en Guardar.

  8. En el cuadro Filtrar, escriba las palabras clave que desea usar para restringir el origen.

  9. Para reducir el contenido de la consulta según la fecha, escriba una Fecha de inicio y Fecha de finalización.

  10. Para limitar los resultados al autor de un elemento de lista o documento, o a un remitente específico de mensajes de correo electrónico, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico en el cuadro Autor/Remitente.

  11. Para limitar los resultados a un dominio específico de Exchange, escriba el nombre en el cuadro Dominio.

  12. Haga clic en el botón Aplicar filtro.

  13. Haga clic en Habilitar la suspensión en contexto.

  14. Para comprobar que ha seleccionado el contenido correcto, haga clic en Vista previa de resultados.

  15. Haga clic en Guardar.

Nota:  Cuando haya colocado el contenido en suspensión, si desea ver una lista de orígenes de contenido para un caso, haga clic en Orígenes.

Quitar una suspensión de orígenes de contenido

  1. Si su caso no está ya abierto, en un centro de exhibición de documentos electrónicos, haga clic en Casos y seleccione el caso en el que desea quitar una suspensión.

  2. Haga clic en la opción de conjuntos de exhibición de documentos electrónicos.

  3. Debajo de Orígenes, haga clic en el nombre del origen cuya suspensión desea eliminar. Aparecerá la dirección de la ubicación de los nombres de los buzones de Exchange.

  4. Haga clic en Deshabilitar la suspensión en contexto.

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Quitar un conjunto de exhibición de documentos electrónicos de un caso

  1. Si su caso no está ya abierto, en un centro de exhibición de documentos electrónicos, haga clic en Casos y seleccione el caso del que desea quitar un conjunto de exhibición de documentos electrónicos.

  2. Haga clic a la izquierda del conjunto de exhibición de documentos electrónicos para seleccionarlo, de manera que aparezca una marca junto al nombre.

  3. Haga clic en los tres puntos para mostrar Abrir menú.

  4. Haga clic en Eliminar elemento.

  5. Cuando se le pregunte si desea enviar el elemento a la Papelera de reciclaje, haga clic en Aceptar.

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Obtener más información acerca de las suspensiones

  • Estos tipos de contenido se pueden colocar en espera como parte de un caso:

    • Documentos

    • Listas (incluidos blogs y contenido de wiki)

    • Páginas (incluidas páginas que hospedan blogs y wikis)

    • Objetos de Exchange, como tareas, entradas de calendario, contactos, mensajes de correo electrónico y adjuntos. Si las conversaciones de Microsoft Lync se archivan en Microsoft Exchange, estas se incluirán.

    • En SharePoint Server, el contenido en recursos compartidos de archivos que ha rastreado por la búsqueda. exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Online no es compatible con recursos compartidos de archivos.

  • Al suspender los orígenes de contenido en un conjunto de exhibición de documentos electrónicos, se muestra el estado de suspensión para cada origen en la columna Estado de conservación local en la lista de orígenes de contenido. En la siguiente lista se describe cada valor de estado de suspensión.

    • En espera   Indica que todo el origen de contenido está suspendido. Este valor se muestra cuando el cuadro bajo Filtro se deja en blanco y la conservación local está habilitada para las fuentes en el conjunto de exhibición de documentos electrónicos. El resultado es que todo el contenido del origen especificado se suspende.

    • En espera con filtro   Indica que los elementos que cumplen los criterios de búsqueda especificado en el cuadro bajo Filtro en el origen de contenido están suspendidos y que la conservación local está activada para las fuentes en el conjunto de exhibición de documentos electrónicos. El resultado es que el contenido que cumple los criterios de búsqueda en el origen especificado se suspende.

    • No está en espera   Indica que no todo el origen de contenido está suspendido.

    • No se puede poner en espera   Indica que no todo el origen de contenido se puede suspender.

    • Error   Indica que se produjo un error en la solicitud de suspensión del origen de contenido.

    • Procesando   Indica que la solicitud de suspensión está en curso. Este estado se muestra tras hacer clic en Habilitar conservación local y después en Guardar en un conjunto de exhibición de documentos electrónicos. Pasados unos momentos, actualice la página del conjunto de exhibición de documentos electrónicos y este valor se reemplazará con uno de los valores anteriores.

  • Cuando se coloca una suspensión en un sitio de SharePoint, no puede eliminar una aplicación desde el sitio.

  • Cuando se suspende un sitio de SharePoint, se crea una biblioteca de conservación de documentos, si todavía no existe. Los usuarios pueden seguir trabajando con el contenido, pero, mientras los usuarios cambian el contenido, se conserva una copia del contenido tal como estaba en el momento en que se inició la conservación. Los usuarios normales con permisos típicos no pueden ver la biblioteca de conservación de documentos. Solo los usuarios con permisos de nivel de la aplicación web, o aquellos a los que se han concedido permisos específicos, pueden ver la biblioteca de conservación de documentos.

  • Si un usuario intenta cambiar o eliminar contenido en un sitio que está en espera, SharePoint comprueba primero si se ha cambiado el contenido puesto que se aplicó la suspensión. Si esta es la primera modificación desde que se aplicó la suspensión, SharePoint copia el contenido a la biblioteca de conservación de documentos y, a continuación, permite al usuario cambiar o eliminar el contenido original.

  • Un usuario recibirá un error si intenta eliminar una biblioteca, lista o colección de sitios que está suspendida. Los usuarios también recibirán un error si intentan eliminar una carpeta que contiene un archivo suspendido. Si los usuarios desean eliminar una carpeta que contiene uno o más archivos suspendidos, tienen que eliminar los archivos antes de poder eliminar la carpeta.

  • Para almacenar todas las versiones del contenido en un sitio, debe habilitar el control de versiones de documentos para las bibliotecas de documentos en el sitio. Si se elimina un documento desde un sitio que está suspendido y el control de versiones de documentos está habilitado, se conservarán todas las versiones del documento eliminado. Si no está habilitado el control de versiones de documentos, la versión del contenido existente en el momento en el que se aplicó la suspensión es la única que se conserva. Si el contenido se cambia varias veces después de aplicar la suspensión, no se conservan versiones intermedias del contenido, para mejorar la eficiencia de uso del espacio de almacenamiento. La mayor parte del contenido en un sitio normalmente no cambia y por lo tanto no se copia a la biblioteca de conservación de documentos.

  • Quitar una suspensión de un sitio, todos los archivos de la conservación mantenga biblioteca se eliminarán (movido a la Papelera de reciclaje de la primera fase) dentro de 7 siete días de la eliminación de la suspensión. Eso es porque un trabajo del temporizador de la biblioteca de espera de conservación se ejecuta una vez cada 7 días e identifica los elementos que se va a eliminar. Los archivos se eliminarán la próxima vez que se ejecuta el trabajo del temporizador después de quita la suspensión del sitio.

Obtenga más información sobre exhibición de documentos electrónicos

Para obtener más información sobre casos de exhibición de documentos electrónicos, consulte los siguientes artículos:

Escenario: exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Server 2013 y Exchange Server 2013

Configurar un centro de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Online

Planear y administrar casos de exhibición de documentos electrónicos

Crear e iniciar consultas de exhibición de documentos electrónicos

Búsqueda y uso de palabras clave en la exhibición de documentos electrónicos

Exportar contenido de exhibición de documentos electrónicos y crear informes

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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