Administrar un gran número de archivos mediante un Centro de documentación

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Nota: En este artículo se refiere a un sitio de SharePoint de ejemplo creado por Adventure Works, ficticia compañía que fabrica bicicletas, componentes de bicicleta y accesorios ciclistas.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye una plantilla de sitio del centro de documentación. Al usar la plantilla, el sitio resultante está optimizado para crear, utilizar y almacenar grandes cantidades de documentos. Por ejemplo, Adventure Works usa su centro de documentación para almacenar y administrar sus manuales técnicos, listas de precios y especificaciones del producto y comparaciones.

Formas de usar un sitio de centro de documentación

Puede usar un sitio de centro de documentación como entorno de creación o un archivo de contenido. En un entorno de creación, los usuarios de forma activa proteger y desproteger los archivos y crear estructuras de carpetas para los archivos. Control de versiones está habilitado y puede haber 10 o más versiones anteriores de cada documento. Los usuarios proteger y desproteger documentos con frecuencia y flujos de trabajo pueden controlar sus ciclos de vida. El centro de documentación de Adventure Works está configurado como un entorno de creación.

En cambio, muy poco de creación se produce en un archivo de contenido. Los usuarios solo vista o cargar documentos. La plantilla de sitio del centro de documentación es compatible con la creación de archivos de base de conocimientos. Normalmente, bases de conocimientos contienen solo versiones de documentos y un sitio puede escalar hasta 10 millones de archivos. En un escenario típico, como un centro de soporte técnico para una organización grande, 10.000 usuarios pueden acceder al contenido, principalmente para leerlo. Un subconjunto de 3.000 a 4.000 usuarios puede cargar contenido nuevo en el sitio.

Nota: También puede crear otro tipo de archiveby a gran escala con la plantilla de sitio del centro de registros. La plantilla contiene características para administrar la retención y eliminación de registros.

Características del centro de documentación

Un sitio de centro de documentación proporciona características para crear y administrar grandes conjuntos de documentos. La plantilla de sitio del centro de documentación tiene las características de administración de documentos recomendadas habilitadas de forma predeterminada. Las secciones siguientes describen brevemente las principales características.

Navegación por la vista Árbol

La vista de árbol debe ser un elemento de exploración familiar para la mayoría de los usuarios de Microsoft Windows. La biblioteca de documentos puede tener varios niveles de carpetas y subcarpetas, para poder usar la vista de árbol para ir rápidamente al documento que desee. La figura siguiente muestra la vista de árbol en el centro de documentación de Adventure Works.

Exploración de vista de árbol para un Centro de documentación

Control de versiones principales y secundarias documento

Puede activar el control de versiones para cualquier biblioteca de documentos. El centro de documentación de Adventure Works usa versiones principales y secundarias, la configuración predeterminada de la biblioteca de documentos.

Control de versiones le permite realizar un seguimiento de los cambios de los documentos y le ayuda a administrar el contenido como revisa. Control de versiones es especialmente útil cuando varias personas trabajan juntas en proyectos o cuando la información pasa por varias fases de desarrollo y revisión.

Con control de versiones activado, puede restaurar una versión anterior, como el documento actual o ver una versión anterior sin sobrescribir el documento actual. La figura siguiente muestra el historial de versiones de un documento en el centro de documentación de Adventure Works.

Historial de versiones

Protección y desprotección

La configuración predeterminada en el centro de documentación requerir que los usuarios desproteger y proteger archivos. Requerir la desprotección ayuda a evitar conflictos y confusión sobre los cambios, porque solo un usuario puede modificar un archivo a la vez. Cuando se requiere la desprotección, un archivo se desprotege automáticamente cuando alguien abre para su edición, a menos que otro usuario ya ha desprotegido.

Mientras tiene un archivo desprotegido, los cambios no son visibles para los demás hasta que proteja el archivo de nuevo. Esto es cierto si está trabajando en el disco duro o en el servidor. Cuando se protege un archivo, se le pide que escriba comentarios acerca de los cambios y los comentarios se convierten en parte del historial de versiones. Y debido a la biblioteca de documentos hace un seguimiento de versiones principales y secundarias de un archivo, se le pide que elija el tipo de versión va a registrar.

Tipos de contenido

Un tipo de contenido es un grupo de opciones de una categoría de contenido reutilizable. Puede usar tipos de contenido para administrar los metadatos, plantillas y comportamientos de elementos y documentos de forma coherente. Por ejemplo, el centro de documentación de Adventure Works define seis tipos de contenido, y cada tipo de contenido usa una plantilla específica para el tipo de archivos que los usuarios pueden crear. Adventure Works usa Microsoft Office Publisher 2007 archivos para libros de Excel 2007 para las comparaciones de producto y listas de precios. El menú nuevo muestra los tipos de contenido que se utilizan en el centro de documentación del sitio y los tipos de contenido definidos para una lista o biblioteca.

Menú Nuevo que muestra los tipos de contenido

El elemento Web documentos relevantes

El elemento Web Documentos relevantes le ayuda a crear una vista personalizada de los documentos que cree, desproteger y cambiar. En un centro de documentación grandes, el elemento Web puede ahorrar tiempo y esfuerzo por hacer que sea más fácil encontrar y utilizar los archivos. La figura siguiente muestra el elemento Web:

Elemento web Documentos relevantes

Además de las columnas que se muestra en la ilustración anterior, el elemento Web Documentos relevantes proporciona un vínculo a la carpeta que contiene el documento y las propiedades del documento.

El elemento Web próximas tareas

El elemento Web Próximas tareas avisa de que las tareas relacionadas con el documento. Por ejemplo, si el grupo utiliza un flujo de trabajo que archiva automáticamente documentos en función de una programación, puede establecer el elemento Web Próximas tareas para avisar antes de que el sistema le lleva a esa acción.

Elemento web Próximas tareas

Además de las columnas que se muestra en la ilustración anterior, el elemento Web Próximas tareas proporciona la ubicación del documento y las propiedades del documento.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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